Zeit budgetieren, das machen die wenigsten Menschen. Finanzen, Urlaube oder Feiern werden in der Regel aber sehr genau budgetiert. Bei einigen Dingen, wie zum Beispiel Urlaubstagen, Haushaltsbudgets, Taschengelder und ähnlichem sind die Budgets sogar von Haus aus vorgegeben. Das so viele Menschen ihr wichtigstes Gut (neben Gesundheit), nämlich den Faktor Zeit nicht budgetieren, halte ich für einen großen Fehler. Daher will ich dir in diesem Artikel 9 Gründe präsentieren, warum du das tun solltest und ich werde dir meine Zeitbudgets vorstellen.

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Zeit budgetieren, warum eigentlich?

All diese Gründe die ich dir hier präsentiere, hängen unmittelbar mit Zeitbudgets zusammen und werden dir zeigen, dass es sehr sinnvoll ist deine Zeit zu budgetieren. 

Du kannst besser NEIN sagen

Nein sagen ist ein großes Problem für viele Menschen und wenn du deine Zeitbudgets vorhanden sind, ein noch viel größeres. Denn ohne Zeitbudgets weißt du doch gar nicht so richtig, ob du Zeit dafür hast oder nicht. Und selbst wenn du keine Zeit dafür hättest, aber trotzdem ja sagen willst, dann weißt du mit deinen Zeitbudgets gleichzeitig worauf du verzichten willst oder musst.

Das sind zwei Faktoren die beim NEIN sagen lernen unheimlich wichtig sind. Denn eines ist klar, wenn du zu etwas JA sagst, dann sagst du automatisch zu etwas anderem NEIN. Das kann Zeit für dich selbst sein, Zeit die du mit deiner Familie verbringen kannst, Zeit für dein Hobby, oder was auch immer.

Wenn ich mit einem Anliegen konfrontiert werde, 

• schätze ich die Zeit die es mich kostet wenn ich ja sage, 
• sehe auf meine Zeitbudgets und weiß automatisch zu was ich dann NEIN sagen muss. 

In der Folge kann ich sehr gut abwägen ob es mir das Wert ist oder eben nicht. Und plötzlich wird NEIN sagen wesentlich einfacher.

Die gesamte “NEIN sagen lernen” Strategie findest du übrigens im entsprechenden Kurs auf Selbstmanagement.rocks.

Du planst deine Todo-Liste realistischer

Warum wird deine Aufgabenliste von Tag zu Tag länger und länger? Vermutlich weil du nicht darauf achtest, ob du das was du dir da vornimmst realistischer Weise überhaupt abarbeiten kannst. Es gibt Studien die zeigen, dass sich Führungskräfte alleine für den Montag mehr vornehmen, als sie eigentlich die gesamte Woche schaffen können. Wie soll das bitte funktionieren?

Die Ursache des Fehlers liegt auf der Hand: Es wurden keine Zeitbudgets erstellt und damit gibt es keinen klaren Plan und keine vorgegebenen Zeiten wann ich was erledigt werden soll. 

Wenn aber Zeitbudgets vorhanden sind, kann ich plötzlich viel besser einschätzen was ich alles in meinem Tag unterbringen kann. 

Pufferzeiten

In meinem Tag habe ich stets Pufferzeiten eingeplant. Diese sind für Aufgaben reserviert, die unvorhersehbar sind. Der Chef kommt ums Eck und will noch was schnell erledigt haben. Oder ein Kunde ruft an und will im letzten Moment noch eine Änderung. Das alles sind Dinge die man nicht vorher planen kann. 

Was man aber tun kann ist sich ein Zeitfenster dafür pro Tag zu reservieren. Natürlich kann mal mehr und mal weniger von diesen Aufgaben kommen, aber es arbeitet sich viel leichter, wenn ich auf für unvorhersehbare Aufgaben Zeit budgetiere.

Pufferzeiten sind einer der Hauptgründe, warum ich es in der Regel schaffe meine Todo-Liste am Ende des Tages abgearbeitet zu haben. Wie du diese Pufferzeiten berechnen kannst, verrate ich dir im Kurs “Wochen- & Tagesplanung” auf Selbstmanagement.rocks.

Transferzeiten

Es klingt zwar logisch, es wird aber oftmals nicht bedacht auch Transferzeiten zu budgetieren. Die Zeit die du brauchst um zu Meetings und ähnlichem zu kommen. Auch diese Zeit lässt sich in der Regel recht leicht budgetieren und muss natürlich in die Planung einfließen.

Aufgaben blocken

Wenn du deine Zeit budgetierst wird etwas magisches passieren. Du wirst nämlich ganz automatisch beginnen ähnliche Aufgaben in Blöcken zu sammeln. Während viele Menschen die ihre Zeit nicht budgetieren ähnliche Aufgaben abarbeiten wann es ihnen in den Sinn kommt, werden Menschen die ihre Zeit budgetieren all diese Aufgaben geblockt abarbeiten, was in vielerlei Hinsicht Sinn macht.

Ich fasse zum Beispiel alle meine administrativen Aufgaben zusammen und erledige sie am Freitag vormittags.

Blöcke verschieben

Oftmals kommen, wie wir etwas weiter oben schon besprochen haben, einfach Dinge dazwischen. Das ist im heutigen Berufsleben (leider) ganz normal. Wer seine Zeit nicht budgetiert muss dann kleinteilig alle Aufgaben auf einen anderen Tag verschieben. Wer aber mit Zeitbudgets arbeitet, der kann einfach ganze Zeitblöcke verschieben, was viel effizienter und auch einfacher ist.

Blöcke nach Energie-Hoch-Zeiten verteilen

Wenn du deine Zeit budgetierst, dann kannst du die wichtigen Aufgaben sehr gut an jenen Zeiten des Tages positionieren, an denen du die meiste Energie, den höchsten Fokus und die beste Konzentration aufbringen kannst.

Das macht dich produktiver und steigert damit natürlich deinen Output.

Zeit budgetieren – Zeit für dich 

Wir haben beim ersten Grund vom NEIN sagen lernen gesprochen und das wir zu viel zu vielen Dingen einfach und ohne nachzudenken JA sagen. Nun die Zeit die man als erste beschneidet, wenn man mal wieder JA gesagt hat, ist die eigene Zeit. Die Zeit die wir für uns selbst reserviert haben. 

Warum ist das so? Weil es schlicht und einfach am unkompliziertesten ist und weil wir niemanden anderen absagen müssen. 

Das ist natürlich alles andere als gut und bringt auch große Unzufriedenheit mit sich. Ein Grund, warum wir das tun ist, dass wir diese Zeit für uns selbst gar nicht budgetiert und damit auch fast nie im Terminkalender eingetragen haben.

Durch meine Zeitbudgets weiß ich genau wie viel Zeit ich pro Woche für Sport, Fortbildung (z.B. Lesen), Entspannung / Regeneration, usw. habe. Diese stehen selbstverständlich auch alle im Kalender und dürfen auch nur in Notfällen abgesagt oder verschoben werden.

Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben

Was für den Punkt “Zeit für dich” gilt, ist natürlich auch hier der Fall. In der Regel streichen wir diese Termine, weil es am einfachsten und am wenigsten kompliziert ist. Langfristig gesehen ist das aber der absolute Wahnsinn!

Aus diesem Grund solltest du unbedingt auch diese Zeit budgetieren.

Meine Zeitbudgets

Nun habe ich dir versprochen dir auch meine Zeitbudgets zu zeigen und das will ich gerne tun. Im Bild hier unterhalb findest du eine Aufstellung wie mein Tag aussieht.

Von Montag bis Donnerstag sieht der Tag immer gleich aus. Ich beginne mit der Fokuszeit in der ich Projekte abarbeite, die ein hohes Maß an Fokus und Konzentration benötigen. Dazu gehören die Erstellung von Blogartikel, Podcasts, Büchern, Videokursen, Workshopkonzepten, Seminarkonzepten und ähnlichem.

Nach einer Pause geht es dann weiter mit Kommunikationszeit. In dieser Zeit arbeite ich meine E-Mails ab, kommuniziere mit Kunden und meinem Mitarbeiter, delegiere Aufgaben, Telefoniere und ähnliches. In den meisten Fällen nutze ich dieses Zeitbudget nicht voll aus und kann auch in diesem Zeitblock immer wieder an meinen Aufgaben arbeiten.

Nach der Mittagspause habe ich eine Stunde Pufferzeit eingeplant, die eben für diese unvorhersehbaren Aufgaben reserviert ist. 

Danach kommt der “Zeit für mich”-Block in dem ich entweder Sport treibe oder für Erholung sorge und in dem ich mich mit Büchern und Videokursen autodidaktisch weiterbilde.

Alles was danach kommt ist Freizeit. Da treffe ich Familie, Freunde und lass es mir gut gehen. Es gibt auch Tage an denen ich in dieser Zeit arbeite, aber nicht weil ich muss sondern weil ich es will.

Der Freitag dient dann zur Abarbeitung meiner administrativen Aufgaben und ist für Meetings aller Art reserviert. Da finden zum Beispiel 90% meiner Podcast-Interviews statt. Aber auch sonstige Online- und Offline-Meetings fallen in diese Zeit. 

Setze ich meine Zeitbudgets 1:1 um?

Die klare, ehrliche und ungeschönte Antwort ist NEIN! Diese Zeitbudgets sind ein Leitfaden der mich am richtigen Weg halten soll und ich kann mich an keine Woche erinnern die ich 1:1 genau so umgesetzt habe. 

Aber darum geht es auch gar nicht. Erstens ist das Leben dafür viel zu Abwechslungsreich und zweitens sollst du dich ja nicht in diesen Zeitbudgets einkerkern und dich damit vollkommen unflexibel machen. Es geht darum eine Leitlinie zu haben der du folgst. Wenn du diese hast und dich Woche für Woche bemühst diese auch umzusetzen, wird das Ergebnis zufriedenstellend sein.

Erschaffe diese Zeitbudgets mit mir gemeinsam

Falls du Lust und Laune dazu hast, lade ich dich ein diese Zeitbudgets in einem Workshop gemeinsam mit mir zu erstellen und generell an deinen Planungs-Skills zu arbeiten. Im Moment gibt es Termine in Wien, Berlin, Salzburg, Frankfurt und Düsseldorf (sorry bereits ausverkauft). Aber weitere werden mit Sicherheit folgen.

Ich freue mich, wenn ich auch dich dabei unterstützen darf deine Planungs-Skills auf das nächste Level zu heben.

Fazit für dein Selbstmanagement

Budgetiere deine Zeit und baue dir ein System, dass es dir erlaubt Gewohnheiten und Routinen zu implementieren und das es dir erlaubt nur Aufgaben anzunehmen die in deine Zeitbudgets passen. Damit erleichterst du dir die Entscheidungsfindung auf alle Fälle extrem.

Umso klarer deine Zeitbudgets für dich selbst sind, umso klarer wird sich auch dein Umfeld daran anpassen.

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas