Checklisten sind der Grund warum das Flugzeug das sicherste Fortbewegungsmittel ist und nicht vorhandene Checklisten sind der Grund warum im Spital so viele Fehler passieren. In diesem Artikel will ich dich daher mitnehmen und mit dir über Gründe, Vorteile, Erstellung und Optimierung von Checklisten plaudern.

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Checklisten sind wichtige Helfer und dienen der Effizienzsteigerung, nahezu jeder von unser verwendet sie. Was? Du meinst du verwendest sie nicht, oder nur selten. Ich glaube du bist dir nur nicht bewusst, wie oft du Checklisten eigentlich verwendest. Eine der bekanntesten Anwendung einer Checkliste ist zum Beispiel der Einkaufszettel. Wir schreiben uns auf was wir alle brauchen, um nichts zu vergessen. Ist der Einkaufszettel länger haken wir die Dinge die schon im Einkaufswagen sind sogar ab oder wir streichen sie durch.

Ich selbst verwende eine Vielzahl von Checklisten. Zum Beispiel für Reisen, für die Wochen-, Monats- und Tagesplanung, für Besorgungen, für das Reinigen, Putzen und Entsorgen, sowie für einige Arbeiten die ich gerne Outsource. Ich werde dir am Ende dieses Artikels einige meiner Checklisten in einem Video vorstellen.

Wo dir Checklisten helfen

Bevor ich näher auf die Vorteile von Checklisten eingehen will, sollten wir zuerst einmal genauer unter die Lupe nehmen, für welche Tätigkeiten wir Checklisten eigentlich benötigen könnten. In welchen Bereichen helfen sie uns? Bei welchen Aufgaben erleichtern sie uns die Arbeit? Wann ist der Einsatz besonders sinnvoll?

Dinge die einen präzisen Ablauf erfordern

Es gibt viele Dinge in unserem Leben, in denen wir uns keinen Fehler erlauben sollten, weil die Folgen sonst schwerwiegend wären. Sie geben uns also Sicherheit, denn wir können Punkt für Punkt durchgehen und uns sicher sein keinen vergessen zu haben. Piloten verwenden zum Beispiel Checklisten, obwohl sie die Flugmanöver, bei denen sie zum Einsatz kommen, Tag für Tag durchführen. Trotzdem hat es fatale Folgen, wenn der Pilot zum Beispiel einmal vergessen sollte das Fahrwerk auszufahren, bevor er landet. Der Pilot hat durch die Checkliste also die Sicherheit nichts vergessen zu haben!

Im Spital sind erst in den letzten Jahren Checklisten hinzugekommen, um Fehler zu vermeiden. Eine OP-Checkliste auf der steht, dass die Instrumente nach der Operation abgezählt werden müssen, würde verhindern, dass Instrumente und OP-Werkzeug im Körper der Menschen Vergessen werden. Was leider immer wieder vorkommt und oft erst Jahre später entdeckt wird.

Neue Dinge für die wir noch keine Routine haben

Ideal ist der Einsatz von Checklisten aber auch für Dinge, die neu sind und für die wir noch keine Routine entwickelt haben. Ein simples Beispiel hierfür ist ein Aufenthalt in einer fremden Stadt. Wenn ich Seminare halte oder besuche, so schreibe ich mir die Anfahrtswege mit den öffentlichen Verkehrsmitteln immer heraus. Ich bin neu in der Stadt und muss erst eine Routine für den Anfahrtsweg zum Seminarort entwickeln. Nach 2-3 Fahrten kann ich die Checkliste dann wegwerfen, denn dann habe ich bereits eine Routine entwickelt. Auch bei meinem Guten-Morgen-Ritual habe ich zunächst einmal eine Checkliste gehabt, bis die Handlungen zur Routine wurden.

Wenn du Dinge zum ersten Mal machst, dann ist das immer ein Verlassen der Komfortzone und damit immer etwas was nicht unbedingt angenehm ist. Ich kann mir die Aufgabe erleichtern, indem ich eine Checkliste anlege und diese einfach Schritt für Schritt abarbeite. Das lindert die Nervosität und hilft mir dabei meinen Plan erfolgreich abzuarbeiten.

Im Moment integriere ich gerade Mobility- und Flexibility-Training in meine Workouts und ich mache das anhand einer Checkliste. Auf dieser Checkliste stehen einerseits die Übungen, die ich absolviere und andererseits auf ein paar Coaching-Punkte worauf ich bei der jeweiligen Übung achten muss, um sie auch richtig auszuführen.

Dinge die du nur selten machst

Außerdem verwende ich Checklisten für Dinge, die ich nur sehr selten mache. Ich werde dir im Video, in dem ich dir meine Checklisten vorstelle, eine Checkliste für die Entrümpelung meiner Wohnung zeigen. Einmal im Jahr werfe ich alle Dinge weg, die ich nicht mehr benötige. Das tue ich aber in einer festgelegten Reihenfolge. Da ich diese Handlung nur einmal im Jahr mache, brauche ich dafür eine Checkliste, denn ohne würde ich mich sicher nicht mehr an den Ablauf des letzten Jahres erinnern können.

Ein weiteres Beispiel ist Weihnachten, das bekanntlich ja nur einmal im Jahr stattfindet. Weihnachten ist eine Zeit, in der wir oft sehr gestresst sind. Einer der Hauptfaktoren dafür ist, dass wir zu viele offene Enden im Kopf haben. Wir wollen ein schönes und tolles Weihnachtsfest für uns und unsere Lieben. Dazu gehören Aufgaben, die wir teils schon Wochen vor dem eigentlichen Fest erledigen sollten, um uns dann den Stress kurz vor Weihnachten zu ersparen. Mein Weihnachtsfest ist sehr entspannt, denn ich habe mir ab Mitte November die Aufgaben schön aufgeteilt und arbeite sie dann einfach Schritt für Schritt ab. Stress empfinde ich dabei keinen, denn ersten habe ich einen Plan und zweitens die Sicherheit nichts zu vergessen.

Wie schon erwähnt, du kannst diese Weihnachtsfeier-Checkliste einfach von mir klauen. Alles, was du dazu tun musst ist ans Ende dieses Artikels zu scrollen.

Ausführung ist über einen gewissen Zeitraum verteilt

Ein weiterer Einsatzpunkt ist für Dinge, deren Ausführung über einen gewissen Zeitraum verteilt ist. Der Einfachheit halber verwende ich hier gleich einmal die oben genannten Beispiele. Ich kann meine Entrümpelungsaktion zum Beispiel anstatt geballt an einem Tag, auch an mehreren Tagen hintereinander durchführen. Sagen wir zum Beispiel ich wende für eine Woche lang, eine Stunde pro Tag für die Entrümpelung auf. Auch hier ist der Einsatz einer Checkliste natürlich optimal. Denn so weiß ich genau wo ich gestern stehen geblieben bin und kann an dieser Stelle weitermachen.

Ähnliches gilt für meine Weihnachtsfeier-Checkliste, auf der die ersten Aufgaben Mitte November beginnen und am 24. Dezember enden. Ein ziemlich langer Zeitraum und damit bestens für den Einsatz einer Checkliste auf der ich die erledigten Dinge abhaken kann geeignet.

Besonders wichtige Dinge

Dinge die mir besonders wichtig sind, sind ebenfalls vielfach ein Einsatzgebiet von Checklisten. Hier könnte ich, als Beispiel meine Aktienauswahl, in die ich investiere nennen. Bevor ich eine Aktie kaufe, gehe ich anhand einer Checkliste im vornherein definierte Kriterien durch, denen die Aktie entsprechen muss, bevor sie den Weg in mein Depot befindet. Entspricht die Aktie nicht all diesen Punkten, bzw. nicht einer vorher definierten Anzahl von Punkten (zum Beispiel 8 von 10), dann wird sie nicht gekauft. Hier geht es um meine Finanzen, die mir wichtig sind. Durch diese Regel + Checkliste kann ich auch meine Emotionen (im Finanzbereich sind das ja bekanntlich Gier und Angst) so gut es geht ausblenden. Und genau das ist der Grund, warum ich Checklisten einsetze.

Die Vorteile von Checklisten

Checklisten haben viele Vorteile, die wichtigsten davon stelle ich dir jetzt vor:

Sparen Zeit

Ja du hast richtig gehört, sie sparen Zeit. Viele meinen, dass die Erstellung einer Checkliste Zeit kostet. Das stimmt aber nicht. Natürlich muss ich mich einmal hinsetzen und die Checkliste erstellen (wie das funktioniert werde ich dir gleich noch vorstellen). Aber diesen Zeitaufwand hole ich bei regelmäßiger Anwendung locker wieder auf. Abgesehen davon, ist die Checkliste einmal erstellt, kann ich sie für immer verwenden. Maximal kleine Adaptierungsmaßnahmen fallen dann noch an, aber der Zeitaufwand für diese Updates ist kaum der Rede wert. Ist die Checkliste einmal erstellt, braucht man sich keine Gedanken mehr zu den Fragen wie ¨Was ist der nächste Schritt?¨, ¨Wo bin ich gestern stehen geblieben?¨, oder ¨Was ist noch zu tun?¨zu machen. Ich kann einfach darauf losarbeiten und so voll und ganz in meiner Arbeit aufgehen.

Hast du die Weihnachtscheckliste erstellt, eigentlich brauchst du sie in diesem Fall ja nur noch an deine Bedürfnisse anpassen, kannst du dir in der Vorweihnachtszeit nicht nur jede Menge Stress, sondern natürlich auch Zeit sparen. Denn du arbeitest die Dinge nach einem Plan ab und nicht in letzter Minute, weil du davor nicht dran gedacht hast.

Checklisten helfen beim strukturierten Arbeiten

Natürlich muss man sich bei der Erstellung Gedanken über die richtige Struktur machen. Aber ist das einmal geschehen, kann man nach einem klaren Schema die komplette Arbeit erledigen. Ich habe meine Einkaufscheckliste zum Beispiel so geordnet, wie auch das Geschäft vom Eingang bis zur Kasse angeordnet ist (1. Fleisch, Wurst, Käse; 2. Obst und Gemüse; 3. Kühlprodukte, 4. Getränke, 5. Tiefkühlprodukte, usw.). So brauche ich mir keine Gedanken mehr machen, wo ich was finde und ich brauche auch nicht noch einmal zur Wurstabteilung zurücklaufen, wenn ich schon bei der Tiefkühlabteilung bin, nur weil ich gerade draufgekommen bin, dass ich noch etwas auf meinem Einkaufszettel stehen habe, das ich noch aus dieser Abteilung brauche. Du siehst also, einmal Struktur hineingebracht und schon spare ich Tag für Tag Zeit beim Einkauf.

Und ebenso ist es bei der Weihanchts-Checkliste. Du brauchst vielleicht nur einmal einen Großeinkauf machen und an diesem Tag kaufst du nicht nur die Zutaten für die Weihnachtsbäckereien, sondern auch die Geschenke und bringt ganz nebenbei im selben Vorgang deinen Anzug für die Weihnachtsfeier in die Putzerei.

Checklisten erleichtern das Outsourcing

Die Reinigung meiner Wohnung übernimmt eine Reinigungskraft für mich. Ich habe mich einmal hingesetzt und Raum für Raum alles zusammengeschrieben, was ich erwarte, das von ihr gereinigt wird. Dann habe ich ihr die Liste übergeben und sie gebeten alle Punkte auf dieser Liste abzuarbeiten. Wenn sie mal im Krankenstand oder im Urlaub ist und die Firma eine Vertretung schickt, so brauche ich der nicht lang und breit erklären was sie zu tun hat, sondern drück ihr einfach die Liste in die Hand.

Checklisten bestimmen aber auch die Zusammenarbeit mit meinem Assistenten. Ohne ins Thema Delegieren ableiten zu wollen (dazu findest du hier spannende Infos), aber wir arbeiten enorm viel mit Checklisten. Nehmen wir diesen Blogartikel hier als Beispiel: Ich schreibe den Text, alles andere (formatieren, Artikelbilder einfügen und vieles mehr) übernimmt mein Assistent für mich. Dazwischen ist noch meine Lektorin Katrin Mallener im Einsatz und es kommen Podcasts bzw. Videos auch noch dazu. Wenn wir da nicht mit Checklisten arbeiten würden, wäre der Überblick recht schnell verloren. Vor allem arbeiten wir meist an mehreren Artikeln synchron.

Kopf frei bekommen

Eine Checkliste hilft außerdem dabei, den Kopf für die wirklich wichtigen Dinge freizubekommen. Starte ich ein neues Projekt, so ist das Erste, was ich erstelle, eine Checkliste, was ich alles zu tun und zu machen habe, bzw. was ich mir vornehme zu tun und zu machen. Somit brauche ich mir keine großen Gedanken mehr über den Ablauf und den nächsten Schritt des Projektes machen, sondern kann mir einfach die Checkliste zur Hand nehmen und die Sache ist erledigt. Ich brauche also keine Zeit und keine Gedanken verschwenden, sondern habe den Kopf frei für die Arbeit die zu erledigen ist, sowie für das Endziel des Projektes.

Auch hier ist die Weihnachts-Checkliste das optimale Beispiel. Hab ich alles gekauft? Hab ich eh nichts vergessen? Was brauche ich eigentlich noch alles? Was muss ich noch alles vorbereiten? All diese Gedanken ersparst du dir mit einer Checkliste.

Wie erstelle ich eine Checkliste?

Nachdem wir die wichtigsten Vorteile besprochen haben, geht es nun daran, wie man Schritt für Schritt eine Checkliste erstellt.

Brainstorming

Im Gedanken alle Schritte die nötig sind durchgehen. Hier kann man eventuell auch im Internet recherchieren, ob es schon Checklisten zu dem Thema, das ich suche gibt. Wenn ich zum Beispiel eine Checkliste dafür suche, welche Dinge für den kommenden Sommerurlaub in meinen Koffer gehören, werde ich hunderte solcher Listen im Internet finden. Diese brauche ich dann nur noch für meine Anforderungen adaptieren. Falls das Thema spezifischer und ausgefallener ist, muss ich mir selbst den Kopf zerbrechen und die einzelnen Schritte vorausschauend durchgehen.

Auch für das Erstellen meiner Weihnachtsfeier-Checkliste habe ich das Internet zu Rate gezogen und einige gute Checklisten gefunden. Diese habe ich abgearbeitet und daraus eine individuelle (die kannst du dir am Ende des Artikels herunterladen) und eine spezifische, die genau auf meine Bedürfnisse abgestimmt ist, erstellt.

Alles notieren

Im zweiten Schritt schreibe ich mir dann alle diese Punkte, die mir einfallen auf. Einfach nur mal ein Brainstorming machen und alles, was mir in den Sinn kommt aufschreiben.

Sortieren

Der dritte Schritt ist dann das Sortieren der Punkte. Ähnlich wie am Beispiel meiner Einkaufsliste wirst auch du deine Arbeiten einmal strukturieren müssen. Im Falle der Packliste kann eine Sortierung nach Kleidung, Hygieneartikel, Erste-Hilfe, Handgepäck, usw. erfolgen.

Gedanklich optimieren

Im vierten Schritt überprüfst du die Liste dann noch einmal gedanklich, ob der Ablauf so stimmig ist.

Praxistest

Schritt fünf ist dann schon der Schritt in die Praxis. Nun packst du deinen Koffer wirklich ein und fliegst in den Urlaub.

Liste adaptieren

Im letzten Schritt adaptierst du die Liste noch einmal. Wobei dieser sechste Schritt eigentlich laufend wiederholt werden sollte. Hast du also zum Beispiel die Sonnencreme vergessen, dann fügst du sie der Liste hinzu. Und waren dir 6 Paar Schuhe für eine Woche Urlaub viel zu viel, so streichst du zwei von der Liste. Hier geht es also um Updates, die aus Fehlern in der Checkliste resultieren. Viele dieser Fehler oder Probleme werden erst im Praxiseinsatz auftreten. Dann hast du den Fehler zwar einmal gemacht, da du die Liste aber aktualisierst, kannst du ausschließen, dass die der gleiche Fehler ein zweites Mal passiert!

Außerdem habe ich mit dem App Evernote immer alle Checklisten bei mir, ganz egal wo ich bin. Mehr über Evernote erfährst du auch auf meiner Membership-Plattform.

Du siehst also, das Arbeiten mit Checklisten hat viele Vorteile und so eine Checkliste ist gar nicht so schwer zu erstellen.

Meine Checklisten

In diesem Video stelle ich dir einige meiner Checklisten vor. Unter anderem findest du Checklisten, die ich für die Erstellung eines Blogs benötige, oder für die Veröffentlichung eines Artikels. Ich werde dir aber auch vorstellen, wie ich vorgehe, wenn ich die Küche reinige oder entrümple. Zu guter Letzt geht es dann noch um meine Checkliste, wenn ich verreise!

Fazit für das Selbst-Management

Checklisten helfen dir produktiv Punkt für Punkt Dinge abzuarbeiten. Damit ersparst du dir vermutlich unnötige Zwischenschritte und auch viel Denkarbeit. Die damit frei gewordenen Ressourcen kannst du dann für andere Dinge nutzen. Ist doch perfekt oder?

Vielleicht hast du ja auch noch ein paar Ideen zu den einzelnen Punkten, dann würde ich mich über ein Kommentar von dir freuen. Außerdem würde mich interessieren in welchen Bereichen du Checklisten einsetzt?

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas