Fokussiertes Arbeiten ist relativ schwierig, vor allem wenn du nicht gerade in deinem Homeoffice arbeitest. Und selbst da gibt es oft Probleme. Ich erwische mich selbst immer wieder dabei, Dinge zu tun, die ich eigentlich in dem Moment nicht tun sollte.
Das ist natürlich Gift für meine Produktivität! Allerdings ist fokussiertes Arbeiten auch relativ einfach, wenn man sich an ein paar Tipps hält und die nötige Selbstdisziplin hat, diese umzusetzen. Ich habe 18 Tipps gesammelt, die dir fokussiertes Arbeiten einfach machen sollten.
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Meine 18 Tipps für fokussiertes Arbeiten
Tipp 1: Kein Multitasking
Jetzt kommt der Thomas schon wieder mit diesem Multitasking-Thema daher. Aber oft ist es dir vermutlich leider gar nicht bewusst, dass du mehrere Dinge gleichzeitig machst anstatt eines nach dem anderen.
Ich selbst erwische mich, gerade weil ich mit dem Thema in letzter Zeit sehr achtsam umgehe, immer wieder dabei. Die Falle an diesem Multitasking-Ding ist, dass wir gefühlt mehr voranbringen und uns schneller vorkommen.
In Wirklichkeit ist es aber genau umgekehrt: Multitasking macht uns langsamer, fehleranfälliger und ist anstrengender, als eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Fokussiertes Arbeiten und Multitasking schließen einander also aus.
Tipp 2: Auf den Biorhythmus achten – die biologische Primetime nutzen
Jeder von uns hat Hoch- und Tiefpunkte im Laufe eines Tages. Mein Biorhythmus sieht ungefähr wie folgt aus:
- 06:00 – 10:00 – hochproduktiv
- 10:00 – 12:00 – produktiv
- 12:00 – 14:00 – unproduktiv
- 14:00 – 17:00 – noch halbwegs produktiv
- nach 17:00 Uhr – unproduktiv
Wie sieht das bei dir aus? Hast du das schon beobachtet?
Falls nicht, lege in den nächsten Tagen einfach den Fokus drauf. Wenn du deine Hoch-Zeiten schon kennst, solltest du die wichtigen Aufgaben zu deiner biologischen Primetime erledigen. Denn genau zu diesem Zeitpunkt ist fokussiertes Arbeiten für dich am einfachsten.
Tipp 3: Visuelle Störungen vermeiden
Einerseits bedeutet das, dass deine unmittelbare Arbeitsumgebung unbedingt störungsfrei sein muss. Die Arbeitsfläche sollte möglichst leer sein und wenn möglich nur Dinge beherbergen, die du für deine momentane Aufgabe gerade benötigst.
Liegen da Akten, Notizen und sonstige Erinnerungsstücke an andere Aufgaben und Projekte herum, wird dich das ununterbrochen ablenken. Es zahlt sich also aus, sich täglich 5 Minuten Zeit zu nehmen, um die unmittelbare Arbeitsumgebung gerümpelfrei zu halten.
Auf SelbstmanagementRocks findest du übrigens einen eigenen Kurs, wie du deine Arbeits-, aber auch deine Wohnumgebung dauerhaft aufgeräumt und gerümpelfrei halten kannst.
Andererseits ist es aber auch wichtig, dass dein Computer nicht irgendwelche visuellen Störungen in Form von Pop-ups oder sonstigen Benachrichtigungen für dich bereithält. Denn fokussiertes Arbeiten ist nur dann möglich, wenn du ablenkungsfrei arbeiten kannst.
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Tipp 4: Auditive Störungen vermeiden
Ähnlich wie bei den visuellen Störungen gilt es auch hier, alle unnötigen Benachrichtigungen abzustellen. Es ist ein absolutes Muss, sämtliche Pieps- und Vibrations-Benachrichtigungen abzuschalten.
Anrufe sollten tunlichst auf einen Anrufbeantworter, Kollegen oder eine Sekretärin umgeleitet werden.
Tipp 5: Hilfreiche Hintergrundgeräusche
Dabei kann es sich um Musik, aber auch um Geräusche aus der Natur oder aus einem Café handeln. Bei Musik empfehle ich immer wieder Focus@Will, eine speziell modulierte Musik, die dich fokussierter arbeiten lässt.
Wenn dich spezielle Umgebungsgeräusche produktiver werden lassen, dann bist du bei Noisli gut aufgehoben.
Hier gilt es einfach zu testen, welche Art von Musik oder welches Hintergrundgeräusch dich dabei unterstützt, fokussiertes Arbeiten zur Realität werden zu lassen.
Ich persönlich nutze Focus@Will immer dann, wenn ich merke, dass meine Konzentration nachlässt und ich gegensteuern muss.
Tipp 6: Blockiere Webseiten, die dich ablenken
Facebook, Twitter, Reise- und Shoppingseiten sind zwar recht nett, können fokussiertes Arbeiten aber unmöglich machen.
Daher solltest du diese Seiten während der Arbeit so gut es geht meiden. Dafür gibt es spezielle Tools wie Freedom oder Selfcontrol.
Je besser du dich von diesen Seiten abschottest, umso einfacher wird es für dich sein, deine Konzentration hochzuhalten.
Tipp 7: Pausenmanagement
Pausen sind das Salz in der Suppe, wenn es um fokussiertes Arbeiten geht. Nur wer regelmäßig Pausen macht, kann über lange Zeit produktiv und effizient arbeiten.
Wie sieht deine Pausengestaltung aus? Machst du geplante Pausen? Oder pausierst du, wann immer du es für richtig hältst?
Das Problem bei der Pausengestaltung ist ein ähnliches wie beim regelmäßigen Trinken: Wenn das Durstgefühl erstmal da ist, dann ist es in der Regel schon zu spät. Machst du also erst Pausen, wenn du dich schon erschöpft fühlst, wirst du deine Konzentration kaum noch auf ein ansprechendes Niveau bekommen.
Achte also unbedingt auf eine regelmäßige Pausengestaltung.
Im Kurs „Fokussierter Arbeiten“ auf SelbstmanagementRocks findest du eine Strategie, die dir dabei hilft, richtig Pausen zu setzen.
.Tipp 8: Arbeite mit Kopfhörern
Und am besten nicht nur mit Kopfhörern, sondern mit NoiseCanceling-Kopfhörern. Diese filtern nämlich die Umgebungsgeräusche heraus und lassen dich die Musik, Podcasts oder Hörbücher in einer einzigartigen Ruhe genießen, selbst wenn um dich herum Hektik herrscht.
Ich nutze meine Bose NoiseCanceling-Kopfhörer zum Beispiel an Flughäfen, im Zug oder in Einkaufszentren. Aber auch wenn ich auf Reisen oder in einem Café arbeite, kommen sie regelmäßig zum Einsatz.
Ich habe leider auf Grund des doch recht hohen Preises viel zu lange gezögert, diese zu kaufen. Aber aus Fehlern wird man ja bekanntlich klug ;). Fakt ist, mit diesen Dingern wird fokussiertes Arbeiten in einer lauten Umgebung zum Kinderspiel.
Tipp 9: Definiere Fokuszeiten
Zugegeben, dieser Tipp ist nicht ganz einfach umzusetzen, aber er lohnt sich allemal. Versuche, mit deinem Chef oder deinen Kollegen Zeiten zu vereinbaren, an denen du weder telefonisch noch sonst irgendwie gestört werden darfst.
Diese Zeit ist einzig und alleine dafür da, um fokussiert und konzentriert an wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Glaub mir, dieser Tipp wird deine Produktivität boosten.
Solltest du Mitarbeiter unter dir haben, dann solltest du diesen sogar solche Zeiten nahelegen. Du wirst sehen, es zahlt sich auf alle Fälle aus.
Tipp 10: Kaugummi kauen
Als ich diesen Tipp das erste Mal gelesen habe, musste ich schmunzeln. Aber es ist tatsächlich so, dass mir das Kauen auf einem Kaugummi hilft, konzentriert zu bleiben. Zumindest eine Zeit lang.
Teste es einfach, ob es bei dir auch klappt. Fokussiertes Arbeiten, das man einem Kaugummi im Mund verdankt – wer hätte das gedacht?
Aber Vorsicht: Du solltest diesen Tipp nur vereinzelt anwenden. Dauerhaftes Kaugummi kauen könnte deine Gesundheit schädigen.
Tipp 11: Finde deine Schwachstelle
Jeder von uns hat so eine Schwachstelle, die fokussiertes Arbeiten immer wieder unterbricht. Vielleicht siehst du immer wieder gespannt auf, wenn jemand das Büro betritt, oder du lässt dich von gewissem Umgebungslärm ablenken.
Was auch immer es ist, versuche es herauszufinden und arbeite dann aktiv an dieser Schwäche. Wenn du die dieser Schwachstelle einmal bewusst bist, dann ist das gar nicht so schwer.
Tipp 12: Die „Später lesen“-Liste
Mir passiert es vor allem bei Recherchearbeiten für meine Kurse, Bücher und Blogartikel. Ich recherchiere zu einem gewissen Thema und stoße dabei auf andere spannende Artikel.
Nun könnte ich diese gleich lesen, jedoch würde ich mich da zu weit von meiner Hauptaufgabe entfernen. Daher nutze ich den Evernote-Webclipper und speichere diese Artikel im „Später lesen“-Notizbuch ab. Oder du verwendest die App Pocket dazu.
So bleibe ich fokussiert bei meiner Aufgabe, denn ich weiß, das ich dieses andere spannende Themen für später abgespeichert habe.
Tipp 13: Die „Stopp“-Liste
Auf diese Stopp-Liste schreibe ich alle Dinge, bei denen ich Zeit verschwende. Also meine Zeitverschwendungs-Gewohnheiten, wenn du so willst. Aber das alleine reicht mir noch nicht, denn ich versuche gleichzeitig, positive Gewohnheiten zu finden, die ich stattdessen tun will.
Zum Beispiel anstatt Zeitung zu lesen (steht eh nur Sch… drinnen), Podcasts zu hören. Oder anstatt TV zu schauen, ein Buch zu lesen.
Tipp 14: Die „Ablenkungs“-Liste
Kennst du das, dass dir, während du an einem Projekt arbeitest, Aufgaben einfallen, die du für andere Projekte erledigen musst? Mir geht es ständig so!
Früher habe ich den Fehler gemacht, dass ich die Aufgabe dann gleich abgearbeitet habe und so ständig zwischen einzelnen Projekten hin- und hergewechselt bin. Heute bin ich zum Glück schlauer. Wenn mir also etwas einfällt, das zu einem anderen Projekt gehört, dann kommt das auf diese Ablenkungs-Liste bzw. in das entsprechende Projekt bei ToDoist!
So stellst du sicher, dieses Ding nicht zu vergessen, und bleibst trotzdem auf deine momentane Aufgabe fokussiert.
Tipp 15: E-Mails geblockt abarbeiten
E-Mails können eine ziemliche mentale Belastung sein und außerdem eine ständige Bedrohung, wenn es um fokussiertes Arbeiten geht. Die beste Lösung dagegen heißt: E-Mails geblockt abarbeiten.
Du öffnest also dein E-Mail-Programm 1-3 Mal täglich, arbeitest die E-Mails in der Inbox ab und schließt das Programm dann wieder. Keine Benachrichtigungen, keine Piep-Geräusche, nichts. Dazwischen herrscht Funkstille.
Tipp 16: Belohne dich selbst
Wenn du einen hochkonzentrierten und fokussierten Arbeitstag hinter dich gebracht hast, dann darfst du dich dafür gerne selbst belohnen. Jetzt im Sommer zum Beispiel mit einem guten Eis oder einem Kaffee mit Kuchen oder was auch immer du als kleine Belohnung empfindest.
Das motiviert dich, auch zukünftig fokussiertes Arbeiten nicht zu vernachlässigen.
Tipp 17: Mach dir dein Ziel immer wieder bewusst
Was genau erreichst du mit der Aufgabe, an der du hier gerade so konzentriert wie möglich arbeiten sollst? Was ist das Ziel dahinter?
Alleine sich das immer wieder bewusst zu machen, wirkt Wunder. Eine gute Idee ist es auch, dir das „Ziel des Tages“ oder das „Ziel des Vormittags“ immer wieder visuell darzustellen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Mit der Chrome-Erweiterung „Momentum“,
- mittels PostIt auf deinem Monitor,
- durch ein Whiteboard oder
- durch eine Tafel in der Nähe deines Bildschirmes.
Tipp 18: Mit einer Visualisierungs-Übung zurück in die Spur
Eine Störung ist in unserer heutigen, sich immer schneller drehenden Welt keine Seltenheit mehr. Daher müssen wir auch lernen, mit Störungen umzugehen und sie so schnell wie möglich zu verarbeiten.
Wenn du also mal gestört wirst und nicht mehr so richtig in ein fokussiertes Arbeiten reinkommst, dann hilft dir diese Visualisierungsübung möglicherweise, wieder in die Spur zu kommen.
Schließe nach der Störung einfach kurz die Augen und stell dir dann die Arbeitsschritte vor, die du in diesem Projekt schon erledigt hast. Gehe dann dazu über, dir die momentane Aufgabe und deren Erledigung vorzustellen.
Diese kleine Übung hilft mir sehr gut, wieder zurück zum fokussierten Arbeiten zu finden.
Fazit für dein Selbstmanagement
Wenn du diese 18 Tipps für fokussiertes Arbeiten umsetzt, dann wirst du mit Sicherheit einen produktiven Arbeitstag haben und deine Aufgaben und Projekte in Rekordzeit fertigstellen.
Viele weitere Strategien, Tipps, Worksheets und Checklisten zum Thema effizientes Arbeiten findest du übrigens auf SelbstmanagementRocks im Kurs „Effizienter arbeiten“.
.Hast du noch einen Tipp, den du anwendest, um konzentriert und fokussiert arbeiten zu können? Oder hast du den einen oder anderen dieser 18 Tipps schon ausprobiert und Erfahrungen damit sammeln können? Falls ja, würde ich mich sehr freuen, wenn du mir einen Kommentar hinterlässt.
Genieße deinen Tag!
Liebe Grüße
Thomas
