Die ersten paar Minuten meines Arbeitstages sind für mich absolut entscheidend, um möglichst lange produktiv sein zu können. Wenn mir das nicht gelingt, dann habe ich in den ersten 12 Minuten des Tages vermutlich nicht gut genug gearbeitet. Daher will ich dich heute mit durch diese 12 Minuten nehmen und dir zeigen, wie ich die Grundlage für einen produktiven Arbeitstag lege.
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Morgenritual
Bevor ich in den Arbeitstag starte, beginne ich natürlich mit meinem Morgenritual. Die ersten 12 Minuten des Arbeitstages gehören bei mir eigentlich zu diesem Morgenritual dazu. Das hat vor allem zwei Gründe: Erstens ist mein Morgenritual extrem kurz und zweitens arbeite ich von zu Hause aus, insofern folgt der Start in den Arbeitstag direkt nach dem Morgenritual.
Mit dem Morgenritual habe ich schon viel experimentiert und am Ende hat sich gezeigt, dass ich nur ein sehr kurzes brauche, weil ich am frühen Morgen vom Biorhythmus her ohnehin am effektivsten bin und auch ein langes Morgenritual keine bessere Auswirkung auf meinen Fokus und meine Konzentration untertags hat.
Mein Morgenritual sieht so aus:
- Aufstehen
- Drei tiefe Atemzüge am offenen Fenster nehmen (egal bei welcher Witterung)
- Toilette
- Waschen und frisch machen
- Kaffee herunterlassen
Das war’s! Kurz, einfach, bündig und höchst effektiv. Gleich danach starten meine ersten 12 Minuten in den Arbeitstag. Bevor ich dazu komme, will ich aber noch einen kurzen Exkurs machen, um die Wichtigkeit von Ritualen und Gewohnheiten zu zeigen.
Warum du unbedingt Routinen und Gewohnheiten schaffen musst
„Ist das nicht langweilig, immer das Gleiche zu tun?“, „Sollte man da nicht mehr Abwechslung reinbringen?“, „Routinen und Gewohnheiten werden massiv überschätzt!“. Aussagen wie diese höre ich immer wieder und kann nur die Hände über dem Kopf zusammenschlagen. Denn ohne Routinen und Gewohnheiten, von denen jeder Mensch extrem viele in seinem Tag versteckt hat, ohne es zu wissen, wären wir nur halb so produktiv und effizient.
Routinen sind deswegen so enorm wichtig, weil sie viele Entscheidungen ersetzen. Musst du aktiv an das Putzen deiner Zähne denken? Nein, vermutlich nicht, weil es eben eine Gewohnheit ist. Entscheidungen zu sparen bedeutet gleichzeitig auch, Willenskraft zu sparen. Und je mehr Willenskraft du sparst, umso produktiver wirst du durch den Tag kommen. So einfach ist das! Genau aus diesem Grund habe ich viele solcher Routinen über den Tag verteilt. Zum Beispiel meine Büro-Verlassen-Routine, über die ich dir schon in Podcast-Folge 238 berichtet habe.
Versuche also, so viele Routinen wie möglich in deinen Arbeitstag zu implementieren.
.Meine „Start in den Arbeitstag“-Routine
Lass mich dir nun aber ein wenig über die ersten 12 Minuten meines Arbeitstages erzählen. Keine Sorge, es sind nicht immer genau 12 Minuten, aber es ist der ungefähre Durchschnitt, den ich in den letzten zehn Werktagen für dieses Ritual gebraucht habe. Die nun folgenden Schritte schließen alle an mein Morgenritual an und gehören genau genommen eigentlich noch dazu. Ich führe all diese Schritte, mit wenigen Ausnahmen, Tag für Tag genau in dieser Reihenfolge aus.
Schritt 1: Kaffee trinken
Mit einer Tasse Kaffee bewaffnet, ja, ich gestehe es, ich bin Kaffee-Junkie, geht es ab in mein Arbeitszimmer. Die erste Tasse Kaffe wird in diesen ersten 12 Minuten meines Tages getrunken. Seit ich mit dem Intervallfasten begonnen habe, ist der Kaffee übrigens schwarz und selbstverständlich ohne Zucker.
Schritt 2: Termine überprüfen
Im ersten Schritt öffne ich meinen Kalender, um mir nochmal zu Gemüte zu führen, welche Termine denn für heute anstehen. In der Regel stelle ich mir zu jedem meiner Termine diese drei Fragen:
- Muss ich diese Termine tatsächlich wahrnehmen?
- Ist dieser Termin noch wichtig für mich?
- Kann man ihn effizienter abhalten? Skype statt reales Treffen?
Ich achte natürlich schon im Vorfeld darauf, nur Termine zu vergeben, die ich für sehr wichtig halte. Trotzdem kontrolliere ich das zu Tagesbeginn nochmal. Aber nicht nur Termine mit anderen Personen kommen unter die Lupe, sondern auch Termine, die ich mit mir selbst ausgemacht habe. Diese Termine wie Sport und Fortbildung sind natürlich schon vorab in meinem Kalender reserviert, es kann aber sein, dass ich sie zu Tagesbeginn von der Zeit her noch etwas anpasse.
Schritt 3: Aufgabenliste nach Prioritäten sortieren
Früher habe ich das mit ToDoist erledigt, im Moment versuche ich meine komplette Aufgabenliste mit Meistertask abzubilden. In der Wochenplanung, die bei mir immer am Freitag der Vorwoche stattfindet, lege ich mir die Aufgaben schon an die einzelnen Tage, setze mir aber noch keine Prioritäten. Ich habe einfach gemerkt, dass es einfacher ist, diese erst am selben Tag zu setzen. Die Gründe dafür sind vielfältig, aber das Hauptargument ist, dass ich am jeweiligen Tag viel besser einschätzen kann, was ich alles schaffe und wie meine Termine aussehen, um die ich ja des Öfteren die Erledigung meiner Aufgaben plane.
Es gilt, zwei wichtige Fragen zu klären:
- Was will ich in welcher Reihenfolge erledigen? Ich arbeite mich dabei immer von der wichtigsten bis zur unwichtigsten Aufgabe durch und versuche, sie dementsprechend zu priorisieren.
- Welches Zeitlimit sollte ich bei der betreffenden Aufgabe nicht überschreiten?
Schritt 4: Daily Huddle vorbereiten
Beim Daily Huddle handelt es sich um drei Fragen, die ich in der Regel an jedem Arbeitstag um 09:00 Uhr mit meinem Assistenten durchgehe. Diese drei Fragen beantwortet sowohl er wie auch ich. Um auf den Call vorbereitet zu sein, erledige ich das für mich gleich zum Start des Arbeitstages. Die drei Fragen, die wir uns da gegenseitig beantworten, lauten:
- Was habe ich gestern getan, um die Unternehmensziele zu erreichen?
- Was will ich heute tun, um die Unternehmensziele zu erreichen?
- Wo könnte ich bei meinen heutigen Aufgaben auf Probleme oder Hindernisse stoßen?
Sich diese Fragen jeden Tag gegenseitig zu beantworten, steigert die Produktivität unheimlich.
Schritt 5: Delegierte Arbeiten überprüfen und vorbereiten
Während ich meist spätestens um 05:30 Uhr in den Tag starte, beginnt mein Assistent selten vor 9 Uhr. Das bedingt natürlich auch, dass er wesentlich länger arbeitet als ich. Daher werfe ich meist schnell einen kurzen Blick auf die von ihm am Vortag erledigten Aufgaben, um mir einen Überblick zu verschaffen.
Was aber noch viel wichtiger ist, dass ich einen Blick auf seine heutigen Aufgaben werfe. Vielleicht gilt es von meiner Seite noch etwas vorzubereiten, oder Fragen die bei ihm entstanden sind, zu beantworten. In diesem Arbeitsschritt bereite ich mich genau darauf vor.
Schritt 6: Alles für meine Fokus-Zeit vorbereiten
Gleich nach dieser „Start in den Arbeitstag“-Routine beginnt in der Regel meine Fokuszeit. Die folgenden 2,5 bis 3 Stunden gehören nämlich nur mir und meiner Arbeit. Störungen und Ablenkungen werden so gut es geht vermieden. Daher werden in diesem Schritt zunächst einmal alle Unterlagen, Programme, Tools und was ich sonst noch so für die Aufgaben während meiner Fokus-Zeit benötige vorbereitet.
Schritt 7: Zweite Tasse Kaffee holen
Die erste Tasse Kaffee ist mittlerweile geleert, also höchste Zeit, die zweite Tasse zu füllen, bevor die Fokuszeit startet. Den nächsten Kaffee gibt es dann nämlich in der Regel erst nach Ende der Fokuszeit.
Schritt 8: Freedom.to Session starten
Freedom.to ist ein Tool, das mir dabei hilft, störungsfrei- und ablenkungsfrei zu arbeiten. Es verhindert nämlich einerseits, dass ich gestört werde, andererseits aber auch, dass ich auf Programme und Webseiten zugreife, die ich nicht für meine Arbeit benötige. Viele weitere spannende Tools findest du übrigens in meinem Artikel „43 Tools, Apps und Programme für ein besseres Selbstmanagement„.
Schritt 9: Schreibtisch hochfahren
Ich habe einen höhenverstellbaren Schreibtisch, den ich nach Belieben hoch- und runterfahren kann. Die ersten Minuten des Tages verbringe ich in der Regel sitzend, während ich während meiner Fokuszeit meist stehe. Also gilt es jetzt, meinen Schreibtisch hochzufahren und mich in eine aufrechte Position zu bringen.
Schritt 10: Los geht’s mit der Fokusaufgabe
Damit bin ich optimal auf den Tag vorbereitet und kann gut gelaunt mit der wichtigsten Aufgabe des Tages starten.
Fazit für dein Selbstmanagement
Ein paar Minuten am Morgen reichen vollkommen aus, um sich gut auf den Tag vorzubereiten und produktiv und effizient deine Aufgaben zu erledigen. Fakt ist, dass du dir diese Schritte zunächst einmal genau überlegen solltest, um sie im Anschluss möglichst schnell zur Gewohnheit zu machen.
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Liebe Grüße
Thomas
