Regeln für eine To-do-Liste, ist das wirklich notwendig? Immer diese Regeln, das ist doch mühsam. Nein, ganz im Gegenteil, es ist nicht mühsam, sondern es vereinfacht das Leben. Nimm doch einfach mal den Straßenverkehr als Beispiel. Wären wir da ohne Regeln, würde das heillose Chaos herrschen. Regeln können also sehr gut helfen, vorausgesetzt sie sind sinnvoll. Lass uns mal einen genaueren Blick auf die Regeln für meine To-do-Liste werfen.
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6 von 12 Regeln für meine To-do-Liste
Selbstverständlich kannst du diese Regeln gerne verändern und auf deine Arbeitsbedingungen bzw. dein Arbeitsumfeld anpassen. Du musst dich damit nicht nur wohl fühlen, sondern sie müssen einfach das Ziel erfüllen und am Ende des Tages für eine leere To-do-Liste sorgen. Nimm meine Regeln also einfach als Ideen her und passe sie für deine Bedürfnisse an.
Regel 1: Es dürfen nur so viele Aufgaben auf meine To-do-Liste, wie ich auch abarbeiten kann
Hört sich eigentlich recht logisch an, aber: Es gibt eine Studie unter Führungskräften, die besagt, dass sich ein Großteil der Führungskräfte für den Montag mehr vornimmt, als er eigentlich die ganze Arbeitswoche umsetzen kann. Ja, du hast richtig gelesen, sie nehmen sich für Montag mehr vor, als sie die ganze Woche schaffen können. Warum? Ich weiß es nicht und ich kann es auch nicht nachvollziehen. Ich kann dir aber das Ergebnis dieser Aktion sagen: Jeden Abend sitzen diese Damen und Herren dann da und verschieben ihre unzähligen Aufgaben auf den nächsten Tag.
Bei Führungskräften ist dieses Verhalten vielleicht besonders ausgeprägt, aber auch in meinem Seminaren, Workshops und Trainings sitzen größtenteils Teilnehmer, auf deren To-do-Liste weit mehr Dinge stehen, als sie an einem Tag abarbeiten können.
Wie kannst du dieses Problem aber nun lösen?
Die Antwort ist relativ simpel: Schreibe neben jede Aufgabe auf deiner Aufgabenliste einfach die Zeit, die du für die Abarbeitung einplanst. Versuche auch hier so realistisch wie möglich zu sein. Bei der einen oder anderen Aufgabe wirst du dich vielleicht schwertun, das einzuschätzen oder dich möglicherweise grob verschätzen. Aber das macht nichts, denn je öfter du das machst und je öfter du das Ergebnis im Anschluss natürlich auch kontrollierst, umso genauer wirst du von Mal zu Mal deine Zeit einschätzen.
Ein weiterer Vorteil davon, sich Zeitlimits zu setzen, ist das Parkinsonsche Gesetz: „Arbeit dehnt sich in jenem Maße aus, in dem Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht.“ Je knapper dein Zeitlimit, umso mehr musst du dich auf die wichtigen Elemente dieser Aufgabe fokussieren und das bringt durchaus Vorteile mit sich.
Schreibe ich die Zeit, die ich für die jeweilige Aufgabe einplane, auf meine To-do-Liste? Nein, denn ich hab das mittlerweile sehr gut im Griff und kann sehr gut einschätzen, was ich mir da einteile. Nur wenn ich merke, dass meine Schätzungen wieder ungenau werden, beginne ich wieder damit, um meine Sinne dafür zu schärfen.
Regel 2: Tracke den tatsächlichen Zeitbedarf deiner Aufgaben
Wenn du nun schon Zeitlimits für die jeweiligen Aufgaben auf deiner To-do-Liste notierst, dann solltest du natürlich auch tracken, wie lange du tatsächlich brauchst. Einige Tools, wie zum Beispiel Meistertask, haben diese Funktion bereits direkt verbaut, bei anderen musst du vielleicht einen externen Timer zu Hilfe nehmen. Stimmen Zeitlimit und tatsächlich gebrauchte Zeit nahezu überein, ist alles gut. Wenn das nicht der Fall ist, musst du deine Lehren daraus ziehen.
Ein weiterer Vorteil dieser Regel ist, dass du auch Aufgaben, die du nur selten ausführst, recht gut einschätzen kannst. Als ich mein erstes Buch geschrieben habe, hatte ich keinen Plan, wie lange alles dauern wird. Ich konnte es nur ungefähr schätzen und ich lag teilweise recht ordentlich daneben. Beim zweiten Buch habe ich die Aufgaben, die ich beim ersten Buch abgearbeitet habe, nochmal hervorgegraben und nachgesehen, wie lange was wirklich gedauert hat. Und siehe da, meine Schätzungen waren schon weit besser. Archiviere diese Zahlen also unbedingt.
Regel 3: Die Anti-„Mindless Work Syndrom“-Checkliste
- Kann ich diese Aufgabe eliminieren?
- Kann ich diese Aufgabe automatisieren?
- Kann ich diese Aufgabe delegieren?
Bevor ich meine Aufgaben nach Prioritäten ordne, müssen sie durch diese Checkliste wandern. Dabei überlege ich, ob diese Aufgabe überhaupt notwendigerweise abgearbeitet werden muss, ob sie sich nicht in irgendeiner Form automatisieren lässt oder ob unbedingt ich derjenige sein muss, der diese Aufgabe erledigen muss.
Die meisten Menschen vernachlässigen diese Checkliste, weil sie der festen Meinung sind, dass sie ohnehin alles machen müssen, was auf ihrer Aufgabenliste steht. Ein schwerer Fehler. In vielen meiner Seminare, Workshops und Trainings sitze ich mit den Teilnehmern vor ihren Listen und hinterfrage einzeln jeden Punkt. Am Ende immer dasselbe: Erstaunen, was für Schwachsinn auf der Aufgabenliste steht. Aus diesem Grund nenne ich diese Checkliste auch sehr gerne „Mindless Work Syndrom“, was etwas lieblos und verachtend in „hirnloses Arbeiten“ übersetzt werden kann. Nichts anderes ist es aber!
Regel 4: Am Ende jeder Aufgabe steht eine Handlungsaufforderung
Es ist zwar nur eine kleine und unscheinbare Regel, aber ich würde ihre Wirkung nicht unterschätzen. In vielen Fällen stehen nur Wortfetzen auf der Aufgabenliste, bei denen selbst der Verfasser zwei, drei Tage nach Erstellung der Liste Probleme hat zu erahnen, was er damit meinte. Für mich ist es enorm wichtig, meine Aufgaben stets klar zu formulieren. Außerdem endet jede Aufgabe mit einer Handlungsaufforderung:
- Blogartikel xyz schreiben
- Brainstorming für Projekt A durchführen
- Marketingplan erstellen
- Podcast Folge 299 aufnehmen
Regel 5: Erstelle für jedes Projekt eine Liste der nächsten Schritte
Bevor die erste Aufgabe eines neuen Projektes auf meiner To-do-Liste landet, muss ich sicherstellen, dass ich alle Aufgaben des Projektes, von der ersten bis zur letzten Aufgabe, bereits ausformuliert habe. Diese Ausformulierung muss jetzt keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben und kann natürlich auch noch geändert werden. Aber ich will einmal den Weg vom Start bis zum Ziel mental durchgegangen sein und mir alle wichtigen Zwischenschritte notiert haben.
Ich kenne viele Menschen, die zunächst mal starten, ohne sich über den Rest Gedanken zu machen. Dann stehen sie vorm ersten Problem, verzweifeln und geben auf. Das muss nicht sein. Ein zweiter wichtiger Grund ist, dass du das gesamte Projekt viel besser einschätzen kannst. Wo warten Probleme und Hindernisse? Welche Informationen muss ich mir zeitgerecht besorgen? Wie viel Zeit wird das gesamte Projekt in Anspruch nehmen? Wie viel Zeit muss ich pro Woche einplanen, damit alles zeitgerecht fertig wird?
Hier noch ein recht passendes Zitat: „Es ist nicht wichtig, wie groß der erste Schritt ist, sondern in welche Richtung er geht.“
Regel 6: Verbinde deine To-do-Liste mit deiner Belohnungsliste
Okay, um dir diese Regel genauer zu erklären, muss ich dir erst einmal sagen, was eine Belohnungsliste ist. Auf dieser Liste sammle ich all jene Dinge, dir mir eine kleinere oder auch größere Freude bereiten. Angefangen von einem gemütlichen Café, einem neuen Rad bis hin zu einem Thermen-Aufenthalt oder einem Urlaub.
Ich lege jeden Tag eine Kleinigkeit fest, die ich mir am Ende des Tages gönne, wenn ich meine To-do-Liste abgearbeitet habe. Heute ist das zum Beispiel ein großes Schoko-Haselnuss-Eis beim Eissalon ums Eck. Schaffe ich es tatsächlich, dann gönne ich mir diese Kleinigkeit und genieße sie dann natürlich auch. Nebenbei laufen dann bei mir auch immer wieder Challenges. Wenn ich es also z.B. diese Woche schaffe, jeden Tag alle Aufgaben erledigt zu haben, dann gibt es schon eine etwas größere Belohnung. Oder wenn ich es einen ganzen Monat schaffe, dann eine ganz große. Für diese Woche wäre übrigens eine Massage am Programm gestanden, die aber leider schon ausfällt, denn gestern musste ich schieben. Und damit sind auch zwei Tage in Barcelona für diesen Monat schon hinfällig. Aber Barcelona soll ja auch im August noch schön sein ;).
Du siehst also, bring ruhig ein wenig Gamification in die Sache.
Regel 7: Die Prioritätenwanderung
Moment mal, ich habe dir ja nur 6 von 12 Regeln versprochen. Sorry, diese Regel ist nur bestimmten Personen vorenthalten. Und zwar den folgenden:
Der „Wochen- und Tagesplanung-Sprint“
Von 16.06.2019 bis 21.06.2019 findet auf Selbstmanagement.rocks der „Wochen- & Tagesplanung-Sprint“ statt. In diesem Sprint lernst du in 6 Tagen, wie du deine Wochen- und Tagesplanung optimierst, um am Ende des Tages bzw. am Ende der Woche alle Aufgaben, deren Umsetzung du geplant hast, auch abgearbeitet zu haben.
Du musst zu diesem Termin nicht unbedingt live dabei sein, du kannst dir die Videos auch gerne im Nachgang ansehen. Was genau dich in diesem „Wochen- und Tagesplanung-Sprint erwartet, kannst du hier nachlesen.
Hier geht es zum „Wochen- und Tagesplanung-Sprint“!
Dort erfährst du natürlich auch die Regeln 7 bis 12 und viele weitere spannende Dinge, die dich dabei unterstützen, deine Planung in die Tat umzusetzen. Was, wenn du diesen Artikel erst nach dem 16.06. Liest? Nun, auch kein Problem, du musst nur Mitglied von Selbstmanagement.rocks werden und schon kannst du darauf zugreifen.
Business-Productivity-Masterclass
Es gibt noch eine weitere Neuigkeit, die ich dir mal vorstellen will: die Business-Productivity-Masterclass! Wenn du Unternehmer, Gründer, CEO oder Teamleiter bist, dann solltest du dir das ansehen. Um herauszufinden, ob du von dieser Masterclass profitieren kannst, habe ich ein 90-minütiges Webinar für dich aufgenommen. Darin stelle ich dir drei Methoden vor, wie du deine Mitarbeiter binnen acht Wochen zu Produktivitäts-Maschinen machst und dadurch Umsatz und Gewinn massiv steigerst, ohne sie dabei zu überlasten!
Sollte dich das Thema näher interessieren, kannst du dir dieses Webinar mal kostenlos und unverbindlich ansehen. Ich rate dir aber, es zeitnah zu tun, denn bis 09.06. gibt es einen großen Einführungs-Rabatt!
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Fazit für dein Selbstmanagement
Erschaffe dir Regeln, damit auch du am Ende des Tages und am Ende der Woche sagen kannst: „Juhuuu, ich habe To-do-list zero“! Es ist nicht nur ein tolles und motivierendes Gefühl, sondern es wird dir auch bei vielen anderen Herausforderungen im Zeit- und Selbstmanagement unheimlich helfen. Und noch eine Frage, die ich relativ oft gestellt bekomme, möchte ich hier beantworten: „Aber Thomas, planst du nicht zu locker, wenn du es so oft schaffst, To-do-list zero zu haben?“ Nun, zum einem schaffe ich es fast nie einen ganzen Monat und auch nur selten jeden Tag der Woche, ich fordere mich also durchaus. Aber auf überfordern hab ich keine Lust. Ich bin übrigens auch zufrieden, wenn ich an drei oder vier von fünf Wochentagen meine To-do-Liste abarbeite.
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Liebe Grüße
Thomas
