Evernote Business ist speziell für die Zusammenarbeit im Team entwickelt worden. Im Prinzip kannst du damit alles tun, was du auch mit der normalen Evernote-Variante tun kannst, jedoch mit einigen spannenden Team-Features. Und genau diese will ich dir in diesem Artikel näher vorstellen.

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Warum Evernote Business?

Die Antwort ist ganz einfach: Evernote Business hilft Teams dabei …

• ihre Zusammenarbeit zu organisieren,
• das Projektmanagement zu vereinfachen,
• relevante Informationen zu sammeln und abzulegen,
• Firmenunterlagen zu organisieren,
• Inhalte selektiv freizugeben sowie
• „Datenbanken“ und Wikis aufzubauen.

Natürlich hat auch Evernote Business alle Funktionen der „normalen“ Evernote-Version, wie zum Beispiel:

• Von überall aus Zugriff auf alle Daten zu haben,
• geräteübergreifende Synchronisation und
• Freigabemöglichkeiten von Notizbüchern und Notizen.

Die Vorteile von Evernote Business

Daraus ergibt sich für Firmen oder Teams eine Fülle an Vorteilen, die sich sehr auf die Effizienz, Effektivität und damit natürlich auch auf die Produktivität in der Arbeit auswirken.

Das Wissen bleibt in der Firma

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht auch oft viel an Information verloren. Dadurch verlieren Unternehmen sehr viel Know-how, das sich ein neuer Mitarbeiter erst wieder mühsam aneignen muss.

Mit Evernote Business ist das nicht der Fall, denn die gesamten Notizen, die der ehemalige Mitarbeiter gemacht hat, bleiben dem Unternehmen erhalten.

Selektive Freigabe von Notizbüchern und Arbeitsbereichen

Der oder die Administratoren können Notizbücher und Arbeitsbereiche selektiv freigeben. Was Arbeitsbereiche sind, erkläre ich dir etwas später noch genauer.

Nehmen wir an, dein Unternehmen hat mehrere Abteilungen. Natürlich braucht jemand aus der Marketing-Abteilung nicht Zugriff auf die Notizbücher der Forschungs-Abteilung zu haben.

Im Admin-Panel kann der Administrator also für jedes einzelne Notizbuch und jeden Arbeitsbereich entscheiden, welcher Mitarbeiter darauf zugreifen darf.

Alle sind immer am aktuellsten Stand

Das beste Beispiel hierfür sind Datenblätter. Vielfach werden diese via Mail versandt oder zum Download angeboten. In vielen Fällen werden sie aber auch noch händisch verteilt.

Der Mitarbeiter kann sich nie ganz sicher sein, ob er die aktuellste Version hat oder ob es nicht vielleicht noch eine aktuellere gibt. Und selbst wenn, hat er sie in den seltensten Fällen in Realtime.

Mit Evernote Business ist das kein Problem. Wenn Änderungen an einem Datenblatt vorgenommen werden, wird das alte Datenblatt in Evernote Business durch das neue ersetzt. Damit hat jeder Mitarbeiter nicht nur realtime die neuesten Informationen, sondern braucht sich auch keine Sorgen mehr um die Aktualität der Unterlagen machen.

Neue Mitarbeiter lassen sich schnell einarbeiten

Wenn in Evernote Business ganze Arbeitsabläufe ordentlich angeführt werden, ist es ein Einfaches, neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Der Ablaufplan der einzelnen Aufgaben ist in Evernote zu finden, der neue Mitarbeiter braucht diese nur noch 1:1 umzusetzen.

Das spart langwierige und personalintensive Schulungen.

Es ist egal, von wo aus dein Mitarbeiter arbeitet

Im Büro, von zu Hause aus, auf Dienstreisen oder im Außendienst, dein Mitarbeiter hat von überall aus Zugriff auf die aktuellsten Informationen.

Notizen, Notizbücher und Arbeitsbereiche

Neben Notizen und Notizbüchern, die man ja schon aus der normalen Evernote-Version kennt, gibt es in Evernote Business auch sogenannte Arbeitsbereiche.

Arbeitsbereiche kannst du dir wie Gruppen vorstellen. In diese Arbeitsbereiche können spezielle Notizbücher und Notizen verschoben werden.

Nehmen wir an, dein Unternehmen hat mehrere Abteilungen (HR, Marketing, Produktion …). Auf die Notizbücher der HR-Abteilung können nur HR-Mitarbeiter zugreifen, auf jene des Marketing nur Mitarbeiter der Marketing-Abteilung und genau so verhält es sich bei der Produktions-Abteilung.

Das macht natürlich Sinn. Nun kann aber der Fall eintreten, dass Mitarbeiter aus jeder dieser Abteilungen gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Das ist der optimale Zeitpunkt, um einen Arbeitsbereich zu eröffnen.

In diesen Arbeitsbereich werden nun alle das Projekt betreffende Notizen und Notizbücher gezogen. Also zum Beispiel ein Notizbuch aus der HR-Abteilung, eine Notiz der Marketing-Abteilung und ein Notizbuch der Produktionsabteilung. Nun haben alle drei Mitarbeiter Zugriff auf diese Notizbücher im entsprechenden Arbeitsbereich.

Optimal also, um innerhalb des Unternehmens sinnvoll miteinander zusammenarbeiten zu können.

Beispiel „Marketing“

Mein Assistent ist unter anderem dafür zuständig, sämtliche Marketing-Aktivitäten zu koordinieren. Also zum Beispiel zu meinem Blog hier, zu SelbstmanagementRocks, aber auch zu meinen Tätigkeiten als Keynote-Speaker. All diese Bereiche habe ich in Stapel-Notizbüchern organisiert und nicht auf alle diese Bereiche braucht mein Assistent auch tatsächlich Zugriff.

Also habe ich den Arbeitsbereich „Marketing“ erstellt. In weiterer Folge habe ich alle Notizbücher, die das Marketing betreffen, in diesen Arbeitsbereich geschoben und ihm Zugriff darauf gegeben.

So hat er dank Evernote Business Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die er für das Marketing benötigt.

Ein paar Beispiele aus der Praxis

Wikis erstellen

Falls du nicht weißt, was ein Wiki ist, hier die Definition von Wikipedia:

Das Ziel ist häufig, Erfahrung und Wissen gemeinschaftlich zu sammeln (kollektive Intelligenz) und in für die Zielgruppe verständlicher Form zu dokumentieren.

Wikis sind eine super Methode, um Know-how in der Firma oder im Team zu lassen. Wenn jeder Mitarbeiter seine Arbeit gut dokumentiert, dann ist sichergestellt, dass sein Know-how auch nach seinem Ausscheiden im Unternehmen bleibt.

Ich habe zum Beispiel für meinen Assistenten ein Support-Wiki (eines von mehreren, die wir nutzen) erstellt. So kann er auf 80 % der Anfragen, die via E-Mail kommen, reagieren. Alles, was er tun muss, ist, in das jeweilige Wiki zu sehen und sich die Lösung da rauszuholen.

Sollte er sich dann beruflich verändern wollen, kann sein Nachfolger ohne große Einarbeitung ebenfalls sofort mit diesem Wiki arbeiten.

Checklisten und Templates

Jedes Unternehmen und Team hat Formulare und Checklisten, nach denen vorzugehen ist. Warum nicht einfach diese Checklisten in Evernote anlegen. So haben alle betreffenden Personen Zugriff darauf und Änderungen wirken sich sofort aus.

Hier findest du zum Beispiel ein Template für dein CMR, bzw. hier eines für Gesprächs-Notizen. Vielen Dank für diese Evernote-Vorlagen geht an Merlin Mechler, der mir diese hier zum Download zur Verfügung gestellt hat.

Kundenmanagement

Selbstverständlich kann man auch sein Kundenmanagement über Evernote abwickeln. Welche Ansprechpartner gibt es, was muss ich über den Kunden wissen? Welche Kommunikation gab es mit dem Kunden? Sollte ein Unternehmen nicht hunderte Kunden haben, kann Evernote auch super als CRM-System dienen.

Wenn alle Gespräche, E-Mails und Kommunikationsvorgänge mit dem jeweiligen Kunden in Evernote gespeichert werden, haben alle Mitarbeiter, die Projekte für den jeweiligen Kunden bearbeiten, immer die aktuellsten Informationen diesbezüglich. Alles, was sie tun müssen, ist, einen Blick in das entsprechende Notizbuch zu werfen.

Mitarbeitermanagement

Selbstverständlich kannst du mit Evernote Business auch alles rund um deine Mitarbeiter managen. So können Verträge, Kontaktdaten, Funktionen und sonstige wichtige Dokumente zu dem jeweiligen Mitarbeiter aufgezeichnet werden.

In so ein Notizbuch passen aber natürlich auch gemeinsame Zielsetzungen oder ein persönliches Erfolgsjournal gut hinein.

Meetings

Meetings sind der Zeitfresser Nummer 1 in Unternehmen. Mit Evernote Business ist es ein Leichtes, allen Meeting-Teilnehmern schon vorab alle wichtigen Informationen zu den Inhalten des Meetings zukommen zu lassen.

Damit kommen alle vorbereitet und auf dem gleichen Wissensstand ins Meeting. Das spart natürlich Zeit. Übrigens fällt auch das Protokollversenden weg. Dieses kann nämlich realtime ebenfalls gleich im entsprechenden Meeting-Notizbuch verfasst werden.

Mit dem Vorteil, dass Flipcharts oder Whiteboards einfach nur abfotografiert werden müssen. Fotos dann in die Notiz einfügen, fertig. Wie du siehst, alles sehr effizient und vor allem zeitsparend.

Evernote Business – der Kurs

Für alle Mitglieder von SelbstmanagementRocks steht ab 1. März 2018 der „Evernote Business Kurs“ zur Verfügung. Darin erkläre ich nicht nur das gesamte Basiswissen zu Evernote Business, sondern auch, wie du Projekte, Meetings, dein Kundenmanagement, dein Mitarbeitermanagement, Templates/Checklisten und Wikis mit Evernote Business erstellst.

Evernote Business – 2 Monate gratis testen

Für meine Leserinnen und Leser gibt es die Möglichkeit Evernote-Business zwei Monate vollkommen kostenlos zu testen. Alles was du dazu tun muss ist, auf den Link hier unterhalb klicken. Daraufhin öffnet sich dein E-Mail-Programm mit einem vorgefertigten Text. Alles was du noch tun musst ist auf absenden klicken.

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Evernote Business – das Buch

Natürlich habe ich es mir nicht nehmen lassen, auch zu Evernote Business ein Buch zu schreiben.In diesem Buch findest du einerseits Tipps und Anregungen für die Implementierung in deinem Unternehmen und andererseits natürlich Rezepte, Tipps, Tricks und Strategien wie du Evernote Business optimal in deinem Unternehmen einsetzen kannst.

Hier geht es zum Evernote-Buch!

Fazit für dein Selbstmanagement

Evernote Business wird die Effizienz, Effektivität und Produktivität in deinem Unternehmen/Team massiv steigern. Diese Chance solltest du dir auf keinen Fall entgehen lassen.

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