Ein effizientes Rechnungsmanagement ist für Unternehmen jeglicher Größe von immenser Bedeutung, da hierdurch unter anderem sichergestellt wird, dass die Firma über genügend Liquidität verfügt, um für das Unternehmenswachstum relevante Investitionen zu tätigen. Wer langfristig am Markt Erfolg haben möchte, muss sich daher um eine hohe Effizienz bei der Verwaltung von Rechnungen bemühen. Glücklicherweise gibt es einige Tipps und Vorlagen, die bei der Umsetzung eines produktiveren Büroalltags unterstützen.
Warum ein effizientes Rechnungsmanagement so wichtig ist
Der Verwaltung von Rechnungen innerhalb von Unternehmen kommt hauptsächlich deshalb eine so große Bedeutung zu, weil in diesem Unternehmensbereich dafür gesorgt wird, dass Rechnungen erstellt und an Geschäftspartner sowie Kunden und Lieferanten versendet werden. Ohne den Versand von korrekten Rechnungen erhalten Unternehmen schließlich kein Geld für ihre Produkte und Dienstleistungen. Wenn ausgestellte Rechnungen zeitnah abgewickelt werden, wirkt sich das allerdings positiv auf die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel der Firma aus und die Wahrscheinlichkeit von finanziellen Engpässen sinkt. Das führt letztlich dazu, dass Unternehmen mit einem effizienten Rechnungsmanagement finanziell stabiler aufgestellt sind und sich weniger Sorgen um Liquiditätsprobleme machen müssen.
Der Einsatz von digitalen Tools
Es gibt einige digitale Tools, die Unternehmen nutzen können, um die Effizienz innerhalb des Rechnungsmanagements zu steigern. Hierzu zählt die Implementierung von digitalen Tools, wie einer Buchhaltungssoftware, die die Rechnungsstellung sowie die Verwaltung von Dokumenten erheblich erleichtert. Das stellt einen wichtigen Schritt hin zu einem papierlosen Büro dar und hierdurch ergeben sich für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu gehören:
- Reduktion des Zeitaufwands
- Höhere Transparenz
- Minimierung der Fehleranfälligkeit
- Simple Erstellung von Berichten
- Einfacher Zugang
Der wohl größte Vorteil einer modernen Buchhaltungssoftware ist, dass sich der für die Abwicklung von buchhalterischen Prozessen notwendige Zeitaufwand deutlich reduzieren lässt, da zahlreiche Prozesse automatisierbar sind. Rechnungen werden etwa von der Software automatisiert erstellt und versendet. Eingehende Rechnungen werden sofort von der Software erfasst und entsprechend kategorisiert. Sollten offene Rechnungen nicht rechtzeitig von Kunden beglichen werden, können automatisch Mahnungen zu festgelegten Zeiten verschickt werden. All das führt dazu, dass sich Mitarbeiter wieder strategischen Aufgaben zuwenden, da viele manuelle Prozesse von der Software übernommen werden. Die Fehleranfälligkeit reduziert sich zudem, da es bei von der Software durchgeführten Berechnungen und Eingaben zu keinen Flüchtigkeitsfehlern kommt.
Weil moderne Softwares in der Regel auf der Cloud basieren, hat jeder Mitarbeiter jederzeitigen Zugriff auf relevante Dokumente. Da viele Teams heute remote zusammenarbeiten, stellt dies einen großen Vorteil dar, denn relevante Daten stehen zudem jederzeit in Echtzeit zur Verfügung, sodass stets ein guter Überblick über die finanzielle Lage der Firma besteht. Die einfache Erstellung von Berichten über die Software sorgt außerdem dafür, dass sich Daten schnell visualisieren lassen, was zu einer besseren Entscheidungsfindung beiträgt.
Auswahl einer passenden Software
Bei der Auswahl einer passenden Rechnungssoftware sollte darauf geachtet werden, dass diese zu den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens passt. Insbesondere bei Firmen, die wachsen und mit der Zeit höhere Umsätze und Gewinn einfahren, ist die Skalierbarkeit einer solchen Software entscheidend. Daher sollte bereits vor der Entscheidung für eine bestimmte Software das Wachstumspotenzial der Firma berücksichtigt werden.
Wird ein Wechsel der Software erforderlich, weil die alte Software nicht mehr mit den gestiegenen Anforderungen mithalten kann, zieht das typischerweise einen großen Aufwand nach sich. Das liegt daran, dass die gesamte Rechnungsinfrastruktur neu gestaltet und eine neue Software eingeführt werden muss. Da sich die verschiedenen Buchhaltungssoftwares in ihrer Handhabung voneinander unterscheiden, ist zudem eine Umschulung der Mitarbeiter erforderlich, was erneut entsprechende Ressourcen bindet.
Das perfekte Zusammenspiel verschiedener Systeme
In der Regel kommen innerhalb eines Unternehmens verschiedene Systeme zum Einsatz. Wenn diese nicht oder nur bedingt miteinander kommunizieren, beeinträchtigt das die Effizienz innerhalb der Firma erheblich. Daher ist es wichtig, bei der Auswahl einer passenden Software auch darauf zu achten, dass Schnittstellen bestehen, die einen reibungslosen Austausch von Daten zwischen den jeweiligen Systemen ermöglichen.
Wichtig: Viele Steuerberater setzen auf DATEV. Eine geeignete Software sollte daher über eine Schnittstelle zu DATEV verfügen, damit Daten schnell und unkompliziert mit dem Steuerberater ausgetauscht werden können.
Vorlagen für Rechnungen als sinnvolle Prozessergänzung
Es gibt Vorlagen, mithilfe derer sich schnell und unkompliziert Rechnungen erstellen lassen. Vorlagen für Rechnungen bringen unter anderem die folgenden Vorteile mit sich:
- Schnelle Erstellung von Rechnungen
- Verbesserte Compliance
- Geringerer zeitlicher Aufwand
Grundsätzlich gilt, dass bestimmte Pflichtangaben auf jeder Rechnung enthalten sein müssen. Bei der manuellen Erstellung von Rechnungen kommt es genau hierbei häufig zu Fehlern, weshalb das Herunterladen von Vorlagen für Rechnungen zu einer höheren rechtlichen Sicherheit führt. Schließlich sind bereits sämtliche Pflichtangaben enthalten, die lediglich an die eigene Situation angepasst werden müssen. Auf diese Weise lassen sich Rechnungen schnell erstellen, sodass sie zeitnah an Kunden versendet werden. Ein schneller Versand von Rechnungen erhöht wiederum die Wahrscheinlichkeit, dass diese zügig beglichen werden. Zudem nimmt die Erstellung von Rechnungen bei der Nutzung von Vorlagen insgesamt deutlich weniger Zeitaufwand in Anspruch, sodass sich Mitarbeiter wieder auf wichtigere strategische Aufgaben fokussieren.