Heute gibt es einen spannenden Gastartikel meines Kollegen Robert Kraxner zu lesen. Er beschreibt in diesem Artikel sehr schön, wie es vielen Menschen (inklusive mir) geht, und präsentiert Lösungen, um trotzdem erfolgreich sein zu können. Einige sehr spannende Ansätze, wie ich finde. Also Bühne frei für Robert:


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Wie du trotz Zeitmangel erfolgreich wirst

Ich trage schon lange den Traum in mir, mein eigenes Unternehmen zu gründen und damit erfolgreich zu sein. Keines von diesen Unternehmen, welches sofort hunderttausende Euro verschlingt und über die nächsten Jahre unermüdlichen Einsatz erfordert!

Mein Ziel ist es, über das Internet immer mehr Menschen, die das Gefühl haben, ein bedeutungsloses Zahnrad in einem veralteten System zu sein, zu unterstützen.

Viele meiner Kollegen verfolgen dasselbe Ziel und arbeiten zusätzlich in einem gewöhnlichen Job oder sorgen sich um ihre Familie.

Auch bei mir findet der Aufbau meines Online-Business parallel zu vielen anderen Tätigkeiten statt! Studium, die Organisation einer regelmäßigen Veranstaltung, ein geringfügiger Job, das Mitwirken in einem Verein, das Schreiben meines Buches und gefühlte 1000 weitere Projekte halten mich auf Trab.

Kennst du die Herausforderung, die durch 1000 verschiedene Aufgaben bzw. Verantwortungen entsteht?

Verlierst du dich in diesem Aufgabenmeer, stellt sich massiver Zeitmangel ein und du bist nicht mehr fähig, effizient zu arbeiten. Es ist nur mehr schwer möglich, deine Ziele erfolgreich zu erreichen.

  • Du kannst Aufgaben nicht mehr priorisieren und handelst unüberlegt.
  • Du arbeitest hart, ohne wesentlichen Fortschritt zu erzielen.
  • Die Qualität deiner Arbeit leidet.
  • Du kannst deine Zeit nicht mehr genießen und fühlst dich ausgebrannt.
  • Du verlierst Geld durch das Verschwenden deiner Zeit.

Doch es muss nicht so sein! Ein entsprechendes Zeit- und Selbstmanagement macht es möglich, dass du trotz vielen Verantwortungen effizient und erfolgsorientiert arbeiten kannst.

Wenn du dir schon einmal die Frage gestellt hast, wie andere Menschen in kurzer Zeit enorm viel auf die Beine stellen und damit überdurchschnittlich erfolgreich sind, ist hier die Antwort:

Mit entsprechendem Zeit- und Selbstmanagement!

Was wäre, wenn?

Stell dir vor, du würdest an deinem Zeit- und Selbstmanagement arbeiten und dadurch deine Effizienz verdoppeln.

Das bedeutet nicht, dass du doppelt so lange arbeitest, um doppelt so viel zu erreichen.

NEIN!

Du schaffst in derselben Zeit das „Doppelte“!

In einem Jahr würdest du das schaffen, wofür du in der Vergangenheit 2 Jahre gebraucht hast.

Es lohnt sich, dass du an deinem Zeit- und Selbstmanagement arbeitest.

Die gute Nachricht ist, dass es nicht schwierig ist, das eigene Zeit- und Selbstmanagement auf eine neue Ebene zu heben. Mit den folgenden einfachen Techniken, die du allesamt noch heute anwenden kannst, wirst du aus dem Aufgaben-Chaos aussteigen und von nun an effizient arbeiten. 🙂

Mich unterstützen die folgenden Techniken täglich und ermöglichen, alle oben genannten Verantwortungen unter einen Hut zu bringen.

1. IST-Situation analysieren

Jede Veränderung beginnt mit dem Bewusstsein über den Status quo. So auch das Optimieren deines Zeit- und Selbstmanagements.

Dieser erste Schritt ist die Basis, auf der du deine weiteren Pläne umsetzen kannst.

Stell dir die folgenden Fragen:

  • Wofür bin ich privat verantwortlich?
  • Wofür bin ich beruflich verantwortlich?
  • Welche Aufgaben habe ich zu erfüllen?
  • Welche dieser Aufgaben liegt mir besonders am Herzen?

Stelle dir zusätzlich zu jeder Antwort bzw. zu jeder Aufgabe die folgende Frage:

  • Was passiert, wenn ich die jeweilige Aufgabe nicht erfülle?

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2. Verwalte deine Aufgaben

Fehlende Struktur ist Gift für deine Produktivität. Wenn du ständig darüber nachdenken musst, welche Aufgaben du zu erfüllen hast und welche Fristen einzuhalten sind, wirst du nie von der Stelle kommen!

Abhilfe verschafft das Aufschreiben all deiner anstehenden Aufgaben. Angefangen von Anrufen bis hin zur Überweisung einer Rechnung.

Alle To-dos werden gesammelt.

Als nächsten Schritt gilt es, die gesammelten Aufgaben in verschiedene Kategorien, entsprechend ihrer Priorität, aufzuteilen:

  • heute zu erledigen
  • in dieser Woche zu erledigen
  • in diesem Monat zu erledigen
  • später zu erledigen

Ratsam ist es, diese Übersicht einmal täglich zu öffnen, um die jeweiligen Aufgaben entsprechend der zeitlichen Erfordernis in die jeweiligen Kategorien zu verschieben.

Eine solche Verwaltung kann einfach in Programmen wie Excel oder Numbers umgesetzt werden. Ich empfehle dir die kostenlose Online-Software Trello. (www.trello.com)

screenshot trello

Trello bietet den enormen Vorteil, dass jede Aufgabe beliebig verschoben und mit Notizen versehen werden kann.

Ziel dieser Aufgabenverwaltung ist es, dass dein Kopf frei bleibt und du fokussiert an der Umsetzung deiner täglichen Aufgaben arbeiten kannst.

[Anmerkung von Thomas: Falls dich Trello genauer interessiert, empfehle ich dir den Kurs meiner Kollegin Claudia Kauscheder (hier mehr dazu).]

3. Plane deine To-do-Liste vorab

Du startest in deinen Arbeitstag, doch du hast keine Ahnung, womit du beginnen möchtest?

Ein fataler Fehler, wenn es darum geht, effizient zu arbeiten!

Für ein gutes Zeit- und Selbstmanagement ist es erforderlich, dass du deine tägliche To-do-Liste planst, bevor du mit der Arbeit beginnst.

Ich empfehle, mit einer „Tages-to-do-Liste“ zu arbeiten. Am Abend, bevor du Feierabend machst, erstellst du die To-do-Liste für den kommenden Arbeitstag.

Mit dem in Punkt 2 beschriebenen System ist diese Art von Tagesplanung ein Kinderspiel. Öffne dazu deine „Aufgaben-Verwaltung“ und entscheide, welche Aufgaben für den kommenden Tag relevant sind.

4. Perfektionismus war gestern

Der italienische Soziologe Vilfredo Pareto hat Anfang des 19. Jahrhunderts herausgefunden, dass 20 % der italienischen Staatsbürger 80 % des Staatsvermögens besitzen. Das daraus entstandene 80/20-Prinzip (Pareto-Prinzip) lässt sich auf die verschiedensten Bereiche anwenden.

  • Du lernst 80 % einer Sprache in 20 % des Gesamtaufwandes.
  • Kinder spielen 80 % der Zeit mit 20 % ihrer Spielsachen.
  • 80 % des Umsatzes werden mit 20 % der Produkte gemacht.

Für dein Zeitmanagement bedeutet das, dass du 80 % der Ergebnisse in 20 % des Gesamtaufwands erreichst.

Im Sinne deiner Produktivität solltest du dir deshalb die Frage stellen, ob das Ergebnis perfekt sein muss, oder ob 80 % des bestmöglichen Ergebnisses ausreichend sind.

Stell dir die folgenden Fragen, wenn du dich einer Aufgabe widmest:

  • Welche Aufgaben gehören zu den 20 %, die zu 80 % des Ergebnisses führen?
  • Ist ein Ergebnis, das 80 % des maximal zu erreichenden Ergebnisses entspricht, ausreichend?
  • Lohnt es sich, 80 % der Zeit für die letzten 20 % aufzuwenden?

Verschwende deine Zeit nicht, um Perfektionismus zu betreiben! Bedenke jedoch immer, dass die Qualität deiner Arbeit immer gegeben sein muss und maßgeblich für deinen nachhaltigen Erfolg verantwortlich ist.

5. Fasse Aufgaben derselben Art zusammen

Unser Gehirn braucht Zeit, um sich auf neue Tätigkeiten einzustellen. Bestimmt hast du schon einmal bemerkt, dass dir eine Tätigkeit nach längerem Ausüben schneller von der Hand ging.

Im Sinne deiner Produktivität ist es demnach förderlich, wenn du Aufgaben derselben Art sammelst und geschlossen abarbeitest.

Beispiele:

  • Du beantwortest alle deine E-Mails ohne Unterbrechung und beendest danach das Mail-Programm.
  • Du sammelst alle relevanten Daten in einem Ordner und überträgst diese einmal in der Woche in die Datenbank und nicht dann, wenn ein neuer Datensatz ankommt.
  • Du tätigst deine Überweisungen gesammelt, einmal in der Woche.
  • Du tätigst all deine Anrufe nacheinander, in einem vorher bestimmten Zeitfenster.

6. Schließe dein E-Mail-Programm und deinen Internet-Browser

Gerade noch war ich im vollen Flow und plötzlich bemerke ich, wie ich eine E-Mail beantworte, welche nichts mit der Aufgabe zu tun hat, die ich mir vorgenommen habe.

Leider ist es in der Arbeitswelt zur Gewohnheit geworden, das Mail-Progamm ständig offen zu haben und sofort auf neue Nachrichten zu antworten.

Das ist der Tod für dein Zeitmanagement!

Genauso wie ein ständig geöffneter Internet-Browser dazu verleitet, unnötige Recherchen zu machen und auf Facebook zu landen, wo du dich eine halbe Stunde später dabei erwischst, das 10. Katzen-Video anzusehen.

Meine Empfehlung:

  • Beantworte deine E-Mails einmal am Tag. Am besten nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend. Beende das Mail-Programm in der Zwischenzeit.
  • Beende deinen Internet-Browser und schalte das Internet aus, wenn du diese nicht benötigst.

7. TUN

Wenn du ein erfolgreiches Leben führen und deine Ziele erreichen möchtest, musst du tun, woran 98 % unserer Mitmenschen scheitern:

  • Entsprechend dem eigenen Wissen handeln.

Kein Blog, kein Buch, kein Workshop und keine Ausbildung ist von Bedeutung, wenn du nicht entsprechend deinem Wissen handelst.

Klicke diesen Artikel aus diesem Grund nicht einfach weg! Handle entsprechend den Informationen und arbeite an deinem Zeit- und Selbstmanagement!

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Nimm dir vor, mindestens einen der in diesem Artikel genannten Punkte umzusetzen.

HEUTE!

Erst wenn du handelst, wirst du den entscheidenden Unterschied machen und deine Ziele erfolgreich erreichen.

Ich glaube an dich.

Robert

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