Im Büroalltag fallen vielerlei Arbeiten an. Unterlagen müssen abgeheftet werden, E-Mails beantwortet und Rechnungen geschrieben und gezahlt werden. Glücklicherweise hat man heute die Möglichkeit, sich Unterstützung ins Boot zu holen und gewisse Aufgaben abgeben zu können. Outsourcing nennt man das. Und in den nachfolgenden Bereichen kann dies durchaus lohnenswert sein.

Nicht nur die Digitalisierung kann dabei helfen, im Büro mehr Struktur zu haben und effektiver zu arbeiten, auch das Thema Outsourcing sollte man definitiv im Fokus haben. Mit den richtigen Tools und Programmen kann man diese Strategie effektiv betreiben – allerdings sollte man vorab wissen, welche Methoden und Tools wirklich gut für die Individuellen Bedürfnisse geeignet sind, um die Büroarbeit effizienter zu gestalten. 

Outsourcing im Büro: Text und Co. einfach delegieren

So hat man vielfach natürlich die Möglichkeit, auf Freelancer zu setzen und diesen anstehende Aufgaben zu übertragen. Passen kann dies unter anderem bei der Ablage oder auch beim Verfassen von Briefen oder anderen Texten. Mit einem Briefing, durch das klar wird, welche Erwartungen es gibt, kann dabei in aller Regel nur wenig schief gehen, sodass man den Fokus selber auf andere, wichtige Aufgaben lenken kann.

Und auch im Bereich von Verwaltungsaufgaben kann sich Outsourcing durchaus rechnen. Zwar hat man in diesem Fall erhöhte Kosten, kann aber vielfach auch ein höheres Arbeitspensum bewältigen – und wird zudem unliebsame Aufgaben ganz einfach los. 

Jedoch muss nicht immer alles outgesourced werden was zu viel Zeit kostet oder schlichtweg nicht gemacht werden möchte. Bei Aufgaben wie beispielsweise der Buchhaltung und Rechnungsstellung kann auch mit Tools und Programmen Zeit gespart werden. Beliebt sind bei Selbstständigen oft Programme wie das zur Projektplanung von Evernote oder verschiedene Buchhaltungssoftware. 

Selbstständige müssen bei beiden Alternativen abwägen, inwieweit es sich lohnt, Hilfe bei der Büroarbeit ins Haus zu holen oder komplett auf das Outsourcing der Aufgaben zu setzen. Letzteres ist zumeist kostenintensiver, bringt jedoch auch Vorteile mit sich. Denn mitunter kann durch das Outsourcen von Büroarbeiten auch die Qualität gesteigert werden – zumindest dann, wenn man sich echte Experten auf ihren Gebieten an die Hand holt. Das fördert in vielen Fällen auch die Außenwirkung des eigenen Unternehmens, wodurch sich direkt noch ein weiterer Pluspunkt ergibt.

Das Sekretariat einfach ausgliedern

Auch die Sekretariatsarbeiten können in vielen Fällen ganz einfach ausgegliedert werden. Das umfasst direkt eine ganze Reihe an Tätigkeiten. Dazu zählen beispielsweise:

• Annahme und Weiterleitung von Anrufen
• Annahme und Vorbereitung von Post
• Optimierung der Organisation im Büro
• Vorbereitung von Meetings und Co.

Ebenso können aber auch ganze Abteilungen outgesourct werden, wodurch Mitarbeiter entlastet werden können und die Ausrichtung eines Unternehmens wieder neu geregelt werden kann. 

Dazu sind in den meisten Fällen auch schon Tools und Programme nützlich, durch die einzelne Aufgaben besser delegiert und an die passenden Ansprechpartner weitergegeben werden können. Jeder Mitarbeiter hat somit seine Kernkompetenz und kann in diesem Bereich seine Effizienz voll und ganz zur Geltung bringen. Jedoch kann auch hier ein externer Full Service Abhilfe leisten. Auf dem Markt gibt es für diese und weiter Aufgaben viele Anbieter wie beispielsweise den ebuero AG.

Viele Büros profitieren vom Outsourcing auf ganzer Linie

Im Großen und Ganzen bietet das Thema Outsourcing ein großes Potential und kann für Unternehmer und Selbständige gleichermaßen interessant sein. Durch das Abgeben von Aufgaben an Experten kann man den eigenen Fokus auf wesentliche Dinge richten und bekommt oftmals auch freie Slots für zusätzliche Aufgaben.

Und auch die eigenen Mitarbeiter kann man auf diese Weise entlasten und auf diese Weise das Arbeitsklima verbessern und nicht selten dafür sorgen, dass die anfallenden Arbeiten effektiver und motivierter erledigt werden.