95 % der arbeitenden Bevölkerung gestalten den Start in den Arbeitstag vollkommen falsch und zerstören damit ihre Produktivität. Und ich befürchte sehr, dass auch du zu diesen 95 % zählst. Daher werde ich mir in diesem Artikel die ersten 5 Minuten eines typischen Arbeitstages ansehen und mit dir gemeinsam analysieren, was dabei falsch läuft. Am Ende des Artikels verrate ich dir natürlich noch, wie mein Start in den Arbeitstag aussieht.

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Die typischen 5 Minuten beim Start in den Arbeitstag

Nennen wir unseren Arbeitnehmer einfach mal Franz, dann erzählt sich diese Geschichte wesentlich einfacher. Franz kommt ins Büro und begrüßt wie immer freundlich seine Kolleginnen und Kollegen. Der erste Weg, nachdem er seine Arbeitstasche auf seinem Schreibtisch abgelegt hat, führt ihn direkt zum Kaffeeautomaten. Was ist so ein Start in den Arbeitstag denn ohne einen doppelten Espresso? Man braucht doch Schwung, nicht wahr?

Zurück an seinem Arbeitsplatz wird als Allererstes das E-Mail-Programm geöffnet. Man muss ja wissen, was es so Neues gibt, nicht wahr? Und natürlich schlummern in diesen E-Mails nicht nur Neuigkeiten, sondern auch jede Menge Aufgaben. Na, dann legen wir mal los, denkt sich Franz, und nimmt den ersten Schluck seines doppelten Espresso.

Damit wären die ersten 5 Minuten des Arbeitstages eigentlich schon erledigt, aber werfen wir trotzdem nochmal einen Blick über Franz’ Schulter und sehen wir uns an, was nach diesen ersten 5 Minuten passiert.

Nachdem er die Aufgaben in den E-Mails abgearbeitet hat, was ganze eineinhalb Stunden dauerte, kommt der nächste doppelte Espresso an die Reihe. Und dann geht Franz mal die kleinen, aber einfacheren Aufgaben an. Dass das auch mal weg von der Liste ist, nicht wahr?

Stoppen wir hier einfach mal kurz. Ich lade dich ein zu überlegen, zu wieviel Prozent Franz’ Handlungen mit deinen in den ersten paar Minuten des Arbeitstages übereinstimmen. Aber nicht mogeln. 😉

Eine Fehleranalyse

Dann sehen wir uns doch einfach mal die drei großen Fehler von Franz an, die seine Produktivität vollkommen zerstören. Und zwar für den gesamten Arbeitstag.

Starte niemals mit Kaffee in den Tag

Der Grund ist ein relativ einfacher: Der menschliche Körper schüttet am Morgen große Mengen des Stresshormons Cortisol aus. Das hilft uns beim Wachwerden und das ist auch vollkommen normal und gut so. Kaffee imitiert den Effekt dieses Hormons und steigert damit den Stresslevel im Körper. Und das ist gar nicht mehr gut!

Kaffee ist damit nicht nur als Wachmacher nicht effektiv, er zerstört auch deinen Biorhythmus. Der Stresslevel steigt zu sehr an und das wirkt sich negativ auf unseren Körper aus, aber natürlich auch auf unsere Produktivität.

Optimalerweise trinkst du Kaffee zwischen 10:00 und 12:00 Uhr und zwischen 13:00 und 14:00 Uhr. Da ist der Cortisol-Wert nämlich am niedrigsten.

Ich gestehe offen und ehrlich ein, dass ich das auch nicht wusste und erst vor Kurzem bei meinen Recherchen zu einem anderen Thema über einen entsprechenden Artikel im Times Magazine darauf gestoßen bin. Das musste ich natürlich auch gleich testen. Aber mehr dazu etwas später.

Fakt ist: Kaffee nicht gleich zum Start in den Arbeitstag zu konsumieren, ist eine gute Idee.

Die Abarbeitung der E-Mails darf nie deine erste Aufgabe des Tages sein

Ich sage hier nicht, dass du nicht in deine E-Mails reinschauen darfst. Mir ist vollkommen klar, dass in vielen Unternehmen verlangt wird, das zu tun, und dass sich in E-Mails auch sehr wichtige und zeitsensitive Informationen und Aufgaben befinden können. Ist dem so, muss diese Aufgabe natürlich abgearbeitet werden, keine Frage.

Was aber auf keinen Fall passieren darf, ist, dass die Aufgaben, die da in den E-Mails schlummern, automatisch die höchste Priorität bekommen und sofort abgearbeitet werden. Wenn du es vermeiden kannst, dann schau gar nicht erst in deine E-Mails rein. Wenn du es nicht vermeiden kannst, dann absolviere diesen Vorgang so strategisch wie möglich, indem du alle E-Mails überfliegst und wirklich nur die ganz wichtigen und sehr zeitsensitiven herausfilterst und sofort abarbeitest.

In diesem Zusammenhang kannst du dir gerne meinen Artikel zu 10 E-Mail-Regeln, die die Kommunikation im Unternehmen effizienter und effektiver machen, durchlesen.

Leichte Aufgaben, meiste Energie – schwere Aufgaben, geringste Energie?

Moment, da stimmt doch was nicht, oder? Natürlich ist es verlockend, es wie Franz zu machen und zunächst einmal die kleinen und leichten Aufgaben abzuarbeiten. Und ja, schon klar, es ist ein cooles Gefühl, möglichst schnell möglichst viele Aufgaben von der To-do-Liste streichen zu können.

ABER: Das alles hat keinen Sinn, wenn du es dann nicht schaffst, die wirklich wichtigen Aufgaben, die dich, dein Unternehmen, dein Projekt voranbringen, abzuarbeiten. Oder?

Genauso passiert es aber meistens. Ich habe es vor langer Zeit auch so gemacht und ich sehe es in vielen Unternehmen, in denen ich als Berater tätig bin. Hier kommen gleich zwei schwerwiegende Dinge zusammen.

1. Mit viel Energie kommst du auch bei kniffligen Aufgaben schneller voran. Verschwendest du diese Energie aber mit kleinen und leichten Aufgaben, ist sie weg und der Output ist bescheiden.
2. Neben der Energie spielt auch deine Willenskraft eine enorme Rolle. Wenn du deine Willenskraft mit kleinen und leichten Aufgaben aufbrauchst, dann wirst du genau dann keine mehr haben, wenn du am meisten davon brauchst. Was mit den schwierigen Aufgaben dann passiert, ist vollkommen logisch, sie werden aufgeschoben.

Dieses Schauspiel wiederholt sich Tag für Tag und damit verhinderst du, dass du jemals wirklich produktiv bist.

So sieht mein Start in den Arbeitstag aus

Das soll natürlich nur als Beispiel für dich dienen, du musst selbst für dich eine Routine schaffen, die deine Produktivität fördert.

Wasser holen

Zunächst einmal stelle ich mir einen großen Krug mit Wasser auf den Schreibtisch. Der erinnert mich daran, regelmäßig Wasser zu trinken, und sorgt so auch dafür, dass ich konzentriert arbeiten kann. Dehydration, auch schon in geringem Maße, ist ein großer Feind von Fokus und Konzentration.

Strategisches Abarbeiten meiner E-Mails

Gibt es irgendwas Zeitsensitives und sehr Wichtiges? Falls ja, wird das sofort abgearbeitet. In der Regel ist das bei mir nicht der Fall, daher ist der Posteingang auch gleich wieder geschlossen. Falls doch mal was dabei sein sollte, kommt es sofort auf meine To-do-Liste.

Klare Arbeitsreihenfolge meiner Aufgaben festlegen

Ich öffne ToDoist (das ist das Aufgabenmanagement-Tool meiner Wahl) und Meistertask (dort befinden sich alle Aufgaben meines Teams). Im Meistertask sehe ich mir an, was bei meinem Team vorangegangen ist und ob da möglicherweise Aufgaben von mir erledigt werden müssen.

Meine persönlichen Aufgaben manage ich alle in ToDoist. Und dort wird auch ein klarer Fahrplan erstellt, in welcher Reihenfolge ich welche Aufgaben am heutigen Tag abarbeite.

Störgedanken eliminieren

Was jetzt noch fehlt, ist, alles aus meinem Kopf zu bekommen, das mich beim fokussierten und konzentrierten Arbeiten stören könnte. Also alle Gedanken, Aufgaben, Ideen und sonstigen Gehirnfurze, die mir in den Kopf kommen. Die kommen zunächst alle mal in eine Evernote-Notiz.

Eat the frog

Die „Eat the frog“-Aufgabe ist die unangenehmste oder eine besonders unangenehme Aufgabe. Also so etwas wie ein riesengroßer Störgedanke. Das sind solche Aufgaben, von denen ich weiß, dass sie mich so lange mental beschäftigen werden, bis ich sie erledigt habe. Also erledige ich sie gleich, dann sind sie aus dem Kopf. Damit ist alles, was mich daran hindert, konzentriert und fokussiert zu arbeiten, aus dem Weg geschafft.

Fokus-Zeit

Dann starte ich sofort mit meiner Fokus-Zeit, auch Deep Work genannt. Hier findest du mein Buch zu diesem Thema. Die folgenden 2,5 bis 3 Stunden des Tages gehören dann den wirklich wichtigen Aufgaben. Jenen Aufgaben, die zwar in der Regel recht schwer sind, aber mich unheimlich in meinem Business voranbringen. In dieser Zeit versuche ich, absolut störungsfrei zu arbeiten.

Und was ist jetzt mit dem Kaffee?

Ja, wer mich genauer kennt, der weiß, dass ich ein Kaffee-Junkie bin. Nun, ich habe viel damit herumgetestet, wie immer, wenn ich auf so ein spannendes Thema stoße. Ich werde dazu noch ein eigenes YouTube-Video erstellen, es schadet also auf keinen Fall, wenn du meinen YouTube-Kanal abonnierst.

Aber long story short: Den ersten Kaffee gibt es bei mir nach Ende der Fokus-Zeit. Das ist in der Regel so gegen 08:30 Uhr. Und ich sage nur so viel, das ist zum ersten Mal ein Kaffee, der mich wirklich pusht und dessen Wirkung ich tatsächlich enorm spüre. Und der pusht mich natürlich bei meinen nächsten Aufgaben. Aber mehr dazu im Video auf meinem YouTube-Kanal.

Fazit für dein Selbstmanagement

Die ersten Minuten deines Werktages entscheiden sehr, wie produktiv und effizient du den Arbeitstag verbringen wirst. Natürlich ist es keine Garantie, denn im Laufe des Tages können noch viele Dinge passieren, die eine Wirkung darauf haben können. Aber es ist die Grundlage, das Fundament. Und darauf solltest du unbedingt achten.

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas