Hast du zu viele Baustellen offen? Immer wieder bekomme ich E-Mails mit der Problemstellung, dass zu viele Aufgaben und Projekte begonnen, aber kaum eines davon dann wirklich zu Ende gebracht wird. Daher möchte ich dir in diesem Artikel einen Lösungsansatz vorstellen, der für mich, aber auch für viele meiner Klienten extrem gut funktioniert.

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Die Problemstellung: Zu viele Baustellen offen

Erst in den vergangenen acht Tagen landeten diese drei E-Mails in meinem Posteingang:

• Dirk schreibt: Ich habe zu viele Baustellen aufgemacht und bekomme jetzt gar nichts mehr auf die Reihe.
• Marlene schreibt: Ich habe immer wieder neue Ideen, die für mich viel spannender sind als jene Projekte, an denen ich gerade arbeite. Also starte ich die neuen und die alten bleiben liegen. Ein ständiger Teufelskreis!
• Doreen schreibt: Ich fange vieles an, binge aber nichts zu Ende!

Die Frage bleibt immer die gleiche: Was kann ich tun?

Früher ging es mir ebenso. Ich sprudelte nur so vor Ideen! Eine besser als die andere, aber auf jeden Fall jede besser als das aktuelle Projekt oder die aktuelle Aufgabe, an der ich gerade arbeitete.

Daraus ergab sich: Ich hatte hunderte nicht beendete Projekte in der Pipeline und meine Unzufriedenheit stieg von Woche zu Woche.

Vielleicht kennst du dieses Problem ja aus eigener Erfahrung. Der Ablauf war eigentlich immer der Gleiche:

• Ich startete extrem engagiert und motiviert.
• Mit der Zeit ließ die Lust, am aktuellen Projekt zu arbeiten, immer mehr nach und die Versuchung, etwas Neues zu starten, wurde immer größer.
• Bis der Zeitpunkt kam, an dem meine Disziplin zusammenbrach und ich mit einem neuen Projekt in denselben Teufelskreis startete.

Irgendwann hatte ich dann genug von diesem Muster, setze mich hin und suchte nach Lösungsansätzen. Irgendwie musste es ja zu schaffen sein, nicht zu viele Baustellen aufzureißen! Die Lösung, die sich als am besten und praktikabelsten herausstellte, möchte ich dir hier nun vorstellen.

Die Lösung

Die Lösung fand ich in Form eines Notizbuchs, genauer gesagt in Form des Evernote-Notizbuchs „Ideen & Inspirationen“. Da werden nämlich mittlerweile alle meine Ideen zwischengelagert.

Egal wo und wann ich sie entdecke oder sie mir einfallen (und das sind bei mir oft sehr ungewöhnliche Orte), sie landen sofort in Evernote:

• Wenn ich sie auf einer Webseite finde, nutze ich den Evernote Webclipper, um sie zu Evernote zu kopieren.
• Wenn ich irgendwo unterwegs bin und ich sehe etwas Spannendes, dann fotografiere ich das ab und speichere es ebenfalls in Evernote.
• Sitze ich gerade im Auto oder kann aus welchem Grund auch immer nicht tippen, dann nehme ich eine Sprachnotiz auf.
• Und wenn ich grade die Möglichkeit habe und es nicht allzu lange Texte sind, tippe ich sie in eine Evernote-Notiz.

Und dann passiert erstmal gar nichts. Ja, genau, du hast richtig gelesen: gar nichts!

Denn die Ideen liegen jetzt mal mindestens ein bis zwei Wochen in diesem Evernote-Notizbuch herum. Manche davon bleiben sogar Monate da drin liegen und einige liegen schon Jahre in diesem Evernote-Notizbuch.

Jetzt fragst du dich sicher, wann ich die Ideen da wieder raushole, oder? Ich werde darauf ein wenig später noch genauer eingehen, für den Moment sei aber verraten, dass du zuerst ein bestehendes Projekt abschließen musst, bevor du mit einem neuen startest. Jetzt müssen wir aber noch über die Vorteile dieses Ablaufs sprechen.

Die Vorteile

Natürlich muss diese Vorgehensweise einige Vorteile haben, sonst würde ich sie ja nicht anwenden. Die drei größten Vorteile davon verhindern, dass du zu viele Baustellen aufreißt:

Du kannst die Idee mal sacken lassen

Sacken lassen? Wozu denn bitte sacken lassen? Das ist doch eine Mega-Idee, die muss man doch umsetzen. Sind das jetzt vielleicht gerade deine Gedanken?

Die Antwort ist einfach und lautet: NEIN, muss man nicht und NEIN, sollte man nicht. Die Gründe sind einfach:

Während die Idee im Evernote-Notizbuch „Ideen & Inspirationen“ herumliegt, kann sie sich auch gedanklich bei dir setzen. Ich kann dir gar nicht sagen, wie oft es vorkam, dass ich eine Idee nach 14 Tagen plötzlich gar nicht mehr so spannend und so gut fand wie zu dem Zeitpunkt, an dem ich sie eintippte. Ab und zu dachte ich sogar: „Was hat mich denn da geritten? Ist doch Schwachsinn so was!“

Hätte ich bei so einer Idee sofort mit der Umsetzung begonnen, hätte ich wieder sehr viel Zeit verloren. Nach 14 Tagen hat man oft einen ganz anderen Blick darauf.

Du kannst viel besser selektieren

Wenn du dieses Notizbuch öffnest, um eine neue Idee herauszufischen, springen sie dich alle an. All die tollen Ideen, die du in den letzten Tagen, Wochen und Monaten da drin gespeichert hast. Nun hast du einerseits die Qual der Wahl, andererseits ist das aber auch eine tolle Sache, denn nun kannst du die beste Idee aus vielen wählen und nicht einfach die, die dir soeben eingefallen ist.

Du selektierst also automatisch die besten und wertvollsten Ideen aus und setzt diese um.

Die Motivation, alte Projekte abzuschließen, ist hoch

Du darfst erst eine neue Idee aus dem Notizbuch nehmen, wenn du ein bestehendes Projekt abgeschlossen hast. Das mag sich zwar gemein anhören, hilft dir aber bei deinen bestehenden Projekten. Du bist natürlich interessiert, so schnell wie möglich mit einer neuen tollen Idee durchzustarten. Also tust du alles, um ein altes Projekt möglichst schnell abzuschließen.

Ist doch was Tolles, oder?

Du hast die Garantie, nichts zu vergessen

Diese Vorgehensweise hat aber noch einen anderen gravierenden Vorteil! Wie oft ist es dir schon passiert, dass du auf eine gute Idee vergessen hast, weil du dir dachstest, du musst erst noch bestehende Projekte abarbeiten? Vermutlich öfter, als du denkst.

Mit diesem System kann dir das ab sofort nicht mehr passieren, denn alle deine Ideen sind fein säuberlich im Notizbuch „Ideen & Inspirationen“ abgelegt.

Ablauf & Regeln

Wie musst du nun vorgehen, wenn du dieses System nachbauen willst? Dazu gehören natürlich ein paar Regeln, mit denen du deine Disziplin hochhalten kannst.

Regel 1:

Erstelle in Evernote das Notizbuch „Ideen & Inspirationen“ und speichere ab sofort alle deine Ideen darin. Wenn du deine Ideen in gewisse Kategorien oder Lebensbereiche (z.B.: privat, beruflich, Hobby) trennen willst, macht es Sinn, ein Stapelnotizbuch mit den jeweiligen Notizbüchern darin anzulegen. Falls sich das alles für dich nach Fachchinesisch anhört, solltest du dir meinen „Evernote Basiskurs“ auf SelbstmanagementRocks zu Gemüte führen.

Regel 2:

Limitiere die Anzahl der offenen Projekte. Um nicht zu viele Baustellen auf einmal offen zu haben, ist das eine ganz wichtige Sache. Nur so kannst du deine Disziplin hochhalten. Ich unterteile dabei in große Projekte, mittlere Projekte und kleine Projekte.

Große Projekte:

Ich habe die Anzahl der großen Projekte, die bei mir offen sein dürfen, auf zwei limitiert. Im Moment sind das meine beiden Business-Projekte:

• SelbstmanagementRocks
• SportmentaltrainingOnline

Beides sind Dauerprojekte, die fortlaufend sind. Daher besteht da für mich nicht viel Handlungsbedarf. Als großes Projekt definiere ich alles, was mich mindestens 10 Wochenstunden kostet.

Mittlere Projekte:

Hier gilt für mich eine Limitierung auf fünf Projekte. In der Regel haben diese einen Umfang von ca. 5 Wochenstunden. Im Moment sind das bei mir folgende Projekte:

• Administrative Arbeiten (Dauerprojekt)
• Fort- & Weiterbildung (Dauerprojekt)
• Sportmentaltraining (Dauerprojekt)
• Marketingstrategien testen
• Wohnzimmer neu gestalten

Kleine Projekte:

Diese sind auf maximal 10 Projekte limitiert und so ein kleines Projekt hat einen maximalen Umfang von einer Wochenstunde. Im Moment sind das die folgenden:

• Neuen Trainingsplan erstellen
• Einkauf Obi
• Urlaub planen
• Kommende Vortragsreise buchen
• Keller entrümpeln
• Abstellraum entrümpeln
• Danke-Karte entwerfen
• Mastermind-Gruppe organisieren & moderieren
• Offen
• Offen

Es ist vollkommen egal, ob es sich dabei um berufliche, private oder Projekte rund um mein Hobby handelt, diese Anzahl darf auf keinen Fall überschritten werden.

Schritt 3:

Ein neues Projekt darf erst auf den entsprechenden Platz in der Liste, wenn ein laufendes abgeschlossen wurde.

Fazit für dein Selbstmanagement

Ja, für diese Vorgehensweise brauchst du ein wenig Disziplin. Aber wenn du dieses System in die Tat umsetzt, wirst du nie mehr zu viele Baustellen offen haben. Im Gegenteil, du wirst dadurch zum Umsetzer und Dranbleiber! Evernote wird dich dabei optimal unterstützen.

Viele weitere Dinge, bei denen dich Evernote unterstützen kann, findest du in meinen entsprechenden Kursen auf SelbstmanagementRocks:

• Evernote Basiskurs: Raus aus dem Kopf und rein in Evernote
• Finanzverwaltung mit Evernote
• Evernote für Blogger
• Evernote auf Reisen

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Thomas