Die Wochenplanung ist das Verbindungsglied zwischen langfristiger Planung (also Jahres- und Zielplanung) und der kurzfristigen Tagesplanung. Vielfach wird auf diesen „Zwischenschritt“ der Wochenplanung verzichtet, was ich absolut nicht nachvollziehen kann. In diesem Artikel will ich dir zeigen, wie die Wochenplanung bei mir aussieht, worauf ich achte und wie ich sie möglichst effizient gestalte. Solltest du tiefer in das Thema einsteigen wollen, empfehle ich dir an meiner kostenlosen Wochen- & Tagesplanungs-Challenge teilzunehmen.

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Die Wochenplanung war schon vor langer Zeit (in der FAQ-Podcast-Folge 13)  in diesem Blog mal Thema. Als ich mir diese Podcast-Folge angehört habe, musste ich an der einen oder anderen Stelle etwas schmunzeln, denn heute mache ich einige Dinge anders.

Wochenplanung als Video

So funktioniert meine Wochenplanung

Bevor ich dir zeige, wie ich Schritt für Schritt vorgehe, will ich dir noch ein paar wichtige Informationen mit auf den Weg geben.

Dauer und Ort

Die Wochenplanung selbst geht bei mir mittlerweile recht flott. In der Regel sind es so 15-20 Minuten, die ich dafür benötige. Ab und an verbinde ich die Wochenplanung mit der Planung einzelner Projekte (wie zum Beispiel mein nächstes Buchprojekt). Dann dauert es natürlich bei Weitem länger. Ich finde es jedoch sehr angenehm, Planungsaufgaben miteinander zu verbinden. Ich bin dann irgendwie im Planungsmodus und das ist eine wichtige Voraussetzung, um die Planung auch sinnvoll und ordentlich zu gestalten.

Solltest du gerade erst mit der Wochenplanung starten, empfehle ich dir, mehr Zeit als die 15-20 Minuten einzuplanen. Stress ist nämlich ein schlechter Berater, wenn es um die Planung deiner Woche oder von Projekten geht.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Planung ist, absolut ungestört arbeiten zu können. Nicht nur bei der Wochenplanung, sondern auch bei der Planung von Projekten musst du sehr viel antizipieren (vorausschauend denken).

• Wann will ich was erledigen?
• Kann sich das auch ausgehen?
• Was, wenn Hindernisse auftreten?
• Welche Hindernisse könnten überhaupt auftreten?
• Was benötige ich alles, um diese Aufgabe oder dieses Projekt zu erledigen?

Das sind natürlich nur ein paar Fragen, die dir bei der Planung durch den Kopf gehen werden. All diese Gedanken sind gut und wichtig, denn sie helfen dir dabei, das Geplante in die Tat umzusetzen. Das kann aber nur funktionieren, wenn du hochkonzentriert und hochfokussiert arbeiten kannst. Wirst du bei diesen Planungsaufgaben ständig unterbrochen, wird die Planung auch dementsprechend mies ausfallen. Mein Tipp lautet also:

Suche dir einen Ort, an dem du nicht gestört wirst, und schalte alle Benachrichtigungen auf allen Geräten aus!

Projektplanung in Evernote oder Mindmeister

Bevor wir nun gleich zur Wochenplanung kommen, müssen wir noch über das Thema Projektplanung sprechen. In der Wochenplanung passiert ja nichts anderes als das Herunterbrechen der langfristigen Ziele (Jahres- oder Monatsziele) bzw. das Herunterbrechen der Aufgaben, die ein Projekt enthält, auf Wochenziele. Das setzt aber natürlich voraus, dass du deine langfristigen Ziele bzw. deine Aufgaben zu den einzelnen Projekten genau kennst und irgendwo dokumentiert hast.

„Irgendwo“ bedeutet bei mir entweder in Evernote oder in Mindmeister. Meine langfristigen Ziele befinden sich alle in Evernote. Wenn du an der Erfolgs-Challenge auf Selbstmanagement.rocks teilgenommen hast, kennst du ja meine Vorlagen dazu. Zu jedem meiner großen Ziele gibt es eine Liste der nächsten Schritte. In dieser Liste befinden sich alle Aufgaben, die ich erledigen muss, bis das Ziel erreicht ist. Vom ersten Schritt bis hin zum Schritt über die Ziellinie ist alles so gut wie möglich erfasst. Natürlich ändert sich diese Liste auf dem Weg zum Ziel ab und zu, aber trotzdem wird sie schon bei der Planung erstellt.

Ebenso gehe ich bei meinen Projekten vor, ganz egal ob es kleine, mittlere oder große Projekte sind. Zu jedem Projekt gibt es entweder eine Liste der nächsten Schritte in Evernote oder eine Mindmap in Mindmeister.  Alles, was ich dann bei der Wochenplanung noch zu tun habe, ist, abzuklären, wo ich bei welchem Ziel oder Projekt gerade stehe und was jeweils die nächsten Schritte sind. Diese übertrage ich dann im Zuge der Wochenplanung in meine To-do-Liste in Todoist.

 

9 Schritte zur Wochenplanung

Kommen wir nun aber zu den einzelnen Schritten, die ich mache, wenn ich mich hinsetze und die kommende Woche plane. Früher habe ich das am Samstag gemacht, weil ich da die nötige Zeit und die nötige Ruhe hatte. Mittlerweile habe ich das auf Freitag vorverlegt. Der Grund ist ein recht banaler: Mittlerweile habe ich wesentlich mehr Termine als früher und die Terminvereinbarung ist am Freitag natürlich einfacher zu gestalten als am Wochenende.

Schritt 1: Termine mit mir selbst in den Kalender eintragen

Ich starte die Wochenplanung immer mit mir, oder besser gesagt vereinbare ich Termine mit mir. Diese sind zum Beispiel:

• Sport
• Fortbildung (meine 5-Stunden-Woche)
• Marketing

Sport steht bei mir an erster Stelle, denn wenn ich mich bewege und trainiere, dann fühle ich mich auch super und bin wesentlich produktiver, als wenn ich das nicht mache. Fünfmal pro Woche wird ein Termin für Sport (jeweils zwei Stunden inklusive Regeneration) im Kalender fixiert. An diesen Tagen gehe ich entweder ins Fitnesscenter (John Harris) oder trainiere, wenn das Wetter passt, Outdoor.

Fortbildung ist ebenfalls ein extrem wichtiger Faktor für mich, daher blockiere ich mir fünf Stunden pro Woche für meine persönliche (meist autodidaktische) Fortbildung. Das sind in seltenen Fällen fünf Stunden am Stück, meistens aber ist es in drei bis fünf Blöcke in der Woche verteilt.

Marketing steht seit Neuestem ebenfalls am Plan. Ich bin jemand, der supergerne neue Inhalte (Bücher, Videokurse, Blogartikel, Podcasts …) produziert, aber beim Vermarkten sinkt die Motivation dann enorm. Zu einem guten Business muss aber eine gute Vermarktung gehören. Also plane ich mir dafür ebenfalls fünf Stunden (hier aber immer am Block) pro Woche ein.

Diese Termine mit mir selbst sind unverschiebbar und unabsagbar! Nach welchen Regeln ich das umsetze, erfährst du im Kurs „Wochen- und Tagesplanung“ auf Selbstmanagement.rocks.

Schritt 2: Freizeit planen

Die Wochenplanung nutze ich nicht nur, um meine beruflichen Aufgaben zu planen, sondern auch meine Freizeit. Und ja, dieser Punkt kommt wirklich an zweiter Stelle. Früher hat mein Business mein gesamtes Leben bestimmt und das war auch okay so. Mittlerweile habe ich das aber umgedreht. Ich bestimme zunächst einmal, wann ich frei habe und was ich in dieser Freizeit unternehmen will, und erst dann kommt das Business. Ich empfehle auch CEOs, Führungskräften und Angestellten, immer wieder klar zu definieren, wann mit der Arbeit begonnen wird und wann die Arbeit beendet wird. Schon klar, der eine ist selbstbestimmter, der andere fremdbestimmter, aber jeder ist der CEO seines eigenen Lebens (hierzu gleich mal eine Buchempfehlung: „Become the CEO of your own life“ von Beat Buhlmann).

Diese Umstellung auf „Freizeit first“ hat einen gravierenden Vorteil: Wenn dein Berufsleben keine klaren Arbeitszeiten im Sinne von „Da starte ich und da beende ich meinen Arbeitstag“ hat, dann schlägt das Parkinsonsche Gesetz voll zu: „Arbeit dehnt sich in jenem Maße aus, in der Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht.“ Hast du hingegen Beginn- und Endzeiten festgelegt, musst du dich zwangsläufig auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren und den Rest unter den Tisch fallen lassen.

Eine der besten Entscheidungen meines Lebens, so viel darf ich dir schon verraten.

Schritt 3: Termine der kommenden Woche ansehen bzw. planen

Kommen wir nun zum nächsten Schritt der Wochenplanung und das sind die Termine der kommenden Woche. Wann findet welcher Termin statt bzw. gibt es noch Termine, die es zu planen gilt? Für mich ist dieser Schritt ein wichtiger, denn nur wenn ich meine Termine kenne, weiß ich auch, wie viel Zeit mir für die Erledigung meiner Aufgaben zur Verfügung steht.

Kleiner Tipp am Rande: Sei geizig im Umgang mit Terminen. Sehr geizig sogar! Denn jeder Termin kostet dich und dein Unternehmen nicht nur Zeit, sondern jeder Termin stellt auch eine Störung dar.

Schritt 4: Aufgaben aus den Projekten in die Woche übertragen

Nun kenne ich also das Zeitbudget, das mir zum Abarbeiten der Aufgaben übrig bleibt. Oder sagen wir besser, ich kenne es ungefähr, denn es gibt immer wieder Dinge, die da einfach dazwischenkommen. Nichtsdestotrotz kommt jetzt der Zeitpunkt, an dem ich meine Listen der nächsten Schritte in Evernote bzw. meine Mindmaps in Mindmeister öffne und beginne, jene Aufgaben zu übertragen, die ich in der kommenden Woche erledigen will.

Größte Herausforderung hierbei ist das Abschätzen, wie viel Zeit mich welche Aufgabe ungefähr kosten wird. Bei Aufgaben, die wir regelmäßig machen, ist das recht einfach, bei neuen Aufgaben jedoch immer wieder eine Herausforderung. Ich gehe hier sehr großzügig vor und nehme mir bis zu 20 % mehr Zeitbudget, als ich schätze, dass mich die Aufgabe kostet. Der Grund ist recht einfach: Ich stehe auf nichts mehr, als am Ende des Arbeitstages die letzte Aufgabe in Todoist abzuhaken, und ich hasse nichts mehr, als Aufgaben auf morgen zu verschieben. Im Gegenzug habe ich dann aber auch die Disziplin, mir Aufgaben vom morgigen Tag herauszupicken und diese schon heute zu erledigen, wenn ich die Zeit dazu habe. Dieses Vorgehen sorgt nicht nur für eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass am Ende des Tages die Planung auch umgesetzt wurde, sondern selbiges gilt natürlich auch für die Wochenplanung.

Schritt 5: Teamaufgaben abstimmen

Ich bin ja schon seit einiger Zeit keine One-Man-Show mehr, sondern habe einen fixen Mitarbeiter und auch eine Handvoll Freelancer, die für mich arbeiten. Hier möchte ich mal allen ein herzliches Dankeschön für die tolle Zusammenarbeit sagen :). Dieser Umstand bedeutet aber auch, dass ich nicht nur meine eigenen Aufgaben im Blick behalten muss, sondern auch jene, die ich delegiert habe.

Bei neu delegierten Aufgaben muss ich natürlich Deadlines setzen und auch einige andere Dinge zu den einzelnen Aufgaben abstimmen. Während ich meine eigenen Aufgaben in Todoist manage, kommen alle Teamaufgaben in Meistertask. Dieses Tool hat einige tolle Funktionen, die ich dir im Artikel „Warum Meistertask? 7 Gründe!“ erkläre. In die Wochenplanung fällt also auch die Abstimmung aller Teamaufgaben.

Schritt 6: Geheim

Sorry, aber alles kann ich hier leider nicht verraten. Dieser Schritt bleibt meinen Mitgliedern von Selbstmanagement.rocks vorbehalten.

Aber in diesem Schritt der Wochenplanung sorge ich dafür, dass ich auch unangenehme Arbeiten mit hoher Motivation schnell erledige.

Schritt 7: Sorry, ebenfalls geheim

Auch hierauf haben exklusiv meine Mitglieder von Selbstmanagement.rocks Zugriff, sorry. So viel verrate ich dir aber: Ohne diesen Schritt der Wochenplanung ist es verdammt schwer, die Planung dann am Ende der Woche auch zu 100 % in die Tat umgesetzt zu haben.

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Schritt 8: Wochenbelohnung festlegen

Was wäre denn die Wochenplanung ohne die Wochenbelohnung? Das Ende der Wochenplanung sieht eigentlich immer gleich aus. Ich sehe mir die Planung nochmals an und überlege, wie ambitioniert es ist, diese Planung auch zu 100 % in die Tat umzusetzen. Es soll natürlich immer realistisch sein, keine Frage. Aber manchmal ist es einfacher und manchmal ist es schwerer. Das versuche ich nun einzuschätzen und eine entsprechende Belohnung festzulegen.

Ist die Wochenplanung recht einfach umzusetzen, ist das vielleicht ein gutes Eis im Sommer oder ein Kaffee in einem der tollen Wiener Kaffeehäuser im Winter. Ist es wesentlich ambitionierter, kann auch schon ein Relaxtag in der Therme Wien dabei herausschauen. Fakt ist: Diese Belohnung gibt es nur, wenn die Wochenplanung zu 100 % erledigt und alle Termine und Aufgaben darin abgearbeitet wurden.

Schritt 9: Wochenbelohnung der letzten Woche machen – oder auch nicht 😉

Leider ist es ein häufiger Fehler, sich eine Belohnung in Aussicht zu stellen und diese dann aber nicht in die Tat umzusetzen. Ich habe das früher leider auch sehr oft gemacht. Aber dafür gibt es jetzt eine Regel: Habe ich die Wochenplanung zu 100 % erledigt, wird die Belohnung sofort am Wochenende umgesetzt. Macht Spaß, diese Regel 😉

Was nicht in der Wochenplanung geschieht: Prioritäten setzen

Vielleicht fehlt dir hier jetzt der eine oder andere Punkt, wie zum Beispiel das Setzen von Prioritäten in der Abarbeitung. Nun, das mache ich nicht in der Wochenplanung, sondern das passiert bei mir immer in der Tagesplanung. Ist natürlich Geschmacksache, ob man das jetzt in der Wochenplanung oder der Tagesplanung erledigt, aber für mich fühlt es sich am selben Tag einfach besser an.

Fazit für dein Selbstmanagement

Die Wochenplanung ist einer der großen Erfolgsfaktoren, warum ich meine Aufgaben und Projekte wirklich zügig abarbeiten kann. Ich nehme mir dafür die nötige Zeit, die nötige Ruhe und habe so einen roten Faden, der mich durch die gesamte Woche führt. Daher kann ich dir nur ans Herz legen, die Wochenplanung ordentlich und nicht schnell zwischendurch zu erledigen.

Wie erstellst du deine Wochenplanung? Hast du Fragen zu meiner Wochenplanung? Hinterlass mir doch ein Kommentar, ich freue mich drüber.

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas