Eine gute Kommunikationsstruktur ist für jedes Unternehmen extrem wichtig, damit seine Mitarbeiter produktiv und effizient arbeiten können. Familien sind im Grunde nichts anderes als kleine Unternehmen, also könnte man auch in der familiären Struktur ein Kommunikationssystem etablieren, das viele Leerläufe und Unproduktivität vermeidet. Umso mehr Zeit bleibt dann schließlich und endlich für „Quality-Time“.

Warum also nicht für Familien eine Kommunikationsstruktur erstellen, die über eine gemeinsame WhatsApp-Gruppe hinausgeht und die für eine bessere, fehlerlosere und einfachere Kommunikation sorgt?

Wie kommst du nur auf diese Artikelidee, Thomas?

Um ehrlich zu sein, es war (leider) nicht meine Idee, sondern die von Peter. Peter ist ein Unternehmer, den ich schon sehr lange begleite. Zuerst haben wir gemeinsam an seinem persönlichen Selbstmanagement gearbeitet, dann habe ich ihn dabei unterstützt, die Prozesse in seinem Unternehmen zu systematisieren und habe seine Mitarbeiter im Bereich Zeitmanagement und Kommunikation geschult (wie wir das angestellt haben, kannst du dir in diesem Webinar hier ansehen). Und als auch diese Aufgabe erledigt war und wir auf den Abschluss der gemeinsamen Maßnahmen angestoßen haben, hat Peter mich mit der Idee konfrontiert, auch die Kommunikation in seiner Familie auf diesem Wege verbessern zu können.

Alles, was du hier in diesem Artikel liest, beruht also auf unseren gemeinsamen Ideen und auf den praktischen Erfahrungen von Peters Familie mit unseren Ideen.

Kommunikation im Unternehmen

Lass uns zunächst einmal auf die Kommunikation im Unternehmen sehen, damit wir uns im Anschluss gemeinsame Rückschlüsse auf das Familienleben ansehen können. In Unternehmen sieht das meistens so aus:

Jour fixe

Der Begriff Jour fixe wird sehr unterschiedlich verwendet und kann mehrere Arten von Besprechungen und Meetings bedeuten. Das kommt sehr auf die Unternehmenskultur an. Im Großen und Ganzen werden in einem Jour fixe wichtige Informationen ausgetauscht und es werden Ziele für die kommende Periode besprochen.

Daily Huddle

In vielen Unternehmen hat auch der Daily Huddle Einzug gefunden. Beim Daily Huddle werden jeden Morgen 3 Fragen beantwortet:

• Was hast du gestern getan, um deine Ziele zu erreichen?
• Was willst du heute tun, um deine Ziele zu erreichen?
• Wo könnten Probleme oder Hindernisse auftreten bzw. wo könntest du Unterstützung brauchen?

Tools

Außerdem werden in Unternehmen verschiedene Tools verwendet, die dabei helfen, Vorgänge effizienter zu machen. Hier nur ein paar wenige Beispiele dazu:

• Kommunikationstools: Slack, Microsoft Teams, Hangout Chat …
• Kollaborationstools: Meistertask, ToDoist, Google Tanks …
• Notizmanagement-Tools: Evernote, OneNote …
• E-Mails: Google Mail, Outlook …
• Datenablage: Google Drive, Dropbox
• Kalender: Google-Kalender, Outlook-Kalender

So weit, so gut, aber wie kann man all diese Dinge jetzt auf Familienebene umsetzen?

Kommunikation in der Familie

Eine Familie ist natürlich nur bedingt so zu behandeln wie ein Unternehmen und vieles, was für Unternehmen wichtig ist, ist für eine Familie vermutlich weniger wichtig. Lass uns daher einen genauen Blick auf die Möglichkeiten werfen, die Familien in diesen Bereich haben.

Bevor wir damit beginnen, will ich dir aber Peters Familie ein wenig näher vorstellen. Ich werde das auf Wunsch von Peter sehr allgemein halten, denn auch wenn ich ihn zu diesem Thema gerne interviewt hätte, wollen er und seine Familie lieber anonym bleiben.

Peters Familie besteht aus Peter, seiner Frau und drei Kindern. Gemeinsame Zeit zu verbringen ist auf Grund der Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben und Hobbys für die Familie nicht einfach. Auch das eine Tatsache, die eine effiziente Familienkommunikation sehr wichtig macht.

Jour fixe und Daily Huddle

Es gibt seit jeher einen Fixtermin, zu dem die gesamte Familie Zeit miteinander verbringt, und das ist sonntagabends ab 17:30 Uhr. Der Sonntagabend gehört der Familie und es werden keine anderen Termine zu diesem Zeitpunkt akzeptiert.

Diese Zeit bestand bisher aus einem gemeinsamen Abendessen und ein wenig Smalltalk. Peter und ich haben diesem Beisammensein aber nun einen strukturierteren Part hinzugefügt, denn nach dem gemeinsamen Abendessen gibt es ab sofort den Familien-Jour-fixe. Folgende Themen werden in diesem Jour fixe abgearbeitet:

Termine

• Welche Termine habe ich in der kommenden Woche?
• Was ist der Schwerpunkt dieses Termins?
• Wie komme ich zum Ort des Termins?
• Kann es bei diesem Termin zu Überschneidungen oder Problemen kommen?
• Was wollen wir gemeinsam als Familie unternehmen (Ausflüge, Kino, Kultur, Urlaube …)?

Die Termine werden im individuellen und im Familienkalender vermerkt (mehr dazu später).

Ziele

• Welche Ziele hattest du vergangene Woche?
  Die Tafelfolie der vergangenen Woche wird besprochen. Wurden Ziele erreicht, sprechen die anderen ihre Wertschätzung aus, wurden sie nicht erreicht, werden die Gründe dafür diskutiert und Hilfestellungen geboten.
• Welche Ziele habe ich in der kommenden Woche?
• Beruflich/schulisch?
• Privat?
• Gesundheit?
• Beziehung?

Die Ziele von jedem Familienmitglied werden auf Tafelfolie notiert. Die Tafelfolien werden dann im Stiegenhaus aufgehängt, denn da muss jedes Familienmitglied mehrmals täglich vorbei.

• Wo könnte es kommende Woche zu Problemen oder Hindernissen kommen?
  Jedes Familienmitglied analysiert, wo es Probleme geben könnte und inwiefern die anderen Familienmitglieder dabei helfen können, diese Probleme zu beheben.

• Was war mein Moment der letzten Woche?
  Ein Moment, den ich sehr gerne mit meiner Familie teilen möchte.

• Dazu hätte ich gerne das Feedback meiner Familie?
  Ideen, Vorschläge und Vorhaben, bei denen ich gerne das Feedback meiner Familie hätte.

• Wer macht was bis wann?
  Letzte Aufgabe im Bereich der Ziele ist, festzulegen, wer was bis wann erledigt. Hier geht es um Haushaltsdienste, Besorgungen oder auch um gemeinsame Aktivitäten, die geplant und organisiert gehören.

Alles in allem also eine knackige, aber doch recht wertvolle Vorgehensweise, durch die Peters Familie enger zusammengewachsen ist und mit der viele Probleme und Hindernisse schon im Vorfeld abgeklärt werden können.

Tools der Familie

Kommen wir nun zu den Tools, die das Familienleben vereinfachen und die Kommunikation verbessern können.

Kommunikations-Tools

Wie bisher wird WhatsApp auch weiter zur Kommunikation in der Familie benutzt. In die Familiengruppe kommen nur Nachrichten, die auch alle Familienmitglieder betreffen, alles andere wird mit persönlichen WhatsApp-Nachrichten abgewickelt. WhatsApp wird allerdings nur noch für nicht zeitsensitive Nachrichten verwendet.

Wenn etwas unheimlich wichtig und unheimlich dringend ist, wird Threema verwendet. Threema ist ein Tool, das lediglich innerhalb der Familie verwendet wird und auch nie stummgeschaltet ist. Eine Threema-Nachricht erhält Peter also auch in einer wichtigen Sitzung. Es ist also eine Art Notfall-Kommunikationsmittel.

Kalender

Als Kalender verwendet Peters Familie den Google-Kalender. Jedes Familienmitglied hat einen eigenen Kalender und es gibt auch den Familien-Kalender. In die Einzelkalender werden Dinge wie der Stundenplan der Kinder oder die Arbeitszeit der Eltern eingetragen. Auch Termine, die in den Bereich Hobby und Freizeit fallen, kommen in diesen Kalender.

In den Familienkalender werden Aktionen eingetragen, die die gesamte Familie gemeinsam unternimmt. Er wird wöchentlich einmal im Rahmen des Jour fixe aktualisiert und zumindest immer einen Monat im voraus, bei Urlauben natürlich entsprechend länger geplant. Gemeinsame Familienaktionen werden so rechtzeitig geplant und die Teilnahme für alle Mitglieder ist somit verpflichtend.

Außerdem wurden ein paar Regeln betreffend Kalender-Hygiene implementiert:

• Jeder Termin beinhaltet eine Ortsangabe mit genauer Adresse.
• Alle Termine müssen wöchentlich aktualisiert und zumindest einen Monat im Voraus eingetragen werden.
• Die Termine der Kinder sind für die Eltern stets einsehbar.
• Die Termine der Eltern sind auch für die Kinder einsehbar, es sei denn, es handelt sich um Termine, die unter den beruflichen Datenschutz fallen.
• Alle Termine der kommenden Woche werden anhand des Kalenders im wöchentlichen Jour fixe besprochen und durchgeplant.

Aufgabenmanagement mit ToDoist

In ToDoist gibt es ein gemeinsames Familien-Projekt, das treffenderweise auch „Familie“ heißt. Außerdem wurden einige Unterprojekte angelegt:

• Mama
• Papa
• Kind 1
• Kind 2
• Kind 3
• Unternehmungen
• Ideen und Vorschläge

Die persönlichen Unterordner enthalten sich wiederholende Aufgaben, wie zum Beispiel die tägliche Müllentsorgung oder das Ausräumen des Geschirrspülers oder wöchentliche Aufgaben wie Sondermüllentsorgung und das Aufräumen der Zimmer und spezieller Bereiche des Hauses. Ist jemand an einem der Tage, an dem ihm eine Aufgabe zugeteilt ist, verhindert, muss er sich um Ersatz kümmern.

In Todoist landen aber auch persönliche Aufgaben wie das Packen für den Wandertag oder das Lernen für die Mathematik-Prüfung.

Notizmanagement mit Evernote

Peter ist von Evernote beruflich begeistert und daher hat er es auch innerhalb seiner Familie implementiert. Im Stapelnotizbuch „Familie“ gibt es die folgenden Notizbücher:

• Für jedes Familienmitglied ein eigenes Notizbuch: In diesem sind zum Beispiel aktuelle Schuh- und Kleidergrößen, Stundenpläne, eine Liste von Ansprechpersonen in der Schule, Zeugnisse und Ähnliches abgespeichert.
• Gemeinsame Erinnerungen: Hier finden sich Fotos, Texte und Links zu Videos, die für die Familien-Chronik spannend sind.
• Recherche: Darin befindet sich Recherche-Material, zum Beispiel zu möglichen zukünftigen Urlaubsdestinationen.
• Gesundheit: Hierin befinden sich Befunde, Impfungen und eine Liste an Ärzten, die im Bedarfsfall aufgesucht werden sollen.
• Familien-Wiki: In diesem Notizbuch sind Checklisten und Tutorials zu gewissen Aufgaben. Zum Beispiel eine Checkliste, was bei der Buchung eines gemeinsamen Familienurlaubes zu beachten ist. Besonders witzig fand ich Peters „Wie räume ich einen Geschirrspüler richtig ein“-Tutorial oder das „Wie wasche ich Wäsche richtig“-Tutorial seiner Frau. Aber seit es online ist, musste er sich damit nicht mehr herumärgern ;).
• Ideen und Inspirationen: Für alle Ideen rund um das Familienleben.
• Rezeptsammlung: Für die beliebtesten Familiengerichte
• Besorgungen: Zum Beispiel Einkaufslisten
• Materialsammlungen: Zum Beispiel Tutorials, Beschreibungen und Gebrauchsanweisungen zu technischen Geräten.

Eine spannende Sammlung, die sehr klein und übersichtlich begonnen hat, aber seither ständig wächst. Weitere Informationen, wie du Evernote als Notizmanagementsystem verwenden kannst, findest du in meinem Buch dazu.

E-Mail – Google-Mail

Wichtige E-Mails werden an die Familien-E-Mail-Adresse weitergeleitet, auf die alle Familienmitglieder Zugriff haben.

Datenablage – Google Drive

Hier werden zum Beispiel alle Fotos gesammelt.

Exkurs: Delegieren

Peter delegiert sehr gerne auch private Aufgaben an seine Assistentin. Daher hat diese auf die folgenden Tools Zugriff:

• Kalender
• WhatsApp-Familiengruppe
• ToDoist
• Evernote

Falls dich das Thema Delegieren näher interessiert, könnte dieses Webinar für dich spannend sein.

Tipps zur Implementierung

Abschließend wollen wir dir noch ein paar Tipps zur Implementierung mit auf den Weg geben. Überfordere deine Familie nicht, vor allem wenn einzelne Familienmitglieder deinem Unterfangen kritisch gegenüberstehen. In diesem Fall solltest du ein Tool nach dem anderen implementieren anstatt alles auf einmal.

Ist deine Familie hingegen Feuer und Flamme dafür, dann nehmt euch doch einen Nachmittag gemeinsam Zeit und versucht, aus den Ideen von Peters Familie euren eigenen Kommunikationsführerschein zu erstellen. Falls du da möglicherweise schon Dinge innerhalb deiner Familie implementiert hast, freuen Peter und ich uns auf deine Ideen und Vorschläge.

Außerdem freue ich mich, wenn du diesen Artikel mit anderen Familien teilst und so vielleicht inspirierst, die Kommunikation innerhalb der Familie zu verbessern.

Fazit für dein Selbstmanagement

Sich Gedanken zur optimalen Kommunikationsstruktur innerhalb der Familie zu machen, kann durchaus sinnvoll sein und viele Probleme schon im Vorfeld im Keim ersticken. Peter beschreibt als größten Benefit aber, dass er seinen Kindern etwas über Kommunikation, vor allem aber über das Thema Zielsetzung und Zielüberwachung beibringen konnte. Sicherlich eine Eigenschaft, die sie in ihrem zukünftigen Leben enorm bereichern wird.

Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung in deiner Familie.

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas