Jeden Tag landen neue Briefe auf dem Schreibtisch und neue E-Mails im Postfach. Manche sind mehr, manche weniger wichtig. Einiges musst du sofort bearbeiten, manches nur abheften, vieles kann gleich in den Papierkorb. Sobald sich einiges angesammelt hat, verlierst du schnell den Überblick. Wenn das Chaos perfekt ist, übersiehst du leicht, was zuerst erledigt werden muss. Um der Lage Herr zu werden, hilft nur eins: Von Anfang an mit System die Spreu vom Weizen trennen und ein Ablagesystem schaffen, mit dem man den Überblick behält. Ziel sollte sein, dass du immer sofort weißt, wo welches Schriftstück zu finden ist. Gar nicht so einfach? Aber auch kein Hexenwerk!

Erst einmal eine Bestandsaufnahme: Was kommt fast täglich bei uns an?

• Rechnungen
• Werbebriefe / -mails
• Korrespondenz
• Kontoauszüge
• Aufträge / Bestellungen

Die tägliche Post solltest du sortieren: Das, was du nur aufheben, aber nicht weiterbearbeiten musst, kannst du sofort in einem geeigneten Ordner abheften. Also z. B. per Post erhaltene und bereits bezahlte Rechnungen, unterschriebene Aufträge, bearbeitete Korrespondenz oder Kontoauszüge. Hierfür legst du entweder verschiedene Ordner an oder einen mit entsprechendem Register. Berufliche und private Dinge sollten ebenfalls in unterschiedliche Ordner abgeheftet werden. Unterlagen, die steuerrelevant sind und später an den Steuerberater weitergegeben werden müssen, sollten nach Möglichkeit in einem Ordner abgeheftet werden. So brauchst du dir zum Jahreswechsel nur noch den Ordner zu schnappen und diesen dem Steuerberater übergeben. Denn alles, was du ordentlich sammelst, kann der Steuerberater später zur steuerbegünstigenden Gestaltung nutzen. Alles, was noch nicht bearbeitet wurde, wird auf Wiedervorlage abgelegt. Hierzu gehören noch nicht bezahlte Rechnungen, schriftliche Angebote, die noch offen sind, Schriftverkehr, der noch beantwortet werden muss oder noch unbearbeitete Aufträge von Kunden. Dazu solltest du dir ein eigenes System einrichten, wie beispielsweise eine Wiedervorlagemappe.

Diese gibt es in verschiedenen Varianten, so dass du dir diese nach Bedarf anschaffen solltest, entweder mit Ablagemöglichkeiten für 12 Monate oder 31 Tagen. Das wichtige hierbei ist, dass du dir ein System für die perfekte Wiedervorlage, mit der du nichts vergessen kannst. Auch hier solltest du unterschiedliche Mappen für private und berufliche Post nutzen. Eine zeitliche Sortierung macht Sinn, man kann aber auch zusätzliche Fächer für Dinge nutzen, die zeitlich weniger relevant sind, z. B. Quittungen und Barbelege ablegen, die in absehbarer Zeit in den Steuerordner abgeheftet werden sollen, nachdem man sie eingescannt oder kopiert hat. Gerade Belege auf Thermopapier verblassen im Laufe der Zeit und sollten zur Sicherheit dupliziert werden. Für entsprechende Buchhaltungssoftwareprogramme ist das Digitalisieren von Belegen sinnvoll, weil es dadurch möglich ist, die gesamte Buchhaltung digital zu verwalten. Zur digitalen Ablage folgen gleich noch ein paar Tipps.

Die Wiedervorlagemappe kann auch eine Liste enthalten, auf der wichtige Terminsachen vermerkt werden, damit man sie ständig im Blick hat.

Alles, was in der Wiedervorlage landet, wird irgendwann fertig bearbeitet sein und kann dann endgültig „zu den Akten“ gelegt werden. Hierfür empfiehlt sich ebenfalls eine sinnvolle Aufteilung. Steuerberater lieben es, wenn sie zu den Kontoauszügen auch gleich die passenden Belege dahinter heften, also Rechnungen oder sonstige Belege.  Das erleichtert die Buchhaltung enorm. Wenn Du selbst regelmäßig deine Ein- und Ausgaben buchst, kannst du die Rechnungen und Belege aus dem Wiedervorlageordner, nachdem sie bezahlt bzw. bearbeitet wurden, direkt einbuchen und dann auch separat abheften. Folgende Aufteilung bietet sich an:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Barbelege
• Bank
• Kreditkartenabrechnungen
• Verträge / unterschriebene Aufträge
• Notizen / Sonstiges / offene Fragen etc.

Die digitale Ablage

Im Zeitalter der Digitalisierung ist es natürlich sinnvoll, auch digitale Belege sorgfältig zu sammeln und zu sortieren. Da inzwischen viele Rechnungen digital versendet werden, macht dies beinahe schon den Löwenanteil der Belegverwaltung aus. Digitale Belege auszudrucken, um sie dann in Ordner abzuheften, ist wenig zielführend. Zum einen benötigst Du ausreichend Stellfläche für die steuerrelevanten Belegordner, die in der Regel zehn Jahre lang aufgehoben werden müssen, zum anderen verschwendest du dein eigenes Papier für Rechnungen, die du früher per Post erhalten hast, und verbrauchst auch noch Toner für den Ausdruck. Besser ist es, gleich alles digital zu sortieren und generell papierlos zu arbeiten. Insofern benötigst du in erster Linie verschiedene Ordner auf dem Rechner, die nach ähnlichem Muster wie die Aufteilung des Belegordners gestaltet werden können. Barbelege können, wie bereits angesprochen, eingescannt und ebenfalls digital abgelegt werden. Die Originale solltest du aber dennoch aufheben.

Wie gestaltet man aber digitale Wiedervorlagemappen? Mit Microsoft Office geht das relativ einfach:

Mit Outlook können E-Mails perfekt verwaltet werden. Mails, die du später noch einmal aufrufen musst, gehen leicht verloren, wenn man sie nicht kennzeichnest. Entweder versiehst du sie mit einem roten Fähnchen „zur Nachverfolgung“, um sie stets schnell wiederzufinden, oder du verschiebst sie in spezielle Unterordner, die du in Kategorien aufteilst. Beides geht auch- ähnlich wie bei der Wiedervorlagemappe und dem Ablageordner. So kannst du Mails auch langfristig aufheben, wenn sie wichtig sind. Das Einordnen der E-Mails in verschiedene Ordner lässt sich sogar automatisieren, in dem man entsprechende Regeln definiert. Da bei den zahlreichen E-Mail-Eingängen viel Spam dabei ist, solltest du hier gnadenlos löschen, was du nie wieder brauchst. Das entlastet den IMAP-Server und deine Festplatte. Da oft nur die Anhänge aus den E-Mails wie z. B. Rechnungen relevant sind, speichert man diese am besten gleich im richtigen Ordner auf der Festplatte ab.

Oft erhält man Rechnungen nicht als E-Mail-Anhang, sondern muss diese erst umständlich aus dem Portal des Rechnungsstellers, z. B. der Telefongesellschaft, des Energieversorgers etc., herunterladen. Dazu benötigst du entsprechende Zugangsdaten, mit denen du dich dort erst einmal einloggen musst. Danach musst du die entsprechende Kategorie im Onlineportal finden, um an die Rechnungen zu kommen. Es sind meist mehrere Klicks notwendig, bis man die Rechnungen herunterladen kann. Meist sind diese auch nur etwa ein Jahr lang abrufbar und werden danach gelöscht. Alles in allem eine zeitfressende Angelegenheit, die sich aber leider oft nicht vermeiden lässt. Daher sollte man sich für diese zeitraubenden und eher lästigen Handgriffe bestimmte Terminvorgaben setzen, damit man nicht jeden Tag damit beschäftigt ist, sich wegen einer einzelnen Rechnung irgendwo einzuloggen. Setze Dir am besten einmal im Quartal einen wiederkehrenden Termin, an dem man dann ausschließlich damit beschäftig ist, alle Rechnungen des vergangenen Quartals auf einmal runterzuladen.
Gerade bei der digitalen Ablage ist es wichtig, regelmäßig Backups anzufertigen. Falls der PC oder die Festplatte mal defekt ist, wären die gesammelten Werke unwiederbringlich verloren. Viele Belege kann man zwar aus den E-Mails der Vergangenheit nochmals hervorholen, sofern diese längerfristig in Outlook gespeichert werden, aber das nützt bei einem Festplattencrash nicht viel, es sei denn, die Mails befinden sich noch auf dem Server und können mit einem anderen Rechner nochmals abgerufen werden. Ein Backup mit einem RAID-System macht die Datensicherung doppelt sicher, da die Daten auf einer weiteren Festplatte automatisch gespiegelt werden.

Termingebundene Aufgaben können mit der Terminverwaltung von Outlook perfekt gehanhabt werden. Sie lassen sich sogar mit dem Smartphone synchronisieren, so dass du auch unterwegs immer deine Termine und Fristen im Blick hast. Die Erinnerungsfunktion zeigt dir wichtige Termine und Fristen auch an, wenn Du das entsprechend einstellst. Es kann schon einmal passieren, dass man selbst dann einen Termin nicht mehr auf dem Schirm hat, obwohl man ihn eingetragen hat. Du kannst sogar verschiedene Kalender anlegen und diese auch mit anderen Personen teilen, z. B. den privaten Kalender der Familie. So behält man auch den Überblick über private und berufliche Termine, denn die Kalender sind jeweils farblich unterschiedlich gekennzeichnet.

Du siehst, es ist gar nicht so schwer, für Ordnung zu sorgen und den täglichen Papierkrieg in den Griff zu bekommen. Du benötigst dafür normalerweise keine kostspieligen Zusatztools oder Softwarelösungen, sondern lediglich ein wenig Disziplin. Dennoch können das eine oder andere Programm auf dem PC oder Apps auf dem Smartphone solche Aufgaben auch noch einfacher machen. Die Erfahrung zeigt aber, dass man sich oft irgendwelche Apps herunterlädt, die auf den ersten Blick äußerst praktisch wirken, sie dann aber so gut wie nie benutzt.
Weniger ist eben oft mehr.