Wenn du effizient und produktiv durch den Tag kommen willst, dann wirst du an einer optimalem Tagesplanung deiner Termine und Aufgaben nicht vorbei kommen. Daher werde ich dir in diesem Artikel jene 8 Schritte vorstellen, die du dafür umsetzen musst. Aber bevor ich dir diese 8 Schritte verrate, möchte ich dir mein Fazit eines produktiven Tages verraten. Also legen wir los!
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Das war ein produktiver Tag, wenn …
Die Antwort ist ganz einfach: Wenn ich am Ende des Tages alle Aufgaben und Termine erfolgreich absolviert habe und noch genügend Zeit für die schönen, angenehmen und wichtigen Dinge im Leben habe.
Das bedeutet zeitgleich, dass ich keine Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben musste. Und jetzt mal Hand aufs Herz, wie oft gelingt dir so ein Tag? An wievielen Tagen pro Woche, oder von mir aus auch pro Monat kannst du von dir behaupten, dass du keine Aufgaben oder Termine, aus welchen Gründen auch immer, nicht erledigen konntest?
Wenn das an mehr als einem Tag pro Woche stattfindet, dann solltest du dir ernsthafte Gedanken über deine Tagesplanung machen. Und genau das ist das Schlagwort um dir nun jene 8 Schritte vorzustellen, die deine Tagesplanung perfektionieren!
8 Schritte zur perfekten Tagesplanung
Bevor ich aber starte möchte ich dich davor warnen, alle 8 Schritte auf einmal umsetzen zu wollen. Gehe lieber Schritt für Schritt vor und integriere den nächsten Step erst, wenn der vorhergehende auch wirklich zur Gewohnheit wurde.
Schritt 1: Blocke Zeit
Die Tagesplanung zu erstellen ist keine Arbeit die zwischen Tür und Angel, oder schnell mal in 2 Minuten, erledigt ist. Dafür bedarf es den optimalen Zeitpunkt und auch die nötigen Tools.
Schritt 2: Setze Prioritäten
Es wird Tage geben, an denen du mehr Aufgaben zu erledigen hast, als du es zeitlich überhaupt schaffen kannst. In diesem Fall heißt es Prioritäten setzen und deine Aufgaben in genau der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.
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Schritt 3: Erstelle eine Liste der nächsten Schritte
Wer Projekte erfolgreich abarbeiten will, der braucht eine Liste der nächsten Schritte. Und genau diese Liste der nächsten Schritte hilft dir auch bei einer effizienten Tagesplanung, denn du brauchst die Aufgaben daraus nur noch zu übertragen.
Schritt 4: Arbeite ähnliche Aufgaben geblockt ab
Wie oft bearbeitest du deine E-Mails pro Tag? Wenn die Antwort „mehr als dreimal“ lautet, dann arbeitest du Aufgaben nicht geblockt ab (zumindest diese nicht). Aber gerade dieses geblockte Abarbeiten von Aufgaben ist eine Geheimwaffe für produktives Arbeiten.
Schritt 5: Reflektiere
Hast du schon jemals deine Tagesplanung reflektiert? 99,9% aller Menschen die ich kenne und befragt habe antworteten auf diese Frage mit „nein“. Und weißt du was, ich habe das lange Zeit auch nicht getan. Aber als ich damit begann verlieh das der Qualität meiner Tagesplanung, und damit auch meiner Produktivität, einen massiven Schub.
Schritt 6: Arbeite mit Checklisten
Verwendest du Checklisten? Nein? Dann vergeudest du viel Zeit, denn Checklisten sind nicht nur was für Flugzeug-Kapitäne und Freaks, sondern helfen auch Menschen wie dir und mir massiv weiter!
Schritt 7: Arbeite mit Vorlagen
Ebenso wie Checklisten erleichtern auch Vorlagen das Leben massiv. Verwendest du schon Vorlagen um dir den Tagesablauf einfacher zu gestalten? Nein? Das müssen wir ändern!
Schritt 8: Lass alles zur Gewohnheit werden
Nun, alleine das Wissen dieser sieben vorangegangenen Schritte nutzt dir gar nichts, wenn du es nicht schaffst sie alle zur Gewohnheit zu machen. Das bedeutet, dass die Tagesplanung mit diesen 7 Schritten ebenso automatisiert ablaufen muss, wie das Zähne putzen nach dem Aufstehen in der Früh, oder vor dem Schlafen gehen am Abend.
Hast du jetzt offene Fragen?
Wann ist mein optimaler Zeitpunkt für die Tagesplanung? Welche Tools benötige ich dafür? Wie kann ich meine Aufgaben und Termine am besten priorisieren und was mache ich mit jenen Dingen die übrig bleiben? Wie erstelle ich eine Liste der nächsten Schritte? Welche Aufgaben, neben meiner E-Mails, kann ich noch geblockt abarbeiten? Wie kann ich meine Tagesplanung reflektieren? Wie kann ich diese sieben Schritte zur Gewohnheit machen?
Vermutlich wirst du dir die eine oder andere, oder auch alle diese Fragen jetzt stellen, oder?
Die Antworten auf diese Fragen!
Die Antworten auf diese Fragen würden das Format eines Blog-Artikels bei weitem sprengen. Daher findest du auf SelbstmanagementRocks den Kurs „Projektmanagement mit Evernote & Todoist“, sowie den Kurs „Die optimale Wochen- & Tagesplanung“.
.Viel Erfolg dabei.
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Liebe Grüße
Thomas
