Ich führe meine Projektplanung mit Evernote durch und das hat gute Gründe. Es gibt zwar sehr viele Tools für die Projektplanung, die meisten davon sind aber völlig überteuert oder mit Dingen überladen, die ich ohnehin nicht benötige. Für den privaten Bereich bzw. für Trainer, Coaches und Einzelunternehmer reicht Evernote als Projektmanagement-Tool vollkommen aus.

Daher möchte ich dir in diesem Artikel vorstellen, wie ich meine Projekte mit Evernote manage und welche Vorteile mir das bringt.

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Projektplanung mit Evernote

Meine Projektplanung mit Evernote basiert auf 8 Schritten, die ich durchführe und die ich dir nur ans Herz legen kann:

Schritt 1: Erstelle ein Projekt-Notizbuch

Zunächst einmal erstelle ich in Evernote ein Notizbuch mit dem Namen des neuen Projektes. Wenn ich also zum Beispiel ein Buch schreibe, dann ist der Name des Notizbuches gleichzeitig der Arbeitstitel des Buches. Dieses Notizbuch befindet sich im Stapel-Notizbuch „Projekte“.

In diesem Notizbuch landen alle Notizen, die das entsprechende Projekt betreffen. Wenn ich also für eines meiner Bücher recherchiere, dann landen sämtliche Materialien diesbezüglich als Notizen in diesem Notizbuch.

Schritt 2: Brainstorming

Was ist eigentlich das Ziel des Projektes? Was muss ich bedenken? Gibt es Abgabetermine oder Deadlines? In die Notiz „Brainstorming“ wird alles geschrieben, was mir zum betreffenden Projekt einfällt.

Zunächst einmal tippe ich alles einfach so, wie es mir einfällt, in die Evernote-Notiz. Wenn ich das Brainstorming abgeschlossen habe, sortiere ich nach Schwerpunkten.

Dabei kann es durchaus vorkommen, dass aus der Notiz „Brainstorming“ mehrere Notizen zu den jeweiligen Schwerpunkten des Projektes entstehen.

Schritt 3: Recherchieren

Was muss ich zum entsprechenden Projekt alles wissen? Wo finde ich die entsprechenden Informationen? Alles, was ich zum Projekt finde oder mir über den Weg läuft, speichere ich in Notizen ab.

Am einfachsten funktioniert das mit dem Webclipper. Das ist ein kleines Add-on, das sich für jeden Browser installieren lässt und mit dem du jederzeit mit zwei Klicks alles in Evernote speichern kannst.

Schritt 4: Liste der nächsten Schritte

Jetzt geht es daran, alle Informationen aus dem Brainstorming und der Recherche zusammenzufassen und in einer „Liste der nächsten Schritte“ zu speichern.

In dieser Liste findet sich alles wieder, was in diesem Projekt, vom ersten bis zum letzten Schritt, zu tun ist. Ich definiere also so genau wie möglich, was ich in welcher Reihenfolge zu tun habe. Dabei kann es schon vorkommen, dass es nicht nur Hauptpunkte, sondern Unterpunkte und Unter-Unterpunkte gibt.

Je genauer das Vorgehen hier ist, umso einfacher wirst du dich bei der Umsetzung des Projektes tun.

Schritt 5: Teile Notizbücher mit Kollegen und Partnern

Oftmals kommt es vor, dass man Projekte nicht alleine, sondern mit Partnern ausführt. In diesem Fall ist es sinnvoll, Notizbücher mit diesen zu teilen. Dabei kann ich in Evernote zwischen mehreren Einstellungen wählen.

So kann ich zum Beispiel festlegen, ob die betreffende Person die Notiz nur lesen, lesen und bearbeiten oder lesen, bearbeiten und andere dazu einladen darf.

Schritt 6: Übertrag in die Tagesplanung

Nun geht es daran, die „Liste der nächsten Schritte“ in die Tagesplanung zu übertragen. Für meine Tagesplanung nutze ich seit geraumer Zeit nicht mehr Evernote, sondern das Tool ToDoist.

Diesen Zwischenschritt würden wohl viele als unnötige zusätzliche Aufgabe bezeichnen, die nur Zeit verschwendet. In meinem Fall ist es aber genau umgekehrt, denn dieser Schritt hilft mir, viel Zeit zu sparen.

Er bietet mir nämlich die Möglichkeit, noch einmal jeden einzelnen Schritt zu überprüfen und so sicherzustellen, dass ich nicht nur produktiv, sondern auch effizient arbeite.

Bei der Übertragung achte ich vor allem auf das Pareto-Prinzip (also die 80/20-Regel) und darauf, ob ich mich wirklich auf das Wesentliche konzentriere. Vor allem große Projekte bringen oft die Eigenschaft mit sich, dass man sich leicht verzettelt und auf Nebenkriegsschauplätzen aufhält. Mit diesem Schritt des Übertragens vermeide ich das!

Schritt 7: Reflexion

Nach Abschluss des Projektes sehe ich mir die „Liste der nächsten Schritte“ noch einmal durch. Dabei stelle ich mir einige Fragen:

• Was war besonders wichtig?
• Wo sind Fehler passiert?
• Welche Schritte und Aufgaben sollte ich das nächste Mal besser eliminieren, automatisieren oder delegieren?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft mir extrem dabei, meine Produktivität immer weiter zu optimieren. So habe ich zum Beispiel bei meinem ersten Buch noch viele unnötige Dinge behandelt, die ich nach und nach aus dieser Liste gestrichen habe.

So wurde diese Liste der nächsten Schritte für meine Buch-Projekte immer weiter optimiert und ich kann nun sehr effizient neue Bücher produzieren.

Schritt 8: Speichern für zukünftige Projekte

Ist ein Projekt abgehandelt und die Reflexion abgeschlossen, wird es nicht gelöscht, sondern archiviert. Selbst bei Projekten, die sich möglicherweise nicht wiederholen, archiviere ich lieber, als sie zu löschen. Wer weiß schon, wann ein ähnliches Projekt wiederkommt. Sollte das der Fall sein, ist diese „Liste der nächsten Schritte“ Gold wert.

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Fazit für dein Selbstmanagement

Diese Art der Projektplanung mit Evernote hat mehrere Vorteile für mein Selbstmanagement:

• Ich habe alle Informationen zu einem Projekt an einem einzigen Ort gespeichert. Dadurch wird das Finden der entsprechenden Informationen sehr einfach.
• Durch das Übertragen von Evernote auf das Tool ToDoist stelle ich sicher, dass ich mich nicht verzettele und auf das Wesentliche konzentriere.
• Die „Liste der nächsten Schritte“ stellt sicher, dass ich stets im Workflow bleibe, denn ich brauche mir während des Projektes keine Gedanken zu machen, was denn nun wohl der nächste Schritt sei.

Du siehst also, die Projektplanung mit Evernote hat viele Vorteile und die Umsetzung ist sehr einfach.

Wie sieht deine Projektplanung aus? Was machst du anders? Mit welchem Tool arbeitest du? Hinterlasse mir doch einen Kommentar, damit andere Leser und ich von dir lernen können. Vielen Dank!

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Thomas