Verbringst du deine wertvolle Zeit damit, Aufgaben zu delegieren, nur um dann festzustellen, dass sie nicht richtig erledigt werden? Du bist nicht allein. Viele Führungskräfte und Selbstständige stehen vor genau diesem Problem. In diesem Artikel erfährst du die fünf größten Fehler beim Delegieren und wie du sie vermeiden kannst, um deinem Team zu mehr Autonomie und deinem Unternehmen zu mehr Erfolg zu verhelfen!

 

 

Die 5 größten Fehler beim Delegieren

Manche dieser Fehler kennst du vielleicht schon, einige hörst du vermutlich zum ersten Mal. Beobachte dich in nächster Zeit einfach selbst, wenn du delegierst, ob du vielleicht in einen der folgenden Fehler tappst. Es geht darum, dein Delegieren effizienter und effektiver zu gestalten, um letztlich Zeit zu sparen und die Produktivität zu erhöhen. Lass uns direkt loslegen!

Bereit für die fünf größten Fehler beim Delegieren? Dann starten wir gleich mit dem ersten Punkt.

Fehler 1: Mangelnde Bereitstellung von Ressourcen

Delegieren bedeutet nicht nur, Aufgaben zu verteilen, sondern auch sicherzustellen, dass dein Team über die notwendigen Ressourcen verfügt, um diese Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Oft höre ich von Führungskräften, dass sie Aufgaben immer wieder erklären müssen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch frustrierend für beide Seiten.

Warum hast du den Prozess des Erklärens nicht schon längst systematisiert? Ein Firmen-WIKI (zum Beispiel in Notion) kann hierbei Wunder wirken. Dort stehen alle Aufgaben detailliert beschrieben. Egal, wer sie ausführt, die Person hat einen Schritt-für-Schritt-Plan für die meisten Aufgaben. Ja, es ist eine einmalige Arbeit, aber wenn das einmal erledigt ist, hast du in der Regel nie wieder etwas damit zu tun.

Regelmäßige Schulungen und Trainings können ebenfalls helfen. Sie stellen sicher, dass alle Mitarbeiter die nötigen Fähigkeiten entwickeln und auf dem neuesten Stand bleiben. Ein gut geschultes Team benötigt weniger Erklärungen und kann effizienter arbeiten.

Fehler 2: Einzelne Aufgaben delegieren statt Verantwortungsgebiete

In den meisten Unternehmen werden einzelne Aufgaben delegiert, aber viel zu selten ganze Verantwortungsgebiete. Das erschwert die Arbeit oft massiv und führt zu einer höheren Belastung für dich.

Warum gibst du deinen Mitarbeitern nicht mehr Verantwortung und lässt sie ganze Aufgabengebiete übernehmen? Statt „Beantworte die Frage von Kunde XY“ könnte die Aufgabe lauten: „Übernimm den gesamten Kundensupport“. Oder statt „Erstelle ein Design für einen Instagram-Post“, gib die Aufgabe: „Übernimm unseren Social-Media-Auftritt“. Anstatt „Schreibe die Rechnungen für Kunde XY“, sage: „Übernimm die Buchhaltung unseres Unternehmens“.

Damit ist das Verantwortungsgebiet klar definiert und der Mitarbeiter weiß genau, was zu tun ist. Du hast den Kopf frei und der Mitarbeiter hat einen klaren Verantwortungsbereich, was die Motivation erheblich steigern kann.

Fehler 3: Fehlende Erwartungshaltungen

Einer der häufigsten Fehler beim Delegieren ist die fehlende oder unklare Kommunikation der Erwartungen. Unklare Anweisungen führen oft zu Missverständnissen und unbefriedigenden Ergebnissen. Die Unklarheit kann verschiedene Bereiche betreffen, wie die Qualität der Arbeit, die Deadlines, das Zeit- und Geldbudget, die verfügbaren Ressourcen, wann Nachfragen erwünscht sind, wie Statusmeldungen erfolgen sollen und die Einbeziehung anderer Mitarbeiter oder Abteilungen.

Das Problem liegt zu 90% beim Sender und nur zu 10% beim Empfänger. Wenn du deinem Mitarbeiter nur die halben Informationen lieferst, wirst du auch nicht die Aufgabe wie gewünscht erledigt bekommen. Daher ist es wichtig, von Anfang an klare und umfassende Anweisungen zu geben.

Fehler 4: Mangelnde Kontrolle

Auch wenn du Aufgaben delegierst, liegt die Verantwortung letztlich bei dir. Deshalb ist es wichtig, den Überblick zu behalten und regelmäßig den Fortschritt zu kontrollieren. Dies kann durch regelmäßige Feedback-Meetings geschehen, in denen der aktuelle Stand der Aufgabe besprochen wird. Eine andere Möglichkeit ist, dass sich der Mitarbeiter proaktiv meldet, um Freigaben für den nächsten Meilenstein zu erhalten.

Kollaborations-Tools (meine Empfehlung lautet Meistertask) können ebenfalls helfen, da du damit immer einen Überblick hast, wo der Mitarbeiter gerade steht. Wichtig ist, dass klar abgeklärt ist, wann, wie und wo Kontrolle erfolgt. Klarheit über Kontrolle schafft außerdem Transparenz!

Fehler 5: Mangelndes Vertrauen

Vertraust du deinem Mitarbeiter die Arbeit zu? Falls ja, dann überlass ihm den nötigen Spielraum. Gib ihm Zeit zu lernen und gib ihm offenes und wertschätzendes Feedback. Wenn du dem Mitarbeiter die Arbeit nicht zutraust, überlege dir, was fehlt, um dieses Vertrauen aufzubauen, oder welchem anderen Mitarbeiter du das Vertrauen entgegenbringst.

Eine Kultur, die Fehler als Lernchancen sieht, statt als Versagen, fördert das Vertrauen und die Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten helfen dabei, Vertrauen aufzubauen und Unsicherheiten zu vermeiden. Fehler beim Delegieren können durch eine offene und unterstützende Arbeitskultur minimiert werden.

Fazit

Delegieren ist eine Kunst, die gemeistert werden muss, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Indem du klare Anweisungen gibst, die richtigen Personen auswählst, ausreichende Ressourcen bereitstellst, klare Deadlines setzt und Vertrauen in dein Team hast, vermeidest du die häufigsten Fallstricke und ermöglichst es deinem Team, eigenverantwortlich und erfolgreich zu arbeiten.

Beobachte dein eigenes Verhalten beim Delegieren und nutze diese Tipps, um ein effektiverer Leader zu werden. Fehler beim Delegieren sind häufig, aber durch kontinuierliche Verbesserung und Anpassung deines Ansatzes kannst du diese Fehler minimieren und dein Team zu Höchstleistungen führen.

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Thomas