Nicht erst seit Covid19 ist Digitalisierung ein großes Thema, allerdings wurde es durch die Pandemie massiv beschleunigt. Daher habe ich mich mit Thomas Ottersbach (Gründer von Digitales Unternehmertum) zu diesem Thema unterhalten. Worauf müssen Unternehmer, aber auch Mitarbeiter jetzt achten, welche Tools sind gerade angesagt und was wird die Zukunft so bringen. Reinhören lohnt sich!

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Transkript dieser Podcast-Folge:

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:00:17-7#

Hallo und herzlich willkommen zu dieser Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold, und ich freue mich sehr, dass du mit dabei bist. Heute habe ich einen spannenden Interviewgast: Thomas Ottersbach von „Digitales Unternehmertum“. Digitalisierung war bereits vor Corona ein spannendes Thema, aber durch die Pandemie ist sie noch wichtiger geworden. Thomas erklärt uns, was Unternehmer und Mitarbeiter jetzt tun müssen, um mit der Digitalisierung Schritt zu halten und den Anschluss nicht zu verlieren. Wir schauen uns die Zukunft von Mensch und Maschine an, und Thomas berichtet uns von den Tools, die er im Unternehmen und privat nutzt. Außerdem hat er uns einen guten Selbstmanagement-Tipp mitgebracht, und wir sprechen über eine spannende App für Podcast-Hörerinnen und -Hörer.  #00:01:17-8#

Thomas: Hallo Thomas, es freut mich sehr, dass du dir Zeit für dieses Interview genommen hast. Ich habe im Intro schon ein wenig angeteasert, was du machst, aber erzähl uns doch selbst ein bisschen über dich.  #00:01:37-4#

Thomas Ottersbach: Danke für die Einladung. Ich bin Geschäftsführer der SEO Suite PageRangers. Außerdem habe ich eine Beratungsboutique, wo es um Sichtbarkeit und effiziente Arbeitsprozesse geht. Ich habe mich auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmertum spezialisiert.  #00:02:10-5#

Thomas: Lass uns gleich bei der Digitalisierung bleiben, denn sie hat durch die Coronakrise eine rasante Beschleunigung erfahren. Was sind die Vorteile der Digitalisierung? #00:02:23-3#

Thomas Ottersbach: Die Digitalisierung trifft alle Bereiche der Kundenfokussierung, sei es Service oder Vertrieb. Durch die Digitalisierung habe ich viel mehr Zeit für Dinge, auf die ich mich fokussieren möchte, um den Geschäftsprozess nach vorne zu bringen. Auf der anderen Seite geht es darum, den Kunden im Fokus zu behalten und profitable Kundenbeziehungen zu gestalten. Dabei hilft mir Digitalisierung in jeglicher Form. Das fängt mit dem Mindset an, das heißt, ich muss es selbst wollen. Wenn ich ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern habe, dann gilt es, die ganze Mannschaft auf das Thema einzustellen.  #00:03:12-4#

Thomas: Dass die Digitalisierung alle Bereiche unseres Lebens einnehmen wird, ist unbestritten. Wann musst du als Unternehmer oder als Mitarbeiter lernen, digital zu denken? #00:03:29-3#

Thomas Ottersbach: Man sollte so schnell wie möglich lernen, digital zu denken. Viele sind durch Corona von der Digitalisierung überwältigt worden und sollten sich jetzt dezentral organisieren, damit ihr Geschäft weiterläuft. Auf der anderen Seite haben zwar viele Unternehmen eine Notwendigkeit zur Umsetzung der Digitalisierung gesehen, sind aber nach den Lockerungen wieder in alte Muster zurückgefallen. Und das ist ein großes Problem. Jeder sollte sich, besser heute als morgen, mit dem Thema auseinandersetzen. Wenn ich effizienter arbeite und einen besseren Service biete als meine Mitbewerber, dann habe ich einen großen Vorteil.  #00:04:33-4#

Thomas: Wagen wir den Blick in die Zukunft. Wie werden Mensch und Maschine demnächst interagieren? Ich nutze verschiedene digitale Tools, die jedoch noch in den Kinderschuhen stecken und in den Welten der Entrepreneurs noch nicht angekommen sind. Wie siehst du das Thema? Was wird demnächst alles passieren? #00:05:01-4#

Thomas Ottersbach: Vieles davon können wir uns heute noch gar nicht ausmalen, Stichwort „Conversational Interfaces“, also die Interaktion von Mensch und Maschine. Dazu gehören Alexa und Siri, die sich noch in den Anfangsstadien befinden. Google hat es auf einer Konferenz vorgemacht, bei der ein künstlicher Personal Assistant einen Frisörtermin vereinbart hat. Ich glaube, dass wir uns noch nicht richtig vorstellen können, wohin die Reise gehen wird, weil die personalisierten Assistenten noch nicht so weit sind. Dabei wird vieles ins Unternehmerische einfließen und die Automatisierungsprozesse betreffen, zum Beispiel, wenn es darum geht, in Interaktion mit potenziellen Kunden zu treten, Kundenbindung aufzubauen und Verkäufe durchzuführen. Alles ist denkbar. Es gibt bereits erste Feldversuche, und ich bin mir sicher, dass sich das in Zukunft rasant verändern wird.  #00:06:28-9#

Thomas: Lass uns zu den Tools, Apps und Programmen gehen. Welche nutzt du für dein persönliches Selbstmanagement? #00:06:41-3#

Thomas Ottersbach: Ich habe bisher Things 3 für mein Task Management und Evernote als digitales Gehirn genutzt. Im Unternehmen sind wir zwölf Mitarbeiter, und dort haben wir unser Marketing mit Trello organisiert. Seit knapp einem Jahr habe ich alle diese Tools eliminiert und nutze nur noch ein einziges Tool für alle Funktionen. Am Anfang habe ich mich schwer damit getan, denn es hat mich Jahre gekostet, Trello aufzubauen. Aber eigentlich wollte ich nicht mehr mit unterschiedlichen Tools arbeiten, sondern nur noch mit einem einzigen Programm, mit dem ich alles abbilden kann. Und dann habe ich Notion entdeckt. Damit organisiere ich mein Task Management nach der Getting-Things-Done-Methode.  #00:07:50-7#

Im Team haben wir das Online Marketing mit Notion abgebildet, weil man damit nicht nur die Kommunikation, sondern auch Checklisten, Übersichten und Filteroptionen organisieren kann. Das funktioniert super und lässt mich produktiver arbeiten. Ich habe nur noch diese eine App, die ich außerdem mobil nutzen kann. Die Nutzung ist ein ständiger Prozess, der immer besser und besser funktioniert. Früher habe ich Fachbücher in Evernote abgespeichert, weil ich die Volltextsuche genial finde. Aufgrund der verschiedenen Filtermöglichkeiten und Darstellungsformen kann ich mit Notion in den unterschiedlichsten Bereichen auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen. Das macht das gesamte Team produktiver. Schritt für Schritt erweitern wir die Funktionen und nutzen das Programm mittlerweile nicht nur für das Online Marketing, sondern auch für andere Themen wie das Mahnwesen. Das funktioniert bisher sehr gut.  #00:09:37-5#

Thomas: Notion ist eine Datenbank, die man ohne Programmierkenntnisse selbst programmieren kann. Kann man das so zusammenfassen? #00:09:46-5#

Thomas Ottersbach: Es wirkt auf den ersten Blick sehr nerdig. Wer Lust hat, kann sich auf YouTube unsere vielen Tutorials zu Notion anschauen. Man muss sich ein bisschen damit beschäftigen, aber du hast recht, im Grunde kann man es ohne Programmierkenntnisse bedienen. Man muss sich in die Struktur hineindenken, und wenn man die verstanden hat, dann ist Notion ein sehr mächtiges Tool, auch wenn es nicht die anderen Tools wie Trello ersetzt. Es kann vieles, aber es kann vieles nicht richtig. Für die meisten Nutzer ist das jedoch völlig ausreichend.  #00:10:53-5#

Thomas: Mit Notion habe ich mich in letzter Zeit auch beschäftigt und dort einiges aufgebaut. Aber wie auch du finde ich die Suchfunktion bei Evernote genial, und ich scheue mich noch, umzusteigen.  #00:11:08-1#

Thomas Ottersbach: Das ging mir genauso, und ich habe lange mit mir gerungen, denn diese Volltextsuche ist wirklich genial. Aber aufgrund der Organisationsstrukturen, die mir Notion bietet, finde ich dort auch alles, was ich suche.  #00:11:46-4#

Thomas: Gibt es noch andere Tools, die ihr im Unternehmen nutzt? #00:11:53-8#

Thomas Ottersbach: Für die Kommunikation nutzen wir Slack, und damit sind wir sehr zufrieden. Slack gefällt mir sehr gut, weil ich damit Sprachnachrichten an das Team senden kann, zum Beispiel, wenn ich im Auto sitze. Diese Funktion kennen wir auch von WhatsApp. Außerdem nutzen wir im Team die G-Suite von Google Docs und haben darüber hinaus noch eigene Apps entwickelt, zum Beispiel, was CRM und Rechnungsautomatisierung angeht. Wir bieten unseren Kunden eine SARS-Lösung an, also automatisierte Leistungen nach dem Prinzip „Software as a Service“, bei der wir selbst nichts mehr machen müssen. #00:13:17-2#

Thomas: Als digitaler Unternehmer hast du sicher einen Selbstmanagement-Tipp für uns.  #00:13:31-0#

Thomas Ottersbach: Mir persönlich ist die Organisation mit Tools eine große Hilfe, egal ob Things 3 oder Notion. Die Programme helfen mir, den Kopf frei zu behalten und nichts zu vergessen. Früher habe ich manchmal den Überblick verloren, und ein Kunde musste dann auf irgendetwas warten. Gleichzeitig disziplinieren sie mich, alle wichtigen Informationen transparent und zeitnah einzutragen. Wenn man ein Tool mal nutzt und mal nicht nutzt, dann hat man keinen Produktivitätsgewinn. Ich habe lange gebraucht, um diese Werkzeuge effizient anzuwenden, denn ich war nie der Typ, der alles akribisch eingetragen hat. Es war ein Prozess, der nicht von jetzt auf gleich abgelaufen ist.  #00:14:41-3#

Thomas: Das kenne ich! Du hast kürzlich einen Post auf LinkedIn abgesetzt, den ich sehr spannend finde. Dabei ging es um die Empfehlung einer App, die ein besonderes Feature hat. Kannst du uns etwas darüber erzählen?  #00:15:09-4#

Thomas Ottersbach: Die App nennt sich Aiir. Wenn ich früher unterwegs war und eine spannende Stelle in einem Podcast gehört habe, dann musste ich mir merken oder aufschreiben, wie ich diese Stelle wiederfinde. Das war sehr kompliziert. Mit Aiir kann man diese bestimmte Stelle aus dem Podcast in die App transferieren, sie als so genannten „Quote“ abspeichern und später in Notion weiterverarbeiten. Somit habe ich genau die 20 Sekunden extrahiert, die für mich interessant sind. Das ist ein geniales Feature, das man für unterschiedliche Zwecke verwenden kann. Diese Ausschnitte lege ich zum Beispiel in den verschiedenen Themen meiner Notion-Audio-Bibliothek ab. Und wer will, kann diese Quotes sogar öffentlich mit anderen Aiir-Nutzern teilen. Eine weitere Funktion ist, dass man sich die gewünschte Stelle transkribieren lassen kann. Das geht jedoch zurzeit nur mit englischen Podcasts, aber in Zukunft soll das auch für deutsche Podcasts möglich sein. Podcast automatisch in Textform zu erhalten, das erspart sehr viel Arbeit. #00:18:20-4#

Thomas: Die Aiir App gibt es bisher jedoch nur für das iPhone. Ich profitiere sehr davon, was die anderen Hörerinnen und Hörer auf Aiir teilen. Zum Beispiel höre ich mir gerne den Podcast von Tim Ferris an. Der ist meist ziemlich lang, und es erspart mir sehr viel Zeit, mich an den Quotes der anderen Hörer zu orientieren. Das ist für mich sogar ein Kriterium, ob ich mir einen Podcast anhöre oder nicht.  #00:19:04-5#

Thomas Ottersbach: Wenn ich unterwegs bin, nutze ich den normalen Podcatcher. Aber wenn ich zum Beispiel einen Podcast mit vielen Tool Tipps höre, dann ist es mir einen Quote wert, um mir dieses Tool später näher anzuschauen.  #00:19:34-1#

Thomas: Erzähl uns bitte, wo im Netz man mehr über dich erfahren kann.  #00:19:42-3#

Thomas Ottersbach: Gerne. Meine Webseite und den Podcast findet ihr auf digitales-unternehmertum.de, und das SEO- und Content-Tool erreicht man über pagerangers.com. Außerdem findet man mich auf den Social Media Kanälen LinkedIn, XING und Facebook. Sehr gerne beantworte ich eure Fragen.  #00:20:04-5#

Thomas: In unserem Podcast ist es üblich, dass der Gast das letzte Wort hat. Wenn du jetzt noch ein Shout Out für meine Community hast, dann gerne her damit! Ich bedanke mich für das Gespräch. Bis bald.  #00:20:19-5#

Thomas Ottersbach: Danke dir für die Einladung. Beim Selbstmanagement ist es wichtig, im Kopf zu beginnen. Dabei ist es egal, welche Tools ihr nutzt. Das war bei mir selbst ein großes Manko. Geht das Thema an, auch wenn ihr noch nicht 100 Prozent davon überzeugt seid. Das ist mein Tipp zum Schluss.  #00:20:53-7#

Thomas: Vielen Dank für diese spannenden Insights, lieber Thomas. Die Aiir App kann ich sehr empfehlen, vor allem, wenn du Podcasts hörst und bestimmte Stellen daraus archivieren möchtest. Alle Links findest du in den Show Notes, und die Show Notes, die findest du in der Beschreibung zu diesem Podcast. Vielen lieben Dank fürs Zuhören, machs gut und genieße deinen Tag.  #00:21:22-6#

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:21:43-3#