Wenn du dich in meinen Newsletter einträgst, bekommst du nicht nur ein tolles Goodie, sondern auch eine Frage gestellt. Diese Frage lautet: „Nenne deine 3 größten Selbstmanagement-Porbleme!“. Viele meiner Leser beantworten diese Frage und ein Teil davon nennt das Verzetteln als großes Problem. 

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Warum verzetteln wir uns eigentlich?

Hier gibt es natürlich sehr individuelle Gründe, aber wenn ich dieser Frage gezielt nachgehe, bekomme ich meist eine der folgenden Antworten:

• „Ich bin Perfektionist und komme vom Hundertsten ins Tausendste.“
• „Ich verliere immer wieder den Faden, meist durch Störungen und Unterbrechungen.“
• „Ich verliere den Überblick über meine Aufgaben und/oder Projekte.“
• „Ich erledige die dringenden statt der wichtigen Aufgaben.“
• „Ich mache zu viele Dinge gleichzeitig.“

Na, erkennst du dich in einer oder vielleicht sogar in mehreren Antworten wieder? Kein Problem, denn auch für mich haben vor ein paar Jahren all diese Antworten gepasst.

Was tun gegen das Verzetteln?

Zum Glück gibt es Methoden und Strategien, mit denen du dich gegen das Verzetteln schützen kannst. Diese sechs Tipps hören sich möglicherweise recht simpel an, sind in der Umsetzung aber gar nicht so einfach, denn es gehört viel Disziplin dazu.

Tipp 1: Setze dir Zeitlimits

Egal ob es sich dabei um ein großes Projekt oder um eine kleine Aufgabe handelt: Setze dir unbedingt Zeitlimits. Für die Produktion dieses Artikels und des Podcasts habe ich ein Zeitlimit von 1,5 Stunden (ohne Recherche, die habe ich schon vor ein paar Tagen erledigt).

Damit stelle ich sicher, dass ich mich wirklich auf das Schreiben und Aufnehmen konzentriere und nicht nebenbei an irgendeiner anderen Aufgabe arbeite oder, noch schlimmer, auf Facebook surfe.

Hintergrund dieses Limitierens der Zeit ist das Parkinsonsche Gesetz, welches besagt, dass sich Arbeit in jenem Maße ausdehnt, in dem Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht.

Je mehr Zeit du also hast, umso mehr beschäftigst du dich mit Nebensächlichkeiten und umso höher ist die Chance, dass du dich verzettelst. Hast du hingegen nur wenig Zeit, wirst du dich auf das Wesentliche konzentrieren.

Vor allem Perfektionisten sollten sich diesen Punkt zu Herzen nehmen!

Tipp 2: Vermeide Störungen und Unterbrechungen

Viele Aufgaben kommen via E-Mail, werden telefonisch an dich herangetragen oder durch Kollegen übermittelt. Jede dieser „Störungen“ reißt dich nicht nur aus der Konzentration auf die aktuelle Aufgabe, sondern verleitet auch dazu, abzugleiten und sich zu verzetteln.

Die Lösung hierbei sind Fokus-Zeiten, zu denen du dich weder stören noch unterbrechen lässt und wirklich total fokussiert an deiner Aufgabe arbeiten kannst.

Vor allem, wenn du bei deiner Arbeit oft den Faden verlierst, solltest du intensiv analysieren, warum das so ist. Ich vermute, es wird zu 95 % an Störungen oder Unterbrechungen liegen.

Tipp 3: Arbeite mit einer Liste der nächsten Schritte

Stell dir vor, du arbeitest an einem großen Projekt, an dem viele Aufgaben hängen. Du hast eine dieser Aufgaben erledigt und musst dir jetzt erst mal überlegen, welche Aufgabe denn die nächste sein soll, die du abarbeitest.

Im Prinzip ist auch das nichts anderes als eine Unterbrechung, die dich möglicherweise dazu verleitet, dich zu verzetteln.

Daher lege ich für alle meine Projekte, egal ob kleine oder große, eine Liste der nächsten Schritte an. Denn nur so weiß ich genau, was ich nacheinander zu erledigen habe und kann, ohne mich zu verzetteln, von einer zur nächsten Aufgabe übergehen.

Tipp 4: Arbeite mit To-do-Listen

Ich weiß, dass für viele Menschen Aufgabenlisten einen faden Beigeschmack haben. Dies ist aber meiner Meinung nach nur der Fall, weil sie nicht richtig damit umgehen können.

Ich empfehle dir auf alle Fälle, mit solchen Listen oder den entsprechenden Apps und Tools zu arbeiten (hier findest du einen Vergleich von 3 Aufgaben-Managern).

Nimm dir einfach jeden Tag 15 Minuten Zeit, um deine Termine und Aufgaben zu koordinieren. In diesem Zusammenhang kannst du auf deine Aufgabenliste auch gleich die Zeitlimits für die einzelnen Aufgaben schreiben.

Durch diese klare Planung hast du deine Aufgaben immer im Blick und kannst sehr leicht das Verzetteln vermeiden. In diesem Artikel beschreibe ich dir meine Tagesplanung.

Tipp 5: Setze Prioritäten

Prioritäten setzen heißt, die wichtigen Aufgaben zuerst zu erledigen und bestenfalls Aufgaben gar nicht dringend werden zu lassen. Das Problem ist oftmals, dass es uns schwer fällt, die wirklich wichtigen Aufgaben zu identifizieren.

In der Regel hilft dabei die einfache Frage: Was bringt mir diese Aufgabe langfristig? Für meine Karriere? Mein Leben?

So lassen sich sehr leicht die wichtigen Aufgaben identifizieren und diese müssen dann auch immer oberste Priorität haben.

Tipp 6: Arbeite eine Aufgabe nach der anderen ab

Kein Multitasking! Das ist in der Regel nämlich kontraproduktiv und verleitet extrem zum Verzetteln. Ich rate dir daher, deinen Fokus und deine Konzentration immer nur auf eine einzige Aufgabe zu richten.

Fazit für dein Selbstmanagement

Diese sechs Tipps werden dir dabei helfen, das Verzetteln zu minimieren und dich fokussierter und konzentrierter an deinen Aufgaben arbeiten zu lassen.

Ich bin mir aber sicher, dass es noch mehr Tipps gegen das Verzetteln gibt. Welche Tricks wendest du an, um das Verzetteln zu vermeiden? Hinterlass mir doch einen Kommentar dazu. Vielen Dank!

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Liebe Grüße

Thomas

(Titelbild fotolia.de / Urheber: BillionPhotos.com)