Warum Meistertask? Bisher habe ich mich gegen sogenannte Kanban-Systeme (was das ist, erkläre ich dir gleich noch) gewehrt. Die Hauptgründe: Die meisten dieser Tools waren für mich unhandlich, nicht intuitiv und nebenbei noch ziemlich hässlich. Seit einigen Wochen teste ich nun Meistertask und ich wurde positiv überrascht. Daher erkläre ich dir nun meine sieben Gründe, warum ich nun doch ein Kanban-System für meine Projekte nutze.

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Wie ich bisher vorgegangen bin

Bisher habe ich meine Projekte mit Evernote und ToDoist geplant und vorbereitet. Zunächst entstand eine „Liste der nächsten Schritte“ zu jedem Projekt in Evernote und dann wurden die Aufgaben zu ToDoist übertragen. Ein System, das für mich super funktioniert hat und mit dem ich extrem produktiv war.

Nun stehe ich aber vor der Herausforderung, mit einem Team arbeiten zu dürfen, und da stößt dieses System an seine Grenzen.

Ich habe mich auch davor mit Kanban-Systemen beschäftigt (z.B. mit Trello), aber so wirklich anfreunden konnte ich mich nie damit. Für mich waren diese Tools allesamt nicht intuitiv genug und auch ziemlich hässlich.

Lass uns aber an der Basis beginnen, denn nicht alle werden mit dem Begriff Kanban-System etwas anfangen können.

Was ist ein Kanban-System?

Ich fokussiere mich hier mal auf die harten Fakten, wenn du mehr dazu wissen willst, empfehle ich dir, auf Wikipedia nachzulesen.

Eine Kanban-Tafel ist ein System aus Karten und Spalten. Das einfachste Kanban-System sind die Spalten „Aufgaben“, „in Arbeit“, „erledigt“. Alle deine Aufgaben, die du in Planung hast, kommen auf Karten und zunächst mal in die Spalte „Aufgaben“. Wenn du beginnst, eine Aufgabe abzuarbeiten, schiebst du die Karte weiter in die Spalte „in Arbeit“. Ist die Aufgabe erledigt, landet die Karte in der Spalte „erledigt“.

So weit, so einfach! Im Video findest du noch einige komplexere Systeme.

Die Vorteile eines solchen Systems sind:

• Eine bessere Visualisierung des Arbeitsprozesses
• Eine Begrenzung unfertiger Aufgaben
• Die Arbeit durchläuft Spalten (was vor allem bei Arbeiten im Team von Vorteil sein kann)
• Eine leichtere Überwachung, Anpassung und Verbesserung der Prozesse

Für visuelle Typen ist das auf alle Fälle eine tolle Sache und natürlich auch, wenn man Projekte im Team bearbeitet. Denn so haben alle Teamteilnehmer immer einen klaren Überblick, was im Projekt noch zu tun ist, was gerade in Arbeit ist und was schon erledigt ist.

Das Video zu diesem Artikel

Ich empfehle dir sehr, dir dieses Video anzusehen, denn darin stelle ich dir die wichtigsten Funktionen von Meistertask kurz vor.

Warum Meistertask? Meine 7 Gründe

Grund 1: Die Verbindung zwischen Mindmeister und Meistertask

Mindmeister ist eine Mindmap-Software, die optimal mit Meistertask zusammenspielt. Du kannst damit deine Projekte im Team anhand einer Mindmap von der Grundidee an wachsen lassen. Für sich alleine schon ein wirklich geniales Tool.

Warum ich dir das in Zusammenhang mit Meistertask erzähle? Ganz einfach, du kannst schon in den Mindmaps jedem einzelnen Teammitglied Aufgaben zuordnen und du kannst ganz einfach (mit ein paar Klicks) aus so einer Mindmap ein Board in Meistertask anlegen.

Eine wirklich geniale Sache und einer der Hauptgründe, warum Meistertask so genial ist.

Ein einfaches Anwendungsbeispiel sind meine Podcast-Interviews. Um diese so spannend wie möglich zu machen, bitte ich meine Interviewpartner um interessante Fragen, die ich ihnen stellen könnte. Dazu nutze ich Mindmeister. Sowohl mein Interviewpartner als auch ich können dann das Interview planen und spannende Ideen und Fragen entwickeln.

Grund 2: Die Automatisierungsmöglichkeiten

Die Frage lautet ja, warum Meistertask? Ein weiterer gewichtiger Grund sind die Automatisierungsmöglichkeiten. Wird eine „Karte“ von einer Spalte in eine andere verschoben, kann das automatisch weitere Aktionen initiieren, die voll automatisiert ablaufen.

Hier ein paar Beispiele:

• Aufgabe zuweisen:
  Die Aufgabe einfach einem anderen Teammitglied zuweisen
• Karte auf „abgeschlossen“ oder „archiviert“ stellen
• Aufgabe verschieben:
  Die Aufgabe in eine andere „Section“ (= Spalte) verschieben
• E-Mail senden:
  Vollkommen automatisiert eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger senden
• Fälligkeitsdatum setzen oder entfernen
• Der Aufgabe Tags hinzufügen
• Zeiterfassung der Aufgabe starten und stoppen
• Slack-Nachricht senden
• Office-365-Gruppe benachrichtigen

Diese Section-Actions sind wirklich genial. So kann ich meinem Assistenten eine Aufgabe nur durch ein Verschieben der Karte in eine neue Section (Spalte) zuweisen und ganz nebenbei messen, wie viel Zeit er für die Erledigung braucht. Ist er mit der Aufgabe fertig, verschiebt er sie seinerseits in eine neue Section und diese sendet mir eine Slack-Nachricht, dass er die Aufgabe fertiggestellt hat und ich sie überprüfen kann.

Warum Meistertask? Ganz einfach, wegen der genialen Section Actions.

Grund 3: Nutzung in Teams

Ich habe diesen Vorteil nun ja schon des Öfteren genannt. Es lassen sich mit Meistertask und Mindmeister nicht nur einfach Ideen und Projekte entwickeln, sondern du kannst auch gleich die Abarbeitung planen.

Wer macht was bis wann?

Mit Meistertask ist die Planung absolut einfach und übersichtlich zu gestalten.

Grund 4: Es ist einfach und trotzdem schön

Sieh dir doch einfach mal die Screenshots an. Meistertask ist vom Design her wirklich schön, intuitiv und übersichtlich gestaltet. Die eine oder andere Funktion ist möglicherweise ein wenig versteckt, aber du lernst locker in 30 Minuten, mit diesem Tool umzugehen. Und zwar bis ins Detail!

Warum Meistertask? Weil es schön und einfach ist!

Grund 5: Es ist ein deutsch-österreichisches Unternehmen

Büros in München und in Wien, Serverstandort (was für rechtliche Fragen extrem wichtig ist) in Frankfurt und ein deutschsprachiger Support (ohne Zeitverschiebung), um nur einige Vorteile zu nennen.

Ganz abgesehen davon ist es dringend an der Zeit, mal Softwareschmieden aus dem deutschsprachigen Raum zu unterstützen, die sich der Übermacht aus dem Silicon Valley entgegenstellen.

Betrachtet man die Nachteile, die Trello mit Serverstandort und Firmensitz in den USA mit sich bringt, sollte auch die Herkunft eine Rolle spielen.

Warum Meistertask? Weil es rechtlich auf sicheren Beinen steht!

Grund 6: Weil du einfach wechseln kannst

Du bist bei Trello oder Asana und scheust den Umstieg, weil er dir zu mühsam vorkommt? Da kann ich dir die Angst nehmen, mit ein paar Klicks hast du deine Boards übersiedelt.

Grund 7: Die mobilen Apps sind super

Sowohl für Meistertask wie auch für Mindmeister gibt es super Apps für das Smartphone oder Tablets. Auch diese sind einfach zu bedienen und haben ein tolles Design.

Ein weiterer wichtiger Grund, warum du Meistertask nehmen solltest.

Warum Meistertask – das Fazit

Wird Meistertask nun ToDoist ersetzen? Nein, das nicht, aber ich denke, die beiden Tools ergänzen sich super. ToDoist ist super für die alltäglichen Aufgaben und kleinere Projekte die auf meiner Todo-Liste stehen, Meistertask für größere Projekte und Aufgaben sowie bei Dingen, die im Team konzipiert werden.

Alle Mitglieder von SelbstmanagementRocks dürfen sich auf einen tollen Kurs über Projektplanung mit Mindmeister und Meistertask freuen. Veröffentlichungstermin wird voraussichtlich Q1 2018 sein.

Falls ich dein Interesse für Meistertask wecken konnte, habe ich für meine Leserinnen und Leser noch ein tolles Angebot. Mit dem Rabattcode MANGOLD kannst du dir 15 % auf die Pro-Version sichern.

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