Dieser Artikel ist der Start einer kleinen Serie die vor allem das Selbstmanagement von Unternehmern und Selbstständigen betrifft. Aus eigener Erfahrung weiß ich, wie mühsam Dinge wie Rechnungen, Steuer und ähnliches sind. Daher freue ich mich mit Liss Heller von Heller Consult eine fachkundige Person gefunden zu haben, die hier jede Menge spannende Tipps gibt!
Mit diesen Selbstmanagementtipps strukturieren Sie Ihre Belege und sparen Ihrem Steuerberater damit Zeit und sich selbst Kosten!
Der Horror jedes Steuerberaters und jeder Steuerberaterin ist der berühmt-berüchtigte Schuhkarton voller loser Belege. Nein, ganz so stimmt das nicht. Wenn nämlich der Klient Alfred Hitchcock, Stephen King oder Joan Rowling heißt und uns beauftragt: „Macht das für mich, ich hab anderes zu tun“, dann sind wir zur Stelle. Nur: es kostet halt a bisserl mehr.
Wie entkommst Du dem Schuhkarton, wenn Du nicht mehr Honorar zahlen möchtest? Da ist selbst Hand anlegen angesagt!
Tipp 1: Rechnungsarten richtig erkennen
Wenn die Buchhaltung Rechnungen aufweist, die nicht korrekt ausgestellt sind, kann das bei einer späteren Betriebsprüfung zum Problem aufpoppen. Als Unternehmer kennen Sie sicher diese zwei Kategorien an Rechnungen
Eingangsrechnungen (ER‘s): Die bekommen Sie, wenn Sie Leistungen in Anspruch nehmen oder Produkte für Ihr Unternehmen erwerben. Der Begriff „Eingangsrechnung“ leitet sich vom Posteingang ab. Ihr Lieferant, Ihr Dienstleister verrechnet Ihnen das „Gekaufte“. Enthält die Rechnung Umsatzsteuer, ist diese ein „Durchlaufposten“. Sie dürfen diese Umsatzsteuer innerhalb der Unternehmerkette als Vorsteuer geltend machen. Monatlich bzw. quartalsweise im Rahmen Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) können Sie sich diese Vorsteuer zurückholen bzw. die zu zahlendende Umsatzsteuer reduzieren.
Was heißt hier Unternehmerkette:
Nur wer Leistungen oder Waren im Rahmen seiner unternehmerischen Tätigkeit bezieht, hat ein prinzipielles Recht, die fakturierte Vorsteuer geltend zu machen. Als Konsument steht ihm/ihr nicht diese Option zu.
Ausgangsrechnungen (AR‘s): Für Ihre erbrachten Lieferungen/Leistungen, stellen Sie Ihren Kunden eine AR aus. Bei einem Kunden aus Österreich verrechnen Sie dabei österreichische Umsatzsteuer, und zwar zum Normalsteuersatz 20%. In einigen Sonderfällen auch 10% (ermäßigte) und 13%. Grenzüberschreitend gibt es Exportrregelungen(EU,Drittland).
Tipp 2: Die richtigen Rechnungsmerkmale erkennen
- Kleinbetragsrechnungen, also bis 400 € inkl. USt.
6 Rechnungsmerkmale.
- Name und Anschrift des Leistenden/Liefernden
- Ausstellungsdatum
- Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
- Tag oder Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung
- Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung (brutto inkl. USt)
- Steuersatz
- Rechnungen über 400 € inkl. USt.
10 Rechnungsmerkmale. Zu den oben erwähnten kommen noch folgende hinzu:
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Name und Anschrift des Empfängers
- Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
- UID-Nummer der Leistenden/Liefernden
- Rechnungen über 10.000 € inkl. USt.
Insgesamt 11 Rechnungsmerkmale. Zu den vorherigen muss noch zusätzlich die UID-Nummer des Empfängers, d.i. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, sofern dieser Unternehmer ist, angegeben werden.
- Reverse Charge Rechnungen
Hierbei handelt es sich um Leistungen, die Sie als österreichischer Unternehmer an einen anderen EU-Unternehmer erbringen. Um keine österreichische Umsatzsteuer in Rechnung stellen zu müssen, brauchen Sie die UID-Nummer des Empfängers (diese sollten Sie geprüft haben) und ein auf der Rechnung angebrachter Hinweis auf „Übergang der Steuerschuld“.
.Tipp 3: Belege richtig ordnen
- Legen Sie sich einen eigenen Ordner an
Beschreiben Sie jeden Ordner genau mit dem, was sich darin befindet und holen Sie sich Trennblätter, Trennblätter, Trennblätter. Also für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bank, Kassa, Kreditkartenabrechnungen und Reisekosten. Außerdem empfiehlt es sich, für jede Bankverbindung ein eigenes Trennblatt einzusetzen.
- Bringen Sie die Belege in eine chronologische Reihenfolge
Grundregel: alt unten, neu oben!
Z.B.: Bankbelege. Originalkontoauszüge ordnen Sie nach Auszugsdatum (z.B.: der 01. Jänner ganz unten und dann aufsteigend) und Onlineauszüge ordnen Sie nach Datum.
- Überprüfen Sie, ob die Belege vollständig sind
Die wichtigste Buchhaltungs-Grundregel lautet: KEINE BUCHUNG OHNE BELEG!
Und vorher schon: KEINE ZAHLUNG OHNE RICHTIGE EINGANGSRECHNUNG. So veranlassen Sie Ihren Lieferanten, ein inkorrekt oder nachlässig ausgefüllte Rechnung zeitnah zu berichtigen.
- Was tun, wenn ein Beleg abhandengekommen ist?
- Wenn möglich, fordern Sie die Rechnung nach
- Sollten Sie kein Rechnungsduplikat erhalten, erstellen Sie einen Ersatzbeleg
- Bei Bankbelegen lassen sich abhanden gekommene Auszüge durch Telebanking leicht rekonstruieren
Tipp 4: Belege zuordnen
Bestimmte Erlöse und Aufwendungen sind vielleicht Projekten zuzuordnen? Oder Sie wollen mehr Transparenz und daher eine Profitcenter-Auswertung? Eine Kostenstellen-Zuordnung? Klarheit bei der Vorgangsnummer/Lieferung? Hier können eindeutige Codes auf dem jeweiligen Beleg Ordnung verschaffen. Die meisten Buchhaltungsprogramme können klar definierte Geschäftsfälle abbilden. Damit Sie ein besseres Gefühl für Ihr Business bekommen.
Tipp 5: Nur fürs Finanzamt
Verabschieden Sie sich von der Meinung, Sie müssten die Belegaufbereitung nur für den Fiskus machen. Ihr Rechnungswesen dient in erster Linie dafür, Ihre geschäftliche Entwicklung abzubilden, Schlüsse für die Vergangenheit und Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Ihre Buchhaltung ist ein simples System, darüber zu berichten – nicht durch narrative Prozesse, sondern durch Zahlen und Codierungen. Mit der Zeit lernen Sie, diese Codes und deren Darstellung schnell zu lesen – oft muss ich nur mit dem Augen einen Blick draufwerfen und weiß schon, wie der Hase läuft.
Tipp 6: Digitales Büro
Es geht auch papierlos. Mit kleinen feinen Apps, Einscannen, Einspeichern, Excel-Listen erstellen und tollen Gadgets. Was immer Sie abspeichern, muss plausibel und nachvollziehbar sein, in kurzer Zeit ausdruckbar werden und Ihre steuerlich relevanten Belege fälschungssicher machen.
Kontaktieren Sie uns unter info@hellerconsult.com
Wir machen Ihr Unternehmerleben HELLER!
Autorenprofil
Liss Heller ist Unternehmerin, Motivatorin und Keynote Speakerin aus Leidenschaft. Ihr Motto lautet: „Denken – nicht Grübeln, Wagen – nicht Zögern, Vertrauen –nicht Zweifeln, Entscheiden im richtigen Augenblick und große Visionen haben“.
Die Betriebswirtin, Steuerberaterin sowie geprüfte Unternehmensberaterin ist seit 1982 selbständig in der Steuer- und Unternehmensberatung HELLER CONSULT tätig.
Ihr Thema ist die gelebte Wertewelt in Unternehmen. Denn: Zusammengeschweißt durch gemeinsame Werte und Visionen steigert das Arbeiten und Leben in der funktionierenden Werte-Welt einer gemeinsamen Community, des Clans, Zufriedenheit und Motivation.
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Liebe Grüße
Thomas
