Die Aufgabenverwaltung mit ToDoist ist relativ simpel und kann, wenn man sich an gewisse Prinzipien hält, die Produktivität massiv fördern. In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, wie ich meine Aufgaben sammle, sie Projekten zuordne, eine Wochen- und Tagesplanung erstelle, Prioritäten setze, wie meine Regeln aussehen und wie ich mit Ausnahmen umgehe.


 Podcast

Artikel als Podcast hören:

Hier findest du alle weiteren Infos zum Podcast sowie eine Übersicht aller Folgen!


Aufgabenverwaltung mit ToDoist

Ich möchte dir nun jene fünf Schritte vorstellen, die mir helfen, meine Aufgabenverwaltung produktiv und effizient über die Bühne zu bekommen.

Schritt 1: Sammle alle Aufgaben im Eingang

Zunächst sammle ich einmal alle Aufgaben im Eingang von ToDoist. Dort gibt es dann drei Möglichkeiten der Abarbeitung:

  • Die Aufgabe muss innerhalb derselben Woche erledigt werden:
    In diesem Fall wird sie sofort terminiert.
  • Die Aufgabe muss nicht innerhalb derselben Woche erledigt werden:
    In diesem Fall bleibt sie im Eingang und wird am Samstag weiterverarbeitet (Samstag ist der Tag, an dem ich meine Wochenplanung mache).
  • Die Aufgabe muss an einem bestimmten Ort erledigt werden:
    In diesem Fall bestimme ich gleich, an welchem Ort das ist, und aktiviere die Geo-Tagging-Funktion von ToDoist. Wenn ich in meiner Aufgabenliste also zum Beispiel die Aufgabe „Spannleintuch bei Ikea kaufen“ eingebe, dann hinterlege ich im ToDoist die Adresse der Ikea-Filiale und wenn ich dann mal dort bin, erscheint automatisch eine Erinnerung an diese Aufgabe.

Schritt 2: Aufgaben den Projekten zuordnen

Hier möchte ich dir zunächst einmal vorstellen, welche Projekte sich in meinem ToDoist befinden:

  • Ganz oben in der Liste stehen die Dauerprojekte, das sind also jene Projekte, die ständig laufen und keinen fixierten Endpunkt haben. Mein Blog hier zum Beispiel wäre eines dieser Dauerprojekte.
  • An zweiter Stelle sind dann die Projekte mit einem spezifischen Enddatum zu finden. Darin befinden sich also zum Beispiel Projekte wie „mein neues Buch“ oder ein „neuer Videokurs“.
  • Weiters habe ich Projekte für private Angelegenheiten im ToDoist hinterlegt. Das sind zum Beispiel die Themen Fortbildung, Spanisch lernen, Besorgungen, Familie, Bücher, Filme, Erledigungen, Reisen usw.
  • Außerdem habe ich Projektordner für Dinge, auf die ich warte, die ich (aus welchem Grund auch immer) vertagen musste, geteilte Projekte (an denen ich mit anderen Menschen arbeite) und Organisatorisches.

Samstag ist jener Tag, an dem ich den Eingang des ToDoist leere. Alle Eintragungen, die bis dahin darin gelandet sind, werden nun auf die einzelnen Projekte verteilt.

Checkliste "Optimale Tagesplanung"

Hol dir die Checkliste für deine optimale Tagesplanung in dein Postfach. Kostenlos und unverbindlich!

Schritt 3: Die Wochenplanung erstellen

Jeden Samstag plane ich dann die Woche im Voraus. Dabei handelt es sich natürlich nur um eine grobe Planung. Im Moment unterteile ich meine Woche in die folgenden Tage:

  • Zwei „Bestehendes“-Tage:
    An diesen Tagen wird Administratives erledigt, werden Wartungsarbeiten durchgeführt und Dinge, die mir nicht mehr gefallen, erneuert.
  • Zwei „Neues“-Tage:
    An diesen Tagen entstehen neue Dinge, wie zum Beispiel meine Bücher, Videokurse, Blogartikel, Podcasts usw.
  • Ein Fortbildung-Tag:
    An diesem Tag heißt es Bücher lesen, Video-Kurse ansehen, neue Tools und Programme lernen, Podcasts hören und vieles mehr.
  • Zwei freie Tage:
    Zwei Tage pro Woche nehme ich mir frei, zumindest plane ich an diesen Tagen nichts ein. Sollte mich dann doch die Lust überkommen, an einem dieser Tage zu arbeiten, kann ich mir frei aussuchen, was es sein soll.

Am Samstag lege ich nun jeweils fest, welchen Schwerpunkt die einzelnen Wochentage haben sollen. Dann verteile ich die einzelnen Aufgaben der jeweiligen Projekte auf die jeweiligen Tage. Dabei plane ich mir den Tag aber nicht total voll, sondern lasse mir genügend Pufferzeiten für eventuell hereinkommende, dringende Arbeiten.

Schritt 4: Die Tagesplanung erstellen

Jeden Tag in der Früh gehe ich dann auf die „Heute-Ansicht“ im ToDoist und beginne meine Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren. Ich lege mir meine Prioritäten nach der Eisenhower-Matrix fest, habe sie aber ein wenig verändert und auf meine Bedürfnisse angepasst.

Die Farben und ihre jeweilige Bedeutung:

  • Rot: „Eat the frog“-Aufgabe (ich starte immer mit der wichtigsten und/oder dringendsten Aufgabe des Tages)
  • Orange: Wichtige und dringende Aufgabe
  • Gelb: Wichtige, aber nicht dringende Aufgabe
  • Weiß: Alle sonstigen Aufgaben, die eben auch erledigt werden wollen

Im ToDoist werden die Aufgaben dann automatisch nach Prioritäten gereiht. So habe ich immer einen guten Überblick darüber, was ich in welcher Reihenfolge abarbeiten muss.

Schritt 5: Die Regeln und Ausnahmen beachten

Natürlich funktioniert ein System nur, wenn es auch Regeln gibt und die Ausnahmen vorher definiert werden. Meine Regeln lauten also wie folgt:

  • Rote, orange und gelbe Prioritäten müssen abgearbeitet werden.
  • Weiße Prioritäten dürfen einmal verschoben werden.
  • Wenn etwas Außergewöhnliches passiert (zum Beispiel ein familiärer Notfall, der den ganzen Tag in Anspruch nimmt) wird die Wochenplanung komplett neu gestaltet. In diesem Fall darf auch ein freier Tag geopfert werden. Das ist mir sehr wichtig, um Frustration zu vermeiden. Ich will am Ende des Tages den letzten Punkt auf meiner To-do-Liste abhaken und nicht auf den nächsten Tag verschieben müssen. Dieses System gibt mir die nötige Freiheit dazu.

Eine Ausnahme gibt es noch bezüglich der Schwerpunkt-Tage. Gewisse Aufgaben werden an bestimmten Tagen erledigt. Hier ein paar Beispiele:

  • Samstag: Inbox leeren, Wochenplanung erstellen, Rechnungen ablegen und verbuchen, Termine für die kommende Woche planen usw.
  • Am Monatsende: Steuerabrechnung fertig machen, private Finanzen erstellen, Datensicherungen vornehmen usw.
  • An bestimmten Tagen: An jedem 16. des Monats erhalte ich die Abrechnung meiner Verkäufe bei Amazon, diese werden am selben Tag noch in eine Excel- Liste übertragen. Oder an jedem 2. des Monats kann ich bei Audible ein neues Hörbuch meines Abos herunterladen.
  • Am Jahresende: Werte überprüfen, Jahres-Reflexion durchführen, Ziele definieren usw.

Diese Aufgaben werden unabhängig davon erledigt, welcher Schwerpunkt-Tag an dem Tag ist, an dem sie im ToDoist auftauchen.

Weitere Tipps

ToDoist hat noch viele weitere tolle Funktionen, die ich aber selten bis gar nicht verwende. So kannst du zum Beispiel Projekte archivieren, mit Etiketten arbeiten, mit Filtern arbeiten und vieles mehr.

Wenn du dazu genauere Informationen haben willst und deinen Umgang mit ToDoist weiter schulen willst, dann lege ich dir den Kurs von Ivan Blatter sehr ans Herz. Hier findest du weitere Informationen dazu.

Fazit für dein Selbstmanagement

Bei der Aufgabenverwaltung mit ToDoist musst du dir unbedingt deine eigenen Routinen erarbeiten. Du hast nun einen Einblick erhalten, wie ich dieses Tool nutze, um produktiv zu sein.  Erstelle dir also deine eigene Routine, teste sie und optimiere sie. Du wirst sehen, der Ablauf wird deine Produktivität fördern.

Welches Tool nutzt du für deine Aufgabenverwaltung? Welche Routinen und Strategien setzt du ein, um deine Aufgaben produktiv abzuarbeiten? Ich würde mich sehr freuen, von dir lernen zu dürfen, also sei doch so nett und hinterlass mir einen Kommentar.

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße,

Thomas

P.S.: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

P.P.S.: Folge mir auf FacebookGoogle+, oder Twitter um noch mehr Selbstmanagement-Tipps und -Tricks zu erhalten.

Artikelbild: Style-Photography/dollarphotoclub.com