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Wie kann ich als Führungskraft ab Tag 1 einen guten Job machen?
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Wie gehe ich mit schwierigen Situationen um?
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Und worauf muss ich achten?
Der Podcast zum Artikel:
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Transkript:
Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für ein besseres Selbstmanagement. Das Ziel: Mehr Zeit für dich und für die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben. Weil deine Zeit wertvoll ist! 00:00:26-9#
Hallo und ein herzliches Willkommen in dieser Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold, und ich freue mich, dass du wieder mit dabei bist. Heute geht es um das Thema Leadership und um die Frage, wie du Führung optimal gestaltest. Gerade, wenn Menschen in ihrer ersten Führungsposition angelangt sind und noch keine Erfahrung haben, herrscht Unsicherheit. Aber auch bei erfahrenen Leadern fällt mir oft auf, dass sie in der einen oder anderen Situation nicht wissen, was zu tun ist. Die fachliche Schulung läuft optimal, aber gerade, wenn es um den Start in die Führung geht, wird man meist ins kalte Wasser geschmissen. Ich verstehe bis heute nicht, warum das so ist, denn gerade in dieser Situation bräuchte es eine fundierte Ausbildung und Unterstützung. Wichtige Fragen bleiben dadurch unbeantwortet, zum Beispiel, wie man ab Tag 1 einen guten Job macht und wie man schwierige Situationen souverän meistert. Genau diese Themen bespreche ich mit meinem heutigen Gast Tanja Zimmermann. Tanja kommt wie ich aus Wien und hat einen Kurs zum Thema Führung herausgegeben. Wir beleuchten die Probleme bei klassischen Führungssituationen und beim Delegieren und besprechen Tools, die dir helfen, Herausforderungen zu meistern. Bevor wir ins Interview springen, freue ich mich, dass diese Podcastfolge wieder einen Werbepartner gefunden hat. 00:02:03-2#
Partner der heutigen Podcastfolge ist AG1 – Athletic GGreens. Ich nutze AG1 täglich, um mich energiegeladen zu fühlen, weil es meinem Immunsystem guttut und weil es mega einfach zuzubereiten ist. Athletic Greens beinhaltet 75 Vitamine, Mineralstoffe, Botanicals und lebende Kulturen aus echten Nahrungsmitteln. AG1 ist dein Vitaminkick am Morgen, der dir Kraft von innen heraus verleiht. Dadurch bist du für jedes Abenteuer und für jeden herausfordernden Tag bestens gerüstet. Es ist sehr einfach zuzubereiten: einen Messlöffel in 250ml Wasser auflösen, und das einmal am Tag, fertig! Athletic Greens wird sehr schnell vom Körper absorbiert. Es unterstützt die tägliche Nährstoffversorgung und fördert die Verbesserung der geistigen Fitness und des Immunsystems. Die Muskeln erholen sich, Haare und Nägel werden gesünder. Der Energiehaushalt sowie die Herz- und Knochengesundheit werden unterstützt. Wenn du dir heute AG1 sicherst, erhältst du gleichzeitig einen Jahresvorrat an Vitamin D3 plus fünf in den super praktischen Travel Bags, die du auf Reisen sehr einfach zubereiten kannst. Das alles gibt es exklusiv für die Hörerinnen und Hörer dieses Podcasts. Alles, was du tun musst, ist zum Angebot auf athleticgreensgreens.com/effizient zu gehen. Den Link packe ich dir in die Show Notes. Ich nutze Athletic Greens täglich und habe sehr gute Erfahrungen damit gemacht. Du kannst das Ganze unverbindlich testen, denn bei Athletic Greens gibt es eine 60-Tage-Geld-zurück-Garantie. 00:04:10-5#
Thomas: Hallo Tanja, es freut mich sehr, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Ich habe im Intro schon ein bisschen über dich erzählt, aber sei doch so lieb und stell dich selbst kurz vor. Wer bist du, und was machst du? 00:04:23-8#
Tanja: Hallo und danke für die Einladung. Mein Name ist Tanja, und ich komme aus Wien. Ich bin sowohl Führungskraft als auch Abenteurerin. Nach vielen Jahren als Managerin in einem Konzern habe ich beschlossen, mich selbständig zu machen. Ich bin Mitbegründerin der kaea Academy, bei der es um mein Lieblingsthema Leadership geht. Damit beschäftige ich mich sehr intensiv. Auch das Thema Zeitmanagement begleitet mich seit vielen Jahren, denn es ist unverzichtbar, Zeit für die wichtigen Dinge zu haben, auch wenn die To-do’s auf einen einprasseln. 00:05:14-9#
Thomas: Das ist das große Problem der Führungskräfte, viele Meetings, viel zu tun, aber für alles zu wenig Zeit. Welche Probleme tauchen in den klassischen Führungssituationen auf? 00:05:28-6#
Tanja: Gerade bei der Führung ist das Thema Zeit ein ganz wesentliches. Oftmals fehlt die Zeit für das Führen selbst. Man ist nicht nur Manager, sondern man hat auch Projekte und andere Verantwortlichkeiten. Und dann soll man auch noch für das Team verantwortlich sein und die Mitarbeiter entwickeln und fördern und wissen, wohin die Reise geht. Das braucht Zeit, und diese Zeit hat man oft nicht, wenn man von Meeting zu Meeting läuft. Das ist für mich eines der Kernthemen. Wenn ich nicht genügend Zeit habe, kann ich mich als Führungskraft nicht entwickeln und mich nicht mit den wesentlichen Themen auseinandersetzen. Ich kann keine Strategie vorantreiben. Dieses Problem war eine der größten Herausforderungen für mich als Führungskraft. 00:06:18-5#
Es war mir sehr wichtig, ausreichend Zeit für alle meine Aufgaben zu haben. Gerade zu Beginn in einer Führungsposition weiß man noch nicht so recht, auf was es ankommt. Dazu braucht es wieder Zeit, die man sich freischaufeln sollte. Mit Hilfe einer fundierten Planung werden die Prioritäten deutlich, und man erkennt, welche Schritte die wesentlichen sind. #00:06:50-1#
Thomas: Wer sich selbst nicht managen kann, kann auch andere nicht managen. Alles, was du erklärt hast, drückt sich in diesem Satz aus. Als Führungskraft ist man auch sehr fremdbestimmt. Was hat dir geholfen, mit diesen Herausforderungen umzugehen? Hast du Tipps für uns? 00:07:30-1#
Tanja: Die Fremdbestimmung ist ein wesentlicher Punkt. Ich suche mir nicht aus, zu welchem Meeting ich gehe, sondern ich werde von anderen eingeplant. Es gilt deshalb zu überlegen, wo es mir möglich ist, Hebel anzusetzen. Auch in fremdbestimmten Situationen gibt es immer wieder die Möglichkeit, bewusst zu hinterfragen. Das ist der erste Tipp, den ich für euch habe, nämlich die Grundsatzfrage zu stellen, ob die Aktion, die du ausführen willst, dich und das Team weiterbringt. Das gilt für eine Besprechung ebenso wie für ein Projekt und für einen Prozess. Man muss wissen, wohin die Reise geht. Gibt es eine Vision oder eine Strategie, die mir wichtig ist? Ist es zielführend, Zeit zu investieren? Ich saß schon öfter in Meetings und habe gedacht, dass es gereicht hätte, mir im Nachgang eine Mail über den Ausgang der Besprechung zu senden. Es gibt Stellschrauben, an denen man drehen kann, um Zeit für sich zu gewinnen. 00:08:41-5#
Auch in Sachen Fremdbestimmung können sich Dinge bewegen, indem man Ineffizienzen aufspürt und verbessert. Das ist gerade bei Besprechungen ein wichtiger Aspekt, denn sie lassen sich meist zielgerichteter organisieren. Wenn ein Meeting für 30 Minuten angesetzt ist, dann benötigt man ganz bestimmt 30 Minuten, um alles zu besprechen. Wenn es aber für 60 Minuten getaktet ist, dann wird man garantiert auch 60 Minuten benötigen, um alle Themen abzuarbeiten. Eine gute Vorbereitung trägt zu einer effizienten Gestaltung bei. Vor allem muss festgelegt werden, was das Ergebnis der Besprechung sein soll. Dadurch kann man einiges an Zeit gewinnen. 00:09:28-9#
Es gibt Abläufe, für deren Zeitmanagement ich selbst verantwortlich bin. Dazu gehört, dass ich meine Zeit bewusst blocke. Ich zum Beispiel trage mir feste Termine ein für Aufgaben, die ich erledigen muss. Andere arbeiten mit so genannten Konzepttagen, die sie für Projekte und Themen blocken. Dabei geht es um die Selbstdisziplin. Wenn ich diese Tage festgelegt habe, dann gelten sie, und dann wird kein anderer Termin eingeschoben. Dieses System wende ich zeitweise sogar auf die Pausen an, wenn ich es nicht schaffe, mich aus dem Arbeitsfluss herauszuziehen. Pausen sind wichtig, das weiß jeder, aber auch sie sind ein Teil des Zeitmanagements. Man benötigt nicht nur für die Arbeit ausreichend Zeit, sondern auch für die Erholung. Deshalb plane ich mir heute bewusst Zeit für die Pausen ein. 00:10:32-9#
Thomas: Du hast vollkommen recht, und dazu fällt mir eine Metapher ein. Viele fahren an der letzten Tankstelle auf der Autobahn vorbei, obwohl der Tank schon auf Reserve steht. Und dann wird es kritisch. 00:10:55-6#
Tanja: Man denkt, es wird schon irgendwie gehen, obwohl bereits alle Lichter aufleuchten. Auch das Thema Priorisierung ist super wichtig, denn man muss wissen, was einen wirklich weiterbringt. Wenn ich früher das Gefühl hatte, dass alles über mich hereinbricht, habe ich gerne die Eisenhower-Matrix angewandt und mich als Erstes gefragt, welche der Arbeiten wichtig und dringend sind. Es gibt Dinge, die muss man erledigen, weil das Gelingen von meiner Bearbeitung abhängig ist oder wo der Prozess stoppt, wenn ich es liegenlasse. Es ist schön, einen Mistkübel zu haben, in den man gewisse Arbeiten gedanklich hineinlegt, weil sie unnötige Zeit blocken und uns dem Ziel nicht näherbringen. Immer das Ziel vor Augen zu haben und Prioritäten entsprechend setzen, das bringt uns hin zu einer effizienten Arbeitsweise. 00:12:15-0#
Das nächste wichtige Thema ist der Umgang mit ungeliebten Aufgaben, die man vor sich herschiebt, also das Prokrastinieren. Ich weiß, ich müsste eine Tätigkeit erledigen, aber morgen ist doch schließlich auch noch ein Tag! Mit dieser Denkweise blocke ich mich mental, denn die Aufgabe ist da, und sie kreist immer in meinen Gedanken herum und behindert die Konzentration auf andere Arbeiten. Ich schweife gedanklich immer in Richtung der ungeliebten Aufgabe ab, und das blockiert meine Energie. Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, habe ich mir die Methode „Eat the Frog“ angewöhnt. Sie ist die Aufforderung, die unangenehmste Aufgabe des Tages als allererstes zu erledigen, noch bevor man sich mit irgendwelchen anderen Dingen beschäftigt. Sobald du diese Hürde genommen hast, ist der restliche Tag einfach zu bewältigen, und du läufst wie beflügelt durch die Gegend, weil du das Schlimmste bereits hinter dir hast. Eat the Frog sorgt nicht nur für mehr Leichtigkeit, sondern vor allem für mehr Motivation. Das hat mir persönlich extrem gut geholfen. 00:13:51-5#
Thomas: Ich habe zum Glück nur ab und zu mal einen Frosch, den ich schlucken muss, und auch ich schaue dann, dass ich es möglichst bald hinter mich bringe. Die Erleichterung danach, wenn die Aufgabe vom Tisch ist, ist ein sehr schönes Gefühl. Aus psychologischer Sicht ist das eine spannende Methode. 00:14:25-5#
Tanja: Jeder Mensch hat seinen eigenen Biorhythmus, und das ist auch ein Thema fürs Zeitmanagement. Ich bin beispielsweise ein Morgenmensch. Meine Motivation ist morgens am größten, und wenn der Tag frisch ist, schaffe ich auch meine Arbeit mit Leichtigkeit. Nachmittags falle ich in ein Tief. Es gibt Typen, deren Energie stabil über den Tag verteilt ist. Andere nehmen erst abends ihre volle Fahrt auf. Es ist deshalb wichtig, den eigenen Biorhythmus zu kennen, um sein Zeitmanagement zu optimieren. Die Pausen lege ich in die schwächeren Momente. 00:15:16-8#
Thomas: Ich bin wie du ein Morgenmensch. Abends oder nachts ist es mir nicht möglich, einen Bleistift anzuheben. 00:15:26-4#
Tanja: Das ist wahrlich eine Herausforderung, sozusagen schon fast ein Frosch! (Lacht) 00:15:32-2#
Thomas: Wir wissen jetzt, wie wir unsere Zeit bewusst einteilen können. Kommen wir zum Thema Delegieren. Jede Führungskraft sollte delegieren, vorausgesetzt, sie kann es. Und da beißt sich die Katze in den Schwanz. #00:15:58-6#
Tanja: Delegieren hat sehr viel mit Mindset zu tun, und zwar mit dem eigenen Mindset. Du hast es bereits angesprochen, Führung fängt bei einem selbst an. Sie ist nicht nur auf andere Personen bezogen, sondern es geht darum, wie ich über Verantwortung denke. Es ist ganz wichtig, nicht nur auf das Risiko zu schauen. Natürlich kann es sein, dass jemand die Arbeit nicht so sorgfältig erledigt wie man selbst oder vermeintlich nicht so gut erledigt. Meist dauern die Arbeiten länger, vor allem zu Beginn des Delegierens. Das Delegieren ist eines der wichtigsten Mittel und Wege, langfristig eine Erleichterung zu schaffen, nicht nur, was die Zeit betrifft, sondern vor allem im Bereich der Mitarbeiterentwicklung, bei der Förderung und Führung. Delegieren ist eine große Chance, die man erkennen muss und die uns unterstützt, das eigene Team mit Hilfe der Abgabe von Verantwortung und Aufgaben zu entwickeln. 00:17:10-0#
Das Delegieren funktioniert nicht immer sofort, aber das ist normal. Deshalb muss von Anfang an abgestimmt werden, was man von seinen Mitarbeitern erwartet, wenn man ihnen Aufgaben überträgt. Es muss sichergestellt sein, dass der andere verstanden hat, was das Ziel ist, und zwar so, wie man es selbst gemeint hat. Sprecht sehr detailliert miteinander und stimmt immer wieder ab, wohin die Reise gehen soll. Dem Mitarbeiter muss ein Vertrauensvorschuss entgegengebracht werden, und er muss hören, dass der Chef sagt, „ich weiß, dass du das kannst. Sag bitte Bescheid, wenn du Unterstützung benötigst.“ Dann kann man schauen, wie sich der Mitarbeiter entwickelt. Wie nimmt er die Aufgabe an, und was verbessert sich dadurch womöglich? 00:18:00-1#
Delegieren bedeutet, den Mitarbeitern Vertrauen zu schenken. Gerade die jüngere Generation, vor allem die Generation Z, benötigt Vertrauen. Das ist nicht die typische Generation, die an der kurzen Leine geführt und ständig kontrolliert werden will. Sie fordern Vertrauen und Flexibilität, und sie wollen Freiheit spüren. Mit dem Ausleben dieser Werte kann man Mitarbeiter emotional an sich binden, was in Zeiten des Fachkräftemangels sicher kein Fehler ist. Sehr wichtig ist auch, dass man dem Mitarbeiter eine einmal übertragene Aufgabe nicht wieder entzieht. Sollten Schwierigkeiten auftauchen, dann muss man natürlich unterstützend eingreifen. Fehlt vielleicht noch eine Information, Unterstützung und Einarbeitung? Aber auf keinen Fall sollte man den Auftrag zurücknehmen, weil der Mitarbeiter dadurch das Gefühl bekommt, dass er der Aufgabe nicht gewachsen ist. Und das ist sehr demotivierend. 00:19:13-9#
Thomas: Ich würde sogar noch ein bisschen weitergehen. Zu 95 Prozent liegt die Schuld immer bei dem, der delegiert und nicht bei dem, der ausführt, denn meist war die Aufgabe nicht klar genug definiert. Das widerlegt auch die Aussage, dass man nur selbst etwas richtig gut machen kann. Die kennst du sicher auch aus deinen Coachings. 00:19:54-2#
Tanja: Das Spannende ist, dass man mit der Übertragung von Verantwortung bei den Mitarbeitern Eigenschaften weckt, die man vorher nicht wahrgenommen hat. Jeder Mensch denkt anders, und dadurch entwickelt sich ein Perspektivwechsel auf eine Situation, auf eine Thematik oder ein Problem. Ich bin noch mit dem Grundsatz aufgewachsen, dass man sich das Wissen der Mitarbeiter zunutze machen sollte, denn nur das Wissen jedes einzelnen trägt zum Gelingen des Teams bei. Das lässt dich eine Extra-Meile gehen. Und dafür ist das Delegieren ein mega Werkzeug. 00:20:37-5#
Thomas: Und da schließt sich der Kreis, denn ich muss auch wissen, über welche Fähigkeiten meine Mitarbeiter verfügen. Ich muss mit ihnen kommunizieren, um ihre Qualitäten herauszufinden. Das ist wahnsinnig wichtig. 00:20:50-9#
Tanja: Ja, absolut. Das ist der ewige Kreis der Führung. 00:20:55-8#
Thomas: Es beginnt bei mir selbst, geht über die Mitarbeiter und führt schließlich wieder zurück. Ich habe viele Teams erlebt, wo das gut funktioniert hat. Wenn es nicht gut läuft, dann sollte man sich als Führungskraft selbst hinterfragen und auch die Mitarbeiter einbinden. Das Feedback der Mitarbeiter muss man proaktiv einfordern und immer wieder nachfragen, ob das Team noch etwas benötigt, um die Aufgabe umzusetzen. Oftmals scheuen sich die Mitarbeiter davor, Informationen von ihren Führungskräften einzufordern. 00:21:35-7#
Tanja: Es gibt auf beiden Seiten eine Hemmschwelle. Der Mitarbeiter hat Respekt vor dem Vorgesetzten, aber auch der Vorgesetzte scheut das Feedback, weil es nicht immer angenehm ist. Aber das ist genau der Punkt, wo die Selbstreflexion einsetzt. Feedback hilft mir, zu wachsen. Ohne Kommunikation kann man nicht wissen, was der Mitarbeiter braucht. Deswegen sind die Gespräche in beide Richtungen essenziell, um das Team und auch sich selbst zu entwickeln. 00:22:12-2#
Thomas: Wer tiefer in dieses Thema einsteigen will, kann sich gerne an dich und an deinen Geschäftspartner wenden, der übrigens im Herbst selbst in diesem Podcast zu Gast sein wird. Erzähl uns noch etwas über eure Akademie. 00:22:39-1#
Tanja: Unsere Akademie mit dem Namen kaea steht für nahbare und praxisorientierte Online-Kurse im Bereich Leadership und Sales. Seit April sind wir mit den ersten Kursen aus meinem Bereich „Ride into Leadership“ mit dabei. Mein Partner Tom wird mehr über seine eigenen Kurse erzählen, wenn er im Herbst hier zu Gast sein wird. In meinem Themengebiet geht es darum, wie man seine erste Führungsrolle souverän meistert. Du lernst, wie du ab Tag 1 die neue Position ohne Selbstzweifel ausführst, und wie du einen Plan erarbeitest, an dem du dich orientieren kannst. Bei den Seminaren setzen wir auf eine Kombination aus praxisorientiertem Videomaterial und persönlicher Begleitung. Die Videos schaut man sich in seinem eigenen Lerntempo an, und wir kommen als Mentor hinzu. Wir begleiten die Teilnehmer über viele Wochen hinweg bei Online-Sessions, bei denen wir individuell auf das jeweilige Thema eingehen. Schon jetzt ist das Projekt eine super spannende Erfahrung, weil wir nicht nur unser Wissen weitergeben, sondern auch, weil sich eine großartige Community gebildet hat, in der man sich austauschen kann. Und im Herbst wird noch einiges Neues hinzukommen. 00:23:59-3#
Thomas: Das hört sich mega spannend an, und wir freuen uns auch schon auf das Gespräch mit Tom im Herbst. In meinem Podcast hat der Gast immer das letzte Wort. Wenn du noch ein kurzes Shout-out an unsere Hörerinnen und Hörer hast, dann freuen wir uns jetzt darauf. Vielen Dank für deinen Besuch, liebe Tanja. Ich würde mich freuen, wenn wir das Thema Delegieren bei einem weiteren Treffen vertiefen könnten. 00:24:24-7#
Tanja: Sehr gerne. Danke vielmals. Eines der wichtigsten Güter ist definitiv die Zeit. Achte darauf, dass du Zeit gewinnst und sie sinnvoll nutzt, sowohl beruflich als auch privat. Vertraue darauf, dass das Delegieren und Abgeben am Ende des Tages dazu führt, dass du nicht nur Zeit, sondern auch ein gutes Team gewinnst. 00:25:10-2#
Thomas: Vielen lieben Dank für dieses super Interview. Die Links zur Tanja und zu ihrem Leadership-Kurs findest du natürlich in den Show Notes. Ich bedanke mich fürs Zuhören, machs gut und genieße deinen Tag. 00:25:39-6#
