Heute gibt es wieder einen Gastartikel, diesmal von Claude Muller. Er beschäftigt sich in seinem Gastartikel mit guter Organisation und stellt ihn diesem Zusammenhang vier Tools vor, die er täglich verwendet und die ihm dabei helfen produktiver und effizienter zu arbeiten. Eines dieser Tools kannte ich selbst noch nicht, insofern bin ich Claude schon dafür sehr dankbar. Jetzt aber genug der einleitenden Worte, Vorhang auf für Claude.

Zu Beginn möchte ich mich erst mal kurz vorstellen: Mein Name ist Claude Muller und ich bin aus Luxemburg. Ich lebe seit einigen Jahren nach einem Konzept das ich persönlich als Kreative Selbstverwirklichung bezeichne. Ich berichte darüber seit September 2014 auf meinem Blog. (Link gibt’s unten, damit Ihr jetzt in Ruhe diesen Beitrag lesen könnt)

Das Ziel dieser Kreativen Selbstverwirklichung besteht darin Pläne umzusetzen und Ziele zu verwirklichen, statt immer alles nur auf später zu verschieben. Wir leben heute in einer Zeit wo es meines Erachtens nach keine Ausrede mehr dafür gibt, Dinge vor sich hin zu schieben. Alles was wir zur Umsetzung unserer Pläne benötigen ist einen Mausklick entfernt. Grund genug in dieser Angebotsfülle stets den Überblick zu bewahren und organisiert zu arbeiten.

In diesem Beitrag auf Thomas‘ Blog möchte ich Euch, seinen Lesern, einen kleinen Einblick in meine Arbeitsorganisation und die damit verbundenen Tools gewähren. Falls Ihr selbst noch auf der Suche seid, lasst Euch gerne inspirieren.

Los geht’s…

Organisation als Essenz des Erfolgs

Im September 2013 hatte ich damit begonnen an meinem ersten Buch zu arbeiten. Neben einer Website und einem Einleitungsbuch das man auf dieser Seite downloaden konnte und auch noch kann, hatte ich beschlossen mein erstes Produkt zu erstellen. Ehrlich gesagt, war es ein wahrer Marathon, denn ich musste erst mal lernen mich in meiner Arbeit zu organisieren, was für mich gänzlich neu und alles andere als leicht war.

Mir fehlte damals so Einiges an Wissen und ich musste mich auf autodidaktische Weise durch viele Themen durchbeissen. Eines davon war die Organisation und Planung meiner Arbeit bis hin zur Veröffentlichung. So kann ich Euch heute meine 4 meistgenutzten Werkzeuge vorstellen die zwischenzeitlich einen festen Platz in meinem Arbeitsablauf eingenommen haben.

Eine Primäre Ausstattung wenn es um Kommunikation geht

Ein paar Worte zu Mail, Kalender und Adressbuch. Vor Allem Anderen sind diese elementaren Dinge oft unterbewertet.

Ich habe für jede Website und auch alle meine Google/Yahoo Konten eine separate eMail Adresse. Ein gutes Mailprogramm hilft beim Sortieren aller eingehenden Mails (Apple Mail oder alternativ für Windows Outlook).

Ein gut organisiertes Adressbuch mit wichtigen Kontakten und ein Kalender für alle nötigen Termine und Deadlines (wobei letzterer niemals überladen werden sollte).

Anschliessend möchte ich nun näher auf meine 4 wichtigsten Tools in Punkto Organisation eingehen.

Wunderlist

Wenn es um „Getting Things Done“ geht, da steht Wunderlist bei mir an erster Stelle. Ich nutze dieses Tool synchronisiert auf MacBook, iPad und iPhone. Die kostenlose Variante reicht bei mir vollkommen aus.

In Wunderlist erstellt man Checklisten. Dinge die, sobald sie erledigt sind abgehakt werden. Sie verschwinden dann vom Bildschirm, sind aber bis zu ihrer endgültigen Löschung nochmal aufrufbar. Diese Dinge kann man mit einem Datum sowie einer Erinnerung belegen. Ausserdem kann man auch noch Notizen darin unterbringen.

Was ich ebenfalls gut finde ist die Option Unterlisten in den Einzelnen ToDo Punkten anzulegen. Wenn ich ein Projekt plane, nehme ich immer meine Notizen aus Evernote und Mindmaps aus MindNode zusammen und erstelle mir einen Arbeitsplan in Form einer Checkliste. So wird dann scheibchenweise nach der Pomodoro Taktik jede Teilaufgabe des Projektes abgearbeitet und auch Nichts vergessen.

In der Regel mache ich Sonntags einen Arbeitsplan für die kommende Woche. Da werden dann von den einzelnen Projekten die ich bearbeite einzelne Punkte als Favoriten markiert. Somit werden alle für die Woche anstehenden Teilaufgaben in den Favoriten aufrufbar. Das hat bisher wunderbar funktioniert und ich habe den Überblick.

Evernote

An diesem Punkt wird Thomas‘ Herz wahrscheinlich jetzt höher schlagen. Schliesslich bin ich durch sein tolles eBook „Evernote, mein Life-Management-Tool“ überhaupt erst darauf gestossen. Hier beschreibt er in der Tat wie er sein ganzes Leben, privat und geschäftlich optimal organisiert.Das Buch hat mich sehr inspiriert. Ich nutze das Tool zwar nicht in jenem Ausmass wie Thomas, jedoch gehört es zu einem der Wichtigsten in meinem Arbeitsablauf.

Evernote ist grob beschrieben eine Ansammlung von Notizen in einzelnen Notizbüchern. Darin kann man alles aufbewahren: Dokumente, Fotos, Audiodateien…usw. Mann kann auch Textnotizen direkt eingeben und sogar Checklisten anlegen. Was letztere betrifft bevorzuge ich jedoch Wunderlist wegen den Zusatzfunktionen. Evernote speichert auch Orte, soweit der Ortungsmodus des jeweiligen Gerätes aktiviert ist. Natürlich kann man auch Erinnerungen anlegen.

Einzelne Notizbücher kann man zu Stapeln organisieren und Notizen je nachdem für einen Schnellzugriff favorisieren. Zu Beginn aber landet alles in einem Notizbuch. Ich habe dieses nach Thomas‘ Vorbild als Inbox bezeichnet. Rasch eine neue Idee in einer Notiz angelegt, ein Schnappschuss von einem Offline Notizzettel oder was auch immer, alles landet vorerst ma da drin. Später wird organisiert.

Ein wichtiger Punkt den ich besonders schätze, ist die Möglichkeit eine eMail an den eigenen Account bei Evernote zu senden. Dann wird nämlich automatisch eine neue Notiz mit dem Inhalt der Mail in der Inbox erstellt. So kann man bequem aus dem Mailprogramm wichtige Dinge zu Evernote weiter leiten und arbeitet so schneller auf eine Zero-Inbox hin. Da kommen Rechnungen, Belege oder sonstige Dokumente die per Mail eintreffen rein und einmal in der Woche wird das Ganze sortiert. Meistens am Wochenende räume ich auf und verteile die einzelnen Notizen in die entsprechenden Notizbücher (Danke Thomas für Deine tollen Tipps diesbezüglich).

Evernote kann man kostenlos, aber auch in der Premium Version nutzen. Ich nutze Premium, für 5€ im Monat, denn dann kann man neben weiteren tollen Features Notizbücher auch zur Offline Bearbeitung auf einem Gerät speichern.

Auch bei Evernote kann man gleichzeitig auf mehreren Geräten in der Cloud arbeiten und es funktioniert auf Windows und Mac.

TapForms

Viel Erklärung braucht es hier nicht. In TapForms sammelt man Daten nach dem Excel Prinzip. Das herausragende dabei ist wieder die Komatibilität auf alle meinen Geräten durch iCloud Synchronisation. Daneben ist auch eine Synchronisation über Dropbox, sowie per FTP über einen Webserver möglich.

TapForms hat die wichtigsten Excel Funktionen verinnerlicht und vereint das ganze recht anschaulich in einer Formularübersicht. Einmal ein solches Formular angelegt, geht es auch schon los mit den Datensammeln. Egal ob Kundendaten, Buchhaltung, Keyword Recherche Daten oder was auch immer. TapForms ist immer rasch griffbereit, sei es auf dem iPhone, iPad oder MacBook. Leider ist das Programm nicht für Windows und Android erhältlich. Es gibt für Windows glaube ich zwar eine Desktop Variante, andererseits aber keine Android App.

TapForms hat noch etliche weitere tolle Funktionen, die ich in diesem Beitrag aber nicht alle aufzählen kann. Ich persönlich nutze TapForms für sich ständig wiederholende Arbeitsabläufe bei denen nun mal Daten anfallen die wichtig sind. So habe ich immer einen Überblick, Kontrolle und schnellen Zugriff zu meinen anfallenden Datenbanken. TapForms setzt eine Einmalzahlung voraus die für alle Geräte zusammen genommen etwas über 50€ liegt. Die Investition lohnt sich aber in jedem Fall.

MindNode

Wenn ich Brainstorming mache oder mir gerade eine Idee kommt, dann landet das alles in Evernote. Wenn ich aber mein Brainstorming auswerten möchte und mir einen ersten organisatorischen Überblick verschaffen möchte, dann kommt MindNode zum Einsatz.

In MindNode legt man, wie der Name es bereits vermuten lässt, MindMaps an. Für die die Mindmaps noch nicht kennen: Eine Mindmap ist wie eine Landkarte mit Ideen die man wie eine Baumstruktur anordnet. An den jeweiligen Ästen kommen immer neue Punkte hinzu und die Struktur der Mindmap bewahrt davor, den Überblick dabei zu verlieren. Hier gibt’s eine detailliertere Erklärung dazu.

In MindNode gebe ich meinen Projekten also eine erste und später komplexere Struktur. Ist dies getan geht es zur Pomodoro Taktik über die ich weiter oben im Kontext von Wunderlist bereits erwähnt habe.

MindNode gibt es leider nur für MacBook, iPad und iPhone. Idealerweise synchronisiert sich das Tool auch wieder über iCloud. Die Kosten beschränken sich auch hier auf eine Einmalzahlung, liegen aber mit rund 20€ für alle Geräte weit unter dem Preis von TapForms.

Letzte Zutat

Egal wie Ihr arbeitet, was auch immer ihr tut. Etwas kann Euch kein Tool der Welt abnehmen!

Wovon ich rede ist die nötige Motivation und den Fokus den ihr braucht um Eure Pläne zu verwirklichen und Eure Teilziele zu erreichen. Wenn’s mal etwas langsamer gehen sollte oder Dinge nicht so laufen wie geplant, dann gönnt Euch eine kreative Pause.

Auf meinem Blog könnt Ihr Euch ein kostenloses eBook runterladen. In Momenten in denen es mal nicht so läuft wie geplant, gibt es Euch einige Denkanstösse zur Inspiration. Es eröffnet Euch eine Sicht auf ein paar elementare Dinge, die mir in den letzten Jahren oft und gerade in diesen Situationen stets weiter geholfen haben.

Schaut doch mal vorbei, ich würde mich freuen.

Vielen Dank für Euer Interesse und danke nochmal an Thomas für die Veröffentlichung
meines Gastbeitrags

Ich wünsche Euch die beste und produktivste Zeit Eures Lebens!

Claude

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas