Immer wieder landen Mails wie diese in meinem Posteingang: „Mein Terminkalender macht mich fertig. Ich schaffe es einfach nicht, Struktur in meine Termine zu bekommen. Einerseits weil ich nicht NEIN sagen kann, andererseits weil ich den Glaubenssatz habe, immer für meine Kunden da sein zu müssen und ihnen das Leben so leicht wie möglich machen zu müssen. Was kann ich tun?“
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Termin-Tipps Video
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So bekommst du deinen Kalender in den Griff
Bevor ich mit den Tipps zur Terminvergabe starte, lass uns die ersten beiden Punkte der E-Mail besprechen. Die Themen „Nein sagen lernen“ und „Glaubenssätze loswerden“ werden beide in Kursen der Selbstmanagement-Rocks Masterclass besprochen, daher will ich hier nicht näher darauf eingehen.
Handle aktiv statt passiv
Bedeutet nichts anderes, als dass du derjenige sein musst, der die Termine vorschlägt. Es ist ein schwerer Fehler, immer auf Terminvorschläge deiner Kunden, Mitarbeiter und Vorgesetzten zu warten, denn so wirst du nie Struktur in deine Termine bekommen. Regel Nummer 1 lautet also: Sei immer du derjenige, der Termine vorschlägt. Und am besten schlägst du nicht nur einen Termin, sondern gleich mehrere vor. Hier ein Textvorschlag:
Lieber Herr xxx!Ich kann Ihnen die folgenden Termine für Ihr Anliegen anbieten:
- Mittwoch 13:00 – 13:25 Uhr
- Donnerstag 15:00 – 15:55 Uhr
- Freitag 11:00 – 12:25 Uhr
Sollte Ihnen von diesen Terminen keiner passen, kann ich Ihnen gerne noch drei weitere Vorschläge zusenden.Liebe Grüße Thomas
Selbst wenn keiner der drei Termine passen sollte, geben wir die aktive Rolle nicht auf. „Sollte Ihnen von diesen Terminen keiner passen, kann ich Ihnen gerne noch drei weitere Vorschläge zusenden.“
Was wird passieren?
Menschen sind prinzipiell faul und gehen den Weg des geringsten Widerstandes. Dein Gegenüber wird also entweder einen der vorgeschlagenen Termine akzeptieren oder um neue Termine fragen. Somit hast du einen wichtigen Schritt gelegt, um bei deinen Terminen selbstbestimmter zu werden.
Begrenze deine Zeit
Nicht nur bei der Terminvergabe musst du den aktiven Part übernehmen, sondern auch bei der Termindauer. Der Text hätte ja auch so aussehen können:
- Mittwoch 13:00 Uhr
- Donnerstag 15:00 Uhr
- Freitag 11:00 Uhr
Jemand, der solche Vorschläge liest, geht ganz automatisch davon aus, dass das Meeting zumindest eine Stunde dauern wird. Wenn dir aber ein anderer Zeithorizont vorschwebt, muss das unbedingt in den Terminvorschlag rein.
Was wird passieren?
Der Terminkalender deines Gegenübers wird sich vor und nach eurem Termin füllen. Wenn er zum Termin kommt, wird er nicht mehr als die vorgegebene Zeit zur Verfügung haben.
Außerdem solltest du Meetings immer um xx:25 oder xx:55 enden lassen. Erstens verschaffst du dir damit eine Pause zwischen zwei Meetings und zweitens stellst du sicher, dass du im Folgemeeting pünktlich erscheinst.
Automatisiere die Terminvergabe
Wenn du mit mir einen Termin vereinbaren willst, dann bekommst du einen Link zu meinem Kalender. In diesem Kalender sind natürlich nur Termine freigeschaltet, an denen ich Meetings haben will. In meinem Fall wirst du sogar nur freitags die Möglichkeit finden, einen Termin zu buchen, denn Freitag ist mein Meeting- & Admin-Tag.
Das Tool, das ich dabei nutze, heißt Book like a Boss, es gibt aber noch viele andere Möglichkeiten dazu. So ein Tool zu verwenden, bringt dir zwei gravierende Vorteile:
- Du brauchst nicht zu kommunizieren. Dein Gegenüber kann den Termin mit dir vereinbaren, verschieben oder stornieren, ohne mit dir kommunizieren zu müssen.
- Du bist ganz automatisch in der aktiven Rolle und kannst so gut steuern, wann du Termine annimmst und wann nicht.
Fazit für dein Selbstmanagement
Achte bei der Terminvergabe darauf, immer derjenige zu sein, der den Zeitpunkt vorschlägt. Wenn du es richtig anstellst, kannst du das auch bei Vorgesetzten oder Kunden sein. Je besser du darin bist, umso leichter wird der Umgang mit deinem Terminkalender. Was du außerdem noch tun kannst, wenn du ein Getriebener deiner Termine bist, ist, dir diesen Artikel hier durchzulesen.
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Liebe Grüße
Thomas
