E-Mail-Regeln sind eine sehr wichtige Sache, wenn du willst, dass die Kommunikation in deinem Unternehmen schnell und effizient läuft. Um ehrlich zu sein, bin ich generell kein großer Fan von firmeninternen E-Mails, denn es gibt bessere Lösungen (z.B. Slack).

Aber natürlich weiß ich auch, dass es in vielen Firmen einfach zur Firmenkultur gehört, die interne Kommunikation über E-Mails laufen zu lassen. Also lass und gleich mal meine 10 E-Mail-Regeln für dich unter die Lupe nehmen.

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10 E-Mail-Regeln

Kleiner Hinweis: In meinem Bonus-Bereich kannst du dir diese 10 Regeln nochmals als PDF herunterladen.

E-Mail-Regel 1: Eine E-Mail – ein Thema

Ich bin mir sicher, du kennst sie, diese E-Mails, in denen massenhaft Informationen zu verschiedenen Kunden oder Projekten stecken. Der Betreff handelt dann aber leider meistens nur von einem der Themen, die in der E-Mail besprochen werden.

Daraus ergeben sich jetzt zwei Probleme:

1. Wie findest du diese Informationen wieder, wenn der Betreff ein vollkommen anderer ist? Die Suche wird meist sehr schwierig.
2. Unter welchem Kunden oder Projekt legst du diese E-Mail nun ab? Wenn du nur ein einziges Archiv benutzt, ist das kein Problem, wenn du deine E-Mails aber nach Kunden oder Projekten sortierst, wird es problematisch.

Daher sollte die erste dieser 10 E-Mail-Regeln ganz klar heißen: Pro E-Mail wird nur ein Thema angesprochen. Ist die Kommunikation zu mehreren Themen notwendig, werden diese auch in mehreren E-Mails behandelt.

Kleiner Bonus-Tipp zu dieser E-Mail-Regel:
Wenn du trotzdem eine E-Mail bekommst, in der mehrere Themen angesprochen werden, dann sende sie dir für jedes Thema selbst wieder und ändere den Betreff auf das entsprechende Thema, unter dem du die E-Mail speichern willst.

E-Mail-Regel 2: Verwende aussagekräftige Betreffzeilen

Die Betreffzeile soll den Inhalt der E-Mail in möglichst wenigen Worten zusammenfassen. Es kann auch Sinn machen, dass sie Kunden- oder Projektnummern bzw. Projektnamen enthält. Auch das erleichtert die Suche massiv.

Ich empfehle Unternehmen, glasklare E-Mail-Regeln für die Betreffzeile auszugeben. Zum Beispiel solche:

• Kundennummer – Projektname – Thema der E-Mail
• Projektnummer – Kunde – Thema der E-Mail
• Kunde – Sachbearbeiter – Thema der E-Mail

Deiner Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Je klarer du diese E-Mail-Regeln definierst, umso besser ist es. Also lass deinen Mitarbeitern hier keinen Spielraum.

E-Mail-Regel 3: Starte die Betreffzeile mit einem Kürzel

Die Betreffzeile ist so wichtig, dass gleich zwei meiner zehn E-Mail-Regeln für dein Unternehmen davon handeln. In diesem zusätzlichen Kürzel können Informationen übermittelt werden, was mit dieser E-Mail zu tun ist.

Auch hierzu ein paar Beispiele:

• AR: Action required (Reaktion erforderlich)
  Hier geht ganz klar hervor, dass der Absender der E-Mail eine Antwort und eine Entscheidung benötigt.
• FYI: For your information (Dient nur zur Information)
  Diese E-Mail dient lediglich der Information, eine Antwort darauf ist aber nicht erforderlich.
• JTR: Just to read (Nur zu lesen, keine Reaktion erforderlich)
  Diese E-Mail ist nur zu lesen, die Informationen darin sind zwar wichtig, eine Reaktion darauf ist aber nicht erforderlich.
• SR: Security reasons (Zur Absicherung)
  Ich sende dir diese E-Mail nur zur eigenen Absicherung. Bitte speichere diese E-Mail für den Bedarfsfall ab.
• DP: Date proposed (Terminvorschlag)
  In dieser E-Mail befindet sich ein Terminvorschlag.

Zusätzlich könntest du diese Kürzel noch mit Zahlen versehen. So könnte „AR-2“ bedeuten, dass du auf diese E-Mail binnen 2 Tagen Antwort benötigst. Achte aber darauf, es mit den E-Mail-Regeln nicht zu übertreiben. Besser einfach als kompliziert!

E-Mail-Regel 4: Das CC-Feld

Das leidige Thema CC-Feld gehört natürlich auch in eine Regel gegossen. Ich finde nichts verwerflicher, als das CC-Feld oft zu nutzen. Daher muss man klipp und klar festlegen, welche Erwartungen mit dem CC-Feld verbunden sind.

In vielen Firmen ist die Verwendung des CC-Feldes verboten. Bei einigen wird das CC-Feld lediglich zur Absicherung genutzt und nicht erwartet, dass die darin geschriebenen Informationen gelesen werden. In den meisten Firmen wird das CC-Feld aber schamlos und nahezu bei jeder E-Mail genutzt.

Empfehlenswert ist auf alle Fälle ein behutsamer Umgang mit dem CC-Feld und eine klar festgelegte Erwartungshaltung:

• Informationen, die in CC verschickt werden, sind zu lesen.
• Informationen, die in CC verschickt werden, müssen nicht gelesen, aber archiviert werden.

E-Mail-Regel 5: „Allen antworten“ ist verboten

E-Mails werden oft an viele Personen gesendet, ganz egal ob in CC oder nicht. Eine Notwendigkeit, wirklich allen zu antworten, gibt es selten. Daher gehört diese Funktion klar unterbunden.

Natürlich bestätigen auch bei E-Mails Ausnahmen die Regel. Nichtsdestotrotz solltest du den Einsatz dieser Funktion in deinen firmeninternen E-Mail-Regeln klar definieren und formulieren.

E-Mail-Regel 6: Die Anrede

Facebook lässt die Anrede in internen Mails weg. Es wird nicht als Unhöflichkeit empfunden, sondern ist dort einfach Firmenkultur. Ebenso gibt es am Ende der E-Mails auch keine Grußformel. Der Grund ist einfach und lautet Zeitersparnis.

Ich weiß schon, dass es sich bei Anrede und Grußformel lediglich um ca. 5 Sekunden an Zeit handelt. Wenn du pro Tag aber 100 interne E-Mails schreibst, hast du damit über 8 Minuten gespart. Auf eine Woche aufgerechnet sind das 40 Minuten und in einem Monat schon zwei Stunden und 40 Minuten.

Wenn du Unternehmer bist und mehrere Mitarbeiter hast, kannst du dir jetzt gerne mal die monatlichen Lohnkosten für diese „sinnlose“ Arbeit ausrechnen.

Mach es doch einfach wie Facebook und mache es mit deinen E-Mail-Regeln zur Firmenkultur, keinerlei Anreden und Grußformeln in internen Mails zu verwenden. Wertschätzung können die Mitarbeiter auch anderweitig zeigen!

Mehr Zeit gewinnen kannst du übrigens nicht nur durch das Weglassen der Anrede und der Grußformel, sondern auch mit diesem Angebot hier:

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E-Mail-Regel 7: Inhalt kurz und bündig oder mit 3 Bulletpoints

Sollte die E-Mail mehr als 10 Sätze haben, muss sie mit drei Bulletpoints, die den Inhalt der E-Mail beschreiben, starten. Das macht sie übersichtlicher und auch die Suche nach Informationen einfacher.

So kann jeder Mitarbeiter anhand dieser Bulletpoints entscheiden, ob die E-Mail für ihn relevant ist oder nicht. Diese E-Mail-Regel hört sich recht unscheinbar an, ist aber in ihrer Wirkung nicht zu unterschätzen.

E-Mail-Regel 8: Scroll-Verbot

In der Kürze liegt die Würze. Eine E-Mail darf niemals so lang werden, dass der Empfänger scrollen muss. Sollten E-Mails so lang werden, dass man scrollen muss, ist der Kommunikationsweg vermutlich der falsche. Das lässt sich dann wohl schneller mit einem Anruf klären.

Ausnahme sind natürlich E-Mails, die zwecks Absicherung geschrieben werden. Sollte eine E-Mail tatsächlich länger werden, dann nicht auf E-Mail-Regel Nummer 7 vergessen. Es dürfen in diesem Fall natürlich auch mehr als nur drei Bulletpoints sein.

E-Mail-Regeln wie diese helfen übrigens enorm, die E-Mail-Flut in deinem Unternehmen einzudämmen.

E-Mail-Regel 9: Anhänge

Beachte in diesem Zusammenhang, dass viele E-Mails nicht am Computer, sondern mobil (also mit Smartphone) gelesen werden. Spezielle Dateiformate, wie zum Beispiel Powerpoint, sind da möglicherweise nur sehr verzerrt oder gar nicht darstellbar. Nutze in diesem Fall (falls möglich) unbedingt die Möglichkeit, diese Informationen auch in einer PDF-Datei mitzusenden.

Du kannst in deinen firmeninternen E-Mail-Regeln natürlich auch festlegen, wie groß die angehängten Dateien maximal sein dürfen und wie mit größeren Dateien zu verfahren ist.

E-Mail-Regel 10: Wähle eine aussagekräftige Signatur

Diese E-Mail-Regel gilt sowohl für interne als auch für externe E-Mails. Und diese dürfen auch durchaus anders aussehen. Generell sollte die Signatur Rückfragen und damit zusätzliche E-Mails vermeiden bzw. zusätzliche Tipparbeit minimieren.

Für interne E-Mails können Informationen wie die folgenden spannend sein:

• Büro (wo genau im Gebäude befindet sich dein Büro?)
• Link zu deinem Kalender, um sich einen Termin mit dir ausmachen zu können.
• Die Zeiten, zu denen du im Haus anzutreffen bist (vor allem für Teilzeit-Mitarbeiter interessant)
• Nur die Durchwahl statt der gesamten Telefonnummer
• Organisationseinheit, in der du dich im Unternehmen befindest
• Usw.

Diese Signaturen sollten natürlich bei allen Mitarbeitern die gleiche Form haben. In den firmeninternen E-Mail-Regeln musst du also die Informationen, die in der Signatur vorhanden sein sollen, angeben und auch die Form der Aufbereitung zeigen.

Implementierung im Unternehmen

Aus oftmaliger Erfahrung weiß ich, dass die Einführung solcher E-Mail-Regeln in einem Unternehmen nicht immer ganz einfach ist. Daher gilt es meiner Meinung nach, zwei Regeln zu beachten.

1. Die Führungskräfte haben Vorbildfunktion:
   Wenn sich die Führungskräfte des Unternehmens nicht an die vorgegebenen E-Mail-Regeln halten, warum sollten es dann die Mitarbeiter tun? Daher ist hier besondere Disziplin angebracht.
2. Verstoß gegen die E-Mail-Regeln bedeutet zurück an den Absender:
   Bekommst du eine E-Mail, die nicht den firmeninternen E-Mail-Regeln entspricht, sendest du sie mit der kurzen Aufforderung zurück, die E-Mail nochmals den Vorgaben entsprechend zu senden. Immer, ohne Ausnahme, bei jeder E-Mail!

Tust du das ein paar Tage lang, wirst du deine Mitarbeiter sehr schnell darauf konditionieren, sich an die E-Mail-Regeln zu halten.

Falls du Kollegen, Freunde, Bekannte, Verwandte kennst, die diese 10 E-Mail-Regeln auch spannend finden, freue ich mich darüber, wenn du diesen Beitrag mit ihnen teilst.

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Fazit für dein Selbstmanagement

Passe diese 10 E-Mail-Regeln einfach an die Bedürfnisse deines Unternehmens und deiner Mitarbeiter an. Oberstes Ziel dabei muss immer ein produktiver und effizienter Umgang mit E-Mails sein. Bei Verwendung dieser 10 E-Mail-Regeln wird es viel wahrscheinlicher, dass deine Mitarbeiter Zero Inbox, also keine E-Mails mehr im Posteingang zu haben, umsetzen können.

Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung dieser 10 E-Mail-Regeln.

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas