Hätte ich diese 4 Schritte schon vor 10 Jahren umgesetzt, würde ich diese Zeilen aus der Hängematte einer Finka mit direkter Strandlage schreiben. Kennst du dieses Problem: Die Arbeit wächst dir über den Kopf? In der normalen Arbeitszeit ist das nicht mehr zu schaffen, sondern nur noch durch den Einsatz von Überstunden. Aber auch deine privaten ToDo’s werden nicht weniger und sind abzuarbeiten. Wie kommt man aus dieser Spirale heraus und schafft sich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben (zum Beispiel in der Hängematte einer Finka chillen ;-))? Dieser Artikel & Podcast beantwortet dir diese Frage.

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Die Links zu dieser Folge:

• Informationsdiät
• Nein sagen ohne Schuldgefühle
• App TimeOut für Mac
• Textexpander
• IFTTT: If This Than That
• machdudas.de
• myhammer.de
• fiverr.com
• Delegieren und delegierte Aufgaben im Überblick behalten
• Wie ich für mehr Freizeit, noch mehr Geld bekomme
• Die wirklich wichtigen Dinge im Leben

Eliminieren, Automatisieren, Delegieren und dann erst Tun

Es sind drei einfache Schritte die du setzen solltest, bevor du mit einer Arbeit tatsächlich anfängst. Du musst das jeweilige ToDo lediglich darauf überprüfen, ob du es eliminieren, automatisieren, oder delegieren kannst. Dabei sind einige Punkte zu beachten, besonders wichtig ist aber, dass du genau diese Reihenfolge einhältst.

Schritt 1: Eliminieren

Ich möchte dir hier ein paar Anhaltspunkte geben, wie du Arbeiten eliminieren kannst und gleichzeitig ein paar Beispiele für Dinge geben, die ich aus meinem Leben eliminiert habe.

Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel

Das Pareto-Prinzip besagt nichts anderes, als das du mit 20% des Inputs für 80% des Output sorgst. Ein paar Beispiel gefällig?

• 20% deiner Kunden machen 80% deines Umsatzes.
• 20% deiner Produkte sorgen 80% des Gewinnes.
• 20% deiner Mitarbeiter erledigen 80% der Arbeit

Sehen wir uns das Produkt-Beispiel näher an. Wenn 20% deiner Produkte 80% deines Gewinnes ausmachen, dann heißt das umgekehrt das 80% deiner Produkte lediglich 20% des Gewinnes ausmachen.

Was spricht also dagegen, sich auf jene 20% der Produkte die 80% des Umsatzes ausmachen zu konzentrieren und alle anderen zu eliminieren?

Sie dir einfach alle deine Arbeiten und deine ToDo’s, die du erledigen musst, auf diese 80/20-Regel hin an.

Parkinson’sches Gesetz

Ein weiterer Weg sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren ist die Tatsache, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, in der Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht.

Wenn ich mir zum Schreiben dieses Artikels 3 Stunden Zeit lassen würde, wäre ich wohl dazu geneigt dazwischen andere Dinge zu erledigen, weil ich ja ohnehin genug Zeit habe. Begrenze ich die Zeit aber auf 30 Minuten muss ich mich sputen, um in dieser Zeit fertig zu werden und kann mich nicht mit Nebenbeschäftigungen, oder weiteren Recherchen abgeben.

Versuch dir also für alle Arbeiten Deadlines zu setzen. Diese sollen natürlich realistisch, aber nicht zu eng gesetzt werden. Schließlich sollte die Arbeit ja auch ordentlich erledigt werden und nicht unter dem Damoklesschwert des Zeitdrucks an Qualitätsmangel leiden.

Informationsdiät

Ich habe aufgehört mich mit Tagesmedien zu beschäftigen. Mir ist die Zeit einfach viel zu schade um in der Zeitung von dämlichen Politikern, Mord und Todschlag zu lesen.

Ich lese ein Wochen-Magazin, dass die Geschehnisse der vergangenen Woche gut herausfiltert und auf den Punkt bringt. Das genügt mir um am laufenden zu bleiben. Weitere Infos zur Informationsdiät findest du hier.

Nein sagen lernen

Lass dir keine neuen Aufgaben und Arbeiten „aufs Aug drücken“ (wie der Wiener sagen würde). Lerne auch gegenüber Vorgesetzten und Freunden nein zu sagen.

Hier findest du mehr Informationen zum Thema „Nein sagen“

Ignoriere Zeitverschwender

Unnötige Meetings und Anrufe vermeide ich ganz. Meetings finden in der Regel nur statt, wenn wichtige Entscheidungen anstehen.

Ebenso hab ich Menschen „umerzogen“ die endlos reden und nicht zum Punkt kommen. Egal ob beruflich oder privat, ich trete diesen Menschen gegenüber sehr unfreundlich auf und mache sie auch recht forsch darauf aufmerksam, dass sie mir meine Zeit stehlen und auf den Punkt kommen sollen.

Schritt 2: Automatisieren

Versuche so viel wie möglich von den Dingen die sich einfach nicht eliminieren lassen, zu automatisieren. Automatisiere aber niemals etwas, dass sich auch eliminieren lässt.

Es gibt viele Beispiele und Möglichkeiten zu automatisieren, nur sind wir uns diesen Möglichkeiten oft gar nicht bewusst.

Arbeitsabläufe automatisieren

Dazu zählt es Zeitfresser wie Mails und Anrufe gesammelt abzuarbeiten, statt einzeln. Sammle deine Mails einfach bis 15.00 Uhr und arbeite dann alle auf einmal ab.

Aber auch die Kommunikationsfolge würde ich unbedingt automatisieren: Es läuft alles über E-Mails, was nicht über E-Mails abgehandelt werden kann läuft über Anrufe. Und nur was auch über Anrufe nicht abgehandelt werden kann, wird in Meetings besprochen.

Ein Bekannter von mir hat sein ganzes Unternehmen automatisiert. Wie? Er lässt sein Produkt in China anfertigen. Dieses chinesische Unternehmen schickt die Ware zu einem europäischen Dropshipping-Unternehmen. Dieses Dropshipping-Unternehmen nimmt dann die Bestellungen der Kunden entgegen, kümmert sich um die Zahlungsabwicklung und um den Versand.

Alles worum sich mein Bekannter kümmert, ist der Webauftritt und der Wartung des Webshops. Alles andere läuft vollkommen automatisiert.

Weitere Beispiele für Dinge die ich automatisiert habe

• Alle Rechnungen gehen direkt an meine Buchhaltungs-Firma und werden nicht von mir selbst abgearbeitet.
• Mit dem App TimeOut für Mac sorgt mein MacBook automatisch dafür, dass ich Pausen einhalte.
• Der Textexpander hilft mir dabei auf E-Mails nahezu automatisiert antworten zu können.
• Mein gesamtes Social-Media-Marketing für diesen Blog läuft vollkommen automatisch ab.
• IFTTT: Diese Plattform hilft mir dabei viele Dinge vollkommen automatisch ablaufen zu lassen. Zum Beispiel alle meine E-Mails direkt in die Dropbox zu sichern.
• Mein Drucker bestellt automatisch neue Patronen wenn sich meine zu Ende neigen.
• Meine Newsletter werden automatisch an neue Abonnenten versendet.
• uvm.

Schritt 3: Delegieren

Alles was sich weder eliminieren, noch automatisieren lässt versuche ich zu delegieren. Aber Achtung: Delegiere niemals etwas, dass sich auch eliminieren oder automatisieren ließe.

Delegieren würde ich auch niemals Dinge, die zu meiner Kernkompetenz zählen.

Delegiere folgende Aufgaben

• Dinge die du nicht selbst machen willst und die dich nerven: Dazu gehören Wohnung putzen, oder Auto innen und außen säubern.
• Dinge die andere besser können wie du: In meinem Fall wären das Webdesign oder Fotografie für meinen Blog.
• Dinge die andere schneller können wie du: Auf mich würde da zum Beispiel die Buchhaltung, oder Grafiken und Logos erstellen zutreffen.
• Dinge die nicht zu deiner Kernkompetenz zählen: Technische Probleme mit meinem Blog fallen in diese Kategorie.
• Dinge die sich Wiederholen (Routine-Aufgaben): Datenverarbeitung in Excel-Listen oder aktuelle Status-Berichte schreiben.

Auch zum Thema „Delegieren“ gibt es viele Beispiele, die aber in den Köpfen der Menschen noch nicht wirklich verankert sind:

• Virtueller Assistent: Den kann man für verschiedene Dinge nutzen, zum Beispiel für die Recherche, Reisebuchungen, oder Datenverarbeitung. Es gibt verschiedene Plattformen die virtuelle Assistenten anbieten, die besten gibt es aber leider nur in englischer Sprache. Daher bin ich darauf umgestiegen Schüler und Studenten für diese Aufgaben zu engagieren. Die freuen sich über jedes kleine Taschengeld und erledigen mir unliebsame Aufgaben.
• Putzen, Reinigung, Haushalt
• Outsourcing (Leistungen zukaufen): Fotos, Webdesign, Transkriptionen, Grafiken, Video-Intros (machdudas.de, myhammer.de, fiverr.com)
• Buchhaltung, Steuerberatung
• Nachhilfe
• Kunden-Support
• Technik

Weitere interessante Artikel und Podcasts zum Thema eliminieren findest du hier:

Delegieren und delegierte Aufgaben im Überblick behalten

Wie ich für mehr Freizeit, noch mehr Geld bekomme

Schritt 4: TUN

Nun bist du dran, denn alles das du nicht eliminieren, automatisieren oder delegieren konntest, musst du selbst erledigen. Im Idealfall handelt es sich dabei zu 80% um Arbeiten die in deine Kernkompetenz fallen.

Wie findest du heraus, was weg kann?

Erstelle dir dazu ein einfaches Excel-Sheet mit folgenden Spalten:

• Uhrzeit Beginn der Tätigkeit
• Uhrzeit Ende der Tätigkeit
• Name der Tätigkeit
• Eliminieren
• Automatisieren
• Delegieren
• Tun

Fülle diese Liste 14 Tage lang aus. Ja ich weiß, dass ist ein gewisser Aufwand, aber die Belohnung sind 50% Zeitersparnis, das solltest du dir immer wieder ins Bewusstsein rufen, wenn dich diese Arbeit nervt.

Hast du dann alle Tätigkeiten mit Beginn- und End-Zeit eingetragen, nimmst du dir diese Listen zur Hand und schaust welche Tätigkeit in welche Spalte passt.

Geh einfach Zeile für Zeile dieser Liste durch:

Kann ich dieses ToDo eliminieren? Dann streiche es zukünftig aus deinen ToDo-Listen.

Kann ich dieses ToDo automatisieren? Dann trage in das Feld „Automatisieren“ ein, wo es möglich ist dieses Ding zu automatisieren. Wenn du willst kannst du auch noch Informationen wie Kosten oder Zeitaufwand (bis die Automatisierung tatsächlich von alleine läuft) eintragen.

Kann ich dieses ToDo delegieren? Abermals in das Feld eintragen an wem du delegierst, wie hoch der Zeitaufwand ist und wie viel es kostet.

Alles was dann noch in keinem Feld steht, kommt in die Tun-Spalte. Somit hast du auch noch eine schöne Übersicht, was alles zu deiner Kernkompetenz gehört.

Glaube mir, diese 14 Tage lohnen sich, denn du profitierst ein Leben lang davon.

Fazit für dein Selbst-Management

Wenn du alle die in den ersten vier Schritten erwähnten Tipps umsetzt, solltest du jetzt zumindest um 50% mehr freie Zeit für deine Kern-Arbeiten und die wirklich wichtigen Dinge im Leben haben.

Hast du weitere Tipps und Tricks, oder Beispiele für Dinge die man eliminieren, automatisieren und delegieren könnte? Dann hinterlass uns doch ein Kommentar! Ich freue mich über jedes einzelne Kommentar ;-), also ran an die Tasten!

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Liebe Grüße

Thomas