In diesem Artikel verrate ich dir, wie eine rote Tomate in der eine Eieruhr steckte ein Zeit-Management-System hervorgerufen hat, dass dich wesentlich produktiver und effizienter machen könnte. Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeiten in 25-Minuten-Abschnitte zu teilen. Der Name Pomodoro heißt auf Italienisch Tomate und rührt aus einer Form die Cirillo’s Eieruhr her. Was genau hinter der Pomodoro-Technik steckt und wie effizient sie ist, verrate ich dir in den folgenden fünf Lese-Minuten.


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So funktioniert die Pomodoro-Technik

Alle Arbeiten werden in 25 Minuten Arbeitseinheiten unterteilt. Das rührte ganz einfach daher, dass die Eieruhr die Cirillo verwendete eine maximale Laufzeit von 25 Minuten hatte. Nach jedem dieser Arbeitseinheiten wird eine fünfminütige Pause gemacht. Nach vier Arbeitseinheiten kommt dann eine längere Pause von 25 Minuten.

Das Problem und die Lösung

Diese Unterteilung in 25 Minuten Einheiten wirft allerdings einige Fragen auf:

Wie finde ich eine Aufgabe, die genau 25 Minuten dauert?

  • Die Aufgabe ist zufälligerweise in 25 Minuten zu schaffen!
  • Mehrere kleinere Aufgaben werden in 25 Minuten zusammengefasst (zum Beispiel E-Mails beantworten und Inbox leeren).
  • Große Aufgaben werden in 25 Minuten Einheiten unterteilt.

Wie findet die Zeitmessung statt

Nun, du kannst wieder gute alte Cirillo eine Eieruhr verwenden. Eine etwas elegantere Lösung wäre eine Sanduhr (die macht sich auch als Schreibtischdekoration ganz gut).

Natürlich gibt es mittlerweile auch im Internet Applikationen die du dir herunterladen kannst, oder die webbasiert laufen.

Aber es gibt auch Applikationen für das iPhone oder für Android Geräte. Hier ein paar Tipps zur Zeitmessung:

Warum führt die Pomodoro-Technik zu einer Produktivitätssteigerung?

Dafür gibt es mehrere Erklärungen:

  • Pausen sind wichtig um konzentriert und fokussiert zu bleiben. Die Pomodoro-Technik hat alle 25 Minuten eine fünfminütige Pause und alle 2 Stunden sogar eine 30 minütige Pause. Aufgrund der vielen Pausen kannst du natürlich sehr lange konzentriert und fokussiert bleiben.
  • Man ist sehr bemüht in diesen 25 Minuten viel zu erledigen. Auch hier trifft wieder das parkinsonsche Gesetz zu: Arbeit dehnt sich sich in jenem Maße aus, in der Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht. Nun, 25 Minuten sind nicht viel Zeit, daher muss man schon sehr produktiv vorgehen.
  • Zeitfresser und Ablenkungen werden automatisch minimiert. Wenn du nur 25 Minuten zur Erledigung einer Aufgabe zur Verfügung hast, wirst du nicht viel Zeit haben um zu telefonieren, im Internet zu surfen, oder dich lange unterbrechen zu lassen. Auch das ist natürlich ein Grund für die Produktivitätssteigerung durch die Pomodoro-Technik.

Die Anwendung in der Praxis

Hier noch einmal der genaue Ablaufplan:

  • ToDo-Liste mit den 25 Minuten-Einheiten erstellen.
  • Pomodoro-Timer auf 25 Minuten einstellen.
  • Erste Aufgabe erledigen, bis der Wecker klingelt.
  • Erste Aufgabe von der Liste streichen.
  • 5 Minuten Pause machen.
  • Mit der nächsten Aufgabe starten.
  • Nach vier erledigten Einheiten eine 30 minütige Pause machen.

Die erste Pomodoro-Aufgabe sollte sein:

Die erste Pomodoro-Einheit würde ich lediglich dafür aufwenden um alle nachfolgenden Pomodoro-Einheiten genau zu planen. Ich würde mir von jeder der folgenden Einheiten eine genaue Liste der nächsten Schritte machen. Das hat den Vorteil, dass du direkt weißt was du zu tun hast und nicht unnötige viel Zeit verschwendest, indem du während der Pomodoro-Einheit nachdenken musst was der nächste Schritt ist.

Diese erste Einheit für die Planung aller weiteren Einheiten zu verwenden, ist eine gut investierte Zeit. Ich kann dir diese Vorgehensweise nur empfehlen, denn du wirst die Zeit über den Tag gerechnet locker wieder herein bringen, indem du wesentlich organisierter und damit natürlich auch effizienter arbeitest.

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Kleines Beispiel aus meinem Tagesablauf:

Ich möchte dir hier ein paar Pomodoro-Einheiten als Beispiel auflisten.

Erste Einheit 6:00 Uhr bis 6:25 Uhr:

  • Planung der kommenden sieben Pomodoro Einheiten.
  • Erstellung der Liste der nächsten Schritte jeder Einheit.

Zweite Einheit 6:30 Uhr bis 6:55 Uhr:

Eat the frog: Einnahmen/Ausgaben-Rechnung

  • Alle Rechnungen (die ich online erhalten habe) ausdrucken.
  • Rechnungen nach Datum sortieren.
  • Alle Daten in die Excel-Tabelle eintragen.
  • Alle Rechnungen gesammelt einscannen.
  • Eingescannte Datei an meine Buchhalterin mailen.

Dritte Einheit 7:00 Uhr bis 7:25 Uhr:

Recherche zum Blogartikel Pomodoro-Technik

  • Neue Mindmap erstellen
  • Brainstorming durchführen
  • Im Internet zu diesem Thema recherchieren
  • Mindmap Fertigstellen

Vierte Einheit 7:30 Uhr bis 7:55 Uhr:

Artikel Pomodoro-Technik schreiben

  • WriterPro öffnen
  • DragonDictate öffnen
  • Artikel diktieren
  • Artikel Korrekturlesen

8:00 Uhr bis 8:30 Uhr: Pause

Fünfte Einheit 9:30 Uhr bis 9:55 Uhr:

Podcast Pomodoro-Technik aufnehmen

  • Garage-Band starten
  • Podcast aufnehmen

Sechste Einheit 10:00 Uhr bis 10:25 Uhr:

  • Podcast und Artikel online stellen
  • Podcast mit Audacity nachbearbeiten
  • Podcast online stellen
  • Artikel online stellen
  • Artikel-Foto auswählen

Siebte Einheit 10:30 Uhr bis 10:55 Uhr:

Artikel intern und extern verlinken

  • Social Media Marketing für Artikel erstellen
  • Alle Einstellungen noch einmal überprüfen
  • Artikel und Podcast online schalten

Achte Einheit 11:00 Uhr bis 11:25 Uhr:

Mehrere Kleinigkeiten werden zusammengefasst

  • Mails überprüfen
  • Mails beantworten
  • Mails weiterverarbeiten
  • Evernote Inbox leeren
  • Ideensammlung für neue Artikel

Soweit also ein paar Beispieleinheiten zur Pomodoro-Technik.

Pomodoro-Technik

Tipps für den Anfang

Damit du die Pomodoro Technik gut umsetzen kannst empfehle ich dir folgende Vorgehensweise:

  • Beginne zunächst einmal mit nur einer Session (also vier Pomodoro-Einheiten).
  • Versuche zu Beginn dieser 2 Stunden alle Störungen zu unterbinden.
  • Wenn das gut funktioniert und du so produktiver arbeitest, kannst du die Anzahl auf acht Pomodoro-Einheiten erhöhen.

Der Umgang mit Störungen und Unterbrechungen

In der Firma wird es dir nicht immer möglich sein, ohne Störungen zu arbeiten. Daher habe ich auch dafür ein paar Tipps gesammelt:

  • Stoppe den Timer bei kurzen Unterbrechungen (< 1 Minute) nicht.
  • Stoppe den Timer bei großen Unterbrechungen. Sei dir aber bewusst, dass sich die Einheiten dann verlängern. Vielleicht macht es daher Sinn, nach der Unterbrechung eine zusätzliche Pause einzulegen, bevor du den Timer wieder startest und deine ursprüngliche Arbeit wieder aufnimmst. Kommt natürlich auf die Form der Unterbrechung an.
  • Versuche dir für zumindest eine Session pro Tag (am besten gleich die erste) von deinem Chef eine Ausnahmegenehmigung zu holen. Erkläre dazu einfach das Prinzip der Pomodoro-Technik und vereinbare einen Testzeitraum mit ihm. Hol dir so die Erlaubnis, das sich in dieser Zeit keiner stören darf, du das Telefon umleiten darfst und auch die Erlaubnis hast dein Mobiltelefon auszuschalten und auf andere Benachrichtigungen (wie zum Beispiel E-Mails) nicht reagieren zu müssen.

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Fazit für dein Selbstmanagement

Ich habe das Pomodoro-Prinzip für zwei Tage als Testzeitraum für diesen Artikel ausprobiert. Die Belastung-Erholung-Zeiten scheinen wirklich gut gewählt zu sein. Ich fühlte mich irgendwie besser als bei meinen ansonsten üblichen 50 Minuten Belastung und 10 Minuten Pause.

Allerdings müsste ich das über einen längeren Zeitraum testen, um hier wirklich ein genaueres Urteil abgeben zu können. Vielleicht wird es im Juni ja mein Realtime-Experiment.

Möglicherweise hast du ja mehr Erfahrung mit der Pomodoro-Technik. Macht sie dich produktiver? Wo liegen die Schwierigkeiten? Für welche Arbeiten setzt du sie ein? Hinterlasse doch einen Kommentar mit den Antworten auf diese Fragen. Ich würde mich sehr darüber freuen.

Genieße deinen Tag,

Thomas

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P.S.: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.