FAQ-Session 009: Delegieren und delegierte Aufgaben im Überblick behalten

Delegieren ist nicht nur für Vorgesetzte und Firmenchefs von Bedeutung, sondern auch für Privatpersonen und Selbstständige. In dieser FAQ-Session erzähle ich dir was ich delegiere, wie ich delegiere und vor allem wie ich delegierte Aufgaben im Überblick behalte.

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Delegieren

Was ich alles delegiere

Wenn ich etwas delegiere, dann hat das in der Regel zwei Gründe:

  1. Ich mag diese Aufgabe nicht erledigen (ich hasse diese Arbeit)!
  2. Es gibt andere, die die Aufgabe wesentlich besser und schneller erledigen, als ich das könnte.

Dazu gehören in meinem Fall technische Arbeiten an meinem Blog, grafische Aufgaben, Transkriptionen von Interviews, das grafische Design von Präsentationen und Recherchetätigkeiten.

An wen ich delegiere

Hier gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten: An Freelancer, bzw. virtuelle Assistenten oder an Bekannte aus meinem Umfeld die ich kenne.

Freelancer finde ich vor allem bei Fiverr und bei machdudas.de. Früher verwendete ich auch Agenturen oder Webseiten die virtuelle Assistenten angeboten haben. Leider gibt es hier im deutschsprachigen Raum meines Wissens nach nichts wirklich gutes und preiswertes mehr.

Daher greife ich immer öfter auf mein persönliches Umfeld zurück. In meinem Fußballverein gibt es immer wieder Studenten die sich gerne den einen oder anderen Euro dazuverdienen.

Monatsplaner

Wie ich delegierte Aufgaben im Überblick behalte

Es wird dich jetzt vermutlich nicht wirklich überraschen, ich mache das mit Evernote. Alles was ich delegiere kommt in mein „WARTENAUF“ Notizbuch. Lagere ich also zum Beispiel das Design einer Grafik aus, dann kopiere ich mir diese Aufgabe in mein „WARTENAUF“-Notizbuch.

Wenn es für die Arbeit eine Deadline gibt, dann speichere ich mir in Evernote eine Erinnerung an diese Notiz. In der Regel mache ich das zwei bis drei Tage bevor die Deadline abläuft. So kann ich denjenigen noch einmal erinnern, dass die Abgabe der Arbeit in kürze fällig wird.

Bekomme ich die Arbeit geliefert, lösche ich die Notiz aus dem WARTENAUF-Notizbuch.

So einfach ist das bei mir, aber okay, ich delegiere jetzt nicht wahnsinnig viel!

Wenn du mehr zu delegieren hast, kannst du dir ein eigenes Stapelnotizbuch anlegen, das du DELEGIEREN nennen kannst. In dieses Stapelnotizbuch kommen dann Notizbücher mit den Namen der einzelnen Projekte und darin wiederum finden sich die Notizen der delegierten Arbeiten.

Delegieren

Ein paar weitere wichtige Punkte

Formuliere das Ziel der Aufgabe und auch die Aufgabe so klar wie möglich. Dazu gehört es bei größeren Aufgaben auch, Zwischenziele und Kontrollen zu definieren.

Vor allem wenn du Menschen nach Stunden bezahlst, solltest du unbedingt Zeitlimits für die delegierten Aufgaben vereinbaren.

Ich ziehe es aber vor, für das fertige Produkt zu zahlen. Wenn ich ein grafisches Design in Auftrag gebe, zahle ich einen Fixbetrag, ganz egal ob der Designer zwei oder zwanzig Stunden dafür benötigt. Das erspart nämlich Kummer, Sorgen und Diskussionen.

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

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