Tobias Hagenau ist einer der 3 Gründer von awork. Falls du awork noch nicht kennst, dabei handelt es sich um ein smartes Workmanagement Tool für produktive Teams mit dem du Projekte planen, Aufgaben im Blick behalten und Zeit erfassen kannst um gemeinsam mit deinem Team produktiver zu werden. Gemeinsam mit Tobias habe ich über New Work, Arbeitsorganisation, Führungsverantwortung und seine Herausforderungen bei der Gründung von awork geplaudert. Und natürlich stellt dir Tobias auch awork näher vor.

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Transkript

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:00:00-0#

Hallo und ein herzliches Willkommen zu dieser Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold, und ich freue mich sehr, dass du auch diesmal wieder mit dabei bist. Heute ist Tobias Hagenau mein Interviewpartner. Er ist einer der drei Gründer von awork, einem smarten Work-Management-Tool für produktive Teams, mit dem du Projekte planen kannst, Aufgaben im Blick behältst und Zeit erfassen kannst. Awork hilft dir und deinem Team, gemeinsam produktiver zu werden. Das Programm lässt sich unkompliziert und intuitiv anwenden, sieht gut aus und ist preislich vollkommen okay. Außerdem ist es DSGVO-konform.  #00:01:23-8#

Mit Tobias spreche ich nicht nur über awork, sondern auch über die Corona-Krise und die Beschleunigung in Richtung New Work. Wir plaudern über die Gründung des Programms, wie die Idee entstand und welche Probleme das Team am Anfang hatte. Außerdem beschäftigen wir uns mit Arbeitsorganisation und Führungsverantwortung.  #00:01:53-3#

Thomas: Hallo Tobias, es freut mich, dass du dir Zeit für dieses Interview genommen hast. Sei doch so lieb und stell dich selbst noch einmal vor. Wer bist du, und was genau machst du? #00:02:10-7#

Tobias: Schön, dass ich da sein darf, lieber Thomas. Ich bin Tobias, Mitgründer und Head of Marketing von HQLabs und awork in Hamburg. Wir gestalten Produktivitätstools für Teams, die sich besser organisieren und mit der derzeitigen Remote-Situation besser zurechtkommen möchten. Wer produktiver arbeiten will, findet bei uns das Werkzeug, das er dafür braucht, um Projekte zu verwalten, zu planen und alles an einem Ort wiederzufinden.  #00:02:43-2#

Thomas: Das ist gerade in der heutigen Zeit eine spannende Sache, die dringend gebraucht wird. Lass uns über eure Gründung sprechen. Wie seid ihr auf die Idee gekommen, awork zu entwickeln? #00:03:02-2#

Tobias: Wir drei Gründer haben uns im Studium kennengelernt und das Projekt vor acht Jahren gemeinsam aus Eigenbedarf heraus aufgebaut. Während unseres Studiums haben wir uns die Zeit mit Beratungsprojekten vertrieben und hatten stellenweise vierzig Projekte mit hundert Beteiligten pro Jahr zu verwalten. Das war einfach zu viel, um es noch mit E-Mail und Excel überblicken zu können. Wir dachten uns, dass wir das besser als andere machen könnten und begannen, Produktivitätstools zu entwickeln. Und jetzt, acht Jahre später, sind wir ein Team von fünfunddreißig Leuten und haben über 1.000 Kunden im deutschsprachigen Raum. Eine schöne Geschichte!  #00:03:41-5#

Thomas: Das ist auf jeden Fall eine Erfolgsgeschichte. Lass uns noch ein wenig in der Gründerzeit bleiben, denn unter meinen Hörerinnen und Hörern sind viele, die gerne gründen wollen oder die bereits Unternehmer sind. Ist man als Unternehmer selbstgesteuert oder fremdgesteuert? Kann man sein eigenes Ding durchziehen? Was würdest du sagen?  #00:04:01-1#

Tobias: Es heißt immer, dass man gründen soll, denn dann könnte man machen, was man will.  #00:04:05-2#

Thomas: Eben!  #00:04:05-2#

Tobias: So ist es allerdings nicht. Natürlich kann man sich aussuchen, was man gründen möchte und auf welche Art und Weise man arbeitet. Niemanden zu haben, der einem sagt, wie man etwas zu machen hat, das gefällt mir persönlich besonders gut. Aber natürlich ist man auch als Selbständiger fremdgesteuert. Man ist getrieben vom Markt, von den Kunden und von Gesellschaftern, die man an Bord hat. Den Alltag frei zu gestalten, diese romantische Vorstellung funktioniert leider nicht. Aber das Coole ist, dass man sich aussuchen kann, wie man arbeiten möchte und mit wem man zusammenarbeitet.  #00:04:45-0#

Thomas: Das ist ein großer Vorteil, keine Frage. Dieser Podcast erscheint im September 2020, das heißt, wir sind entweder am Ende oder noch mittendrin in der Coronakrise. Die Krise hat viele Trends beschleunigt, die ohnehin irgendwann in der Zukunft gekommen wären, Stichwort „New Work“. Was hat sich bei awork und bei deinem eigenen Selbstmanagement durch diese Krise verändert? # #00:05:23-2#

Tobias: Wir sind kein Remote Team, das heißt, dass die meisten von uns regelmäßig ins Office kommen. Wir sind gerne zusammen auf einem Haufen, und das Team lebt vom gemeinsamen Arbeiten. Den Team-Aspekt aufgrund von Corona nicht mehr ausleben zu können, das war eine große Umstellung für uns. Das Home Office bietet zwar eine große Freiheit, aber es erfordert auch eine hohe Disziplin in der Arbeit und in der Kommunikation. Wenn man nicht alles dokumentiert, was man macht, dann haben die anderen keine Chance, mitzubekommen, was gerade passiert. An diese Umstellung wird man sich noch gewöhnen müssen, selbst, wenn eine gute Infrastruktur der flexiblen Arbeit vorhanden ist. Man kann nicht mehr kurz eine Frage über den Tisch werfen und muss sich gut organisieren. Das gilt auch für unser eigenes Team. Ich muss mich darauf verlassen können, was dokumentiert ist und was ich online einsehen kann. Das ist ein großer Unterschied zu dem Arbeiten, das wir bisher gewohnt waren.  #00:06:43-6#

Thomas: Disziplin ist ein wichtiger Faktor, gerade zu Hause, wo man vielen Ablenkungen ausgesetzt ist. Steigen wir in das Thema Arbeitsorganisation ein. Was sind die wichtigsten Punkte, und worauf sollte man besonders achten?  #00:07:01-6#

Tobias: Es gibt verschiedene Arten der Arbeitsorganisation, und jedes Team hat andere Projekte und To-do’s. Grundsätzlich gilt jedoch, dass alles im Leben, außer dem Zähneputzen, ein Projekt ist. Man sollte Themen bündeln und gemeinsam an einem Ort daran arbeiten. Das Schlimmste an der Arbeitsorganisation ist das Chaos, unkontrollierte Zettelwirtschaft und Nachrichten aus unterschiedlichen Postfächern, die ständig hin und her wandern. Wir müssen lernen, dass Kommunikation zu Projekten an einem gemeinsamen Platz stattfinden muss. Themen müssen sich zentral steuern lassen. Dazu gehören Meinungen und Diskussionen, Aufgaben, Deadlines, Zeitpläne und Dokumente, die in einem digitalen Team-Workspace stattfinden. In diese Richtung wird sich die Arbeit entwickeln, weg von einem analogen Office hin zu einem digitalen Arbeitsplatz, egal, ob man sich gegenübersitzt oder nicht.  #00:08:31-3#

Thomas: Die Bündelung der Arbeit an einem zentralen Ort ist ein wichtiger Faktor. Je besser das organisiert ist, desto einfacher wird es. Was passiert, wenn man die Arbeitsorganisation schleifen lässt? Hast du damit schon Erfahrungen gemacht?  #00:08:46-0#

Tobias: Bei uns werden Projekte, die nicht gut organisiert sind, nicht bearbeitet werden. Wenn sich das Team an gute Organisation gewöhnt hat, dann fallen schlecht aufgestellte Projekte von selbst unter den Tisch. Sie werden nicht geplant, nicht kontrolliert, und es entsteht ein U-Boot. Und tatsächlich haben wir bei uns im Büro Regeln für diese Art von U-Booten. Man darf undokumentierte Projekte starten, aber man ist dafür verantwortlich, was damit passiert. Man muss sich selbst um die Ressourcen und um die Wartung und Pflege des Ergebnisses kümmern. Das sind unsere U-Boot-Rules. Man darf sich um einen Prozess herumwurschteln, muss aber mit den Konsequenzen leben. #00:09:45-4#

Thomas: Wie oft werden die U-Boot-Rules eingesetzt?  #00:09:49-7#

Tobias: Öfter, als uns lieb ist. Wenn die Regeln nicht eingehalten werden, dann stirbt das Projekt, egal, wieviel Zeit investiert wurde. Das ist hart, aber es funktioniert.  #00:10:04-1#

Thomas: Du hast erwähnt, dass ihr bereits ein großes Team seid. Wie kann uns die Arbeitsorganisation dabei helfen, Führungsverantwortung zu übernehmen?  #00:10:14-1#

Tobias: Ich verantworte mehrere Teams. Mein Marketing Team besteht aus sechs Personen, und meinem Sales Team gehören zwei Leuten an. Zu meinem Bereich gehören außerdem ein Produkt- und Support Team. Da türmen sich die Details, und natürlich kommen mir beim Bierchen, unter der Dusche und am Schreibtisch Ideen, die ich strukturiert verarbeiten und delegieren muss. Dazu benutzen wir unsere Arbeitsorganisation awork, wo ich die Aufgaben an einem bestimmten Ort einpflegen kann. Das Team nimmt sich diese To-do’s und überträgt sie in seine Projekte. Ich kann mir sicher sein, dass die Aufgaben bearbeitet werden und kann jederzeit den Stand des Themas überprüfen.  #00:11:16-8#

Wir nutzen awork auch für die Organisation unserer Meetings. Freitags machen wir unsere Team-Abstimmungen zu allem, was intern abläuft. Wir nehmen uns die offenen Themen, schmeißen sie an einen Bildschirm und laufen die Entwicklungen der letzten Woche durch. Das hilft mir sehr bei der Steuerung der Arbeit.  #00:11:42-5#

Thomas: Bleiben wir gleich bei awork. Für wen ist awork geeignet, und was sind die Vorteile eures Programms? #00:11:56-5#

Tobias: Awork ist für Teams jeglicher Größe geeignet. Das fängt bei zwei Personen an. Wenn ich alleine bin, dann reicht meine persönliche To-do-Liste, aber sobald ich mit einer weiteren Person zusammenarbeite, fängt der Koordinationsbedarf an. Das geht hoch zu Teams, die aus mehreren Hundert Leuten bestehen. Egal, wie viele Menschen zusammenarbeiten, sie müssen sich abstimmen und sie müssen den Status ihrer Themen überprüfen können. Awork hilft kleinen und großen Teams gleichermaßen, ihre Aufgaben und Zeitpläne übersichtlich zu verwalten.  #00:12:38-0#

Was ist das Besondere an awork? Es gibt viele Organisationstools, aber die meisten sind entweder kompliziert, hässlich oder teuer. Awork ist ein smartes und einfach zu verwendendes Tool, das hübsch aussieht und mit dem man gerne arbeitet. Es ist insbesondere für diejenigen geeignet, die Wert auf die korrekte Anwendung der europäischen Datenschutzverordnung legen. Wir hosten awork nur in Europa und entwickeln alles in Hamburg. Unsere Kunden können sich sicher sein, dass alle Daten in Deutschland liegen. #00:13:14-7#

Thomas: Ich habe selbst schon unzählige Tools ausprobiert, und die meisten sind sehr kompliziert in der Anwendung. Awork ist das genaue Gegenteil. Wir sind ein Zweier-Team plus einige Freelancer, die für mich arbeiten. Meinem Assistenten gefällt es gar nicht, dass er ständig neue Tools nutzen muss, weil ich gerne Neues teste, aber awork ist wirklich sehr einfach zu verstehen. Das ist ein großer Benefit. Gibt es noch andere Tools, Apps und Programme, die du für dein eigenes Selbstmanagement oder für die Teams zusätzlich zu awork nutzt? #00:13:54-8#

Tobias: Wir sind eine Tool-Company, und wir testen selbst alle möglichen Werkzeuge. Wenn jemand digitale Workshops durchführt und dafür Whiteboards nutzt oder Abstimmungsgrundlagen benötigt, dann empfehle ich Miro. Das hieß früher „Real Time Board“. Das ist ein großes Whiteboard, an dem man live mit vielen Leuten gemeinsam arbeiten und brainstormen kann. Das benutzen wir selbst sehr oft. Für das interne Team-Management empfehle ich ein Kommunikationstool wie Slack oder Teams. Wir selbst arbeiten mit Slack. Die unterschiedlichen Tools integrieren wir in unser gemeinsames Work Management. Wenn wir ein Projekt anlegen, dann taucht es in allen Programmen auf, aber trotz der verschiedenen Tools bringt uns dieses Konzept schließlich wieder an einem Ort zusammen.  #00:15:04-3#

Thomas: Es lohnt sich auf jeden Fall, awork zu testen. Das waren viele Highlights, und ich freue mich immer, wenn ich in meinen Interviews etwas Neues lerne. Wo im Netz kann man mehr über dich und über awork erfahren?  #00:15:24-8#

Tobias: Unsere Webseite ist awork.io. Dort kann man awork kostenfrei ausprobieren. Wer daran interessiert ist zu erfahren, wie wir unsere Arbeit organisieren, kann gerne unsere Medium-Artikel auf medium.com lesen. Dort einfach nach „Tobias Hagenau“ oder „awork“ suchen. Wir schreiben regelmäßig über Organisationsthemen aus unserer Company, zum Beispiel darüber, wie ein All-Hands-Meeting oder ein Shared Desk funktioniert. Wer Lust darauf hat, kann uns auch gerne auf den Social Media Kanälen folgen.  #00:16:02-3#

Thomas: Das werden wir natürlich alles verlinken. Vielen Dank, Tobias, dass du dir die Zeit für dieses spannende Interview genommen hast. Die letzten Worte meines Podcasts gehören immer dem Gast. Hast du noch eine kurze Message für meine Hörerinnen und Hörer? Ich freue mich darauf. Wenn ich mal wieder in Hamburg bin, komme ich gerne vorbei und besuche euch. Vielleicht können wir dann noch einige weitere Fragen beantworten.

Tobias: Sehr gerne kannst du bei uns in Hamburg vorbeikommen. Wir befinden uns immer noch mitten in Corona, und so sehr wir hoffen, dass die Krise bald ein Ende findet, möchte ich allen mitgeben, nicht den Kopf in den Sand zu stecken. Arbeitet weiter daran, fit zu bleiben, nicht nur körperlich, sondern auch mit den Ideen für eure Companys. Wenn wir es schaffen, uns aus der Corona-Delle herauszuarbeiten, dann sind alle diejenigen ganz vorne dabei, die jetzt ihre Zeit gut nutzen. #00:17:10-9#

Thomas: Vielen Dank für die coolen Insides. Die Blogartikel auf Medium bieten einen großen Mehrwert. Den Link zu awork und zu allen anderen Empfehlungen findest du in den Show Notes. Du kannst awork kostenlos testen. Mein Assistent und ich arbeiten bereits damit und können es sehr empfehlen. Awork ist sehr wertvoll für unsere Teamarbeit.  #00:17:57-0#

Ich bedanke mich fürs Zuhören, machs gut und genieße deinen Tag.  #00:18:06-3#

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:18:24-4#