Wie sieht dein Umgang mit dem Kalender aus? Hast du deine Termine und Meetings jederzeit im Überblick? Unterstützt dich dein Kalender dabei, produktiv arbeiten zu können? Oder ist er total vollgefüllt und besteht aus vielen überlappenden Terminen und Verabredungen?
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Die meisten Menschen, die ich kenne, nutzen den Kalender, um sich von anderen vorschreiben zu lassen, wann sie was zu tun haben. Wenn du nicht zu diesen Menschen gehören willst, dann habe ich jetzt 14 simple und einfache Tricks für einen sinnvollen Umgang mit dem Kalender.
Ganz am Ende des Artikels hast du dann auch noch die Möglichkeit, dir ein PDF herunterzuladen, in dem ich dir 3 Automatisierungs-Tools für deine Termine vorstelle.
14 Tipps im Umgang mit dem Kalender
Tipp 1: Führe nur einen einzigen Kalender
Die Verwendung mehrerer Kalender führt lediglich zu Missverständnissen. Daher empfehle ich dir, nur einen einzigen Kalender zu nutzen.
Du kannst dir natürlich einen Kalender zum Händisch-Reinschreiben zulegen, allerdings hat der den Nachteil, dass du den vermutlich nicht immer bei dir hast, und wenn er verschwindet, sind mit ihm auch all deine Termine weg.
Daher empfehle ich, einen Online-Kalender (wie zum Beispiel den Google-Kalender) zu nutzen. Der große Vorteil dieses Kalenders:
- Er synchronisiert sich automatisch mit allen Geräten.
- Die Termine sind in der Cloud gesichert! Also auch wenn dir ein Gerät mal abhanden kommt, sind deine Termine noch immer da.
- Du hast von jedem Gerät mit Internetverbindung Zugriff darauf.
- Auch andere können, wenn du das willst, auf deinen Kalender zugreifen (z.B. Familie oder Mitarbeiter).
Tipp 2: Trage alle Terminvereinbarungen sofort in deinen Kalender ein
Öffne sofort nach jeder Terminvereinbarung deinen Kalender und trage dir den entsprechenden Termin ein. Verschiebst du es auf später, ist die Gefahr groß, dass du es vergisst, und das kann dann sehr peinlich und unangenehm werden.
Tipp 3: Der Kalender ist für Termine da, nicht für Notizen
Die Versuchung, auch Aufgaben, Notizen oder To-dos in deinen Kalender zu schreiben, ist recht groß, trotzdem solltest du ihr widerstehen. Der Grund ist einfach: Wenn du all diese Dinge im Kalender notierst, wird alles sehr schnell sehr unübersichtlich. Daher sollte die Regel „In den Kalender kommen nur Termine und sonst nichts“ stets beachtet werden.
Tipp 4: Arbeite mit Pufferzeiten
Ein Meeting, eine Veranstaltung oder eine Verabredung kann immer länger dauern, als man erwartet. Daher ist es besonders wichtig, dass du mit Pufferzeiten arbeitest, um unnötigen Stress zu vermeiden. Ist der Termin pünktlich beendet, hast du etwas Freizeit oder Zeit für deine anderen Aufgaben. Dauert er länger als erwartet, ersparst du dir viel Stress.
Tipp 5: Beachte Transferzeiten
Wenn Termine örtlich voneinander getrennt stattfinden, darfst du das auf keinen Fall vergessen. Auch hier gilt es, die Transferzeit wieder großzügig zu berechnen, denn Staus und Verspätungen sind schneller da, als man denkt.
Tipp 6: Erlaube keine Terminkonflikte
Vermeide unbedingt sich überlappende Termine, denn du kannst nicht an zwei Orten gleichzeitig sein, oder? Terminkonflikte bedeuten einen enormen Stresslevel und daher solltest du sie unbedingt vermeiden.
Tipp 7: Du kannst auch absagen, wenn du schon zugesagt hast
Es ist ganz allein deine Zeit und du bestimmst, was damit passieren soll. Wenn etwas mit höherer Priorität hereinkommt, dann sage ab oder verschiebe den Termin. Das ist vollkommen okay, du musst es dir nur selbst erlauben.
Tipp 8: Blocke Zeit für deine Arbeit
Wenn du den Kalender mit Terminen zupflasterst, wann wirst du dann deine Projekte, Aufgaben und To-dos bearbeiten? Schließlich will auch das erledigt werden, oder?
Ich blocke daher im Vorhinein die nötige Zeit, die meine Projekte und Aufgaben benötigen, und erst dann mache ich mir entsprechende Termine für Verabredungen und Meetings aus.
Tipp 9: Blocke Zeit für deine Pausen
Vor allem die Mittagspause ist etwas, das gerne gestrichen wird, wenn es mal eng wird. Um über den gesamten Tag produktiv zu bleiben, musst du aber Pausen machen. Daher empfehle ich dir, diese fest in deinen Tagesablauf einzuplanen, um die entsprechenden Erholungsphasen zu haben.
Tipp 10: Blocke Zeit für Sport, Erholung und Regeneration
Du brauchst auch Zeit, um deine Akkus aufzuladen. Wenn du körperlich und geistig nicht fit bist, kannst du auch nicht produktiv sein. Außerdem sollte dir deine Gesundheit wichtig genug sein, um diese Dinge einzuplanen. An allererster Stelle musst zunächst mal du und deine Gesundheit stehen und dann erst alles andere!
Tipp 11: Starte früh in den Tag
Frühaufsteher haben es leichter, produktiver zu sein. Der Grund ist ganz einfach: Am Anfang des Tages lässt es sich viel fokussierter und ungestörter arbeiten, denn der Großteil der Menschheit schläft um diese Zeit noch.
Versuche also, so früh wie möglich in den Tag zu starten (wie das funktioniert, verrate ich dir in diesem Buch).
Tipp 12: Setze eine Endzeit für deine Arbeit fest
Irgendwann muss der Arbeitstag ein Ende haben. Legst du diese Zeit nicht im Vorhinein fest, wirst du immer wieder lange Abende oder Nächte im Büro verbringen, anstatt eine schöne Zeit mit deiner Familie und deinen Freunden zu haben. Soziale Kontakte sind enorm wichtig für dein Wohlbefinden, also nimm sie auch wahr.
Tipp 13: Setze Regeln für Meetings fest
Wenn du der Chef bist, dann kannst du sie ohnehin festlegen. Falls nicht, schlage sie einfach beim nächsten Meeting vor:
- Kein Meeting ohne Agenda oder Tagesordnung.
- Setze ein knappes Zeitlimit (30-60 Minuten), dann müssen sich alle Teilnehmer auf das Wesentliche konzentrieren.
- Halte Meetings im Stehen ab, das fördert die Produktivität.
Tipp 14: Analysiere deine alten Termine
Setze dich zumindest einmal pro Monat hin und überprüfe die Termine der vergangenen vier Wochen anhand folgender Punkte:
- Wo sind Zeitfresser versteckt, die du in Zukunft vermeiden solltest?
- Welche der Termine waren wichtig und welche unwichtig?
- Gibt es Termine, die zu eliminieren sind?
- Gibt es Termine, die zu automatisieren sind?
- Gibt es Termine, die zu delegieren sind?
So schaffst du dir in der Zukunft extrem viel Zeit!
Fazit für dein Selbstmanagement
Achte sehr auf deinen Umgang mit dem Kalender und mit deinen Terminen. Bist du nicht der Herr darüber, wird der Stress-Level sehr hoch sein und über längere Zeit die Burnout-Gefahr ebenfalls. Also lass dich nicht zu einer Marionette machen!
Ich hoffe, diese 14 Tipps im Umgang mit dem Kalender helfen dir, um der Entscheidungsträger über deine Zeit zu sein.
Solltest du weitere Tipps oder Erfahrungen für einen cleveren Umgang mit dem Kalender haben, freue ich mich sehr, wenn du mir einen Kommentar hinterlässt.
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Thomas
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