Fühlst du dich von der Arbeit überfordert und weißt nicht, wie du deinem Chef deine Situation offenbaren sollst? Mit diesen Tipps meisterst du dieses schwierige Gespräch und schaffst die Grundlage für eine gemeinsame Lösung.

Überforderung im Job ist ein weitverbreitetes Problem, das oft zu Stress und Frustration führt. Die Herausforderung besteht darin, diese Überforderung deinem Chef mitzuteilen, ohne dass es zu Missverständnissen oder negativen Konsequenzen kommt. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du dieses Gespräch erfolgreich führen kannst.

 

 

Vorbereitung ist alles

Die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Gespräch über deine Überforderung im Job. Es geht darum, deine Anliegen sachlich und fundiert darzulegen.

Sammle stichwortartige Notizen

Beginne damit, konkrete Beispiele zu notieren, welche Aufgaben dich besonders belasten und warum. Durch die Sammlung solcher Notizen kannst du deine Aussagen im Gespräch besser untermauern. Du könntest etwa notieren:

• „Projekt XY benötigt wöchentlich 10 Stunden, obwohl nur 5 Stunden eingeplant sind.“
• „Die wöchentlichen Meetings dauern doppelt so lange wie vorgesehen.“

Analysiere deine Arbeitsbelastung

Nimm dir Zeit, deine Arbeitsbelastung zu analysieren. Wie viel Zeit benötigst du realistisch für die einzelnen Aufgaben? Gibt es wiederkehrende Aufgaben, die optimiert oder delegiert werden könnten? Ein realistisches Bild deiner Arbeitsbelastung hilft dir, fundierte Argumente zu liefern.

• Beispiel: „Ich verbringe täglich zwei Stunden mit der Beantwortung von E-Mails. Diese Aufgabe könnte teilweise an einen Assistenten delegiert werden.“

Stelle Lösungsansätze vor

Zeige Eigeninitiative, indem du bereits im Vorfeld mögliche Lösungsansätze entwickelst. Dies könnte die Umverteilung von Aufgaben, die Einführung effizienterer Arbeitsprozesse oder die Einstellung zusätzlicher Unterstützung beinhalten.

• Beispiel: „Ein wöchentliches Team-Meeting könnte helfen, Aufgaben effizienter zu verteilen und den Kommunikationsaufwand zu reduzieren.“

Wähle den richtigen Zeitpunkt

Der Zeitpunkt des Gesprächs ist ebenso wichtig wie die Vorbereitung. Ein ungünstiger Zeitpunkt kann die Gesprächsdynamik negativ beeinflussen.

Vermeide Stresssituationen

Sowohl du als auch dein Chef sollten während des Gesprächs nicht unter Druck stehen. Suche dir einen ruhigen Zeitpunkt, an dem ihr ungestört sprechen könnt. Idealerweise nach einer erfolgreichen Projektphase oder während einer ruhigeren Zeit im Arbeitsalltag.

Plane ausreichend Zeit ein

Das Gespräch sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. Plane genügend Zeit ein, um deine Anliegen ausführlich zu schildern und auf Fragen deines Chefs eingehen zu können.

Offene und ehrliche Kommunikation

Ehrlichkeit und Offenheit sind entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und konstruktive Lösungen zu finden.

Starte mit einer positiven Einleitung

Beginne das Gespräch positiv. Bedanke dich für die Wertschätzung deiner Arbeit und betone deine Motivation, weiterhin gute Leistungen zu erbringen.

• Beispiel: „Ich schätze die Unterstützung und das Vertrauen, das Sie mir entgegenbringen. Meine Motivation, erfolgreich zu arbeiten, ist nach wie vor hoch.“

Beschreibe deine Situation sachlich

Erkläre deinem Chef die aktuelle Arbeitsbelastung und nenne konkrete Beispiele. Vermeide dabei Schuldzuweisungen oder emotionale Vorwürfe. Konzentriere dich auf die Fakten.

• Beispiel: „Die wöchentliche Berichterstellung nimmt mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich geplant. Dies führt dazu, dass ich andere Aufgaben vernachlässigen muss.“

Konzentriere dich auf Lösungen

Präsentiere die Lösungsansätze, die du dir im Vorfeld überlegt hast. Sei offen für weitere Vorschläge deines Chefs und diskutiert gemeinsam mögliche Schritte.

• Beispiel: „Eine mögliche Lösung wäre die Automatisierung bestimmter Berichtsfunktionen. Ich bin offen für weitere Vorschläge Ihrerseits.“

Sei lösungsorientiert

Bringe deine Bereitschaft zur Zusammenarbeit und zum Finden einer gemeinsamen Lösung deutlich zum Ausdruck.

• Beispiel: „Ich bin bereit, alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen und freue mich auf Ihre Unterstützung bei der Umsetzung.“

Nachbereitung

Nach dem Gespräch ist es wichtig, die besprochenen Punkte und vereinbarten Maßnahmen festzuhalten und umzusetzen.

Zusammenfassung der Ergebnisse

Halte die wichtigsten Punkte des Gesprächs sowie die vereinbarten Schritte in einem kurzen Protokoll fest. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Umsetzung der Maßnahmen zu verfolgen.

• Beispiel: „Wir haben vereinbart, dass die Berichterstellung automatisiert wird und dass ich künftig Unterstützung bei der E-Mail-Bearbeitung erhalte.“

Setze Fristen fest

Legt gemeinsam fest, bis wann welche Aufgaben erledigt sein sollen und wann eine erneute Abstimmung stattfindet.

• Beispiel: „Bis Ende des Monats wird die Automatisierung der Berichte umgesetzt und wir überprüfen den Fortschritt bei unserem nächsten Meeting.“

Bleib dran

Verfolge die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen und informiere deinen Chef proaktiv über deinen Fortschritt.

• Beispiel: „Ich werde regelmäßig Updates geben, wie sich die Änderungen auf meine Arbeitsbelastung auswirken.“

Fazit

Überforderung im Job ist ein ernstes Thema, das eine offene und lösungsorientierte Kommunikation erfordert. Mit einer gründlichen Vorbereitung, dem richtigen Timing und einer sachlichen Gesprächsführung kannst du gemeinsam mit deinem Chef Wege finden, deine Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Indem du proaktiv Lösungen vorschlägst und die Ergebnisse konsequent nachverfolgst, trägst du dazu bei, ein produktives und unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen.

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Liebe Grüße

Thomas