Ich trainiere nun seit mittlerweile über zwei Jahre Klienten im Bereich Selbstmanagement. Dabei begegnen mir immer die gleichen Probleme, oder sollte ich besser Ausreden dazu sagen? Die meisten dieser Probleme sind relativ einfach und mit geringem Aufwand lösbar. In diesem Artikel möchte ich dir daher nicht nur die Probleme vorstellen, sondern dir auch Lösungsvorschläge dazu anbieten. Ich bin mir sicher, dass das eine oder andere Problem auch auf dich zutrifft.
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1. Mir fehlt die Zeit mein Selbstmanagement zu verbessern!
Du ahnst gar nicht wie oft ich diese Ausrede, höre. Dabei beißt sich hier die Katze hier sprichwörtlich in den eigenen Schwanz. Wenn ich solche Glaubenssätze höre, dann antworte ich darauf immer mit einer Gegenfrage:
Wenn bei deinem Auto die Tankuhr anzeigt, dass du schon im Reservebereich fährst, nimmst du dir dann die Zeit zu tanken, oder fährst einfach weiter weil dir die Zeit fehlt?
Die Antwort ist meistens sehr klar und öffnet vielen die Augen. Wenn du dir keine Zeit für die Verbesserung deines Selbstmanagements nehmen willst, wirst du auch nie besser darin werden. Dabei gibt es so viele Vorteile an sich zu arbeiten:
Die Zeit die du investierst, wirst du vielfach zurückgewinnen:
Führe einfach 14 Tage lang ein Zeit-Tagebuch. Ich habe das gemacht und so 36 % meiner Aufgaben eliminiert, automatisiert, oder delegiert. Durch diese einfache Vorgehensweise hatte ich fast doppelt soviel Freizeit wie zuvor! Und das nicht nur für kurze Zeit, sondern ein Leben lang. Das nenne ich effizientes Selbstmanagement.
Du wirst selbstbewusster und dein Selbstvertrauen steigt:
Je besser du dich selbst managen kannst, umso mehr Selbstvertrauen wirst du haben. Mit diesem Selbstvertrauen fällt es dir dann wieder leichter zu gewissen Dingen „nein“ zu sagen und andere wiederum zu delegieren.
Du hast endlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben:
Für dich selbst, deine Familie, deine Freunde, deine Hobbys, oder deine Leidenschaft. Ganz egal wofür du im Leben brennst, in der Regel haben wir viel zu wenig Zeit für jene Dinge die uns wirklich Spaß machen. Das gilt es zu ändern! Daher ist es das Ziel von gutem Selbstmanagement mehr Zeit für diese wichtigen Dinge zu haben.
Die Lösung:
Vielleicht ist es ja wirklich so, dass dir die Zeit fehlt um dein Selbstmanagement zu verbessern. Aber dann gilt es einfach nachzusehen wo du die nötigen Zeit-Ressourcen hernehmen könntest. Ganz egal ob du dafür früher aufstehen, oder später schlafengehen musst, ob du gewisse Verpflichtungen eliminieren musst, oder einfach ein Zeitfenster im Voraus blocken musst, es ist nur wichtig dir die nötige Zeit zur Verbesserung deines Selbstmanagements zu nehmen.
In meinem Artikel „bist du ein getriebener deiner Termine“ stelle ich dir im zweiten Teil vor, wie du Alltags-Verpflichtungen eliminieren kannst und dir so schon an mal ein großes Zeitfenster freischaufeln kannst.
2. Du planst zu eng und zu optimistisch
Das Problem
Deine Aufgaben-Liste quillt über, du verschiebst deine Aufgaben von einen Tag auf den anderen und wirst so von Tag zu Tag und von Aufgabe zu Aufgabe die du verschieben musst unzufriedener mit deinem Selbstmanagement.
Die Lösung
Was bringt es dir schon deine Aufgaben-Liste immer so voll zu füllen, wenn du schon im Vorhinein weist, du wirst es nie schaffen alle Aufgaben daraus abzuarbeiten? Ich habe in meinen Aufgaben-Listen stets Pufferzeiten eingeplant, die ich nutze um Dinge zu erledigen die nicht vorhersehbar sind. Das können zum Beispiel Aufgaben sein die ein Kunde oder dein Chef kurzfristig durchgegeben hat.
Durch diese Pufferzeiten plane ich unvorhergesehene Dinge quasi in meine Aufgaben-Liste mit ein und stelle so sicher das am Ende des Tages trotzdem alle Aufgaben auf der Liste erledigt sind. Wenn deine ToDo-Liste am Ende des Tages komplett abgearbeitet ist, dann ist das der beste Beweis für ein gutes Selbstmanagement.
Außerdem setze ich mir Grenzen. Ich kann leider nicht allen und jeden helfen und meine Ressourcen sind begrenzt. Um mein Selbstmanagement zu verbessern, muss ich unbedingt meine Grenzen kennen und diese auch abstecken.
Weiters ist es wichtig nach Prioritäten zu arbeiten. Nur wenn du zuerst die wichtigen Dinge und dann erst die weniger wichtigen Dinge abarbeitest wirst du mit deinem Selbstmanagement zufrieden sein können.
Im zweiten Teil des Artikels „bist du ein getriebener deiner Termine“ stelle ich dir Lösungsvorschläge für all diese Tatsachen zur Verfügung.
3. Du setzt die Prioritäten falsch
Das Problem
Du erledigst zuerst unwichtige anstatt die wichtigen Dinge. Meistens ist das der Fall, wenn die wichtigen Dinge wesentlich unangenehmer und schwieriger zu erledigen sind als die unwichtigen.
Die Ursache dafür liegt darin, dass du deine Werte, Ziele und Visionen entweder gar nicht oder zu wenig kennst. So kannst du auch nicht erkennen was wirklich wichtig ist und was tatsächlich unwichtig ist. Gutes Selbstmanagement bedeutet seine Werte, Ziele und Visionen bis ins kleinste Detail zu kennen.
Die Lösung
Erarbeite dir deine Werte. In der Podcast-Folge „Kennst du deine Werte?“ Stelle ich dir eine Methode vor, wie du deine Werte erarbeiten kannst. So identifizierst du das was dir wirklich wichtig ist und legst so automatisch den Fokus auf diese Dinge.
Stelle dir also unbedingt die Frage: Was sind die wirklich wichtigen Dinge in meinem Leben?
Erarbeite dir deine Ziele! Wenn du deine Werte kennst, ist es im nächsten Schritt wichtig dir daraus resultierende Ziele zu erarbeiten, oder zumindest an Zielen zu arbeiten die diesen Werten nicht widersprechen. Wie man Ziele richtige arbeitet, habe ich im Artikel „Vergiss SMART: Ziele richtig entwickeln“ beschrieben.
Erarbeite deine Visionen! Was willst du im Leben erreichen? Was soll man über dich erzählen wenn du einmal nicht mehr da bist? Dazu musst du dir die Frage zu stellen: Bevor ich sterbe möchte ich, …? Ja, was möchtest du denn? Diesem Thema habe ich einen ganzen Artikel, bzw. Podcast gewidmet, den du hier findest.
Wenn du ein gutes Selbstmanagement hast, dann kann ich dich mitten in der Nacht aufwecken und du kannst mir deine Ziele, Werte und Visionen sofort aufzählen ohne auch nur auf ein kleines Detail zu vergessen.
4. Du eliminierst, automatisiert und delegiert nicht
Das Problem
Du hast richtig viel um die Ohren. Du kannst die Aufgaben die dir gestellt sind gar nicht wirklich erledigen, weil es einfach viel zu viele sind. Du bist mit deinen Projekten und Aufgaben überfordert und dadurch mit der Gesamtsituation, aber auch deinem Selbstmanagement, unzufrieden.
Die Lösung
Führe 14 Tage lang ein Zeit-Tagebuch und schreib alle Tätigkeiten auf, die du in diesen 14 Tagen machst. Jede einzelne! Ja das ist anstrengend, ich weiß, aber es lohnt sich. Ich konnte durch diesen Schritt 36 % meiner Aufgaben loswerden.
Nachdem du dieses Zeit-Tagebuch zwei Wochen lang geführt hast, gehst du nun zur Auswertung über. Dabei befolgt zu den 4-Schritte-Plan:
In diesem Plan gehst du jede einzelne Aufgabe auf der Liste durch und überlegst dazu folgende Dinge:
Eliminieren:
Es gibt sicher einige Dinge die du gar nicht machen musst, bzw. die vollkommen unnötig sind. Im Alltagstrott fällt uns das leider nicht auf, dass wir an unnötigen Dingen arbeiten. Daher ist es wichtig, dass du all diese Dinge identifiziert und in weiterer Folge eliminierst.
Automatisiere:
Die heutige Technik macht es möglich vieles zu automatisieren, ohne eingreifen zu müssen. Sicherlich finden sich auf deiner Liste auch Dinge die sich automatisieren lassen. Wenn du die Artikel in meinem Blog hier verfolgst, dann wirst du sicherlich schon einige Möglichkeiten dazu kennen.
Delegieren:
Musst du alles auf dieser Liste selber machen? Oder gibt es die Möglichkeit gewisse Punkte zu delegieren oder outzusourcen? Ich bin mir sicher es gibt viele Punkte die du abgeben kannst!
Tun:
Der vierte Schritt ist das Tun. Alle Dinge die du nicht eliminieren, nicht automatisieren, und nicht delegieren konntest musst du selbst tun. In der Regel bist du durch die drei vorangegangenen Schritte aber schon viele Aufgaben losgeworden.
Ich habe dem Thema eliminieren, automatisieren, delegieren und tun einen eigenen Block Artikel gewidmet, den du hier nachlesen kannst.
Wenn du in deinem Selbstmanagement vorankommen willst, dann musst du dich unbedingt mit diesem 4-Schritte-Plan auseinandersetzen.
5. Du kannst nicht Nein sagen
Das Problem
Du schaffst es nicht „nein“ zu sagen, wenn dich jemand um Hilfe, oder um deine Unterstützung bittet. Ganz egal wie sehr du selbst im Stress bist und wie sehr du selbst mit deinem eigenen Selbstmanagement im Moment überfordert bist, du bist immer bereit anderen zu helfen.
Das ist prinzipiell eine gute Gabe, jedoch kann sie auch verhext sein. Oftmals geht man nämlich nicht nur kleinen Bitten nach, sondern auch größeren Aufgaben oder sogar Verpflichtungen die man über Jahre eingeht.
Du sagst zu allem ja, weil du „Angst“ hast die andere Person zu verletzen und mit deiner Absage als nicht hilfsbereit dazustehen.
Die Lösung
Lerne auf freundliche und höfliche Art und Weise „nein“ zu sagen. Dazu brauchst du lediglich Selbstvertrauen und die richtige Taktik. Im Artikel „Nein sagen ohne Schuldgefühle“ stelle ich die eine Strategie vor wie du auf höfliche und nette Art „nein“ sagen kannst.
Das „nein“ sagen zu lernen ist ein zentraler Punkt von gutem Selbstmanagement.
6. Du schiebst unangenehme Dinge immer wieder auf
Das Problem
Dieses Ding ist so unangenehm, dass es einfach immer wieder nach hinten verschoben wird und von einer Aufgaben-Liste auf die nächste wandert.
Der Nachteil: Dadurch erledigst du es nicht und das belastet dich massiv. Du musst immer wieder daran denken und das behindert deine Produktivität! Optimales Selbstmanagement sieht natürlich anders aus.
Die Lösung
„Eat the frog“ heißt die Lösung, die ich dir zu diesem Problem anbieten kann. „Eat the frog“ bedeutet nichts anderes als die unangenehmste und/oder wichtigste Aufgabe immer zu Beginn des Tages zu erledigen. Das gibt Power und du hast den Kopf frei, für die darauf folgenden Aufgaben und Projekte.
Probiere einmal folgendes Experiment:
Suche dir eine Aufgabe, die du schon Wochen oder gar Monate vor dir herschiebst und erledige sie. Am besten jetzt sofort! Und dann nimm einfach wahr, wie du dich nachdem du die Aufgabe erledigt hast fühlst. Dieses Gefühl wird Bände sprechen. So fühlt es sich nämlich an, wenn dein Selbstmanagement zu Höchstleistungen aufläuft.
Weitere Infos zu diesem Thema findest du in meinem Artikel zur Tagesplanung.
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7. Du verlierst den Überblick zu deinen Projekten und Aufgaben
Das Problem
Du arbeitest meist nicht nur an einem, sondern an mehreren Projekten gleichzeitig. Dabei verlierst du schnell den Überblick. Du weißt nicht was der nächste Schritt im Projekt A ist und noch weniger was jener im Projekt B, oder Projekt C ist.
Das frustriert dicht und gibt dir das Gefühl machtlos und ist natürlich auch ein miserables Selbstmanagement.
Die Lösung
Erstelle für all deine Projekte eine Liste der nächsten Schritte, angefangen vom ersten bis hin zum letzten Schritt.
Nutze dazu Punkte, Unterpunkte, Unter-Unter-Punkte. Mit anderen Worten: Gliedere so genau wie möglich.
Ja ich bin mir dessen bewusst, dass dieses Vorgehen Zeit kostet, aber es hilft dir unheimlich wenn du dann in die Arbeit einsteigt. Du hast immer den Überblick und brauchst nicht lange überlegen was als nächstes zu tun ist. Die Zeit die du für die Planung dieser Liste der nächsten Schritte brauchst, spielst du doppelt und dreifach wieder ein.
8. Du lass dich zu leicht ablenken
Das Problem
Hier mal kurz in Facebook eine Statusmeldung schreiben, oder kommentieren. Schnell mal jemanden eine SMS oder eine Whats-App-Nachricht tippen. Dem Kollegen schnell bei einem kleinem Problem helfen. All diese Dinge halten dich davon ab wirklich produktiv zu arbeiten und verhindern natürlich auch gutes Selbstmanagement.
Die Lösung
Schalte das Internet mit dem Tool „Freedome“ ab, wenn du es nicht für deine Arbeit benötigst. Nutze das Tool „Anti-Social“ um Facebook, Twitter und Co. auszusperren. Besorge ein „Do not disturb“ – Schild um deinen Kollegen klarzumachen, dass du jetzt nicht gestört werden willst. Leite dein Telefon um und schalte dein Smartphone aus.
Mit diesem Selbstmanagement-Maßnahmen sorgst du für störungsfreies und konzentriertes Arbeiten.
Mehr zu diesen Tools und Lösungen erfährst du in meinem Artikel über „konzentriertes Arbeiten“.
9. Du schaffst es nicht ins Tun zukommen
Das Problem
Du trödelst immer herum und tust dir schwer mit der Arbeit zu beginnen. Du findest hunderte andere Dinge, die im Moment wichtiger sind als diese Arbeit. Bis du dann wirklich anfängst ist es schon so spät, dass du unter Zeitdruck stehst und somit die Arbeit nicht mehr ordentlich erledigen kannst. Von Selbstmanagement kann man hier also kaum sprechen, oder?
Die Lösung
Finde ein Morgenritual das zu dir passt. Mit dem optimalen Morgenrritual
Außerdem gibt es da noch den genialen 5-Minuten-Trick, den ich dir in diesem Video hier genauer vorstelle.
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Fazit für dein Selbstmanagement
Finde aus all diesen 9 Problemen ein größtes heraus und arbeite daran bist du es gelöst hast. Erst dann nimmst du dir das nächst-größte Problem aus Liste dieser Liste vor und arbeitest wieder daran bist du es gelöst hast. Wiederhole diesen Vorgang bis keines dieser Probleme mehr besteht und dein Selbstmanagement ist nahezu perfekt!
Hinterlass mir doch einen Kommentar:
- Welches ist dein größtes Selbstmanagement-Problem?
- Kam es in der Aufzählung vor? Falls ja welches? Falls nein poste doch dein Problem!
Ich freue mich auf deinen Kommentar.
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Liebe Grüße
Thomas
