Tagesplanung ist ein wichtiger Faktor, wenn du produktiv und effizient arbeiten willst. Daher freue ich mich, dass Mike Richter dieses Thema in diesem Gastartikel bearbeitet hat. Wenn du seine Tipps beherzigst, bist du schon einen ordentlichen Schritt weiter. Viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg bei der Umsetzung!

Ein Tagesplan ist ein hilfreiches Tool, wenn du produktiv und effizient Arbeiten möchtest. Wenn du bei der Tagesplanung ein gutes System anwendest, hilft dir das auch dabei, deine Prioritäten richtig zu setzen. In diesem Beitrag zeige ich dir mein System, dass ich im Laufe der letzten Jahre für mich entwickelt habe. Vielleicht hilft es auch dir dabei, deinen Zielen näher zu kommen?!

So ging es mir ohne Tagesplan

Als ich vor knapp 11 Jahren meine Firma gegründet habe, habe ich jeden Tag einfach „drauflos gearbeitet“. Ich hatte keinen Tagesplan. Ich habe einfach das gemacht, was mir gerade in den Sinn kam. Zu Anfang war das auch kein Problem für mich. Mit der Zeit fühlte ich mich dann aber immer mehr wie ein Passagier auf einem Boot, dessen Motor und Ruder ausgefallen ist. Ich wurde mal hier hin und mal dorthin getrieben. Das führte bei mir zu einer großen Unzufriedenheit. Ich wollte doch Kapitän sein und die Richtung vorgeben. Ich wollte nicht ein „Umhertreibender sein“. In dieser Zeit habe ich dann angefangen meinen Tag zu planen. Mit der der Zeit hat sich daraus das System entwickelt, dass mir heute dabei hilft, viel produktiver und effizienter zu arbeiten als noch vor einigen Jahren. Mein Tagesplanung mach ich meistens am Abend für den folgenden Tag. Konkret gehe ich dabei wie folgendermaßen vor:

#1 Fixe Termine aus meinem Kalender in den Tagesplan übertragen

Als aller erstes übertrage ich die festvereinbarten Termine des Tages in meinen Tagesplan. Um diese Termine herum planen ich dann meine weiteren Aufgaben. Wichtig ist dabei, dass du ggf. auch Reisezeiten vor und nach den Terminen einplanst. Ansonsten kommt dein Tagesplan dann durcheinander, was bei mir immer zu Stress und Ärger führt. 

#2 Die 3 Hauptaufgaben des Tages festlegen

Welche Tagesaufgaben anstehen, „sagt“ mir „Todoist“. Das ist mein Taskmanager. Aus der Aufgabenliste suche ich mir dann die drei wichtigsten Aufgaben heraus und notiere sie gesondert in meinem Tagesplan. Diese 3 Aufgaben sind die, die ich unbedingt erledigen möchte. Deswegen plane ich sie direkt zu Tagesbeginn ein – natürlich nur, sofern das auch möglich ist.

Um meine 3 Hauptaufgaben des Tages zu identifizieren, stelle ich mir zu jeder Aufgabe, die folgenden Fragen:

• • Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher?
  • Produziert diese Aufgabe Einkommen?
  • Entwickle ich mich durch diese Aufgabe weiter?
  • Leistet sie einen wichtigen Beitrag zu etwas Größerem?
  • Erlebe oder schaffe ich durch diese Aufgabe wertvolle oder intensive Momente?

Nur Aufgaben, für die ich eine der o.g. Fragen mit „ja“ beantworten kann, haben das „Potenzial zur Hauptaufgabe“. Sollten sich aus deiner Aufgabenliste mehr als drei Aufgaben zur Hauptaufgabe „qualifizieren“, liegt es an dir, deine wichtigsten 3 Aufgaben auszuwählen.

#3 Biorhythmus beachten!

Für eine effiziente Tagesplanung ist es wichtig, dass du deinen Biorhythmus kennst. Ich habe dafür über einen Zeitraum von 2 Wochen, jeden Tag meine persönliche Energiekurve erstellt. Dazu habe ich zu jeder Stunde auf einer Skala von 1 – 7 beurteilt, wie energiegeladen und kraftvoll ich mich fühle und wie viel „Schwung“ ich noch habe. Das Ergebnis daraus war meine persönliche Energiekurve.

Ich stehe in der Regel gegen 06:30h auf und beginnen meinen Arbeitstag ab ca. 8 Uhr. Von 8 bis 9 befinde ich mich in der sog. „Up-Phase“. Meine Energiekurve steigt an. Diese Zeit nutze ich für geistig anspruchsvolle Tätigkeiten.

Danach folgt bei mir zwischen 9h und 11h die „Primetime“. Das ist für mich die produktivste Tageszeit. Ich befinde ich mich dann meistens auf meinem persönlichen Leistungshoch. Die „Primetime“ nutze ich für

• • geistig anspruchsvolle Tätigkeiten,
  • Planungen,
  • ungeliebte Aufgaben oder
  • unangenehme bzw. anspruchsvolle Gespräche.

Nach 11h sinkt mein Energiepegel meist schon wieder ab. Bis ca. 13h befinde ich mich dann in der „Down-Phase“. Diese Zeit nutze ich für Routinetätigkeiten, z.B. E-Mails, Post und einfachen Kundensupport, sowie einfache Besprechungen und Kundentermine.

Zwischen 13h und 15h liegt bei mir das „Mittagstief“. Das ist die Zeit für meine Mittagspause, Sport oder anspruchslose Tätigkeiten.

Von 15h bis 16h folgt dann nochmal eine „Up-Phase“. Hier planen ich den kommenden Tag, erledige Routineaufgaben und setzte Besprechungen oder Kundentermine an.

Zwischen 16 und 18h habe ich dann nochmal ein Leistungshoch. Das ist zwar meist nicht mehr ganz so ausgeprägt wie meine „Primetime“ am Vormittag, aber oft doch noch sehr produktiv. In diesen 2 Stunden erledige ich anspruchsvolle Routinearbeiten oder nehme Kundentermine wahr.  Nach 18h steht dann meist Freizeit auf dem Programm.

Der Biorhythmus ist allerdings von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Deswegen solltest du deinen Mal analysieren. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, wie du deinen Biorhythmus effektiv nutzen kannst, empfehle ich dir das Buch „Energiekompetenz“ von Verena Steiner.

#4 Hauptaufgaben und übrige Aufgaben in Zeitblöcken planen

Wenn du deinen Biorhythmus kennst, kannst du deinen Tag auch in Zeitblöcke einteilen und deine einzelnen Aufgaben in die passenden Zeitblöcke zu verteilen. Die Blöcke helfen dir dabei deinen Tag zu planen und zu strukturieren.

Ich plane die Aufgaben aus meinem Taskmanager immer in die passenden Zeitblöcke ein. Meine Post würde ich z.B. niemals während der „Up-Phase“ oder meinen beiden „Tageshochs“ durchsehen. Dafür kann ich besser Zeiten verwenden, in denen ich nicht so leistungsfähig bin.

Wenn du deinen Tag mit Hilfe einer Tagesplanung strukturierst, wird es dir auch immer seltener passieren, dass du am Ende deines Arbeitstages noch einen Berg an offenen Aufgaben hast. Du lernst mit der Zeit immer besser einzuschätzen, was du an einem Tag schaffen kannst und was nicht. Das hilft dir dann auch dabei, deine Prioritäten richtig zu setzen.

#5 Tages-Review

Nach meinem Feierabend nehme ich mir meist noch 10 – 15 Minuten Zeit, um den abgelaufenen Tage Revue passieren zu lassen. Ich mache mir dann Notizen zu den folgenden Fragestellungen:

• • Auf welche 5 Tageserfolge bin ich heute stolz?
  • Für welche 5 Dinge bin ich heute dankbar?
  • Habe ich heute Sport gemacht? Was? Wie lange?
  • Was habe ich heute gelernt? Was ist heute sonst noch positiv gewesen?

Das hilft mir zum einen dabei den mit dem abgelaufenen Tag anzuschließen und ein positives „Mindset“ zu bekommen. Es hilft mir aber auch aus Fehlern zu lernen und diese abzustellen.

Zusammenfassung

Um deinen Tage effizient zu planen und auch effizient zu gestallten, solltest du folgendermaßen vorgehen:

1. 1. Übertrage fixe Termine aus deinem Kalender in deinen Tagesplan.
   2. Lege deine 3 Hauptaufgaben des Tages fest.
   3. Beachte bei der Tagesplanung deinen Biorhythmus.
   4. Planen deine Hauptaufgaben und deine übrige Aufgaben in die passende Zeitblöcke ein.
   5. Mach am Ende des Tages einen Tagesrückblick.

Du kannst dir meine „Vorlage für die Tagesplanung“ gerne als Muster herunterladen. Bitte denke daran, dass du vielleicht einen anderen Biorhythmus hast als ich. Deswegen musst du deine Zeitblöcke ggf. anders planen.

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer der AKG-Assekuranz-Kontor GmbH aus Velbert (BRD). Ich helfe Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst.

Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

In meinem Blog „Mike-Richter-hilft“ schreibe ich über das „papierlose Büro“ sowie „effizientes und effektives Arbeiten“. Außerdem bekommst du von mir dort auch hin und wieder mal ein paar Insidertipps zur privaten und betrieblichen Risikoabsicherung.

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas