Sebastian ist Inhaber einer Online-Marketing-Agentur und hat sich nicht nur um das Tagesgeschäft zu kümmern, sondern auch um die Produktivität seiner Mitarbeiter. Daher plaudern wir darüber, welche Maßnahmen er setzt, um die Produktivität hoch zu halten, welche Tools er einsetzt und wie er für Motivation im Team sorgt.

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Links dieser Podcast-Folge

• IThelps – die Agentur von Sebastian
• Sebastian auf Instagram
• Jira
• Confluence
• Timr
• Troll
• Evernote
• ToDoist

Transkript dieser Podcast-Folge

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast. #00:00:17-1#

Hallo und herzlich willkommen zur 228. Podcastfolge. Mein Name ist wie immer Thomas Mangold, und ich freue mich, wieder einen Interviewpartner zu haben. Sebastian Prohaska ist heute bei mir zu Gast, und gemeinsam werden wir das Thema „Produktivität im Team“ ein bisschen bequatschen. In diesem Thema ist Sebastian Experte, und Experte ist er außerdem noch im SEO, also in der Suchmaschinenoptimierung, denn dafür hat er eine Agentur. Am besten würde ich sagen, Sebastian, niemand kann dich besser vorstellen als du selbst, also sei so lieb und stell dich kurz vor. Was machst du und wer bist du? #00:00:52-9#

Sebastian: Mein Name ist Sebastian Prohaska, und meine Agentur heißt it helps, wie auf Englisch „es hilft“. Wir sind in Wien zu Hause und derzeit ein neunköpfiges Team, Tendenz wachsend. Und wir haben große Pläne. Ich bin Herzblutunternehmer, ein typischer Workaholic, ob das jetzt so gut ist oder nicht, das weiß ich nicht, aber im Moment passt es sehr gut. Und das bisschen Privatzeit verbringe ich gerne mit Freunden und mit meinen drei Hunden, ich gehe im Fitnessstudio trainieren und lese viel. Das in aller Kürze. #00:01:25-5#

Thomas: Wenn man dir folgen will auf deinem Tag oder durch deine Arbeitstage, aber auch durch deine Freizeit, dann ist man auf Instagram gut aufgehoben. Dort verfolge ich dich immer sehr begeistert um zu sehen, was du so alles machst. Das ist der echte Wahnsinn, du hast einen super Flow. Aber heute soll es ein bisschen mehr um dich und dein Team gehen und darum, wie ihr euch organisiert. Du hast bereits gesagt, dass ihr neun Leute seid. Das ist gar nicht so einfach, vor allem, wenn die Tendenz dann noch stark wachsend ist. Ihr sucht momentan auch wieder neues Personal. Erzähl mal ein bisschen, wie organisiert ihr euch? #00:02:01-3#

Sebastian: Wir haben uns ein paar Dinge aus der Vorgehensweise des „Scrum“ abgekupfert, das stammt aus der Software Entwicklung. Ganz konkret, mit was arbeiten wir? Wir haben eine Art globales Task Board, wo wir Kundenaufträge verwalten. Und zwar heißt das Tool „Jira“. Man kennt die Firma „Jira“, denn zu diesem Unternehmen gehört auch „Trello“. Das Jira ist sozusagen nur eine bezahlte und komplexere Variante davon. Und darin haben wir ein stinknormales Task Board, wo es Spalten gibt, in die wir unsere Aufgaben eintakten. Wir haben drei Projektleiter, die die Kommunikation zum Kunden managen. Der Kunde sagt, „ich würde gerne im Internet bei Google mit dem Thema ‚Selbstmanagement‘ auf Platz 1 gefunden werden“, und dann schreibe ich eine Aufgabe, und einer meiner SEO Agents, so nennen wir das, nimmt sich den Task, wenn er Zeit und Ressourcen hat.  #00:03:01-9#

Thomas: Das ist schon mal ein guter Einblick. Von Jira habe ich noch gar nicht gehört, das muss ich gleich mal googeln. Das mit „Selbstmanagement“, das nehmen wir jetzt nicht so ernst! (Lacht) Aber das passt schon. Jetzt hast du schon öfter die Kommunikation erwähnt. Gibt es bei euch Kommunikationsregeln, und wenn ja, welche? Gibt es beispielsweise interne Kommunikation nur via Slack, externe wie auch immer? Auf welchen Kanälen läuft das ab? #00:03:35-1#

Sebastian: Wir kommunizieren total viel, denn das Board allein ist nicht ausreichend. Alle unsere Mitarbeiter haben Wochenziele, und die zeigen wir auf. Wie viele Stunden haben sie für den Kunden gearbeitet? Das gehen wir einmal in der Woche durch. Wir haben einen wöchentlichen Jour Fixe, aber ganz, ganz strukturiert, da wird nicht hin und her geplaudert. Da wird einfach gesagt, Sebastian hatte das Ziel, zehn Stunden die Woche zu machen, er hat aber nur sieben Stunden geschafft, können wir ihm irgendwie helfen? War das nur ein Ausreißer oder kommt das öfter vor? Wir reden einfach sehr viel miteinander. Und alle drei Wochen machen wir eine Retrospektive, das heißt, wir setzen uns zusammen und überlegen uns gemeinsam in der ganzen Gruppe für zwei bis drei Stunden, was lief gut und was lief nicht so gut? Welche Prozesse müssen wir anpassen, und was können wir lernen? Wir nehmen uns aktiv konkrete Beispiele heraus, und dabei ist die Kommunikation natürlich mega wichtig. #00:04:39-6#

Wir haben natürlich auch Kommunikationsregeln. Wir haben uns darauf geeinigt, dass wir alle Slack uns E-Mail verwenden und weniger das Telefon. Bei E-Mail war der Grund, dass wir Aufgaben verschicken, und das wird verlässlich abgearbeitet. Slack ist kein Muss, es ist ein Kann. Wenn jemand sagt, „kannst du mir das erledigen?“, dann schreibe ich meist zurück, „schicke mir bitte eine E-Mail“. Aber auf Slack können wir wie in einem Chat hin und her sprechen, es ist jedoch sehr fördernd, wenn man an gemeinsamen Projekten arbeitet. Das Telefon nutzen wir nur, wenn es sehr dringend ist. Und wenn es wirklich mega dringend ist, dann schreiben wir eine SMS. Dann gehen die Leute aus den Terminen raus, egal, wo sie gerade sind und rufen zurück. Bei den E-Mails haben wir festgelegt, dass jeder innerhalb von vierundzwanzig Stunden eine Antwort erhält. Und wenn das nicht zu schaffen ist, dann geben wir eine Zwischennachricht, wann wir eine endgültige Antwort schicken werden. Das ist dann auch in Ordnung, sowohl intern als auch extern. #00:05:44-8#

Thomas: Ich glaube, die Zeitrahmen sind ganz wichtig, welcher Kommunikationskanal wird genutzt, und wie schnell wird geantwortet? Jetzt hast du von den Wochenzielen und von dem Jour Fixe gesprochen. Habt ihr das ihr immer montags, und wie sieht das genau aus? Ist das in Stunden definiert? #00:06:03-0#

Sebastian: Wir treffen uns montags um 08:00 Uhr in der Früh, und das Treffen geht genau eine Stunde. Meist liegen wir noch darunter, und dann hören wir auch auf. Wenn wir das Ziel des Meetings erreichen, beenden wir es. Wir besprechen die Wochenziele, und es gibt auch stinknormale Stundenziele. Wir unterscheiden verrechenbare Aufwände, und wir unterscheiden Aufwände für Marketing. Ich habe Marketingaufwände, wo ich Ziele machen muss. Wir haben Weiterbildung als Ziel, das heißt, alle unsere Mitarbeiter müssen sich während der Arbeitszeit weiterbilden. „Müssen“ klingt hart, aber es wollen sowieso alle. Wir monitoren, dass man sich wirklich Zeit nimmt, um in Bücher hineinzulesen oder Videokurse anzuschauen. Alles, was an Weiterbildungen gewünscht ist, zahlen wir, so lange es einen Firmenbezug hat.  #00:06:55-4#

Und der zweite Step im Jour Fixe ist, dass wir dieses Board durchgehen. Wir prüfen, was gerade in Bearbeitung ist und wo es Probleme gibt. Wir gehen alle Tasks durch. Wer Trello kennt, das sind Karten, mit denen Tasks zugeordnet werden. Zum Beispiel ist mir ein Task zugeordnet, dass ich eine Webseite verschönern soll. Dazu sage ich kurz etwas, zum Beispiel, „es läuft gut, und mehr gibt es dazu nicht zu sagen“ oder eben, „ich kämpfe damit, ich weiß nicht, aber ich kriege es einfach nicht schön“. Und dann kann der Rest einsteigen und seine Hilfe anbieten, und dann sprechen wir darüber. Wir gehen alle Tasks durch, die in Bearbeitung sind oder die auf etwas warten und zeitlich dringend geworden sind. #00:07:46-9#

Thomas: Cool. Du hast von „Monitoring“ gesprochen, habt ihr dafür spezielle Tools im Einsatz? Du hast zum Beispiel Jira erwähnt. Für alle die nicht wissen, was Jira ist, das habe ich bereits auf meinem Blog schon besprochen, es ist ein ähnliches Tool wie MeisterTask. Habt ihr noch andere Tools im Einsatz? #00:08:10-9#

Sebastian: Wir haben Jira und Confluence. Confluence ist sozusagen das zweite Stück, was in vielen Unternehmen in der Softwareentwicklung eingesetzt wird. Wir organisieren alles, was es bei it helps gibt, in diesem Ding. Das ist in Wahrheit mehr oder weniger ein Texteditor, in dem du verschiedene Dokumente einrichten kannst. Du kannst verknüpfen und Hierarchien erstellen. Das klingt mega komplex. Wir steuern jeden Prozess darüber, der wird dort einfach dokumentiert, und da kann man Kommentare schreiben. Dieses Tool kann ich sehr empfehlen. Es kostet nichts, wenn es von weniger als zehn Usern genutzt wird. Mit Confluence wird einfach alles dokumentiert, was wir zum Dokumentieren haben. Wir haben kein Word mehr, es ist voll durchsuchbar, einfach ein cooles Ding.  #00:08:59-5#

Als weitere Tools haben wir noch Timr und Log my Time. Mit dem Timr, ohne „e“, dokumentieren wir unsere Zeit. In Österreich bin ich verpflichtet, dass ich die Arbeitszeit der Mitarbeiter und die Mittagspausen korrekt dokumentiere. Und Log my Time, da passiert die Aufwandserfassung, das heißt, da bucht Sebastian seine Zeit, wenn er was für den Kunden Thomas Mangold macht. Da kann man Rebots fahren, und das ist dann auch die Verrechnung. #00:09:31-7#

Und das letzte ist Trello. Das verwenden wir in der Zusammenarbeit mit dem Kunden. Wenn wir in einer regelmäßigen Zusammenarbeit sind, dann erstellen wir uns jedes Mal ein Trelloboard. Da schreiben wir zusammen, wer was zu tun hat, weil es hat manchmal der Kunde oder mehrere Leute beim Kunden was zu tun, der Entwickler, der Texter, der Geschäftsführer, das Marketing, wer auch immer. Und um einen Überblick zu haben, bauen wir Trelloboards, und die übertragen wir dann danach in unser Jiraboard. Aber in regelmäßigen Abständen schauen wir uns immer das Trelloboard an.  #00:10:07-4#

Das sind unsere Team Tools. Bei mir ist ganz stark Evernote im Einsatz, auch dank dir, Thomas. Ich bin ein Fan davon. Außerdem nutze ich Todoist, das taugt mir total. Das sind meine Haupttools neben E-Mail und dem bereits erwähnten. #00:10:34-4#

Thomas: Vielleicht ganz spannend für dich, Sebastian, am Sonntag kommt ein Blogartikel über Evernote und Confluence heraus. Das heißt, wenn dieser Podcast rauskommt, dann ist er schon erschienen.  #00:10:46-7#

Sebastian: Confluence ist übrigens wie Evernote. Ich vermute, dass Evernote Business jetzt das Confluence-Pendant wird.  #00:10:56-6#

Thomas: Ich bin in der Betatester-Gruppe, und es ist echt genial, was da alles kommt, mit den Arbeitsbereichen und so. Einfach mal reinlesen, vielleicht ist es spannend, vielleicht ersetzt zu Confluence dann mit Evernote. Was natürlich auch noch wichtig ist, das ist die Qualität der Erledigung der Aufgaben. Wie achtest du darauf, dass die Qualität erhalten bleibt?  #00:11:15-4#

Sebastian: Das ist immer wieder ein Prozess. Wir haben ursprünglich damit begonnen, dass wir ein Vier-Augen-Prinzip einführen. Wenn der SEO Agent A die Aufgabe erledigt, schaut SEO Agent B drüber. Das haben wir verändert, jetzt schauen sich diejenigen, die die Aufgaben erstellt haben an, ob die Aufgabe auch richtig erledigt worden ist. So wird es nachgeprüft. Bei Texten, Blogartikeln und SEO Texten haben wir ein Korrekturleser-Vier-Augen-Prinzip. Das heißt, der Autor ist niemals der Korrekturleser. Dafür gibt es bei uns natürlich einen Prozess, weil wir einige SEO Checks mit einbauen, und dadurch ist unsere Qualität sehr hoch. Gibt es Fehler, dann baut der, der den Fehler entdeckt hat, sofort den Prozess um oder fügt etwas hinzu. Er baut es selbst in unsere Unternehmensprozesse ein, und dadurch werden unsere Prozesse immer besser und auch natürlich die Qualität.  #00:12:28-6#

Thomas: Auf deinem Instagram Account postest du Fotos von Firmenfeiern, und kürzlich ward ihr bowlen. Was ist dir wichtig, damit die Zusammenarbeit im Team gut klappt?  #00:12:46-8#

Sebastian: Das Allerwichtigste ist für mich ein respektvoller Umgang miteinander. Das ist nicht nur gegenüber den Kunden wichtig, weil da passiert es meist, sondern auch gegenüber den Mitarbeitern und den Lieferanten. Wir versuchen, dass wir jede Lieferantenrechnung so schnell wie möglich zu bezahlen. Wir schauen, dass es dem Mitarbeiter gut geht, dass er sich wohlfühlt an seinem Arbeitsplatz. Wenn das nicht so ist, dann bekommt er einen neuen. Wir erwarten viel Leistung von unseren Mitarbeitern, aber wir machen auch viel. Wie gesagt, zahlen wir auch viele Weiterbildungen, wir sind verständnisvoll, wenn jemand sagt, „meine Freundin hat mich verlassen, ich brauche zwei Tage Ruhe“ oder wenn jemand kurzfristig Urlaub haben will. Wir haben viele Social Events. Einmal im Monat machen wir etwas gemeinsam, und wenn wir zusammen essen gehen, dann zahlt natürlich die Firma, weil das einfach wichtig ist, finde ich. Es wäre nicht notwendig, die Kollegen würden auch selber zahlen, aber ich finde das einfach gut. Und der respektvolle Umgang ist das wichtigste dabei. #00:14:04-0#

Und dann ist natürlich wichtig, dass es jedem gut geht und dass sich jeder dorthin entwickeln kann, wo er hinmöchte. Wir zwingen niemanden in eine Rolle. Nicht jede Aufgabe ist angenehm, das stimmt schon, aber die Thematik haben wir aber fast nie, dass sich niemand findet, der eine Aufgabe erledigt. Egal, was es ist, und wenn es das Saugen des Büros ist. Wir haben zwar einen Reinigungsdienst, aber mir fällt jetzt keine andere unangenehme Aufgabe ein. (Lacht) Aber da gibt es nie ein Problem damit, dass es niemand tun möchte. Wir haben einfach eine coole Stimmung, und die will ich auch halten, damit alle auf einem respektvollen Level zusammenarbeiten. Wir brauchen nicht beste Freunde werden, aber wir müssen auf einem hochklassigen Leven arbeiten können. Und wenn ein Kunde beginnt, einen Mitarbeiter anzuschreien, dann ist der Kunde in dieser Sekunde von uns gekündigt.  #00:14:54-3#

Thomas: Das merkt man auch als Kunde, wenn man bei euch ins Büro kommt, dass das eine positive Stimmung ist. Sebastian, dein Unternehmen ist in den letzten Wochen wieder gewachsen. Du suchst, wie gesagt, auch neue Mitarbeiter, und du kannst an dieser Stelle gerne noch etwas darauf eingehen, wen du suchst. Wie sorgst du im Arbeitsalltag für die schnelle Integration neuer Mitarbeiter? Hast du dazu noch ein paar Tipps? #00:15:23-6#

Sebastian: In der Zusammenarbeit von mehreren Teams hat es sich bewährt, ein Startmeeting zu organisieren. Das hat sich auch bei Coachings von anderen Teams herausgestellt. Da schauen wir, dass jeder da ist. Manchmal haben wir Dauer-Home-Office-Mitarbeiter, denn der eine wohnt in Baden, der arbeitet Teilzeit und will nicht jeden Tag reinfahren. Das ist alles okay, wenn es von Anfang an so geklärt ist. Aber auch diese Mitarbeiter kommen alle zum Startmeeting herein, und da stellt sich jeder noch einmal vor, damit der oder die Neue so schnell wie möglich Kontaktpunkte hat. Wenn ich weiß, was du privat magst, was deine Stärken und Schwächen sind oder was auch immer, dann erhalte ich einen schnelleren Zugang zu dir. Jeder bekommt einen Mentor, das heißt, der ist Ansprechperson für jede Frage, die es gibt. Wir freuen uns, dass der Mitarbeiter da ist. Der bekommt eine Schoki auf den Platz und wir schauen, dass der Arbeitsplatz gut passt. Wir fragen, ob ihm etwas fehlt und all diese Sachen, und dann setzen wir um, was möglich ist. Zusätzlich haben wir einmal im Monat das bereits erwähnte Social Event, und so kommen die Leute extrem schnell in unsere Gruppe hinein. #00:16:47-4#

Thomas: Super, das kann ich mir gut vorstellen. Ich kann it helps nur jedem empfehlen, ich bin selbst Kunde. Ich bin eher ein lascher Kunde, denn meine Aufgaben habe ich noch nicht erledigt. Ich habe auch sofort einen Anstieg in den Zahlen bemerkt. Als wir begonnen haben, zusammen zu arbeiten, sind meine Webseiten relativ rasch bei Google nach oben gestiegen. Das kann ich jedem sehr empfehlen. Sebastian, wenn jemand sagt, dass er mehr über it helps wissen will, wo im Netz kann er das tun? #00:17:33-4#

Sebastian: Das Erste ist einmal die Webseite www.ithelps.at. Das kannst du auch googeln, und da ist die Chance natürlich sehr hoch, dass du uns findest. „Beste SEO Agentur“ könntest du googeln, da gibt es mehrere Begriffe, genaugenommen tausendsechshundert in Österreich. Wir suchen immer wieder Projektleiter, die mit dem Kunden sprechen. Das heißt, wir brauchen Leute, die sehr kommunikativ sind und gut mit Leuten umgehen können. Die auch ein gewisses Kommunikationstalent haben und sich benehmen können. Sie müssen einen bestimmten Kommunikationsstil haben, höflich sein und solche Sachen. Ideal wäre es natürlich, wenn Erfahrung mit Webseiten oder sogar mit SEO oder Marketing vorhanden ist, das wäre super. Das ist jedoch kein Muss. Wir freuen uns, wenn jemand kommunikativ ist, gut mit Menschen reden kann sowie lernen und mit it helps mitwachsen möchte. Wir haben sehr viel vor, und wenn ihr meint, dass passt, dann schickt uns eure Bewerbung. Auf unserer Webseite gibt es unten die Jobs oder einfach über unser Kontaktformular. Die richtige Person wird sich dann melden. #00:18:33-5#

Und wenn man unseren Alltag ein bisschen miterleben mag, dann kann man mich auf Instagram unter „Sebastian Prohaska“ suchen, dort poste ich sehr viele Instagram Stories von meinem Alltag als Unternehmer und auch davon, was in der Agentur so abgeht und wie es da funktioniert. Dort bekommt man einen ganz coolen Einblick darüber, was hier möglich ist. Wir sind derzeit in Wien zu Hause und bauen dort weiter auf. Wir suchen in etwa zwei, drei Monaten auch jemanden für Berlin, aber zurzeit ist nur Wien spruchreif.  #00:19:03-9#

Thomas: Die Seite heißt ithelps.at. Wir werden natürlich alle Tools, die Internetseite und die Instagram Seite in den Show Notes verlinken. Vielen, vielen Dank, Sebastian, das waren tolle Einblicke. Ich glaube, daraus kann jeder sehr viel mitnehmen für die eigene Kommunikation und die eigene Produktivität im Team. Und die letzten Worte dieses Podcast gehören dir. Wenn du noch irgendwas an meine Hörer sagen willst, dann bist du jetzt nochmal dran. #00:19:43-8#

Sebastian: Ihr seid genau im richtigen Podcast. Ich höre ihn schon sehr lange, und er hat mir wirklich sehr geholfen. Hört dem Thomas noch länger zu! Bis dann, ciao, ciao. #00:19:54-5#

Thomas: Vielen Dank, das ist lieb von dir. Danke für das Interview, Sebastian. #00:20:00-4#

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast. #00:20:17-1#

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Thomas