Es war ein heißer Montagabend und ich saß in einem Wiener Gastgarten und wartete auf zwei Freunde, mit denen ich ein soziales Projekt planen und umsetzen wollte. Da ich ein wenig zu früh dran war, machte ich mich an den „Später lesen“-Ordner von Google Mail und durchforstete einige Newsletter, deren Betreffs spannend genug waren, um sie zu lesen. Kurz bevor meine Freunde eintrafen, öffnete ich einen Newsletter von Hermann Scherer mit dem Titel „Das Geheimnis des vierten Stapels“.

Hermann Scherer schrieb in diesem Newsletter über mein größtes Selbstmanagement-Problem und ich nahm mir vor, genau dieses jetzt endgültig anzugehen. Viel mehr Zeit blieb mir nicht, denn kurz darauf erschienen meine beiden Freunde. Trotzdem war mein Fokus genau auf dieses Thema gerichtet. Und was fiel mir in diesem Meeting auf: Auch die beiden hatten ein großes Problem mit der vierten Möglichkeit. In den darauffolgenden Tagen scannte ich alle Menschen, mit denen ich Kontakt hatte, auf diese vierte Möglichkeit ab, mit dem Ergebnis, dass unheimlich viele Menschen davon betroffen waren. Grund genug, einen Artikel zu diesem Thema zu schreiben, denn die Chance ist hoch, dass vielleicht auch du von diesem Problem betroffen bist.

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Mein größtes Selbstmanagement-Problem ist die vierte Möglichkeit

Bevor ich dir diese vierte Möglichkeit aber vorstelle, muss ich dir natürlich zunächst einmal die ersten drei Möglichkeiten erklären.

Die ersten drei Möglichkeiten

Wenn eine neue Aufgabe, eine neue Terminanfrage oder eine neue Verpflichtung vor deiner Tür steht, dann hast du im Normalfall drei Möglichkeiten zu reagieren:

• JA – das erledige ich sofort
• NEIN – das erledige ich nicht, das interessiert mich nicht, das will ich nicht
• JA, aber später – das erledige ich zu einem Termin, den ich nun sofort festlege

So weit, so logisch! Diese drei Stapel haben einen großen Vorteil: Die Sache ist abgehakt oder zumindest terminiert. Damit ist eine Entscheidung gefallen und sie kostet dich zukünftig weder Zeit noch Mühen.

Mein Problem – die vierte Möglichkeit

Leider gibt es eben nicht nur drei Möglichkeiten, sondern es gibt noch eine vierte. In meinem Fall heißt diese Möglichkeit „Schau ma mal“, aber sie versteckt sich auch hinter vielen anderen Formulierungen:

• Mal sehen.
• Seh ma dann ja.
• Werden wir dann sehen.
• Ich werd‘ mal schauen.
• Ich werd‘ mir das überlegen.
• Ich werd mir das noch durch den Kopf gehen lassen.
• Usw.

Diese vierte Möglichkeit heißt also, dass ich mir die Entscheidung offen lasse, anstatt sie sofort zu treffen. Ja, ich weiß schon, dass das in einigen wenigen Fällen sinnvoll sein kann. Zum Beispiel wenn du noch Informationen brauchst oder du dir noch andere Meinungen dazu einholen willst. Aber von solchen Fällen spreche ich hier nicht. Das Problem an dieser vierten Möglichkeit ist, dass sie viele Nachteile hat.

Die Nachteile der vierten Möglichkeit

Ich will dir hier mal fünf Nachteile aufzählen, auf die ich bei meiner Analyse des Problems gestoßen bin.

Der Zeigarnik-Effekt schlägt zu

Erledigte oder terminierte Aufgaben verschwinden aus dem Kopf, offene Aufgaben poppen jedoch immer wieder auf. Und meistens tun sie das in Situationen, wo man es am wenigsten brauchen kann (zum Beispiel wenn man an einer anderen Aufgabe hoch fokussiert arbeiten will). Fokus und Konzentration leiden also unheimlich darunter.

Zum Zeigarnik-Effekt habe ich schon einen ausführlichen Artikel geschrieben, den du hier nachlesen kannst, wenn dich das Thema näher interessiert.

Es ist unfair anderen Personen gegenüber

Mein Assistent weiß mittlerweile schon, dass „schau ma mal“ bei mir zu 99,9 % mit einem NEIN gleichzustellen ist und reagiert schon dementsprechend. Auch meine Familie und meine guten Freunde haben das offensichtlich schon mitbekommen. Personen, die mich aber nicht so gut kennen, haben gar keine Chance, das zu wissen oder zu erahnen.

Diesen Menschen mache ich vielleicht Hoffnung auf ein Ereignis, das aber mit großer Wahrscheinlichkeit nie eintreten wird. Und das ist alles andere als fair.

Auch jede nicht getroffene Entscheidung kostet Willenskraft

Eine nicht getroffene Entscheidung ist ja logischerweise auch eine Entscheidung. Nämlich die Entscheidung, eine Entscheidung eben nicht zu treffen. Und egal wie man es dreht und wendet, jede Entscheidung saugt Energie von deinem Willenskraft-Akku ab. Wenn du dieses Spiel der nicht getroffenen Entscheidungen öfters spielst, verbrauchst du unnötigerweise unheimlich viel Willenskraft.

Willenskraft, die in wichtigen Aufgaben oder Projekten besser eingesetzt hätte werden können.

Ich stehle mir Energie und Zeit

Da ich die Entscheidung vertagt habe, bedeutet das, dass ich sie zu einem Zeitpunkt in der Zukunft fällen muss. Das kostet Zeit und Energie, die genau genommen wegen nichts verschwendet wird.

Es nervt mich

Seit ich die Achtsamkeit darauf gelegt habe, fällt mir erst so richtig auf, wie oft ich die Worte „schau ma mal“ in den Mund nehme. Es passiert teilweise fast schon auf Autopilot. Und das nervt. Nein, das nervt sogar unheimlich!

Der Plan zur Lösung des „Schau ma mal“-Problems

Es wird also höchste Zeit, mir einen Plan für die Lösung dieses Problems zurechtzulegen. Also habe ich mir drei Schritte überlegt, wie ich das am besten angehen werde.

Loswerden Schritt 1: Achtsamkeit

Dazu stelle ich mir die folgenden Fragen, wenn ich wieder einmal die Wörter „schau ma mal“ in den Mund genommen habe:

• Zu welchen Zeitpunkten nutze ich sie?
• Warum nutze ich sie?

Ich stelle mir aber noch zwei weitere Fragen:

• Wie oft nutze ich sie?
• Wann nutze ich sie nicht?

Loswerden Schritt 2: Auswertung

Nachdem ich dieses „Schau ma mal“-Phänomen näher unter die Lupe genommen habe, bin ich an die Auswertung dieser Fragen gegangen und da haben sich ein paar spannende Muster gezeigt.

Warum nutze ich diese vierte Möglichkeit?

• Ich finde die Anfrage oder die Aufgabe nicht ganz unspannend. Unspannend im Sinne von, sie ist im Moment auf alle Fälle nicht interessant genug, aber vielleicht wird sie es ja noch und ich will mir diese Türe deshalb offen halten.
• Ich habe keine Willenskraft mehr, um eine Entscheidung zu treffen, weil ich schon zu müde, zu k.o. oder zu ausgelaugt bin.

Wann nutze ich die vierte Möglichkeit?

• Bei Terminanfragen
• Bei Anfragen zum testen von Tools, Apps und Programmen
• Wenn am späteren Abend noch Entscheidungen zu treffen sind (z.B. Bei Business-Meetings)

Wann nutze ich die vierte Möglichkeit nicht?

• Wenn es um Entscheidungen zu meinen eigenen Projekten, Kursen und Aufgaben geht
• Bei der Planung von Projekten und Aufgaben

Wie oft nutze ich sie?

Hier konnte ich kein Muster erkennen. Manchmal bis zu fünfmal pro Tag und an anderen Tagen wieder gar nicht.

Loswerden Schritt 3: Der Umsetzungsplan

Was fange ich nun mit all diesen Informationen an und wie kann ich sie in einen Plan einarbeiten? Hier findest du nun meine Antwort auf diese Frage:

Ein neuer Leitsatz für die kommenden Wochen

Um diesem Problem mehr Gewicht zu geben, habe ich mir für die kommenden Wochen einen neuen Leitsatz zurechtgelegt. Er lautet:

„Entscheider entscheiden – und sie entscheiden schnell!“

Eine Entscheidung für die Zukunft

Ich plane mir so gut es irgendwie geht für abends keine Business-Essen oder Business-Meetings mehr ein, in denen Entscheidungen getroffen werden. Solche Termine finden ab sofort mittags statt, denn da habe ich dieses Problem nicht. Wenn es sich gar nicht vermeiden lässt, muss ich untertags gut mit meiner Willenskraft haushalten. Wie das funktioniert, erkläre ich übrigens im Kurs „Disziplin, Selbstdisziplin, Willensstärke“ auf Selbstmanagement.rocks.

Klare Bewertung nach Chancen & Interesse

Ich habe mir zwei Kriterien herausgesucht, nach denen ich zukünftig den Satz „Schau ma mal“ durch eine Entscheidung ersetzen will. Diese beiden Kriterien lauten „Chance“ (was kann sich daraus für eine Chance ergeben, wenn ich hier ja sage) und „Interesse“ (wie sehr interessiert mich persönlich das Thema). Ich versuche diese beiden Indikatoren nach dem Schulnoten-System zu bewerten.

Die Regel dazu lautet: Werden beide Indikatoren mit einer Eins oder einer Zwei bewertet, sage ich JA oder JA, aber später. Ist das nicht der Fall, lautet die Antwort NEIN.

Ausnahmen zu dieser Regel

Ausgenommen sind lediglich Entscheidungen, bei denen ich noch nicht genügend Information als Grundlage für eine Entscheidung habe, oder Entscheidungen, zu denen ich mir noch die Meinung anderer einholen will.

In beiden Fällen gilt es aber, der betreffenden Person sofort eine Deadline für die Bekanntgabe der Entscheidung mitzuteilen: „Kann ich dir jetzt nicht beantworten, aber du hast eine endgültige Entscheidung bis spätestens … auf dem Tisch.“

Fazit für dein Selbstmanagement

Lege in den nächsten Tagen doch einfach mal die Achtsamkeit darauf, wie du Entscheidungen triffst und vor allem mit welchen Worten du dich vor Entscheidungen drückst. Falls du es als Problem einstufst, analysiere es genau und erstelle einen Lösungsplan, der für dich passt.

Ist das Problem einmal von Tisch, kannst du dich über ein klareres Außenprofil freuen sowie mehr Willenskraft, Energie und Zeit. Ach ja, und vielleicht kennst du ja einen oder mehrere Menschen in deinem Umfeld, die ebenfalls vom Problem der vierten Möglichkeit betroffen sind. Falls ja, dann leite den Link zu diesem Blogartikel doch einfach an die betreffende Person weiter.

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Thomas