Diesmal hat sich Heinz mit einer Sprachnachricht an mich gewandt und mir die Frage gestellt, wie lange ich für meine Wochenplanung brauche und wie ich sie effizient gestalte. Ich werde in diesem Podcast, bzw. Artikel, also beschreiben wie ich meine Wochenplanung gestalte und wie der ganze Vorgang über die Bühne geht.


 Der Podcast zum Artikel:

Hier findest du alle weiteren Infos zum Podcast sowie eine Übersicht aller Folgen!


So funktioniert meine Wochenplanung

Also rein in die Praxis, in den folgenden 5 Lese-Minuten erfährst du wie ich bei der Wochenplanung vorgehe!

Dauer und Effizienz

In der Regel brauche ich für die Wochenplanung so zwischen 15 und maximal 30 Minuten. Klar mittlerweile ist das schon eine Routine-Arbeit und dementsprechend schnell bin ich damit. Allerdings hat das auch damit zu tun, dass ich dafür schon jede Menge Vorarbeiten geleistet habe. So habe ich zum Beispiel meine Projekte schon in die „Liste der nächsten Schritte“ unterteilt und brauche sie so nur noch in die Wochenplanung kopieren.

Meine Wochenplanung als Template in Evernote

Ein Template ist nichts anderes als eine Vorlage, die man dann kopiert und so immer wieder verwenden kann. So eine Vorlage habe ich in Evernote erstellt, somit ist auch klar, dass ich die gesamte Wochenplanung auch in Evernote mache.

Wie sieht nun so eine Vorlage aus?

Wochenplanung

Nun zunächst einmal habe ich die die Vorlage natürlich in die einzelnen Tage (Montag bis Sonntag) unterteilt. Die Tage sind dann aber nochmals unterteilt, und zwar in Termine und in ToDo’s.

Außerdem habe ich in dieser Vorlage auch schon alle fixen Termine (z.B. Team-Meeting jeden Dienstag Vormittag) und auch alle fixen ToDo’s (z.B. jeden Donnerstag Newsletter schreiben) eingetragen.

Dadurch, dass diese Dinge schon auf der Vorlage stehen, brauche ich sie nicht Woche für Woche eintragen.

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Wie erstelle ich meinen Wochenplan?

Ich unterteile die Wochenplanung in mehrere sinnvolle Schritte, die mir die Planung massiv erleichtern.

Schritt 1: Fixe Termine übertragen

Meine Terminplanung geschieht natürlich im Google-Kalender, trotzdem übertrage ich die Termine in meine Wochenplanung. Das hat mehrere Gründe:

  • Es ist übersichtlicher.
  • Ich muss nicht immer zwischen dem Google Kalender und Evernote hin und her switchen.
  • Es erleichtert mir die Planung meiner ToDo’s und Aufgaben.

Habe ich alle Termine auf einem Blick, kann ich sehr gut einschätzen wieviele ToDo’s, Aufgaben und andere Termine ich am entsprechenden Tag noch unterbringe.

Schritt 2: Flexible Termine planen

Im Gegensatz zu den fixen Terminen kann ich mir diese flexiblen Termine wesentlich besser und einfacher einteilen. In meinem Fall handelt es sich hierbei um Dinge wie:

  • Fitnesscenter und Sport
  • Familie und Freunde
  • Erholung und Entspannung

Diese Termine plane ich gleich nach den fixen Terminen ein, weil sie sich möglicherweise ganz gut ergänzen lassen.

Außerdem behandle ich sie vor den ToDo’s und Aufgaben, weil mir all diese Dinge sehr wichtig sind.

Schritt 3: Ergänze deine ToDo’s und Aufgaben

Nun nehme ich mir meine laufenden Projekte zur Hand (die ich ja idealerweise auch in Evernote manage) und übertrage die nächsten Schritte, die bei jedem einzelnen Projekt anstehen, in meine Wochenplanung.

Außerdem muss ich natürlich auch auf die laufenden Aufgaben achten, denn auch die wollen natürlich nicht vernachlässigt werden.

So landet alles, Projekt für Projekt und Aufgabe für Aufgabe, in der Wochenplanung.

Wochenplanung

© RRF – Fotolia

Worauf ich bei der Planung besonders achte

Priorität haben natürlich die fixen Termine, gefolgt von den flexiblen Terminen. Beim nächsten Schritt, nämlich die Anzahl der ToDo’s und Aufgaben die ich neben diesen Terminen an einem Tag noch unterbringe, achte ich aber auch auf eine gewisse Pufferzeit.

Das bedeutet ich pflastere nicht meinen gesamten Arbeitstag mit diesen Aufgaben zu, sondern ich lasse mir zwischen 25% und 50% an Pufferzeit zur freien Verfügung. Diese Zeit ist dann im speziellen für unvorhergesehene Dinge, die im Laufe eines Tages oder einer Woche immer wieder auftreten, reserviert. Ganz egal ob dann plötzliche Termine, ToDo’s die sofort erledigt werden müssen, oder Aufgaben die nicht aufschiebbar sind, plötzlich auftreten, ich bin nicht überrascht, sondern hab mir die nötigen Zeitressourcen frei gelassen.

Diese Vorgehensweise macht mich nicht nur flexibler, sondern auch wesentlich motivierter. Denn plane ich diese Pufferzeit nicht ein, werden trotzdem unvorhergesehene Dinge auftauchen, die erledigt werden wollen. Das wiederum hat zur Folge, dass ich es nicht schaffe alle ToDo’s zu erledigen und so frustriert bin, weil die Liste an unerledigten Dingen von Wochentag zu Wochentag immer länger wird. Denn wir verschieben natürlich Tag für Tag unsere nicht erledigten Punkte auf den Folgetag.

Und wenn nichts unvorhergesehenes passiert?

In diesem Fall ziehe ich ein ToDo vom morgigen Tag vor und arbeite es ab. Oder aber ich nehme mir den restlichen Tag frei und mache was angenehmes. In der Regel bleib ich aber dran und arbeite weiter an meinen Projekten, denn je früher die fertig sind umso besser.

Fazit für dein Selbst-Management

Mit dieser Vorgehensweise bleibst du nicht nur motiviert, sondern arbeitest auch kontinuierlich deine Projekte ab. Und das beste dran, du tust das ohne Stress, Hektik und Sorgen.

Soweit also meine Vorgehensweise. Aber ich denke, ich kann sicher auch etwas von dir lernen! Wie gehst du so vor? Wie planst du deine Woche? Was hast du für Tipps? Teile sie doch mit meinen Lesern und mir und hinterlass uns ein Kommentar. Vielen Dank dafür.

Solltest du, ähnlich wie Heinz, auch eine Frage an mich haben, dann nutze doch die Kontaktfunktion meines Blogs. Dort kannst du mir mailen, aber auch eine Sprachnachricht hinterlassen. Ich freue mich drauf!

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße,

Thomas

P.S.: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.