Tools, Apps und Programme für ein besseres Selbstmanagement gibt es wie Sand am Meer. Viele davon haben leider nur einen geringen Nutzen, einige sind aber echt genial. Daher will ich dir in diesem Artikel einen kurzen Überblick geben, welche Tools ich verwende und für besonders empfehlenswert erachte.
Du findest hier Tools, Apps und Programme aus den Kategorien E-Mail, Lesen, Fokus, Termine, Notizen, Sicherheit, Aufgaben, Produktivität und Kommunikation.
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43 Tools, Apps und Programme
Tools für deine E-Mails
Tools, Apps und Programme für E-Mails sind extrem wichtig, denn diese beschäftigen uns (leider) immer mehr. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig E-Mails, schnell und effizient abzuarbeiten. Hier jene Tools, die ich mit gutem Gewissen empfehlen kann.
Übrigens geht im April 2017 mein neuer Kurs „Zero Inbox“ auf SelbstmanagementRocks live. Dort lernst du, wie du dauerhaft„Zero Inbox“ schaffst. Ich stelle dir eine einfache Strategie vor, die sehr leicht umzusetzen und auf deine Bedürfnisse anzupassen ist. Nun aber zurück zu den Tools.
Google Mail
Google Mail ist ein wirklich geniales Tool, weil es dir sehr viel Arbeit abnimmt. Einerseits ist Google super darin, wichtige von weniger wichtigen E-Mails zu unterschieden. Die Vorselektierung in die Tabs Allgemein, Soziale Netzwerke, Werbung, Benachrichtigungen und Foren ist sehr durchdacht.
Andererseits kannst du mittels drag & drop einfach und dauerhaft Änderungen in der Selektierung vornehmen.
Der Rest ist einfach, intuitiv und es ist alles da, was ein gutes E-Mail-Programm benötigt.
iTalk24
Sprechen statt tippen ist die Devise. Mit iTalk24 spreche ich alle E-Mails, die mehr als ein paar Sätze beinhalten. Das ist einerseits natürlich eine große Zeitersparnis und andererseits auch ein geniales Marketing-Instrument. Du ahnst nicht wie viele „Wow“ und „Cool“ ich schon für dieses Tool als Antwort bekommen habe.
Die Funktion ist ganz einfach. Ich nehme eine Sprachnachricht auf, iTalk24 speichert sie auf einem Server und sendet mir automatisch einen Link zu. Diesen Link kann ich in die E-Mails einbauen. Klickt der Empfänger auf den Link, öffnet sich ein neues Browser-Fenster mit meiner Sprachnachricht.
Hier geht es zu einer Sprachnachricht von iTalk24!
Zugegeben, iTalk24 ist nicht ganz günstig, aber durch die massive Zeitersparnis hole ich ein Vielfaches des Kaufpreises wieder herein.
Mailbutler
Mailbutler hat unheimlich viele spannende Funktionen, die dir dabei helfen deine E-Mail wesentlich schneller und effizienter abzuarbeiten. Dazu gehören dir folgenden Funktionen: Tracking, Send later, Snooze, Signaturen, Notes & Tasks, Templates, Follow-up Erinnerungen, BCC to CRM und Kontakte. Außerdem kannst du damit E-Mail auch sehr gut im Team abarbeiten.
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Dropvox (neuer Name RecUp)
Dropvox, nicht zu verwechseln mit Dropbox, ist ein ähnliches Tool wie iTalk24. Man kann die Nachricht mittels Handy-App einsprechen, diese wird auf der Dropbox gespeichert und man kann dann den entsprechenden Link versenden.
Alles in allem eine spannende Sache, vor allem weil das Tool kostenlos ist. Allerdings ist es nicht ganz so elegant wie iTalk24 und es sind auch mehrere Arbeitsschritte nötig, bis die E-Mail versendet wird.
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Apps zum Lesen
Tools, Apps und Programme zum Lesen sind ebenfalls eine spannende Sache. Es gibt immer mehr Inhalte und immer mehr Kanäle, aus denen spannende Informationen kommen. Diese Inhalte und Kanäle so aufzubereiten, dass du sie schnell und einfach konsumieren kannst, ist die Aufgabe der Tools, Apps und Programme dieser Kategorie.
Feedly
Feedly ist eines der genialsten Tools, um Inhalte aus dem World Wide Web zu sammeln und an einem Ort lesen zu können. Ich habe darin alle meine Lieblingsblogs und Lieblingsseiten gespeichert.
Immer wenn ein neuer Beitrag auf einer der Seiten erscheint, holt Feedly diesen und stellt so einen Feed mit allen neuen Beiträgen zusammen. So hast du alles auf einen Blick und musst nicht auf die verschiedenen Seiten surfen, um neue Inhalte konsumieren zu können.
Narro
Nicht bei jedem Blog gibt es zum Artikel auch eine Podcast-Folge. Wenn du trotzdem lieber hörst als zu lesen, gibt es eine spannende Alternative. Narro ist ein Tool, das dir Texte vorliest. Es hört sich zwar noch ein wenig blechern an, aber die Qualität ist trotzdem gut.
Egal welchen Text du im Internet findest, Narro liest dir alles vor. Und das sowohl in Deutsch wie auch in Englisch. Ich nutze Narro gerne, wenn ich viel Zeit im Auto verbringe.
Audible
Wenn du generell lieber hörst, als zu lesen, kann ich dir Audible sehr ans Herz legen. Du findest darin eine große Auswahl an Hörbüchern, die du jederzeit über den Computer oder dein Smartphone hören kannst.
Read.it
Die Zeiten, in denen du Zeitungen und Magazine kaufen und mitschleppen musstest, sind vorbei. Mit der App kannst du Magazine und Zeitungen online lesen. Und das zur Flatrate. Ich nutze diese App sehr gerne auf Reisen und im Urlaub.
Kindle Oasis
Der beste E-Book-Reader, den es gibt. Fast alle meine Bücher konsumiere ich auf diesem Gerät und ich bin hochzufrieden damit.
Hier geht es zum Kindle Oasis!
Tools für mehr Fokus
Apps, Tools und Programme für mehr Fokus gibt es viele, die meisten stehlen dir jedoch eher Fokus, als dir welchen zu bringen. Hier ein paar wirklich wertvolle Programme, die dafür sorgen, dass du mit hoher Konzentration und störungsfrei arbeitest.
Focus@Will
Fokus@Will ist speziell modulierte Musik, die dir dabei hilft, den Fokus zu behalten. Ich höre sie immer dann, wenn ich merke, dass meine Konzentration nachlässt. Du hast verschiedene Stilrichtungen und du kannst die Musik via App überall hören. Ganz egal, ob du im Büro oder auf Reisen bist. Teste diese Musik einmal, du wirst begeistert sein.
Bose Noise Cancelling Kopfhörer
In Verbindung mit Fokus@Will empfehle ich auch sehr gerne Bose Noise Cancelling Kopfhörer. Diese trage ich vor allem, wenn ich auf Reisen bin. Sie filtern die Umgebungsgeräusche heraus und du hörst lediglich das, was über die Kopfhörer kommt. Vor allem im Flieger liebe ich diese Dinger.
Hier geht’s zu den Kopfhörern!
Freedom
Freedom ist ein Internet-, App- und Webseiten-Blocker, der dir dabei hilft, den Fokus zu behalten. Du kannst damit alle Dinge von dir fernhalten, die dich ablenken. Ganz egal, ob das Soziale Medien, bestimmte Apps oder bestimmte Webseiten sind.
Self Control
Auch Self-Controll ist eine App (für Mac), mit der du Webseiten und bestimmte Mail-Server sperren kannst, um ablenkungsfrei zu arbeiten. Sie ist eine kostenlose Alternative zu den oben erwähnten.
Time Out
Pausenmanagement ist extrem wichtig, um lange fokussiert und konzentriert arbeiten zu können. TimeOut hilft dir dabei, diese Pausen auch regelmäßig zu machen. Es schaltet nämlich zu der von dir eingestellten Zeit einfach den Bildschirm dunkel. Es gibt Mikropausen (dauern ein paar Sekunden), kurze Pausen und lange Pausen.
In welchen Intervallen du diese Pausen haben willst, kannst du voreinstellen. So wirst du regelmäßig daran erinnert und kannst auf nichts vergessen.
Tools und Apps für deine Termine
Tools, Apps und Programme für das Terminmanagement sind eine wichtige Sache, denn nur wer seine Termine im Griff hat, kann produktiv und effizient arbeiten. Hier findest du drei Tools, mit denen du bestens versorgt bist.
Google Kalender
Mein favorisierter Kalender ist der Google Kalender. Er hat alles, was ich brauche, und ist sehr übersichtlich aufgebaut. Außerdem kann ich Terminkalender freigeben und teilen. Mehr braucht ein guter Kalender nicht zu können.
Hier geht es zum Google Kalender!
Doodle
Wenn du einen Termin für mehrere Personen koordinieren musst, dann ist Doodle genau das Richtige für dich. Jede eingeladene Person kann an einer Umfrage teilnehmen, welcher Termin der geeignete für sie ist. Der Ersteller der Umfrage kann dann einen Termin zum Sieger-Termin erklären und alle Teilnehmer werden automatisch informiert.
Acuity Scheduling
Mit diesem Tool lassen sich super Termine mit Klienten vereinbaren. Du markierst darin einfach jene Zeiten, in denen du freie Termine hast. Dein Klient kann dann auswählen, was er von dir will, und sich einen der freien Termine aussuchen. So vereinbarst du Termine ohne ein einziges Telefonat oder eine einzige E-Mail.
Hier geht es zu Acuity Scheduling!
Assistant.to
Diese App ist eine Erweiterung für deinen Google-Mail-Account, wird in Kürze allerdings auch für Outlook zur Verfügung stehen. Du kannst innerhalb einer E-Mail, die du gerade schreibst, freie Zeiten direkt aus deinem Google-Kalender auswählen. Diese Zeiten werden an den Empfänger gesendet und der kann sich eine davon aussuchen. Tut er das, wird der Termin direkt in deinen Kalender übertragen.
Facebook-Live Video zu den 4 Termin-Tools
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Programme und Apps für deine Notizen
Tools, Apps und Programme für dein Notizmanagement sind extrem wichtig, wenn du die Dinge raus aus dem Kopf und rein in dein Notizmanagement-Programm haben willst. Für mich gibt es hier nach wie vor keine Alternative zu Evernote, allerdings werde ich einige dazu anführen.
Evernote
Auch wenn es da draußen immer mehr kritische Stimmen zu Evernote gibt und Evernote zugegebenermaßen gerade in der letzten Zeit einige Schritte in die falsche Richtung gemacht hat, gibt es für mich nach wie vor keine Alternative dazu.
Abgesehen davon gibt es einige Wichtigmacher da draußen, die mittlerweile alles an Evernote kritisieren, aber Alternativen zeigen sie nicht auf.
Evernote ist und bleibt vorerst mein Life-Management-Tool. Jede Menge Kurse zu Evernote findest du übrigens auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks!
Evernote Webclipper
Damit kannst du Notizen ganz einfach aus dem Browser zu Evernote senden. Zwei Klicks genügen und schon hast du Lesezeichen, Ausschnitte einer Webseite und ganze Webseiten in Evernote gespeichert.
Hier geht es zum Evernote Webclipper!
Scannable
Mit Scannable kannst du getrost auf den Kauf eines Scanners verzichten, zumindest wenn du nicht sehr viel einzuscannen hast. Alles, was du einscannen willst, fotografierst du mit dieser App ab. Im Anschluss kannst du dir aussuchen, ob du die Scans in Evernote (sogar in welchem Notizbuch) oder auf dem Smartphone speichern willst.
Alternativen zu Evernote
Goodnotes
Mit GoodNotes kannst du handschriftliche Notizen auf deinem iPad machen, du kannst aber auch PDF’s bearbeiten und vieles mehr. Einen guten Überblick findest du in meinem Goodnotes Tutorial.
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Tools, Apps und Programme für deine Aufgaben
Tools, Apps und Programme, die deine Aufgaben managen, sind ebenfalls wichtiger Bestandteil, wenn du dein Aufgabenmanagement einfach und effizient halten willst.
ToDoist
ToDoist kann alles, was ein guter Aufgabenmanager können muss, es ist nicht überladen mit Möglichkeiten und es ist schlicht, intuitiv und trotzdem sehr edel aufgebaut. Damit ist ToDoist der Aufgabenmanager meiner Wahl mit dem ich meine Todo-Liste manage.
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Taskclone
Mit dem Tool Taskclone kannst du Aufgaben von Evernote zu ToDoist transferieren. Wie das funktioniert kannst du in diesem Gastartikel nachlesen.
Alternativen zu ToDoist
Trello, Wunderlist, Remember the milk, Nozbe. Hier findest du übrigens einen Vergleich von ToDoist, Wunderlist und Nozbe.
Meistertask
Ein weiteres wichtiges Tool das für meine eigene Organisation und die meines Teams nicht fehlen darf ist Meistertask. Meistertask ist ein Kanban-System, dass ich dir im Artikel „Warum Meistertask?“ genauer beschreibe.
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factro
Factro ist ein Projekt-Management-Tool, dass Aufgaben und Projekte klar strukturiert. Wer, macht was, bis wann? Diese Frage wird mit factro einfach und intuitiv gelöst.
Sicherheit
Tools, Apps und Programme zum Thema Sicherheit sind natürlich ebenfalls sehr wichtig, gerade in Zeiten von NSA & Co. Wie sicher diese Tools gegen Profi-Hacker allerdings wirklich sind, kann ich als Laie nicht einschätzen. Ich nutze auf alle Fälle zwei, die ich für sehr wichtig halte.
Boxcrypter
Boxcrypter ist ein Tool, mit dem man Dateien verschlüsseln kann. Ich mache das vor allem mit Dateien, die meine Klienten und Kunden betreffen. Selbst wenn also ein Hacker Zugriff zu meiner Dropbox bekommt oder mein Computer gestohlen wird, sind diese Dateien speziell geschützt und damit in Sicherheit.
1Password
Mit 1Password verwalte ich meine Passwörter. Ganz wichtige Passwörter wie zu meinem Online-Banking existieren allerdings nur in meinem Kopf. All jene, die nicht ganz so wichtig sind, werden mit 1Password erstellt und verwaltet. Durch die Smartphone-App habe ich auch durch mobile Geräte jederzeit Zugriff auf einzelne passwortgeschützte Webseiten.
Lastpass
Mittlerweile nutze ich nicht mehr 1Password sondern Lastpass. Die Teamfunktion von Lastpass ist super. Du kannst Passwörter mit deiner Familie oder deinem Team teilen, ohne dass diejenigen das Passwort sehen. Darüber hinaus bietet Lastpass noch einige weitere spannende Funktionen.
Tools, Apps und Programme für deine Produktivität
Tools, Apps und Programme, die deine Produktivität boosten, sind sehr wichtig, denn sie helfen dir, Aufgaben wesentlich schneller und effizienter abzuarbeiten. Hier die wichtigsten davon.
Textexpander
Ist der Auto-Vervollständigungs-Assistent meiner Wahl. Damit kann ich Textbausteine erstellen und dann mit einfachen Shortcodes in Dokumente, E-Mails oder Webseiten einbinden. Einfach, schnell und effizient!
Phrase Express
Macht genau dasselbe wie der TextExpander. Welches Tool du hier wählst, ist Geschmackssache.
Hier geht es zu PhraseExpress!
Rocket
Der Textexpander den ich im Moment verwende heißt Rocket. Hauptsächlich nutze ich ihn, weil er im Setapp-Paket enthalten ist. Rocket bietet viele tolle Funktionen, die du hier findest:
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F.Lux
F.Lux filtert das schädliche Blaulicht aus deinem Bildschirm. Wenn du also jemand bist, der gerne spät abends noch vor dem Computer sitzt, dann solltest du dieses Tool nutzen. Damit wirst du nämlich weit besser in den Schlaf finden und auch deine Augen schonen. Und das wiederum hilft natürlich enorm für die Produktivität des kommenden Tages.
OneTab
Hast du in deinem Browser immer einige Tabs geöffnet? Sind es fünf oder zehn oder gar 20? Das ist auch etwas, das leicht zur Ablenkung einlädt. Mit dem Tool OneTab kannst du all diese Tabs in einem einzigen Tab verwalten. OneTab speichert die Links zu den Webseiten ab und stellt dir eine Liste zur Verfügung. Das erhöht die Produktivität und senkt den Speicherbedarf deines Computers.
Ich nutze OneTab auch, um Lesezeichen für bestimmte Vorgänge zu speichern. Jeden Morgen checke ich einige Zahlen von einigen Webseiten. Mit OneTab kann ich mit einem Klick all diese neun Webseiten öffnen. Das ist schon eine geniale Sache.
Kommunikation
Tools, Apps und Programme für die Kommunikation können deine Produktivität erhöhen oder verringern. Je nachdem, welche du nutzt. Hier meine Empfehlungen:
Zoom
Video-Konferenzen mit einigen Personen – genau dafür ist Zoom geeignet. Natürlich kannst du es aber auch im 1:1-Gespräch verwenden. Meiner Meinung nach im Moment (Stand März 2017) von der Qualität her wesentlich besser als Skype.
Skype
Video-Telefonie, wie man sie schon lange kennt. Leider nicht mehr so stabil wie früher, aber nach wie vor ein gutes Tool, um schnell und einfach zu kommunizieren.
Google Hangout
Ähnlich wie Skype und Zoom auch für 1:1-Video-Calls, aber auch Gruppen-Calls zu verwenden.
Slack
Gerade für die Kommunikation in Teams ist dieses Tool entwickelt worden. Du kannst damit eigene Projektteams erstellen und die Kommunikation unter mehreren Menschen sehr erleichtern.
All-in-one-Tools
Zenkit
Zenkit ist ein Tool, das einige Funktionen unter einen Dach vereint. Unter anderem Kalender, Checklisten, Todo-Listen, Kanban-Boards, Teamfunktionen und vieles vieles mehr. Ich habe Zenkit getestet und das Tool läuft wirklich sehr stabil, was nicht bei vielen All-in-one-Tools der Fall ist. Einziges kleines Manko ist aus meiner Sicht das nicht besonders ansprechende Design, aber das ist ja bekanntlich Geschmackssache.
Fazit für dein Selbstmanagement
Die richtigen Tools, Apps und Programme zu verwenden, ist für deine Produktivität und dein gesamtes Selbstmanagement eine extrem wichtige Sache. Sei also bei der Auswahl sehr vorsichtig und teste jedes der einzelnen Programm auf Herz und Nieren, bevor du es in deinen Arbeitsalltag integrierst.
Kennst du weitere Tools, Apps oder Programme, die wertvoll für dein Selbstmanagement sind? Dann hinterlasse mir doch einen Kommentar. Ich freue mich darauf, diese Liste mit Hilfe deiner Tipps ergänzen zu können.
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Liebe Grüße
Thomas
