Dein persönliches und individuell auf dich zugeschnittenes Zeitmanagementsystem zu finden, das ist die große Kunst eines guten Selbstmanagements. An Methoden, Strategien, Tipps und Tricks mangelt es auf alle Fälle nicht, was den meisten Menschen jedoch fehlt, ist, aus all diesen Zeitmanagement-Methoden ihr individuelles Zeitmanagementsystem zu erstellen.

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Ein Zeitmanagementsystem, das auf dich persönlich, auf deine Bedürfnisse, aber natürlich auch auf deine Arbeitsverhältnisse zugeschnitten ist. Darum geht es in diesem Artikel. Daher will ich dir hier erstmal 19 Zeitmanagement-Methoden vorstellen und am Ende des Artikels verrate ich dir, wie du daraus dein Zeitmanagementsystem machst.

19 Zeitmanagement-Methoden

Der 5-Minuten-Trick

Sich für Aufgaben zu motivieren, ist nicht immer ganz einfach, vor allem, wenn es sich um schwierige Arbeiten handelt. Es soll ja da draußen angeblich Menschen geben, die sogar zur Wochen- und Tagesplanung keine Motivation finden. Nun, dann habe ich eine gute Nachricht für dich: Hast du die Hürde des Startens mal genommen, brauchst du gar nicht mehr so viel Motivation. Und genau bei dieser Hürde des Startens hilft dir der 5-Minuten-Trick.

Er funktioniert folgendermaßen: Du nimmst dir vor, die Tätigkeit, die du gerade gerne umsetzen willst, mal für fünf Minuten zu tun. Freut es dich nach diesen fünf Minuten noch immer nicht, darfst du wieder aufhören. Wenn du also gerade eine schwierige Aufgabe vor dir hast und dich dagegen sträubst, sie zu beginnen, dann starte mit Hilfe des 5-Minuten-Tricks.

Was dann passieren wird, ist irgendwie Magie. Denn hast du mal gestartet, ist es plötzlich gar nicht mehr so schwer und das Weitermachen wird wie von Zauberhand vollkommen einfach. Der Grund ist relativ banal: Du hast die Hürde des Startens genommen und bist nach diesen fünf Minuten schon in einem guten Workflow. Die einzige Regel, die du beachten musst: Du darfst dir für den Ablauf dieser fünf Minuten keinen Wecker oder Erinnerung stellen, denn das zerstört die Wirkung dieses Tricks.

Der 5-Minuten-Trick ist fixer Bestandteil in meinem Zeitmanagementsystem und motiviert mich, unliebsame Aufgaben wie Buchhaltung, Aufräumen, Verbesserungsarbeiten oder Präsentationen zu erledigen.

Parkinsonsches Gesetz

Das Parkinsonsche Gesetz besagt Folgendes:

„Arbeit dehnt sich in jenem Maße aus, in dem Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht!“

Nehmen wir am besten diesen Blogartikel hier als Beispiel: Mein Zeit-Ziel, diesen Artikel zu erstellen, von der Recherche bis zum fertigen Artikel, sind fünf Stunden. Meiner Erfahrung nach ist das ein Zeitrahmen, der für einen Artikel dieser Art realistisch ist. Er ist ambitioniert, aber nicht unmöglich zu erreichen.

Würde ich mir für diesen Artikel zehn Stunden Zeit geben, würde Folgendes passieren:

• Ich würde mich bei der Recherche nicht nur in das Thema dieses Artikels, sondern auch in andere Themen vertiefen.
• Ich würde beim Strukturieren meiner Notizen wesentlich länger brauchen.
• Beim Schreiben wäre ich weit großzügiger und würde nicht schnell genug zum Punkt kommen.
• Vermutlich würde ich auch mindestens eine Stunde lang nach einem geeigneten Artikelbild suchen.
• Usw.

Ich denke, du weißt schon, worauf ich hinauswill. In dem ich das Parkinsonsche Gesetz nutze, achte ich darauf, dass ich bei der Aufgabe bleibe und nicht auf Nebenschauplätze abrutsche. Außerdem bleibt mir nicht viel Zeit, mich abzulenken oder mich mit anderen Dingen zu beschäftigen, denn ich weiß, dass die Zeit sehr knapp bemessen ist. Also vollen Fokus auf die momentane Aufgabe.

Und genau diese Aufgabe nimmt das Parkinsonsche Gesetz in meinem Zeitmanagementsystem wahr. Es soll mich zügig und entschlossen bei meiner Stammaufgabe halten und meinen Fokus auf die wirklich wichtigen Punkte dieser Aufgabe halten. Wenn du das Parkinsonsche Gesetz auch in dein Zeitmanagementsystem integrieren willst, dann musst du dir lediglich für jede Aufgabe auf deiner To-do-Liste ein ambitioniertes, aber realistisches Zeitlimit setzen und dessen Einhaltung im Anschluss natürlich auch überwachen.

Stundenplan-Methode

Diese Zeitmanagement-Methode beantwortet die Frage, wann du welche Aufgaben erledigen sollst. Sie ist relativ einfach umzusetzen, hat aber auch ihre Tücken. Der Ablauf  ist relativ einfach. Du öffnest am Morgen deine Aufgabenliste und deinen Terminkalender und verschaffst dir mal einen Überblick, was denn heute alles so anliegt. Im Anschluss verteilst du die Aufgaben, die du zu erledigen hast, zwischen deinen Terminen. Fertig! Idealerweise arbeitest du dabei in Blöcken von einer Stunde, wie du es vom Stundenplan deiner Schulzeit her kennst.

Der große Vorteil ist, dass diese Vorgehensweise recht einfach und ohne viel Hirnschmalz zu erledigen ist. Diese Zeitmanagement-Methode hat aber natürlich auch ihre Nachteile:

1. Sie gewichtet Termine höher als Aufgaben, denn die Termine sind ja schon vorgegeben.
2. Es werden keine Prioritäten berücksichtigt.
3. Diese Zeitmanagement-Methode ist recht starr und bedarf viel Umplanung, wenn mal ein Termin länger dauert oder eine Aufgabe aufwendiger als geplant ist.
4. Sie erinnert mich zu sehr an die Schulzeit 😉

Die Stundenplan-Methode passt mit Sicherheit nicht auf alle Arbeitsbedingungen da draußen. Sollte sie auf deine Voraussetzungen und Bedürfnisse passen, dann wende sie an, denn es ist eine sehr einfach umzusetzende Zeitmanagement-Methode. In meinem Zeitmanagementsystem findet sie aber auf Grund der Nachteile keinen Platz.

Pomodoro-Technik

Diese Zeitmanagement-Methode ist relativ einfach erklärt:

1. 25 Minuten lang arbeiten – 5 Minuten Pause
2. 25 Minuten lang arbeiten – 5 Minuten Pause
3. 25 Minuten lang arbeiten – 5 Minuten Pause
4. 25 Minuten lang arbeiten – 5 Minuten Pause
5. 30 Minuten Pause
6. Starte wieder beim ersten Punkt.

Wenn du die Pomodoro-Technik in deinem Zeitmanagementsystem einsetzen willst, dann musst du deine Aufgaben in 25-Minuten-Einheiten herunterbrechen. Keine unmögliche Aufgabe, sie benötigt aber doch ein wenig Fingerspitzengefühl und Übung.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Du hast einen schön strukturierten Arbeitstag und ein perfektes Pausenmanagement. Allerdings hat diese Zeitmanagement-Methode auch Nachteile. Der größte davon: Es ist eine Methode, die sehr starr ist und sich kaum im modernen Arbeitsalltag umsetzen lässt. Außerdem sind erzwungene Pausen nicht optimal, denn im schlimmsten Fall musst du deine Arbeit unterbrechen und nach der Pause wieder fortsetzen.

Trotzdem gibt es natürlich Berufe, in denen diese Zeitmanagement-Methode optimal anwendbar ist, für mein Zeitmanagementsystem ist sie aber viel zu unflexibel.

Fokuszeit

Dir Fokuszeit zu nehmen ist vermutlich eine der besten Zeitmanagement-Methoden, die du anwenden kannst. Fokuszeit bedeutet nichts anderes, als sich einen Zeitrahmen zwischen einer und drei Stunden zu nehmen, in dem man komplett ablenkungs- und störungsfrei arbeiten kann.

Der große Vorteil: In diesem voll fokussiertem Zustand wirst du weit mehr Aufgaben in wesentlich weniger Zeit abarbeiten können, als wenn du ununterbrochen gestört wirst. Wenn du es also irgendwie schaffst, dir Fokuszeiten in deinen Tag zu legen, dann solltest du das unbedingt tun. Nicht umsonst gelten Fokuszeiten als die Wunderwaffe des 21. Jahrhunderts.

In meinem Zeitmanagementsystem sind Fokuszeiten fix implementiert. Da ich Frühaufsteher bin, finden diese in der Regel zwischen 05:00 Uhr und 08:00 Uhr morgens statt. Nur damit du dir die Power von Fokuszeiten näher vorstellen kannst: In diesen drei Stunden schaffe ich mehr als an einem ganz normalen Tag voller Störungen. Wenn es dir also irgendwie möglich ist, solltest du unbedingt Fokuszeiten in dein Zeitmanagementsystem implementieren.

Nutze Energie-Hoch-Zeiten

Jeder Mensch hat einen Biorhythmus, nach dem er lebt. Die einen haben eher morgens ihr Hoch, die anderen eher nachmittags und wenige sicher auch spätabends. Jeder Mensch ist anders und daher gibt es nicht das eine Zeitmanagementsystem, das für alle passt. Wie sieht es denn mit deinem Biorhythmus aus? Weißt du, zu welcher Tageszeit du in der Regel am produktivsten, effizientesten, effektivsten, konzentriertesten und fokussiertesten bist?

Falls nicht, solltest du es ganz schnell herausfinden, denn diese Zeiten zu kennen, ist für die Erstellung deines Zeitmanagementsystems von enormer Wichtigkeit. Meine Hoch-Zeit ist meist direkt am Morgen und genau aus diesem Grund lege ich meine Fokuszeit auch in die Zeit gleich nach dem Aufstehen. So stelle ich sicher, dass ich genau dann an den wichtigsten Aufgaben arbeite, wenn ich auch die meiste Energie habe.

Falls du nicht weißt oder dir nicht sicher bist, wann deine Hochleistungszeit ist, empfehle ich dir, einfach eine Tabelle zu erstellen und diese in die Wochentage und Tageszeiten aufzusplitten. Bewerte dann zu jeder vollen Stunde deinen Energiezustand und trage ihn nach dem Schulnotensystem in deine Liste ein. Du wirst nach drei bis fünf Werktagen schon erste Muster erkennen.

Wenn du diese Hoch-Zeiten in dein Zeitmanagementsystem implementierst, indem du zu diesen Zeiten an den wichtigsten und schwierigsten Aufgaben arbeitest, anstatt zum Beispiel in Meetings zu sitzen, dann hast du schon einen großen Schritt vorwärts gemacht.

Aufgaben blocken

In diesem Artikel war jetzt schon des Öfteren von Zeiteinteilung die Rede. Wie plane ich was in meinen Tag ein, ist die eine Frage, die du dir dabei stellen solltest. Bevor du aber dazu kommst, diese Frage zu beantworten, empfehle ich dir zu überlegen, welche Aufgaben du geblockt abarbeiten könntest. Hier ein paar Beispiele aus meinem Zeitmanagementsystem:

• Meetings lege ich mir so gut es geht auf den Freitag, falls das nicht möglich ist, halte ich Meetings erst nachmittags ab.
• Alle administrativen Aufgaben sammle ich und arbeite sie am Freitag ab.
• Meine Wochenplanung passiert ebenfalls am Freitag.
• Meine E-Mails beantworte ich zweimal täglich. In der Regel einmal zwischen 08:00 und 09:00 Uhr (nach meiner Fokuszeit) und einmal nachmittags, bevor ich mein Büro verlasse.
• Telefonanrufe erledige ich am liebsten geblockt, wenn ich im Auto sitze.
• Um meine Buchhaltung kümmere ich mich einmal im Monat an jedem Monatsletzten.
• Videos nehme ich, so gut es geht, in einem einzigen Schwung auf.
• Usw.

Dieses geblockte Abarbeiten von Aufgaben hat den Vorteil, dass man sich Zeiten freischaufelt, in denen man an den wichtigen und dringenden Aufgaben arbeiten kann. Du brauchst auch keine Sorge zu haben, etwas zu vergessen, denn es gibt ja ohnehin den Block, an dem es abgearbeitet wird. Außerdem sparst du damit massiv viel Zeit ein, denn würde ich Videos immer dann abfilmen, wenn mir gerade danach ist, müsste ich 17 Mal pro Woche das Equipment dazu herrichten und wieder wegräumen.

Ein gutes Zeitmanagementsystem zu haben, heißt ganz automatisch auch, Aufgaben geblockt abzuarbeiten. Überlege also einfach mal, welche Aufgaben du blocken könntest.

GTD-Methode (getting things done)

In einer Auflistung von Zeitmanagement-Methoden sollte die GTD-Methode von David Allen natürlich nicht fehlen. Im Kern ist GTD für mich mehr eine Ablagemethode, die am Ende die Abarbeitung im Sinn hat.

Ich schreibe es hier, wie es ist: Diese Methode in kurzen Worten zu erklären, ist fast unmöglich. Deswegen findest du hier nur eine sehr kurze Zusammenfassung. Die Methode unterteilt sich in fünf Schritte:

1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsicht
5. Handeln und Erledigen

Wenn dich die GTD-Methode näher interessiert, empfehle ich dir den Artikel meines Kollegen Torsten Pretzsch zu diesem Thema.

Wie passt die GTD-Methode in mein Zeitmanagementsystem? Nun, die ersten vier Schritte passieren bei mir größtenteils in Evernote. Erst beim fünften Schritt werden die Evernote-Notizen dann möglicherweise zu Aufgaben. Ich werde in nächster Zeit einen eigenen Beitrag dazu erstellen, wie ich hierbei vorgehe.

Hier eine wunderbare Sketchnote dazu von Sören Stein (hier geht es zu seinem GTD-Artikel)

Eat the frog

„Eat the frog“ ist eine Zeitmanagement-Methode von Brian Tracy und bedeutet nichts anderes, als die unangenehmste Aufgabe des Tages gleich als Erstes zu erledigen. Warum?

1. Weil du diese unangenehme Aufgabe dann aus dem Kopf hast und dich voll und ganz auf die anstehenden wichtigen Aufgaben fokussieren kannst. Dein Kopf ist frei und du bist entlastet. Es ist wie ein Hinkelstein, den du ablegst, plötzlich kommst du viel schneller voran. Du legst also unheimlichen mentalen Ballast ab, anstatt ihn Tage oder Wochen mitzuschleppen.
2. Es wird einen unheimlichen Motivationsschub freisetzen, wenn du diese unangenehme Aufgabe erledigt hast. Die anderen Aufgaben, die dann noch anstehen, werden fast schon mit Leichtigkeit zu erledigen sein.

Ja, es ist eine Herausforderung, vor der man da steht, wenn man „Eat the frog“ täglich umsetzen will, aber es wird von Mal zu Mal einfacher. Zum Glück habe ich nicht täglich eine „Eat the frog“-Aufgabe, aber wenn ich eine habe, dann versuche ich, sie so schnell wie möglich zu erledigen.

Um 05:00 Uhr früh ist das nicht immer möglich, vor allem dann, wenn andere Personen beteiligt sind. Aber alleine das Wissen, dass ich diese Aufgabe zum frühstmöglichen Zeitpunkt erledigen werde, hilft mir dabei, diesen Ballast wegzudenken.

„Eat the frog“ kommt in meinem Zeitmanagementsystem übrigens vier Mal vor:

• Tages-„Eat the frog“
• Wochen-„Eat the frog“
• Monats-„Eat the frog“
• Jahres-„Eat the frog“

Ich genieße dieses Gefühl, eine unangenehme Aufgabe erledigt zu haben, mittlerweile so sehr, dass ich fast schon automatisiert den frühesten möglichen Zeitpunkt zur Erledigung verwende.

Prioritäten-Ordnungs-Frage

Sogar einige meiner Speaker- und Podcaster-Kollegen finden es schwer, Prioritäten setzen zu lernen. Sie finden es schwer, eine Unterscheidung zwischen wichtig und dringend zu finden. Aber in Wahrheit ist es gar nicht schwer. In Wirklichkeit reicht eine einzige Frage vollkommen aus:

Wie sehr profitiere ich von dieser Aufgabe oder von diesem Projekt in zehn Jahren?

Nimm einfach deine tägliche Aufgabenliste zur Hand und überprüfe deine Prioritätensetzung anhand dieser Frage. Steht jene Aufgabe ganz oben, von der du in zehn Jahren am meisten profitierst? Und jene an zweiter Stelle, von der du in zehn Jahren am zweitmeisten profitierst? Überprüfe das mal!

In meinen Workshops treffe ich immer wieder eine große Anzahl an Menschen, die von keiner Aufgabe auf ihrer Liste behaupten können, dass sie in zehn Jahren von ihr profitiert haben werden. Falls das bei dir auch so ist, sieh dir deine Wochenplanung, deine Monatsplanung, aber auch deine Ziele und Visionen generell an. Du wirst anhand dieser Frage sehr schnell erkennen, an welcher Stelle du etwas ändern musst.

Egal welches System du zum Setzen deiner Prioritäten verwendest, stelle sicher, dass du überhaupt eines hast und dass es gut zu dir und deinem Zeitmanagementsystem passt.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eine andere Möglichkeit um sich Prioritäten richtig zu setzen. In dieser Matrix gibt es vier Quadranten, denen du deine Aufgaben zuteilst:

1. Wichtig & dringend
2. Wichtig & nicht dringend
3. Nicht wichtig & dringend
4. Nicht wichtig & nicht dringend

Kurz zusammengefasst funktioniert die Eisenhower-Matrix so:
Die Abarbeitung startest du im ersten Quadranten, die meiste Zeit jedoch solltest du idealerweise im zweiten Quadranten verbringen. Aufgaben im dritten Quadranten solltest du, wenn möglich, delegieren und Aufgaben im vierten Quadranten kannst du getrost in den Mülleimer werfen.

Mehr Infos zur Eisenhower-Matrix und wie ich sie in mein Zeitmanagementsystem integriert habe, findest du in einem Artikel und einem Video hier auf meinem Blog.

500.000-US-Dollar-To-do-Liste

Wir schreiben das Jahr 1907: Charles M. Schwab, CEO von Bethlehem Steel, einem der zum damaligen Zeitpunkt größten Unternehmen der Welt, war mit der Produktivität seiner Führungskräfte unzufrieden. Aus diesem Grund traf er sich mit Ivy Lee, einem Produktivitätstrainer, um von ihm Lösungsvorschläge zu erfahren. Nachdem Schwab Lee das Problem geschildert hatte, wollte der einfach ein kurzes Meeting mit den Führungskräften, um ihnen ein paar Dinge zu erklären.

Charles M. Schwab war einverstanden und organisierte das Meeting. Zuvor wollte er von Lee aber noch wissen, was ihn das denn kosten wird. Ivy Lee antwortete: „Wenn dein Unternehmen davon profitiert, holst du mich in einem Monat in dein Büro und bezahlst mir, was du für richtig hältst.“ Schwab war damit einverstanden.

Als Lee am nächsten Tag vor die Führungskräfte des Unternehmens trat, stelle er ihnen die einfachste To-do-Liste der Welt vor:

1. Schreibe 6 Aufgaben auf die Liste, die du heute erledigen willst.
2. Ordne diese Aufgaben nach Wichtigkeit.
3. Starte mit der wichtigsten Aufgabe und arbeite dich zur unwichtigsten vor.
4. Sollten Aufgaben übrigbleiben, schreibe sie auf die Liste von morgen.

Das war’s, Lee verschwand kurz darauf aus dem Firmengebäude. Einen Monat später holte Schwab Lee zu sich und überreichte ihm einen Scheck in Höhe von 25.000 US$, was einem heutigen Gegenwert von über 500.000 US$ entspricht. Du kannst dir also vorstellen, was diese Art der Liste für eine Wirkung gehabt haben muss.

Wie kannst du von dieser Geschichte profitieren und wie kannst du dein Zeitmanagementsystem daraufhin anpassen?

• Schreibe deine Aufgaben nieder.
• Halte dein Zeitmanagementsystem und deine To-do-Liste einfach.
• Ordne stets nach Wichtigkeit und nicht nach Dringlichkeit.
• Arbeite deine Aufgabenliste nach Wichtigkeit der Aufgaben ab.
• Begrenze die Aufgaben, die pro Tag auf deine To-do-Liste dürfen.

Lässt sich diese 500.000-Dollar-To-do-Liste auch heute noch umsetzen? Ich habe es getestet und die Antwort lautet: Ja, na klar, sofern man zum Beispiel administrative Aufgaben zusammenfasst, geht das supereinfach und funktioniert nach wie vor.

Die 1-Minute-To-do-Liste

Der Erfinder der 1-Minute-To-do-Liste ist Michael Linenberger und diese Art der To-do-Liste richtet sich nach dem Zeithorizont aus. Diese Zeithorizonte benannte Linenberger folgendermaßen:

• Critical now (jetzt kritisch)
• Opportunity now (jetzt möglich)
• Over the horizon (hinter dem Horizont)

Diese Art der To-do-Liste besteht also aus drei Spalten, in die die Aufgaben unterteilt werden. Alles, was du heute erledigen willst, kommt in die Spalte „critical now“, was du in dieser Woche erledigen willst, in die Spalte „opportunity now“ und alles, was erst später fällig wird, sammelt sich in der Spalte „over the horizon“ an.

Diese Art, eine To-do-Liste zu führen, bedarf natürlich ein paar Regeln, die du selbstverständlich in meinem Artikel zum Thema To-do-Liste findest.

Ich verarbeite meine Aufgaben im Moment mit Meistertask und verwende daher ein ähnliches Zeitmanagementsystem. Allerdings gibt es die Spalte „over the horizon“ bei mir nicht. Auf meiner To-do-Liste landen nämlich, von wenigen Ausnahmen ausgenommen, nur Aufgaben, die ich in derselben Woche abarbeiten werde. Alles andere lenkt meinen Fokus zu sehr auf andere Dinge und das ist für mich störend.

Die 1-Minute-To-do-Liste ist aber auf alle Fälle eine sehr spannende Angelegenheit. Vielleicht passt sie ja perfekt in dein Zeitmanagementsystem.

Not-To-do-Liste

Ebenso wie eine To-do-Liste gehört auch eine Not-To-do-Liste zu einem guten Zeitmanagementsystem (meiner Meinung nach zumindest). Auf einer Not-To-do-Liste stehen all jene Dinge, die du nicht tun solltest, wenn du gerade am Arbeiten bist. Du kannst natürlich auch zwei Not-To-do-Listen erstellen: eine für die Arbeitszeit und eine generelle- auf der Dinge stehen, die du weder in deiner Arbeitszeit noch in deiner Freizeit machen willst.

Sich durch die Timeline in Facebook zu arbeiten ist prinzipiell gesehen ja nichts Schlimmes, solange du es nicht als Ablenkung von deinen Aufgaben tust. Ebenso ist TV schauen oder einfach faulenzen nichts Schlimmes, aber eben alles zu seiner Zeit.

Auf meiner Not-To-do-Liste stehen die verschiedensten Dinge. Falls du sie nachlesen willst, kannst du das hier tun. Übrigens ist weder meine Not-To-do-Liste noch mein Zeitmanagementsystem etwas Statisches, sondern etwas, das sich ständig verändern darf. Falls du noch gar keine Not-To-do-Liste hast, dann nimm dir jetzt ein paar Minuten Zeit, um zumindest einen ersten Entwurf davon zu erstellen. Am besten hängst du sie gleich in der Nähe deines Arbeitsplatzes auf, damit du sie immer im Blick hast und dich daran hältst.

Pareto-Prinzip (80/20-Regel)

Vilfredo Pareto hat dieses Prinzip schon vor einiger Zeit entdeckt und es kommt in unserer Welt immer wieder vor. Kurz und bündig besagt das Pareto-Prinzip Folgendes:

20 % des Inputs sorgen für 80 % des Outputs!

Hier ein paar Beispiele, um dir das zu verdeutlichen:

• Auf 20,% der Straßen einer Stadt findet 80,% des Verkehrs statt.
• Supermärkte machen mit 20,% der Produkte im Sortiment 80,% des Umsatzes.
• 20,% der Kleidung, die sich in deinem Kleiderschrank befindet, trägst du zu 80 % der Zeit.

Man könnte diese Aufzählung vermutlich endlos fortsetzen. Nur was hat das Ganze jetzt mit deinem Zeitmanagementsystem zu tun? Nun, die Sache ist eigentlich ganz einfach, denn du solltest schleunigst jene 20 % der Aufgaben herausfinden, die bei dir für 80 % des Outputs sorgen.

Hier ein Teil meiner 20 %, die für 80 % des Umsatzes sorgen:

• Videokurse erstellen
• Blogartikel, Podcasts und Videos erstellen
• Keynotes und Workshops
• Marketing

Folglich sollte ich mich auch auf genau jene Punkte konzentrieren. Außerdem ist es eine schlaue Idee, ihnen mehr Platz zu geben als diese 20 %, was ich ebenfalls schon lange mache.

Was sind also deine 20 % des Inputs, die für 80 % des Outputs sorgen, und wie kannst du dein Zeitmanagementsystem so optimieren, dass du diesen 20 % der Aufgaben mehr Platz geben kannst? Das ist die Frage, die du dir stellen solltest.

ALPEN-Methode

Diese Zeitmanagement-Methode ist genial, wenn es darum geht, die einzelnen Aufgaben auch tatsächlich abzuarbeiten. Für mich ist es eigentlich die automatische Weiterführung der GTD-Methode. Die ALPEN-Methode setzt sich aus folgenden Punkten zusammen:

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
• Länge schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Sie ist für mich aus zwei Gründen sehr wertvoll: Erstens arbeitet sie mit Pufferzeiten und zweitens hat sie eine Nachkontrolle implementiert. Diese zwei Dinge fehlen bei den meisten anderen Zeitmanagement-Methoden.

Wann hast du das letzte Mal eine Nachkontrolle deiner Aufgaben durchgeführt? Dabei geht es nicht nur um eine Qualitätskontrolle der Aufgaben selbst, sondern auch eine Kontrolle, wie effektiv und effizient ich diese Aufgabe abgearbeitet habe. Wenn du das regelmäßig tust, wirst du unheimlich schnell werden.

Pufferzeiten sind ohnehin das Hauptkriterium, um am Ende des Tages oder am Ende der Woche eine leere Aufgabenliste zu haben. Wer keine Pufferzeiten einplant, wird immer und immer wieder Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben müssen und das ist schade.

Im Prinzip bildet die ALPEN-Methode das Zeitmanagementsystem ab, das ich in meiner To-do-Liste mit Meistertask nachbilde.

ABC-Methode

Diese Zeitmanagement-Methode ist sehr einfach und kann durchaus noch umgesetzt werden, auch wenn sie schon steinalt ist. Zunächst werden alle Aufgaben in drei Kategorien unterteilt. A ist jene Kategorie mit den wichtigsten Aufgaben, B sind die weniger wichtigen Aufgaben und C die am wenigsten wichtigen Aufgaben. Jede Aufgabe auf deiner Liste muss also einer Kategorie zugeteilt sein.

Im zweiten Schritt gibst du jeder Kategorie ein Zeitbudget. So kannst du deinen Acht-Stunden-Arbeitstag zum Beispiel wie folgt unterteilen:

• Kategorie A – 5 Stunden
• Kategorie B – 2 Stunden
• Kategorie C – 1 Stunde

Mit dieser Zeitmanagement-Methode stellst du sicher, dass du die meiste Zeit an den wirklich wichtigen Aufgaben arbeitest. Meiner Meinung nach ist die ABC-Methode aber in den meisten Berufen nur sehr schwer umsetzbar und auch nur mit hohem Aufwand kontrollierbar. Für mein Zeitmanagementsystem bevorzuge ich daher andere Methoden.

Willenskraft-Management

Die beste Zeitmanagement-Methode und auch das beste Zeitmanagementsystem nützen dir reichlich wenig, wenn du deine Willenskraft nicht managen kannst. Der Grund ist ein einfacher: Hast du keine Willenskraft mehr, kannst du auch keine Entscheidungen treffen und das bedeutet, dass du de facto handlungsunfähig bist, nur bekommst du das in der Regel gar nicht mit!

Du kannst deine Willenskraft mit einem Akku vergleichen. Wenn der voll ist, funktioniert alles hervorragend, aber wenn er 20 % unterschreitet, geht er in den Stromsparmodus und irgendwann ist er dann aus. Ebenso ist es mit deiner Willenskraft. Mit jeder Entscheidung, die du triffst, und mit jeder Versuchung, der du widerstehst, zapfst du Strom von deinem Akku ab.

Ein gutes Zeitmanagementsystem nimmt genau auf das Rücksicht. Wann treffe ich Entscheidungen und wann erledige ich Aufgaben, die keine großen Entscheidungen beinhalten? Das sind Fragen, die du dir unbedingt stellen solltest, wenn du dein eigenes Zeitmanagementsystem erstellst.

Don’t break the chain

Im Grunde handelt es sich nicht wirklich um eine Zeitmanagement-Methode, sondern vielmehr um einen Dranbleiben-Tipp. Für mich ist dieser Tipp aber so wertvoll, dass er mich täglich auch in meinem Zeitmanagementsystem begleitet.

Don’t break the chain, oder zu Deutsch „Brich die Kette nicht“, ist ein System, mit dem du sehr gut neue Gewohnheiten implementieren kannst. Alles, was du dazu brauchst, ist ein Kalender in Papierform und einen Stift. Wenn du dir nun zum Beispiel eine neue Zeitmanagement-Methode angewöhnen willst, dann solltest du diese 30 bis 60 Tage lang möglichst jeden Tag ausführen. In diesen 30 bis 60 Tagen, das weiß ich aus eigener Erfahrung, kann es ab und zu zu Motivationsproblemen kommen.

Wenn du aber die letzten 15 Tage ein X in deinen Kalender markieren konntest, was bedeutet, dass du die Aufgabe an jedem der letzten 15 Tage ausgeführt hast, dann kann es ein hoher Motivationsfaktor sein, hier die Kette nicht zu brechen, sondern die Aufgabe trotzdem zu erledigen.

Gerade wenn du dir dein neues Zeitmanagementsystem aufbaust, ist das eine sehr spannende Sache. Du brauchst übrigens nicht unbedingt Kalender und Stift, es gibt auch schon Apps für das Smartphone, die diese Aufgabe übernehmen können.

So findest du dein Zeitmanagementsystem

Du hast nun 19 Zeitmanagement-Methoden an die Hand bekommen und das sind bei Weitem noch nicht alle, die es da draußen gibt. Nun gilt es,  zum Barkeeper zu werden und dir deinen Zeitmanagement-Cocktail zu erstellen.

Am besten liest du dir all diese 19 Methoden noch einmal durch und überlegst, ob du sie alle oder vielleicht nur einen Teil davon in deinen Cocktail werfen willst. Wenn du alle Zutaten zusammengeschrieben hast, dann musst du wie bei einem guten Cocktail mal ordentlich schütteln und den Praxistest einleiten. Wenn dir dein neuer Cocktail schmeckt, dann ist das perfekt. Vielleicht kannst du ihn aber mit der einen oder anderen neuen Zutat noch schmackhafter machen. Es kann aber durchaus sein, dass du vielleicht das eine oder andere doch wieder entfernen musst.

Wie auch immer, ein wenig experimentieren gehört mit Sicherheit dazu, früher oder später wirst du einen sehr guten Zeitmanagement-Cocktail in deinen Händen halten.

Das perfekte Zeitmanagementsystem finden

Mach nur bitte nicht den Fehler und suche nach dem perfekten System oder der perfekten Methode, denn die wirst du nicht finden. Unser Leben ist (zum Glück) nicht statisch, sondern dynamisch. Wir verändern uns ständig und unser Umfeld tut es ebenso. Wir können unser Zeitmanagementsystem nur so gut wie möglich an diese Gegebenheiten anpassen. Wenn dir das gelingt, dann bist du auf einem sehr guten Weg.

Zeitmanagementsystem finden – die Anleitung

Sehr gerne unterstütze ich dich dabei, dein optimales Zeitmanagementsystem zu finden und in dein Leben zu implementieren. Denn genau aus diesem Grund habe ich Selbstmanagement.rocks ins Leben gerufen. Dort findest du maßgeschneiderte Online-Kurse, Webinare und Anleitungen, wie du schnell, einfach und effizient dein optimales Zeitmanagementsystem aufbauen kannst.

Ich wünsche dir auf alle Fälle viel Erfolg beim Umsetzen der Zeitmanagement-Methoden und beim Finden deines persönlichen Zeitmanagementsystems.

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Liebe Grüße

Thomas

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