Ist an einem Ort Chaos, dann breitet sich das recht schnell auf andere Orte aus. Warum das so ist, habe ich in meinem Artikel zum Broken-Window-Effekt erklärt. Es ist also kein Wunder, dass wir recht schnell im Chaos versinken und uns darin nicht mehr wirklich zurechtfinden. Aber keine Sorge, denn in diesem Artikel nehmen wir die einzelnen Chaos-Bereiche unter die Lupe und entwickeln Lösungsstrategien.
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Der Broken-Window-Effekt nochmal kurz erklärt: Wo Unordnung ist, da entsteht viel schneller Chaos. Wo aber Ordnung herrscht, da ist die Chance, dass Chaos entsteht, weit geringer. Das Problem: Wenn mal an einem Ort Unordnung entsteht, dann entsteht sie ganz schnell auch an Nachbarorten und vor allem greift das alles sehr schnell auf unseren Kopf über. Aus diesem Grund habe ich heute ein paar Orte, an denen besonders oft Chaos herrscht, herausgepickt.
Chaos im Büro bzw. der Wohnung
Ich nehme hier mal vorrangig auf das Büro Bezug, allerdings gilt das, was für dein Büro gilt, natürlich auch für die Wohnung.
Das Problem
Das Problem an Chaos im Büro ist, dass überall Ablenkung herrscht. Du wirst dich weit schwerer auf eine Aufgabe fokussieren können, wenn rund um dich herum viele weitere Aufgaben herumliegen und darauf warten, erledigt zu werden. Abgesehen davon fehlt dir natürlich der Platz zum Arbeiten und auch Kreativität entsteht im Chaos nur außergewöhnlich selten. Für die meisten Menschen gilt der Ausspruch „Ich brauche das Chaos um mich, um kreativ zu sein!“ nur als dumme und ignorante Ausrede.
Ein weiteres Problem ist, dass du sehr viel Zeit mit dem Suchen nach Dingen verschwendest und manchmal vielleicht gar nicht fündig wirst. Das sorgt natürlich zusätzlich für Frustration und einen ständig stockenden Arbeitsverlauf.
Die Lösung
In diesem Fall ist die Lösung recht naheliegend und sie heißt Entrümpeln und Reorganisieren. Deshalb habe ich dir hier ein paar einfache Tipps mitgebracht, wie du das schnell, einfach und effizient umsetzen kannst:
- Entscheide dich zunächst, ob du alles auf einmal (hoher Zeitaufwand) oder in mehreren Etappen (für die meisten einfacher umzusetzen) entrümpeln und reorganisieren willst.
- Besorge dir eine Dilemma-Kiste. Diese Kiste verwendest du für Dinge, von denen du noch nicht weißt, ob du sie behalten oder entsorgen willst. Die zwei Dilemma-Kiste-Regeln lauten: Du darfst nur eine einzige Dilemma-Kiste befüllen und wenn du nach einem halben Jahr nichts aus dieser Kiste wieder herausgenommen hast, wird sie komplett entsorgt.
- Besorge dir eine Transfer-Kiste. Diese Kiste bietet all jenen Dingen Platz, die du zukünftig gerne an einem anderen Ort aufbewahren willst, der aber noch nicht entrümpelt ist. Nach der Aktion muss die Kiste natürlich leer sein.
- Alles hat einen Ort, alles hat seinen Ort! Ich kenne Klienten, die haben sich die Orte der jeweiligen Gegenstände zusätzlich beschriftet. Das hat ihnen unheimlich dabei geholfen, Ordnung zu halten. Fakt ist, jedes Ding muss nach der Benutzung an seinen Ursprungsort zurück.
Ich habe schon viele Klienten dabei unterstützt, diese Aktion durchzuführen. Die häufigste Aussage, die ich nach Fertigstellung bekommen habe, war: „Endlich habe ich wieder Platz zum Atmen.“
Mitglieder der Selbstmanagement.rocks Masterclass finden die genaue Anleitung, wie sie schnell, einfach und effizient entrümpeln und vor allem reorganisieren, in den Kursen Büro-Gerümpel-Challenge und Gerümpel-Challenge.
Chaos im Kopf
Es stellt sich die Henne-Ei-Frage: Ist zuerst Chaos im Kopf und breitet sich dieses dann auf alle anderen Bereiche aus oder ist es umgekehrt? Ich habe in der Praxis festgestellt, dass zuerst das Büro und dann den Kopf zu entrümpeln die einfachere Variante ist.
Das Problem
Falls du meinen Artikel zum Zeigarnik-Effekt gelesen hast, dann weißt du, dass wir Menschen uns unerledigte Aufgabe viel besser merken als Aufgaben, die wir erledigt haben. Das ist eigentlich gut so, hat aber den Nachteil, dass alle offenen Aufgaben ständig in unserem Kopf aufpoppen und uns bei der Abarbeitung der momentanen Aufgabe stören.
Aus diesem Grund springen wir oft zwischen Aufgaben hin und her, ohne sie tatsächlich fertigzustellen. Wir fühlen uns, als wären wir am hustlen, sind ständig aktiv und bringen aber doch nichts fertig. Man bekommt irgendwie den Kopf nie frei und die Gedanken an Aufgaben und Projekte rattern ständig im Kopf herum.
Falls dem bei dir so ist, dann herrscht bei dir vermutlich Chaos im Kopf.
Die Lösung
Du hast zwei Möglichkeiten, diese Störgedanken loszuwerden:
- Du erledigst die entsprechende Aufgabe.
- Du planst, diese Aufgabe zu erledigen.
Aber Vorsicht bei Punkt 2, denn du musst deinem Gehirn schon glaubhaft vermitteln, dass du sie auch erledigst. Ein „Ich erledige das in nächster Zeit“ wird die Störgedanken kaum abstellen können. Wenn du es aber in deinem Aufgabenmanagement-Tool für nächsten Mittwoch mit erster Priorität einträgst, dann wird das viel einfacher sein.
Chaos in meinen Terminen
Es gibt Menschen, die vergeben ein und denselben Termin zwei Mal, was, solange das Klonen von Menschen nicht erfunden wurde, ein ziemlich gewagtes Unterfangen ist. Aber es muss nicht mal so schlimm sein, selbst wenn ich meine Termine vollkommen unstrukturiert über den Tag verteilt plane, mache ich mir die Erledigung meiner Aufgaben schwer bis unmöglich.
Die Probleme
- Du hast zu viele Termine, aber keine Zeit, deine Aufgaben zu erledigen.
- Dir fehlt die Übersicht über deine Termine.
- Du vergibst Termine doppelt oder dreifach.
- Du bist ein Getriebener deiner Termine.
Die Lösung
Auf den ersten Blick mag sich die Lösung, die ich dir nun anbiete, ein wenig absurd anhören, aber du solltest sie dir trotzdem durch den Kopf gehen lassen. Sie lautet:
„Nutze ein Buchungssystem für deine Termine!“
Ja, ich weiß schon, das funktioniert natürlich nur die Hierarchie hinunter und nicht hinauf, aber es ist trotzdem eine spannende Möglichkeit, deine Termine zu strukturieren. Alle, die mit dir reden wollen, müssen einen Termin buchen. Das hat zwei Vorteile:
- Du bekommst Struktur in deine Termine.
- Dein Gegenüber hat ebenfalls einen klaren Plan, wann er mit dir sprechen kann.
Viele schrecken davor zurück, weil sie meinen, Kunden damit zu vergraulen. Aber das genaue Gegenteil ist der Fall, denn 95 % aller Menschen gefällt diese Klarheit. Und es gibt einen weiteren Vorteil: Die Terminvereinbarung entsteht, ohne darüber kommunizieren zu müssen. Vollkommen automatisch landet der Termin in deinem Kalender und wenn die betreffende Person verschieben oder absagen muss, dann passiert das ebenfalls automatisch.
Außerdem kannst du so regulieren, dass deine Termine immer nachmittags stattfinden und du vormittags Zeit für die Erledigung deiner Aufgaben hast.
Chaos in meiner Planung
Dass Fehler in der Planung Auswirkungen auf das Geschehen haben, ist mittlerweile jedem klar.
Die Probleme
- „Meine To-do-Liste ist jetzt schon voll und wird immer voller.“
- „Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.“
- „Ich kann keine Prioritäten setzen oder setze sie falsch.“
- „Ich kenne meine Zeitbudgets nicht.“
Die Lösung
In diesem Fall heißt es zurück an den Start. Bestimme zunächst einmal deine ideale Woche und sieh dir die Zeitbudgets an, die du in dieser idealen Woche vergibst. Dir zu erklären, wie du dabei im Detail vorgehst, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen.
Daher lade ich dich ein, dich zu meinem kostenlosen Wochen- & Tagesplanung-Online-Workshop anzumelden. Alles Informationen dazu findest du hier.
Chaos in meinem Computer
Deine Festplatte ist mit Ordnern in 27 Ebenen vollgestopft und du verbringst mehr Zeit mit dem Suchen als mit dem Arbeiten? Dein Desktop ist bis auf den letzten Pixel ausgefüllt? Ja, dann bist du von Chaos im Computer betroffen. 😉
Die Probleme
- Du suchst, anstatt zu finden.
- Dein Desktop lenkt dich nur ab.
- Du hast dutzende Fenster geöffnet.
- Dein Browserfenster hat dutzende offene Tabs.
Die Lösung
Auch am Computer gilt: Alles hat einen Ort, alles hat seinen Ort! Um wirklich effizient am Computer arbeiten zu können. kommst du nicht darum herum, eine neue Ordnerstruktur zu schaffen.
Für Mitglieder von Selbstmanagement.rocks gibt es im Kurs Büro-Gerümpel-Challenge ein eigenes Modul, das dir zeigst, wie du das am besten anstellst.
Chaos in meinem Leben
Diesen Ausspruch höre ich besonders oft. Einerseits gilt er vermutlich als Metapher dafür, dass in vielen Lebensbereichen Chaos herrscht, andererseits ist damit aber wahrscheinlich in vielen Fällen auch die Lebensplanung gemeint.
Die Probleme
- Du weißt nicht, wo genau du stehst.
- Du weißt nicht, wo genau du hinwillst.
Es fehlt dir an Orientierung und möglicherweise auch an Klarheit und Ressourcen.
Die Lösung
Zunächst einmal musst du dazu eine Statusanalyse machen. Diese wird dir dabei helfen, Klarheit darüber zu bekommen, wo genau du im Moment überhaupt stehst. In weiterer Folge gilt es dann, eine Vision oder ein großes Ziel zu entwickeln.
Wie genau du dabei vorgehen solltest, würde den Rahmen dieses Artikels bei Weitem sprengen. Mitglieder der Selbstmanagement.rocks Masterclass finden die genaue Vorgehensweise im Kurs Erfolgs-Challenge!
Chaos im Führungsstil
Wer sich selbst nicht managen kann, der kann auch keine anderen managen.
Die Probleme
- Das Delegieren funktioniert einfach nicht.
- Die Aufgaben landen in Form von Fragen immer wieder auf deinem Schreibtisch.
- Dein Team agiert genauso chaotisch, wie du das tust.
Die Lösung
Kümmere dich in erster Linie mal um dein eigenes Selbstmanagement. Nicht nebenbei, nicht zwischendurch, sondern richtig! Ja, das braucht Zeit, aber das ist ein Zeitinvestment, das sich auf alle Fälle lohnen wird.
Ich habe in meinen Team-Trainings immer mit den Führungskräften begonnen, ihr Selbstmanagement zu überprüfen und gegebenenfalls zu verbessern. Jene Führungskräfte, die sich darauf eingelassen haben, hatten allesamt den Aha-Effekt. Denn ohne davor mit einem einzigen Mitarbeiter gearbeitet zu haben, hat sich die Arbeit im Team und vor allem das Delegieren von Aufgaben massiv verbessert.
Erst in weiterer Folge haben wir direkt am Delegieren gearbeitet. Falls du daran Interesse hast, kannst du dir sehr gerne mal meine Delegieren Masterclass ansehen.
Das Fazit für dein Selbstmanagement
Wenn du das Gefühl von Chaos im Alltag oder im Leben hast, dann nimm dir auf alle Fälle einen Bereich nach dem anderen vor. Sei gründlich dabei, lieber etwas mehr Zeit investieren und dafür dauerhafte Erfolge feiern, als zu schnell vorzugehen und dafür nur ein Strohfeuer abzubrennen.
Lass zukünftig so wenig Chaos wie möglich zu und sei achtsam im Erkennen von Chaoszonen. Je schneller du ein kleines Chaos im Keim erstickst, umso weniger Aufwand ist das im Gegensatz zu einem großen Chaos.
Ich wünsche dir dabei viel Erfolg!
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Liebe Grüße
Thomas
