Das virtuelle Büro ist in aller Munde. Standortunabhängig, flexibel und kostengünstig sind die magischen Worte, die häufig in Verbindung damit fallen. Gewisse Dinge, wie etwa eine freundliche Sekretärin oder repräsentative Empfangsräume für Kundenbesuche, gehören jedoch zu einem erfolgreichen Unternehmen dazu und standen bisher im Widerspruch zum unsichtbaren, virtuellen Büro. Nun lassen sich diese Dienste jedoch stundenweise und auf Abruf mieten, ohne selbst über Büroräume zu verfügen.

Die Sekretärin auf Abruf

Jeder kennt das: man verbringt selbst zu viel Zeit in wichtigen Telefonaten, Besprechungen oder wichtigen Kundengesprächen und verpasst so eine Vielzahl an Anrufen, die unbeantwortet in der Mailbox landen. Viele Anrufer haben jedoch weder die Geduld noch das Interesse, auf eine anonyme Sprachbox zu sprechen. So vergrault man sich seine Kunden oder schreckt potentielle Neukunden ab. In größeren Unternehmen sorgt normalerweise die freundliche und hilfsbereite Stimme einer Sekretärin oder eines Kollegen dafür, dass der Anrufer zufrieden gestellt wird, indem sie Auskunft geben oder einen Termin vereinbaren. Maklern, Kleinunternehmern oder sonstigen Freiberuflern fehlen allerdings meist Ausstattung und die finanziellen Mittel für eine solche Kundenbetreuung. Hier kommt der „virtuelle“ Telefonservice eines externen Dienstleisters ins Spiel, um dieses Problem zu lösen.

Statt unbeantwortet auf dem Handy zu landen wird der Anruf des Kunden zu diesem Dienstleister, der „ausgelagerten Sekretärin“ weitergeleitet, die ihn entgegen nimmt. Der Anrufer denkt er sei bei der persönlichen Telefonkraft gelandet und merkt nicht, dass er einen externen Dienstleister am Telefon hat. Dieser begrüßt ihn mit einem individuellen Begrüßungstext, den der Auftraggeber zuvor vorgegeben hat, und versucht den Wunsch des Anrufenden zu erfüllen. Zum Beispiel wird ein Termin verabredet, der Anrufer ist zufrieden und die positive Außendarstellung des Unternehmers gesichert. Neben der seriösen Reputation, die dadurch erzielt wird ergibt sich auch ein Kostenvorteil. Die Inanspruchnahme dieser Serviceleistung ist nicht nur kostengünstiger als eine konventionelle Sekretärin, sondern auch geringer als der Verlust, der durch entgangene Anrufe und damit entgangene Aufträge entsteht. Weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität. Die meisten Anbieter können stundenweise gebucht werden. So kann genau entschieden werden, wann der Service in Anspruch genommen werden soll. Dieser Nutzen beginnt bei einer kurzen Übernahme während der Mittagspause, geht über eine Betreuung während des Urlaubs hinaus und hört bei einer umfangreichen 24 Stunden Bereitschaft auf.

Was sind die Vorteile einer externen Telefonkraft?

– kostengünstiger als klassische Sekretärinnen oder Sekretäre
– trotzdem wird effektive Telefonbetreuung geboten
– 24 Stunden Abdeckung möglich
– stundenweise buchbar und damit flexibel anpassungsfähig

Gerade für Unternehmer mit Kunden im Ausland und Übersee oder für gestresste Freiberufler, die im Urlaub lieber entspannen wollen anstatt zu telefonieren, kann ein solcher Dienst Gold wert sein.

Für wen kann ein solcher Service sinnvoll sein?

– Freiberufler wie Makler und Kleinunternehmer
– Unternehmer, die häufig auf Geschäftsreise sind
– Geschäftsmodelle, welche eine 24 Stunden Abdeckung benötigen

Natürlich sollte man ein paar Dinge abwägen, bevor man einen solchen Dienst in Anspruch nimmt. So gibt es bei den Anbietern große Unterschiede, was Preis und gebotene Leistungen betreffen. Ein preiswerter Einstieg ist zwar bei vielen möglich, richtet sich aber teilweise auch an der Anzahl der eingehenden Telefonate. Man muss also grob im Blick haben, wie viele Telefonate behandelt werden müssen, damit es nicht zu teuren Überraschungen kommt. Hilfe kann in diesem Fall eine Testoption für einen bestimmten Zeitraum bieten, über die manche Anbieter verfügen.

Tipps vor der Inanspruchnahme einer externen Telefonkraft:

– Analyse der Kosten und des entstehenden Nutzens
– Recherche der einzelnen Anbieter
– bei Unsicherheit Testmöglichkeit ausprobieren

Vielseitige Palette an Dienstleistungen für das virtuelle Büro

Bei vielen Anbietern ist die angemietete Telefonistin jedoch nur ein Teil aus dem Baukasten der möglichen Dienstleistungen. Viele übernehmen auch die Annahme und Weitersendung von Post, oder die Betreuung des Faxgerätes. Für den standortunabhängigen Unternehmer gibt es auch das Büro auf Abruf. Falls die entsprechenden Räumlichkeiten nicht vorhanden sind (etwa für den Empfang eines Kunden, eine Konferenz oder die Abwicklung eines größeren Auftrags) können diese auch hinzu gemietet werden. Je nach Bedarf ist dies stunden- oder tageweise möglich. Einige Anbieter richten sogar auf Wunsch eine repräsentative Geschäftsadresse ein.

Zum Autor:

Erik Wechsler ist freier Redaktionsmitarbeiter beim Unternehmen Bueroservice24.de.

Die Kernkompetenz von Bueroservice24.de bildet das virtuelle Büro (mehr dazu hier). Qualifizierte und motivierte Fachsekretärinnen übernehmen das virtuelle Büro des Auftraggebers auf professionelle Weise, indem sie jeden Anruf persönlich, freundlich und kompetent im Firmennamen entgegen nehmen.

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