Erfolg kommt nicht immer von unseren großen Handlungen, sondern oftmals von der Summe der kleinen Handlungen, die wir ständig wiederholen. Wie du es schaffst, mit diesen fünf kleinen Handlungen 5.625 Stunden „einzusparen“, wenn du sie regelmäßig wiederholst, das erfährst du in den kommenden 6 Lese-Minuten.


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Zwei Personen und fünf kleine Handlungen

Ich möchte dir diese fünf kleinen Handlungen anhand zweier Personen näherbringen. „Person plus“ ist jene Person, die diese fünf kleinen Schritte in die Realität umsetzt, während „Person minus“ jene Person ist, die entweder keine oder negative Handlungen ausführt.

Noch wichtig zu wissen: Beide Personen haben noch 30 Jahre zu arbeiten, bis sie den wohlverdienten Ruhestand antreten dürfen.

Jetzt will ich dich aber nicht länger auf die Folter spannen! Sehen wir uns einfach gemeinsam an, wie sich diese fünf kleinen Handlungen auf das Selbstmanagement, die Lebensqualität und die Produktivität dieser zwei Personen auswirken.

Handlung 1: Konsumiere keine negativen Nachrichten (in der Früh)

Unsere „Person plus“ lässt ab sofort das Lesen der Tageszeitung weg und hört stattdessen Podcasts oder Hörbücher. Was durch diese kleine und unscheinbare Änderung passiert, ist leicht erklärt:

  • Kein Ärgern über Kriege, Morde und unfähige Politiker mehr.
  • Stattdessen Fortbildung und Motivation via Hörbuch oder Podcast.
  • „Person plus“ kommt dadurch wesentlich besser gelaunt zur Arbeit.
  • Er oder sie startet dann gleich voll durch und nimmt diesen morgendlichen Schwung mit in den Tag.
  • Dadurch ist sie natürlich bei Weitem produktiver als zuvor. Wir setzen das Limit trotzdem extrem niedrig an und sagen mal, dass diese Person damit 10 Minuten an Zeit einsparen kann.

Sehen wir uns nun aber „Person minus“ an. Diese liest auch weiterhin die Tageszeitung und damit zu 90 % negative Nachrichten. Aber nicht nur das, sie schaut ab sofort auch noch Frühstücks-TV. Dadurch kommt sie statt um [07:00] Uhr erst um [07:10] Uhr aus dem Haus. Sie kommt wesentlich schlechter gelaunt zur Arbeit und ist damit bei Weitem nicht so produktiv wie „Person plus“.

„Person plus“ gewinnt also 10 Minuten, während „Person minus“ 10 Minuten verliert. Aber sehen wir uns diese 10 Minuten doch einmal genauer an:

  • 10 Minuten/Arbeitstag
  • 50 Minuten/Arbeitswoche
  • 2.250 Minuten/Arbeitsjahr (= 37,5 Stunden), wenn man 45 Arbeitswochen pro Jahr als Maßstab nimmt.
  • 1.125 Stunden, wenn man es auf 30 Arbeitsjahre hochrechnet!

1.125 Stunden also, die man sich auf 30 Jahre erspart, wenn man durch mehr Produktivität 10 Minuten pro Arbeitstag gewinnt! Wahnsinn, oder?

Wie lautet also das Fazit?

Konsumiere keine negativen Nachrichten in der Früh, sondern hör dir lieber Podcasts oder Hörbücher an. Das motiviert und macht dich produktiver. Übrigens: Viele weitere spannende Tipps, wie du schon am Morgen die Grundlage für einen produktiven Arbeitstag schaffst, findest du auf SelbstmanagementRocks im Kurs „Früher aufstehen“.

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Handlung 2: Closed Door Policy (Politik der geschlossenen Bürotür)

Unsere „Person plus“ entschließt sich, ab sofort mit Fokuszeiten zu arbeiten. In dieser Zeit erledigt sie ihre Aufgaben hochkonzentriert und lässt sich dabei nicht stören. Das Smartphone ist im Flugmodus, das Telefon umgeleitet und die Bürotür geschlossen und mit einem „Do not disturb“-Schild versehen.

Wenn du kein eigenes Büro hast, kannst du dieses Schild auch an deinen Computermonitor hängen.

Mit dieser Maßnahme erspart sich „Person plus“ in diesen 2 Stunden mindestens 10 Minuten. Denn es können keine Kunden stören, die Kollegen können nicht vorbeikommen, um etwas zu fragen oder zu tratschen, und der Fokus dieser Person bleibt konstant hoch. Wusstest du, dass eine kleine Störung beim fokussierten Arbeiten zur Folge haben kann, dass du bis zu 20 Minuten brauchst, um deinen Fokus wieder auf das Level vor der Störung zu bringen?

So weit, so gut. Sehen wir uns auch diese kleine Handlung im Detail an:

  • 10 Minuten/Arbeitstag
  • 50 Minuten/Arbeitswoche
  • 2.250 Minuten/Arbeitsjahr (= 37,5 Stunden), wenn man 45 Arbeitswochen pro Jahr als Maßstab nimmt.
  • 1.125 Stunden, wenn man es auf 30 Arbeitsjahre hochrechnet!

Bei „Person minus“ halte ich mich kurz, die ändert einfach nichts und macht so weiter wie bisher.

Wie lautet also das Fazit?

Blocke dir Fokuszeiten in deinem Kalender und mache deinen Kollegen klar, dass du in dieser Zeit nicht gestört werden willst. Mitglieder von SelbstmanagementRocks finden im Kurs „Fokussierter arbeiten“ noch viele weitere Tipps, Tricks und Strategien, wie du dafür sorgen kannst, den Fokus hochzuhalten.

Handlung 3: Das Parkinsonsche Gesetz beachten

Arbeit dehnt sich in jenem Maße aus, in dem Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht. Das besagt das Parkinsonsche Gesetz. Sowohl „Person plus“ als auch „Person minus“ haben pro Arbeitstag für ca. eine Stunde administrative Arbeiten zu erledigen.

Da sie sich aber kein Zeitlimit dafür setzen und die Arbeit zugegebenermaßen recht einfach ist, landen beide des Öfteren mittendrin auf Facebook oder in ihrem WhatsApp-Chatverlauf.

„Person plus“ ändert das ab sofort und setzt sich für diese Arbeit ein Zeitlimit von 50 Minuten. Das ist zwar ambitioniert, aber machbar. Was entwickelt sich nun aus diesen 10 Minuten Zeitgewinn?

  • 10 Minuten/Arbeitstag
  • 50 Minuten/Arbeitswoche
  • 2.250 Minuten/Arbeitsjahr (= 37,5 Stunden), wenn man 45 Arbeitswochen pro Jahr als Maßstab nimmt.
  • 1.125 Stunden, wenn man es auf 30 Arbeitsjahre hochrechnet!

Ich könnte setzt sagen, dass „Person minus“ immer länger auf Facebook verweilt und dann statt einer Stunde plötzlich 10 Minuten länger braucht als bisher. Aber lassen wir das, ich will mal gnädig mit „Person minus“ sein.

Wie lautet also das Fazit?

Setze dir für all deine Aufgaben stets Zeitlimits. So verhinderst du, dich ablenken zu lassen oder dich mit unwichtigen Aufgaben und Nebensächlichkeiten zu beschäftigen! Übrigens: Im Kurs „Workflow-Management“ auf SelbstmanagementRocks findest du neben dem Parkinsonschen Gesetz noch 5 weitere Selbstmanagement-Theorien, die ich für dich in die Praxis umgesetzt habe.

Handlung 4: Delegiere Aufgaben

Die Abteilung, in der „Person plus“ und „Person minus“ arbeiten, bekommt eine neue Assistentin. Diese wird sich zwar zum Großteil um Aufgaben für den Chef kümmern, aber es steht auch jedem Mitarbeiter ein kleines Zeitkontingent zur Verfügung.

„Person plus“ nutzt das sofort aus und delegiert eine kleine Aufgabe an die neue Assistentin. Du wirst es vermutlich schon erraten, er erspart sich damit 10 Minuten pro Arbeitstag. Also:

  • 50 Minuten/Arbeitswoche
  • 2.250 Minuten/Arbeitsjahr (= 37,5 Stunden), wenn man 45 Arbeitswochen pro Jahr als Maßstab nimmt.
  • 1.125 Stunden, wenn man es auf 30 Arbeitsjahre hochrechnet!

„Person minus“ nutzt die 10 Minuten natürlich auch, allerdings flirtet der lieber mit der jungen Dame, anstatt etwas zu delegieren. Die ist zwar verheiratet, plaudert aber dann doch lieber mit „Person minus“, anstatt zu arbeiten. Und ob das immer bei den 10 Minuten Plaudern bleibt?

Wie lautet also das Fazit?

Delegiere so viele Aufgaben wie nur irgendwie möglich. Wie das auch dann funktioniert, wenn du keine dir unterstellten Mitarbeiter hast, erkläre ich übrigens im Kurs „Mehr freie Zeit“ auf SelbstmanagementRocks.

Handlung 5: Effiziente Meetings

Sowohl „Person plus“ als auch „Person minus“ müssen täglich ein Meeting mit ihren Mitarbeitern abhalten, das immer eine Stunde dauerte.

„Person plus“ räumt alle Tische und Sessel aus dem Meetingraum und ersetzt sie mit Stehtischen. Dadurch werden alle Meetingteilnehmer effizienter und vor allem die Dampfplauderer (wie der Wiener zu Menschen sagt, die gerne viel heiße Luft reden) werden sich massiv zurückhalten.

Durch diese Maßnahme dauert das Meeting jetzt nicht mehr 60, sondern nur noch 50 Minuten:

  • 10 Minuten/Arbeitstag
  • 50 Minuten/Arbeitswoche
  • 2.250 Minuten/Arbeitsjahr (= 37,5 Stunden), wenn man 45 Arbeitswochen pro Jahr als Maßstab nimmt.
  • 1.125 Stunden, wenn man es auf 30 Arbeitsjahre hochrechnet!

Ich könnte jetzt boshaft sein und sagen, dass „Person minus“ ab sofort selbstgebackenen Kuchen zum Meeting mitnimmt und das Meeting dadurch 10 Minuten länger dauert. Aber wie gesagt, ich bin heute echt gnädig mit „Person minus“. 😉

Wie lautet also das Fazit?

Wenn du es für die Meetingteilnehmer eine Spur ungemütlicher machst, ist das Meeting viel schneller zu Ende. Viele weitere spannende Tipps, wie du Meetings effizienter gestalten kannst, findest du im Kurs „Effiziente Meetings“ auf SelbstmanagementRocks!

Die „gewonnene“ Zeit:

  • Konsumiere am Morgen keine negativen Nachrichten: 1.125 Stunden
  • Closed Door Policy eingeführt: 1.125 Stunden
  • Parkinsonsches Gesetz beachtet: 1.125 Stunden
  • Aufgaben delegiert: 1.125 Stunden
  • Meetings effizienter gemacht: 1.125 Stunden

SUMME: 5.625 Stunden/ca. 703 Arbeitstage (à 8 Stunden pro Arbeitstag)/ über 2 Arbeitsjahre

Was willst du mit dieser „gewonnenen Zeit“ anstellen?

  • An deiner Berufung arbeiten?
  • Mehr Zeit mit Freunden oder der Familie verbringen?
  • Mehr Zeit für dein Hobby aufwenden?
  • Die Karriereleiter hochsteigen?
  • Die Seele baumeln lassen?
  • … ?

Fazit für dein Selbstmanagement

Was will ich mit diesen Zahlen oder diesem reißerischen Titel erreichen? Es sind nicht immer die großen Dinge, die du brauchst, um dein Selbstmanagement zu verbessern.

  • Klar ist es toll, wenn du zwei Stunden früher aufstehst!
  • Und natürlich ist es super, wenn du dein Projektmanagement so perfektionierst, dass du supereffizient und superproduktiv bist.

Aber an diesen großen Dingen bist du mit Sicherheit schon das eine oder andere Mal gescheitert, oder?

Warum beginnst du dann denn nicht mal mit den kleinen Dingen? Wie du siehst, kannst du auch damit wahnsinnig viel erreichen. Und genau dabei wünsche ich dir viel Erfolg.

Ich hoffe, ich konnte mit diesem Artikel hier einen kleinen Mindshift erreichen. Falls ja, hätte ich noch eine kleine Bitte an dich.

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In diesem Sinne:

Erfolg kommt nicht immer von den großen Handlungen, die wir machen, sondern oftmals von der Summe der kleinen Handlungen, die wir ständig wiederholen.

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

PS: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

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