Tagesplanung: Wie arbeite ich meine ToDo’s ab? Wie setze ich Prioritäten? Wann arbeite ich an welchem Schwerpunkt und warum tu ich das ausgerechnet zu einer bestimmten Zeit? All diese Fragen werde ich dir in diesem Artikel beantworten. Außerdem werde ich dir ein paar Strategien vorstellen, die du in deine eigenes ToDo-System integrieren kannst und meinen eigenen Tagesablauf vorstellen.


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3 effiziente Methoden zur Tagesplanung

Selbstverständlich kannst du jede dieser drei Methoden auch einzeln anwenden, ich werde dir aber im Praxisteil beweisen, warum es Sinn macht alle drei kombiniert zu verwenden.

Eisenhower-Matrix

Das geniale an der Eisenhower-Matrix ist, dass sie dich sehr leicht zwischen wichtigen und unwichtigen Dingen unterscheiden lässt. Aber nicht nur das, denn sie hilft dir auch dich nicht von Dringlichkeiten beeinflussen zu lassen. Denn nur weil etwas dringend ist, muss es nicht automatisch wichtig sein.

Sinn uns Zweck der Eisenhower-Matrix ist es, dass du dir darüber im klaren wirst, welches ToDo dich wirklich weiter bringt und welche ToDo’s dir das nur vorspielen wollen.

Hier einmal ein Blick auf die Eisenhower-Matrix:

Eisenhower Matrix

Wichtig und dringend:

Kurzfristig haben diese Dinge Vorfahrt, sei dir aber stets darüber im klaren, dass sie deine Projekte möglicherweise nicht wirklich voranbringen.

Die Steuerabrechnung ist zum Beispiel eines dieser wichtigen ToDo’s und es kann natürlich auch dringend sein, denn das Finanzamt setzt gewisse Fristen. Auf mein neuestes Buchprojekt hat dieses ToDo keinen wirklichen Einfluss und auf meine zukünftigen Ausgaben ebenso. Dennoch muss es sofort erledigt werden.

Wichtig und nicht dringend:

Das ist der wirklich wichtige Bereich dieser Matrix und dafür solltest du unbedingt genügend Zeit in deinem Tagesplan berücksichtigen. In diesem Punkt sind deine wichtigen ToDo’s versteckt, jene die dich weiterbringen und die deinen Projekten so richtig Schub verleihen.

Hier stehen beispielsweise alle meine ToDo’s jener Projekte drinnen, die ich verwirklichen will.

Das Problem dieser Spalte ist die fehlende Dringlichkeit. Dadurch nehmen wir sie nicht so wichtig, was aber ein grundlegender Fehler ist, den ich leider auch immer wieder begehe.

Wenn du lange genug wartest werden die Dinge darin auch dringlich, jedoch ist es die große Kunst einer guten Planung dies zu vermeiden!

Nicht wichtig und dringend:

Für diesen Bereich gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. So schnell wie möglich selbst abarbeiten.
  2. Delegieren / Outsourcen.

Nicht wichtig und nicht dringend:

ToDo’s die hier stehen sind es in der Regel nicht wert abgearbeitet zu werden. Du kannst sie ohne weiteres von der Liste streichen und auch zukünftig eliminieren.

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Der Bio-Rhytmus

Wann bist du am produktivsten? Für welche Arbeiten brauchst du viel Energie, für welche wenig? Wann bist du am fitesten, wann am ausgelaugtesten?

All das sind Fragen deren Antworten sich extrem auf deine Tagesplanung auswirken sollten. Ich möchte dir ein paar Beispiele geben:

Ich stehe sehr zeitig auf und bin auch sehr schnell fit und auf Betriebstemperatur. Daher beginne ich den Tag nicht damit meine E-Mails abzuarbeiten, sondern mit einem anspruchsvollen ToDo auf meiner Liste.

Demgegenüber bin ich zum Beispiel nach dem Mittagessen ziemlich geschlaucht. Also arbeite ich zu dieser Zeit weniger anspruchsvolle Dinge ab.

Du solltest also wissen wann du am Leistungsfähigsten bist und wann das Gegenteil davon der Fall ist.

Eat the Frog

Diese Thematik kommt von Brian Tracy und bedeutet nichts anderes als, dass du die wichtigste oder unangenehmste Aufgabe immer zuerst erledigen solltest.

Hast du diese wichtige oder extrem unangenehme Aufgabe einmal erledigt, geht alles andere ganz leicht von der Hand. Somit wird dein Tag entspannter und du schaffst wesentlich mehr, als wenn du zuerst alle andere ToDo’s abarbeitest und immer dieses wichtige und unangenehme ToDo im Hinterkopf hast.

Der Schritt in die Praxis

Nachdem wir mit diesen drei Strategien nun einiges an Theorie mitgenommen haben, machen wir nun den Schritt in die Praxis.

Zeitressourcen

Wie viel Zeit habe ich wann für was? Habe ich Fix-Termine? Wo kann ich was erledigen?

Bevor du an den Start gehst musst du dir zunächst einmal ansehen, wie viel freie Zeit dir überhaupt zur Verfügung steht. Wenn du von 08.00 – 16.00 mit Meetings vollgestopft bist, wirst du schwer noch große andere ToDo’s unterbringen.

Mach dir also vorher Gedanken über deine Zeitressourcen und beginne dann erst mit der weiteren Planung!

Zeiteinteilung

Ich empfehle dir (zumindest zu Beginn) die Erstellung eines Stundenplanes. In diesen Stundenplan trägst du dann die bereits fixierten Termine wie Meetings oder Kundengespräche ein.

Alle offenen Timeslots kannst du dann mit ToDo’s belegen.

Die Erstellung eines Stundenplanes, oder das Arbeiten mit Timeslots hat einen weiteren wichtigen Vorteil: Du schaffst dir damit ein Zeitlimit für jede Aufgabe und hast daher keine große Zeit dich zu verzetteln.

Wann erstellen?

Auch wenn es verlockend ist, erstelle deine Tages-ToDo-Liste nicht eine Woche im voraus. Damit bist du einfach zu unflexibel. In einer Woche kann sich noch sehr viel ändern, daher empfehle ich dir frühestens am Vorabend den kommenden Tag zu planen.

Ich mache es so, dass ich am Vorabend nur mein „Eat the frog“-ToDo festlege und den restlichen Zeitplan, erst nach dieses ToDo am kommenden Tag erledigt habe, erstelle.

Templates

Aus Effizienz- und Produktivitäts-Gründen empfehle ich dir auch hier das Arbeiten mit Templates.

Erstelle dir einfach für jeden Wochentag eine Vorlage. In diese Vorlage kannst du deine Fix-Termine nämlich schon eintragen. Zum Beispiel wöchentliche Team-Meetings oder das Fußballtraining deines Sohnes, das dreimal wöchentlich stattfindet.

Mentales

Schaffe dir auch die Möglichkeit, diese Liste abzuhacken oder erledigtes durchzustreichen. Du ahnst nicht wie motivierend es sein kann, wenn deine ToDo’s auf dieser Liste immer weniger und weniger werden und am Ende des Tages gar keines mehr drauf steht.

Hast du deine Vorgaben erfüllt und alle ToDo’s erledigt, darfst du dir natürlich eine kleine Belohnung gönnen. 🙂

Dein Ablaufplan

Okay, nun haben wir einiges an Theorie und teilweise auch Praxis durchgearbeitet, nun gilt es das alles in eine Form zu gießen:

  1. Trage alles in die Eisenhower-Matrix ein:Zumindest zu Beginn würde ich dir diese Vorgehensweise empfehlen. Wenn du dieses System einige Wochen angewendet hast, wirst du vermutlich auch ohne Matrix vor Augen erkennen, welches deiner ToDo’s in welche Kategorie fällt.Bei mir funktioniert das mittlerweile schon ganz automatisch.
  2. Bestimme die „Eat the Frog“-Aufgabe:Welche all dieser Aufgaben ist dir die unangenehmste, oder welche davon ist die wichtigste (nicht die dringendste!!!!).
  3. Tage alle schon fixierten Termine in die Timeslots ein:Nun kommt dein Stundenplan an die Reihe. Zunächst einmal müssen wir dazu alle Termine genau eintragen, um einen Überblick zu erhalten, wie viel freie Zeit uns zur Abarbeitung der restlichen ToDo-Liste noch bleibt.
  4. Plane deine ToDo’s ein:Nach den Fix-Terminen sind nun die ToDo’s deiner Eisenhower-Matrix dran.Nutze die freien Timeslots um die Spalten „wichtig & dringend“ sowie „wichtig & nicht dringend“ unterzubekommen.Erst ganz am Ende des Tages würde ich mich um „dringend & nicht wichtig“ kümmern.
  5. Plane Pausen ein:Die Gefahr dieser Timeslots ist, alles voll zu stopfen. Vergiss daher nicht regelmäßige Pausen einzuplanen, denn nur so bleibst du produktiv.
  6. Bedenke Pufferzeiten:Neben Pausen ist es von eminenter Wichtigkeit Pufferzeiten für unvorhergesehene Dinge zu berücksichtigen. Immer wieder werden im Laufe des Tages neue Aufgaben dazukommen, die möglicherweise noch am selben Tag abgearbeitet werden wollen. Lass dir für solche Aufgaben genügend Freiraum.Kommt überraschenderweise mal keine rein, kannst du die Freizeit genießen, oder ein ToDo des kommenden Tages vorziehen.

Tagesplanung

Mein Ablaufplan

Oder genauer gesagt: Einer meiner Ablaufpläne, denn ich bin da sehr flexibel und habe mehrere. Natürlich werden nur an einem optimalen Tag all diese ToDo’s umgesetzt. Klarerweise gibt es auch bei mir Arbeitstage und Termine die verhindern, dass ich es schaffe alle diese ToDo’s umzusetzen.

So sieht ein optimaler Tag bei mir aus:

  1. Eat the Frog:Die erste Aufgabe des Tages kommt aus dem Bereich „ich hasse dich“. Es ist jene Aufgabe die besonders herausfordernd ist. Diese Art von Aufgaben, die du am liebsten von einem auf den nächsten Tag verschieben würdest.Nicht immer gibt es so eine Aufgabe (zum Glück). Aber für den Fall das es sie gibt, wird sie sofort abgearbeitet.Ist sie mal erledigt, kann ich völlig frei durchatmen, da ich weiß, dass jetzt nur noch angenehmere Aufgaben kommen.
  2. Aufgabe „wichtig & nicht dringend“In der Regel hat diese Aufgabe mit schreiben zu tun. Entweder schreibe ich, wie jetzt gerade, einen Blogartikel, oder ich schreibe an meinem neuen Buch.Beides ist in der Regel nicht dringend, aber für mich sehr wichtig, da ich darauf mein zukünftiges Leben aufbauen will!Außerdem passt das gut zu meinem Biorythmus, denn ich bin früh morgens und vormittags am kreativsten. Da schreibe ich besonders gerne.
  3. Aufgabe „wichtig & dingend“Es kann sehr gut sein, dass zumindest ein Ding in dieser Spalte wichtig und dringend schon die „Eat the frog“-Aufgabe war.Wie auch immer, diese Aufgaben werden gleich nach meiner kreativen Zeit erledigt.
  4. Mail checken, Anrufe erledigen, kleinere Arbeiten machen, Routineaufgaben
  5. Sport:Sport erledige ich in der Regel vor der Mittagspause, oder am Nachmittag. Daher wirst du später noch einmal Sport in Klammer geschrieben finden.
  6. Mittagspause
  7. Recherche erledigen, Lesen, am Blog arbeiten, PDF’s erstellen:Das sind Arbeiten denen ich in meiner Tiefphase des Tages gewachsen bin und die sich auch mit niedrigem Energielevel gut erledigen lassen.
  8. (Sport)
  9. Mail checken, Anrufe erledigen, kleinere Arbeiten machen, Routineaufgaben
  10. Podcast aufnehmen, Lesen, Recherche
  11. Freizeit
  12. Mail checken, Anrufe erledigen
  13. „EAT THE FROG“ für den kommenden Morgen festlegen

Soweit also meine optimale Tagesplanung wenn ich den Tag zu Hause verbringe und keine sonstigen Termine habe.

Fazit für dein Selbst-Management

Jetzt bist du dran. Gestalte deinen optimalen Tag, oder lege dir eine Grundstruktur an, mit der du arbeiten willst.

Erstelle Templates für deine Stundenpläne und mach dir Gedanken wann du am leistungsfähigsten bist und welche Arbeiten du da erledigen willst.

Genieße deinen Tag,

Thomas

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