Ein papierloses Büro – geht das überhaupt. Mein heutiger Interviewpartner André Nünninghoff behauptet ja und er hat auch gute Gründe mitgebracht. Gemeinsam plaudern wir darüber welche Vor- bzw. Nachteile ein papierloses Büro hat, welche Rolle Evernote dabei spielt und worauf du beim Umstieg auf ein papierloses Büro achten musst. Hör unbedingt rein, es lohnt sich!

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Ein papierloses Büro – die Links:

• Paperless Pioneers Conference – hol dir 20% Rabatt mit dem Code SPEAKER4YOU-20%
• Paperless Pioneers Community
• Scansnap ix500
• Scansnap ix100
• Scansnap i1300
• App Scanbot

Transcript des Interviews

Intro: Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast. #00:00:17-8#

Ein herzliches Willkommen zur 195. Podcastfolge, ich freue mich, dass du wieder mit von der Partie bist. Mein Name ist Thomas Mangold, und heute bin ich wieder mal nicht alleine, heute habe ich meinen Kollegen André Nünninghoff zum Interview eingeladen. André steht für das papierlose Büro beziehungsweise für die Paperless Pioneers, die er gegründet hat. Und mit André plaudere ich darüber, ob das papierlose Büro funktioniert, welche Vorteile es hat, ob es eventuell auch Nachteile gibt und welche Rolle Evernote in diesem papierlosen Büro spielt. Außerdem gibt er einige Tipps für all jene, die vom momentan noch sehr papierlastigen Büro zum papierlosen Büro umsteigen werden. Und wir haben ganz am Ende des Interviews noch einen Riesentipp, nämlich die Paperless Pioneers Conference, und dazu gibt es, wie gesagt, noch eine kleine Überraschung. Jetzt will ich gar nicht mehr viele Worte verlieren, sondern einfach mit dem Interview mit André Nünninghoff starten. #00:01:30-3#

Thomas: Hallo André, freut mich sehr, dass du dir Zeit genommen hast für dieses Interview. Ich habe im Intro schon ein wenig über dich erzählt, aber natürlich kannst du noch viel mehr und viel Genaueres über dich erzählen. Sei doch so lieb und sag uns, wer du bist und was genau du tust.  #00:01:46-5#

André: Hallo Thomas, vielen Dank, dass ich da sein kann. Ich bin André Nünninghoff, und ich unterstütze mittelständische Unternehmen und Großunternehmen bei der Umstellung auf das papierlose Büro. Zudem habe ich auch eine Community, die Paperless Pioneers, wo sich jeder, der Interesse am papierlosen Büro hat und in diesem Bereich etwas dazulernen möchte, kostenfrei austauschen kann. #00:02:09-9#

Thomas: Du hast auch einen tollen Podcast, und wir werden natürlich alles verlinken. Ich muss gestehen, ich habe noch kein komplett papierloses Büro, aber ich bin sehr papierarm. Deswegen meine Frage, funktioniert das komplett papierlose Büro überhaupt? #00:02:26-3#

André: Das funktioniert definitiv. In Deutschland wahrscheinlich etwas schwieriger, aber zum Beispiel gibt es die Firma Decos in den Niederlanden, das ist ein Digitalisierungsdienst, da kommt wirklich nur noch ein Brief vom Finanzamt. Die haben japanische Toiletten ohne Papier im Gebäude, und anstatt Tempo Taschentüchern verwenden sie Stofftaschentücher. Die sind echt rigoros, dort findest du nirgendwo ein Blatt. Über dieses Unternehmen gibt es auch einen interessanten Artikel vom Spiegel. Die können es auch rein rechtlich sehr gut umsetzen, während es bei unseren Unternehmern in Deutschland nicht ganz so einfach ist. Wir können, wie Lars Bobach immer sagt, schon sehr papierarm arbeiten, aber einige Dinge hebe ich aus Sicherheitsgründen immer noch auf, weil ich einfach keinen Richter entscheiden lassen möchte, ob es gut war, etwas wegzuschmeißen oder nicht.  #00:03:16-1#

Thomas: Das glaube ich. In Österreich sind es sieben Jahre, in Deutschland, glaube ich, zehn Jahre, für gewisse Dinge. #00:03:21-0#

André: Ja, genau. #00:03:21-3#

Thomas: Das ist klar, das geht natürlich nicht. Aber ansonsten finde ich es cool, komplett papierlos zu sein. Was sind aus deiner Sicht die Vorteile eines papierlosen Büros? #00:03:32-9#

André: Da gibt es für mich ganz klar drei Vorteile, und das sind auch diejenigen, mit denen ich mich beschäftigt habe, bevor ich überhaupt angefangen habe. Wenn ich irgendetwas starte, dann überlege ich immer kurz, was es mir bringt oder welche Kriterien es erfüllen muss. Und als erstes und wichtigstes Kriterium bringt das papierlose Büro einfach Zeit. Ich möchte den Computer für mich suchen lassen anstatt selbst vor dem Regal zu stehen und lange zu suchen, „ist der Kfz-Brief im Kfz-Ordner oder doch in dem anderen Ordner, wo nur das Autokennzeichen draufsteht?“ Jeder kennt sich da wahrscheinlich wieder. Und der zweite Punkt ist, wenn ich mehr Zeit habe, weil der Computer die Sachen für mich findet, dann habe ich automatisch auch mehr Freiheit für die wichtigen Dinge im Leben, in dem Fall natürlich für die Familie. Diese Zeit kann ich intensiver genießen. Und der nette Nebeneffekt, das ist der dritte Punkt: Ich habe auch gleich mehr Ordnung (lacht), denn ich habe weniger Ordner und dadurch mehr Platz. Aber ein wichtiger Punkt ist, wenn man das weltliche Chaos ins digitale überträgt, dann hat man nichts gewonnen. Es muss ein System dahinterstecken, damit man die Dinge am Ende auch wiederfindet. Dann kannst du den Computer mit einem guten Gewissen an- und ausschalten, weil du weißt, dass alles gesichert ist. #00:04:55-0#

Thomas: Genau, das ist das Wichtigste. Ich kann das nachvollziehen, ich habe in den letzten zwei Jahren meine Wohnung komplett umgebaut, und die Büromöbel haben sich dank der Digitalisierung von vier Kästen auf einen Kasten verringert. Und dadurch schaut es in meinem Büro viel schöner aus als vorher, das muss ich ehrlich gestehen. Und mehr Zeit zu haben, das ist natürlich eine super Sache, wer will das nicht haben? Kannst du auch etwas über die Nachteile sagen? Gibt es aus deiner Sicht überhaupt Nachteile oder sagst du, dass alles perfekt ist? #00:05:25-6#

André: Die Medaille hat immer zwei Seiten, wie man so schön sagt. Es gibt Nachteile, die für mich jedoch nicht überwiegen. Natürlich sagt man, „ich drucke das jetzt aus, hefte es ab, und dann bezahle ich nichts mehr dafür“. Als Privatperson stimmt das vielleicht, es nimmt Platz weg, aber als Unternehmer, das weißt du natürlich auch, Lagerraum kostet, Büromiete kostet, alles kostet, also kostet auch der Leitz Ordner im Schrank am Ende irgendetwas. Und es macht sich keiner die Mühe, das aufzuschreiben. Wenn wir Cloud-Dienste wie beispielsweise Evernote oder One Note benutzen, dann ist es so, dass die monatlich Geld haben wollen. Und viele Leute sagen, sie müssen dafür zehn, fünfzehn oder zwanzig Euro bezahlen und außerdem noch einen Scanner dazu kaufen, damit sie das schnell regeln können. Das ist für viele oft eine Hürde. Meiner Meinung nach ist das jedoch nur ein Mindset, es ist nur ein Prozess, den man durchläuft. Einen Scanner bezahlt man einmalig, und wenn man mit dem Dienstleister zufrieden ist, dann bezahlt man auch gerne seinen Obolus dafür und hat dann alle Sachen gesichert und findet sie immer wieder. #00:06:31-8#

Thomas: Absolut, das kann ich voll unterstreichen. Wenn wir gerade beim Thema „Scanner“ sind, welchen empfiehlst du? #00:06:36-5#

André: Ich arbeite mit Fujitsu, so bin ich zumindest eingestiegen. Ich habe mit dem Scansnap s1300i angefangen, der steht hier neben mir, das ist der kleine Bruder, der zwölf Seiten scannt. Der große Bruder ist der ix500, der macht etwa fünfundzwanzig Seiten. Und wenn ich beim Kunden und viel unterwegs bin, dann habe ich tatsächlich auch noch den ix100, obwohl eigentlich auch die Kamera vom Smartphone reicht. Das sind Scanner, die ab circa 200,- Euro losgehen. Das hat natürlich gedauert. Ich muss gestehen, angefangen habe ich mit einem Epson Drucker für 69,- Euro, mit einer Klappe zum Aufklappen, wie bei einem Flachbettscanner: leg es drauf, klapp es zu, drück einen Knopf, warte zehn Minuten, hol dir einen Kaffee, und dann hast du das Dokument!  #00:07:21-2#

Thomas: Das ist mein Workflow im Moment noch (lacht).  #00:07:25-5#

André: (Lacht) Okay! Und da kommen wir wieder zum Thema „Zeit“, irgendwann, nachdem ich drei, vier Ordner weghatte, aber fünfundzwanzig lagen noch vor mir, habe ich mir gedacht, dass es nicht mein Lebensinhalt sein kann, Stunden mit jeder Seite zu verbringen. Und ich habe mich belesen, und der hat sowohl im beruflichen als auch im privaten Markt am besten abgeschnitten. Ich meine, du und ich, wir sind nicht in einem Unternehmen mit Tausend Leuten tätig, in dem auf jeder Etage ein Hochleistungsgerät steht. Diese Geräte kann man leasen. Aber für unsere Zwecke reichen die völlig aus. Und das Charmanteste dabei ist eigentlich, der scannt nur, er druckt nicht, aber er hat nur einen Knopf! Und wenn ich nicht gerade auf Linux-Basis unterwegs bin, da ist es ein bisschen schwieriger, aber es gibt für MAC und Windows die entsprechende Software, da kann ich schön am Computer einstellen, beide Seiten oder nur eine Seite, eine PDF, einzelne PDFs, da macht man sich eben schöne Profile, und dann haut man einmal am Freitag die Wochenpost rein, fünfzehn Minuten Arbeit, zack, fertig!  #00:08:22-7#

Thomas: Das ist wirklich genial, diesen Scanner empfehlen viele. Ich glaube, auch Ivan Blatter arbeitet damit. Der ist wirklich sehr empfehlenswert. Ich warte schon die ganze Zeit darauf, dass mein Scanner kaputtgeht (lacht), damit ich einen Grund habe, ein neues Gerät zu kaufen, aber dieser steht wirklich schon ganz oben auf meiner Einkaufsliste. Du hast bereits Evernote angesprochen, welche Rolle spielt Evernote beim papierlosen Büro? Du weißt, ich bin Evernote Fan, und deswegen ist die Frage natürlich für mich und wahrscheinlich auch für meine Hörerinnen und Hörer sehr, sehr spannend. Du wirst die Frage sicherlich top beantworten können, denn du hast auch ein E-Book dazu geschrieben. Vielleicht kannst du uns dazu ein bisschen was erzählen? #00:08:57-2#

André: Aber natürlich. Mit Evernote habe ich angefangen. Ich habe viel experimentiert und bin damit natürlich auch oft gescheitert. Letztendlich habe ich mich für Evernote für mein privates papierloses Büro entschieden und kurz darauf auch ein E-Book darüber geschrieben mit meinem Workflow. Das funktioniert für mich perfekt. Ich habe den Clipper dabei, ich lege ein Dokument hinein, es wird serverseitig OCR bearbeitet, ich finde es immer wieder, ich habe es auf dem Handy, ich habe es auf dem iPad, und es ist überall dabei. Ich glaube, es kostet mittlerweile circa 60,- Euro im Jahr, und 30,- Euro zahle ich bereits monatlich für mein Handy. Das kann man gar nicht miteinander vergleichen, das ist wie Äpfel und Birnen. Das Problem ist nur, ob ich privat meinen Kontoauszug hineinschiebe oder meine Sozialversicherungsnummer, das ist das eine, nur als Unternehmer darf ich es nicht. Wir unterliegen hier in Deutschland sehr restriktiven Datenschutzbestimmungen, das wird immer sehr hoch gelobt hier bei uns. Und wenn ich in Evernote einfach den Gehaltsscheck meiner Kollegen hineinlegen würde, dann könnte ich richtige Probleme bekommen. Aber wir nutzen Evernote trotzdem im Unternehmen, und zwar als Wissensdatenbank. Der Vorteil ist, wenn du dort in der Businessvariante arbeitest, dann kann nur der Administrator Dinge löschen. In Unternehmen hat man häufig, dass ein Mitarbeiter geht, das Projekt ist noch nicht abgeschlossen, keiner weiß, wo die Sachen gerade liegen. Man hat sich vielleicht sogar im Negativen getrennt, der Mitarbeiter hat den Schreibtisch leergeräumt, nimmt alle Unterlagen mit, leert sein E-Mail-Postfach, und keiner weiß, wo die Sachen sind. Das kann dir bei Evernote Business nicht passieren, es sei denn, du hast den „Admin from Hell“ da irgendwo sitzen. Wir haben dort unsere Wissensdatenbank aufgebaut. Du kennst das sicher auch, es ist nicht nur, dass du mit Kunden Kontakt hast, du hast auch irgendwelche Systeme und Server, Domains, Logins für WordPress und was weiß ich alles, und wenn ich etwas an den VA abgeben möchte oder an den Kollegen und sage, „hör mal, du musst hier eine neue E-Mail-Adresse fertigmachen, ich bin gerade beim Kunden und kann nicht, mach die bitte für mich fertig“, dann kann er bei Evernote hineinschauen. Da ist sozusagen unser Firmenwiki drin.  #00:11:08-4#

Thomas: Genau, super, genial. Ich kann es nicht versprechen, aber ich bin mit den Kollegen in Evernote immer in regem Austausch, ich werde jetzt sogar nach Zürich in die Evernote Zentrale fliegen und dort ein bisschen mit ihnen plaudern. Und ich denke auch, dieses Datenschutzproblem, da sind sie dran, die wissen Bescheid, und ich hoffe, dass bald eine Lösung kommt, die vielleicht auch für Deutsche, Österreicher und Schweizer sehr praktikabel sein wird. Wahrscheinlich müssen wir aber noch ein bisschen darauf warten.  #00:11:34-4#

André: Ja, das stimmt. Ich selbst hatte Joshua auf einem Event in Berlin getroffen, auf diesem Community Event, und er hat mir auch gesagt, dass sie dran sind, aber er hat natürlich keine Details verraten. Dass Evernote nicht wie Microsoft ist und die Telekom als Zwischenhändler nehmen kann, das ist ganz klar, das ist ja auch ein finanzieller Unterschied. Aber wir haben hier so viele Leute, die mit den Füßen scharren und sagen, „wann können wir denn, wann dürfen wir denn ganz offiziell“, und ich glaube, wenn sie sagen könnten, dass sie einen Server in Deutschland stehen haben innerhalb der Landesgrenzen, Datenschutz, alles okay, geprüft und zertifiziert, ich glaube, dann würden sie glühen (lacht). #00:12:09-3#

Thomas: Das glaube ich auch (lacht). Die wissen das auch, glaube ich. Wenn jetzt jemand sagt, „dass klingt alles super mit dem papierlosen Büro, das interessiert mich, und das will ich auch bei mir umsetzen“, worauf muss derjenige beim Umstieg achten? #00:12:24-1#

André: Beim Umstieg gibt es einige Komponenten. Die technische Komponente ist relativ simpel, man benötigt keinen Hochleistungsscanner, es reicht eigentlich schon das Smartphone mit einer entsprechenden App. Evernote bietet die App „Scannable“, die Daten direkt in Evernote überträgt. Ich selbst nutze die App „Scanbot“, die ist am Anfang erst einmal for free, und die kann alle Dokumente, die du eingescannt hast, teilen, egal, ob du sie in One Note, Evernote oder in deinen eigenen Serverspeicher hineinlegst, das ist völlig egal. Und so hast du die Möglichkeiten zum Starten sozusagen schon in deiner Tasche. Vorab solltest du dir jedoch Gedanken darüber machen, was du überhaupt mitnehmen möchtest und was nicht. Wenn man anfängt, zu sortieren, dann ist das Problem nie die Software, das weißt du selbst, Thomas, sondern das Problem sitzt immer zwischen den Ohren (lacht). #00:13:19-7#

Thomas: So ist es!  #00:13:22-1#

André: Viele Leute haben dann schon Geld ausgegeben, haben sich super Software angeschafft, aber sie haben noch nichts vorsortiert, weil sie sagen, sie trauen sich nicht. Ich empfehle dann immer ganz simpel das Drei-Haufen-Prinzip. Du machst dir einen Haufen mit Evergreen Dokumenten, die du aufbewahren möchtest. Dort habe ich beispielsweise meine alten Zeugnisse drin. Natürlich schmeiße ich die nicht weg oder schreddere sie, auch wenn man auf vielen dieser Dokumente nichts mehr lesen kann. Dann hast du den zweiten Stapel, das sind Dokumente wie beispielsweise Briefe der Versicherung über Prämienerhöhungen. Da möchte ich nochmal rangehen, das ist nur eine Information für mich, die ich später schreddern kann. Und auf Platz Nummer drei, du wirst es nicht glauben, da sind die größten Haufen, das ist alles, was man eigentlich wegschmeißen kann. Aber natürlich sind die privaten Dokumente die eine Sache, unternehmerisch, da gibt es, wie bereits gesagt, Rechte und Pflichten, Unternehmungspflichten für die Aufbewahrung, was man alles aufheben muss. Da muss man vorher noch einige andere Dinge tun, aber als Privatperson kann ich eigentlich so gut wie alles rigoros wegschmeißen, auch wenn es sich komisch anhört.  #00:14:33-4#

Weißt du, was die Gerichte sagen? Das Einzige, was wir als Privatpersonen in Deutschland aufheben müssen, das sind nicht diese ganzen Bescheide, wo draufsteht, „wichtiges Dokument, bitte aufbewahren“, sondern es sind nur die Rechnungen von Handwerkern, wenn wir ein Eigenheim haben. Denn die können wir zehn Jahre lang in Regress nehmen.  #00:14:49-1#

Thomas: Das ist wichtig, klar. Da kann ich dich voll und ganz unterstützen, das meiste landet bei mir auch im „Rundum-Ordner“ und wird eigentlich nicht mehr benötigt. Super, André, das waren schon extrem viele wertvolle Informationen. Jetzt haben wir, glaube ich, noch eine tolle Info für alle Hörerinnen und Hörer, die das Thema brennend interessiert. Du hast nämlich eine ganz, ganz tolle Konferenz am Start, vielleicht kannst du dazu jetzt ein wenig mehr erzählen? #00:15:12-8#

André: Und zwar hatte ich eingangs kurz erwähnt, dass ich die Community der Paperless Pioneers gegründet habe. Und irgendwann kam jemand auf den Gedanken, „Mensch, wir müssen uns mal treffen!“ Aber drei Mann, fünf Bier am Stammtisch, das war nicht so meins. Und dann habe ich damals 2016 gesagt, wir starten einfach mit einer Paperless Pioneers Conference. Und mittlerweile sind wir bei der PPC 03 angelangt, und zwar wird diese am 09.06.2018 im schönen Berlin stattfinden. Das wird eine Konferenz rund um das papierlose Arbeiten, vornehmlich für Unternehmer, aber auch Privatpersonen sind gerne eingeladen. Ich weiß nicht, ob ich es ankündigen darf, aber ich nehme mir es einfach mal heraus: Du wirst auch auf der Bühne stehen und etwas von deinem Wissen preisgeben. #00:16:00-3#

Thomas: Genau, ja, darauf freue ich mich schon, das wird sicher toll.  #00:16:03-9#

André: Ich auch. Die Konferenz findet an einem Samstag statt, von 10:00 Uhr bis abends, mit Vollverpflegung. Alles ist im Ticketpreis enthalten, es kommen keine Extrakosten mehr hinzu. Jetzt sagen vielleicht einige, „oh, Berlin, da muss ich aber reisen, und Hotel, und so weiter“. Ja, vielleicht, aber wenn du nach Berlin reist, um Thomas oder andere Speaker auf der Bühne zu sehen, lieber Zuhörer, dann kann ich dir nur empfehlen, reise einfach ein Kurzwochenende oder eine Woche nach Berlin und verbinde die Reise mit Besichtigungen in der Stadt, denn dort gibt es echt viel zu sehen.  #00:16:36-7#

Thomas: Genau, Berlin ist immer eine Reise wert. Ich war schon einige Male drüben, und es ist immer wieder schön gewesen. Das auf alle Fälle, und eine kleine Überraschung haben wir noch für alle Podcasthörer. Und zwar gibt es zwanzig Prozent Rabatt auf das Ticket. Den Code werde ich in die Show Notes schmeißen, und dort kann jeder über diesen Code zwanzig Prozent Ermäßigung für die PPC03 bekommen.  #00:17:00-8#

André: Ja, das ist schön, dass du das machst, und mir tut es in der Seele weh! Nein, Quatsch, wir haben hart verhandelt, und du hast für deine Crowd das Beste rausgehauen. Zwanzig Prozent Rabatt, das ist schon einiges. Ich gebe ihn gerne und freue mich darüber, ich auf der Veranstaltung Leute persönlich kennenlernen werde, die deine Zuhörer sind, die etwas dazulernen wollen, die neue Leute kennenlernen und sich vernetzen wollen und die einfach einen geilen Tag haben wollen. #00:17:27-4#

Thomas: Genau, wir werden dort sicher auch privat ins Plaudern kommen, nehme ich an, und das wird sicher sehr, sehr spannend. André, das war ein super Interview, es hat einen Riesenspaß gemacht. Wir werden es natürlich auch in die Show Notes hauen, aber vielleicht kannst du kurz erzählen, wo man mehr über dich erfahren kann? #00:17:39-0#

André: Wahrscheinlich, wenn man bei Google meinen Namen „André Nünninghoff“ eingibt, das habe ich kürzlich von einem Kunden erfahren. Wenn man mehr wissen möchte, einfach „Paperless Pioneers“ eingeben, dann kommt man zur Community. Wenn man unternehmerisches Interesse an mir hat, dann arbeite ich als Paperless Coach, und die Konferenz ist natürlich unter „Paperless Conference“ bei Google zu finden. Alles ganz unkompliziert, denn vorne steht immer „Paperless“. #00:18:06-4#

Thomas: Genau, und den Rest gibt es in den Show Notes. André, es war sehr spannend, ich glaube, wir werden das wiederholen. #00:18:12-7#

André: Ich würde mich freuen. #00:18:14-4#

Thomas: Dann können wir ein wenig tiefer in die Materie einsteigen, aber als erster Input war es schon mal toll. In diesem Sinne freue ich mich auf die Konferenz, ich freue mich auf dich, und vielen Dank für das Interview! #00:18:25-1#

André: Ich habe zu danken, dass ich da sein durfte. Ich wünsche dir und deinen Zuhörern jetzt noch einen wunderbaren produktiven und möglichst papierlosen Tag. Vielen Dank, tschüss. #00:18:34-4#

Thomas: Vielen Dank, tschüss. #00:18:36-1#

Das papierlose Büro also! Ich bin im Moment sehr papierarm unterwegs. Papierlos, das kann ich noch nicht von mir behaupten, aber ich habe durch André schon viele spannende Tipps kennengelernt und auch umgesetzt. Deswegen kann ich den Podcast von André, seine Paperless Pioneers und die Konferenz sehr, sehr empfehlen. Alle Links zum Podcast, zu den Paperless Pioneers, zur Konferenz, zu den Scannern, die André erwähnt hat beziehungsweise auch zu den Apps, die findest du in den Show Notes. Und die Show Notes wiederum, die findest du unter selbst-management.biz/195 für die 195. Podcastfolge. #00:19:23-0#

Vielen Dank nochmal, André, für dieses wirklich spannende Interview. Und auch dir vielen Dank fürs Zuhören, vielen Dank, dass du wieder dabei warst, und ich freue mich, wenn wir uns in der nächsten Podcastfolge wiederhören. In diesem Sinne, mach’s gut und genieße deinen Tag! #00:19:40-5#

Outro: Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast. #00:19:57-6#

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